Arbeitspaket 1 Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Durchführung geplant für Mai 2009
Start 04.05.2009
Ende 22.05.2009
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Umsetzung der Ist-Analyse
Durch die überschaubaren Strukturen bedingt auch aufgrund der Größe des Unternehmens und der damit geringen Anzahl beteiligter Mitarbeiter, konnte die Ist-Analyse recht zügig umgesetzt werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Organisation:
Der Prozess der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Auslieferung entweder per Paketdienst oder Anlieferung der Ware durch ein Firmenfahrzeug ist durch hohen Aufwand an manpower gekennzeichnet. So kommen im Regelfall die Aufträge per Fax an, werden entnommen und am PC-Arbeitsplatz in die Warenwirtschaft des KMU manuell erfasst.
Der daraus resultierende Lieferschein wird auf 3fach-Durchschreibepapier gedruckt und in den Versand gebracht. Die Versandmitarbeiter haben an ihrem Arbeitsplatz jeweils Transportwagen, die die Kommissionierung erleichtert. Die Mitarbeiter durchlaufen anhand des numerisch geordneten Lieferscheins das ebenfalls numerisch geordnete Fertigwarenlager und bringen die Produkte zum Packtisch. Hier werden die ausgesuchten Artikel einer Gegenprüfung unterzogen. Jetzt wird die Ware in Kartons verpackt und entweder für den Paketdienst, die Spedition oder das Eigenfahrzeug bereitgestellt. Ein Durchschlag des Lieferscheins wird (mit den evtl. Korrekturen) wieder in das Büro gebracht. Von da aus wird die Rechnung erstellt und per Post versendet.
Personal – Beteiligte Unternehmensbereiche:
Die Geschäftsleitung übernimmt ggfls. Aufgaben und beantwortet im Verlauf des Prozesses auftretende Fragen.
Aufwand:
Auftragsbearbeitung/Verkauf 2 Personen
Versand/Kommissionierung: Versandleitung mit bis zu 7 helfenden Kolleginnen
Die Zuständigkeiten sind bereits bei den Prozessbeteiligten aufgeführt.
Die Verantwortung liegt bei der Auftragsbearbeitung bei der jeweiligen Mitarbeiterin und auch die Kommisionierung erfolgt in eigenverantwortlicher Umsetzung des jeweiligen Arbeitnehmers.
Technik Hardware:
Im KMU gibt es einen Server mit angeschlossenem Netzwerk mit 5 (bis zu 8 sind möglich) Arbeitsplätzen. Diese haben unabhängig voneinander Zugriff auf Laser- und Nadeldrucker, die am Server angeschlossen sind. Das Faxgerät muss manuell bedient werden, auch gibt es keine Möglichkeit der Versendung der Faxe vom PC-Arbeitsplatz direkt aus.
Technik Software:
Die Firma SILBERSPEER arbeitet mit einer eigenen Warenwirtschaftssoftware der Firma Top GmbH und dies nun schon seit 20 Jahren problemlos. Im Jahr 2001 wurde die Buchhaltungssoftware im Zuge der Euro-Einführung auf die Software der Firma Abacus umgestellt, die mit der Software der Firma Top bereits gut vertraut waren.
Schnittstellen:
Die genutzten Schnittstellen zwischen den am Projekt beteiligten Unternehmen sind hauptsächlich Mensch-Mensch und die per persönlichen Kontakt, per Telefon oder per eMail
Die Schnittstellen zwischen den Systemen sind z.Zt. nicht vorhanden und werden erst in der Umsetzung des Projekts Anwendung finden. In der täglichen Arbeit wird diese Schnittstelle (Mensch-Maschine) beim Faxgerät genutzt.
Datenmanagement:
Es gibt Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten. Diese werden anhand von Nummern eindeutig zugeordnet. Daneben besteht auch die Möglichkeit bei Kunden- und Lieferantenstammdaten über andere Informationen zu gehen z.B. PLZ, Ort oder Kurzbezeichnung. Die Bewegungsdaten sind tagesaktuell für einzelne Kunden oder Artikel verfügbar, aber auch für bestimmte Zeiträume abrufbar. Es besteht die Möglichkeit, eine Abverkaufsrangliste zu erstellen, Kunden- oder Artikelgruppen zusammenzufassen oder Gesamtzahlen darzustellen. Im Jahr 2008 wurden von der Firma SILBERSPEER 3736 Rechnungen geschrieben. Das hauptsächlich genutzte Datenformat ist das Fax, darüber hinaus erfolgt ein Datenaustausch von Angeboten oder Preislisten auch per eMail.
