1 Pflichtenheft Pflichtenheft, Ist-Soll Analyse, Projektorganisation
Durchführung geplant für Oktober 2006
Start 04.09.2006
Ende 30.03.2007
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
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Stolpersteine |
Ursprüngliches Konzept überarbeitet
Das ursprüngliche Pflichtenheft musste wg. Anbieterwechsel komplett überarbeitet werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
In dieser Phase wurde festgelegt das alle Anfragen in Artikelstammdaten zu erfassen sind. Vorher wurden nur Aufträge in Artikelstammdaten erfasst und nicht die Anfragen. Diese Aktivität wurde veranlasst mit der Zielsetzung, später daraus entstehende Aufträge in kürzerer Durchlaufzeit zu realisieren.
Mit der Artikelstammdaten-Erfassung kann die Materialbetrachtung noch nicht ausreichend optimiert werden. Diesen Zustand beanstandet in dieser Phase die verantwortliche Kalkulation als Hemmnis für den späteren Auftragsdurchlauf. Ein Lösungsansatz wurde mit der Zusammenlegung von Programmieraufgaben und Kalkulationsaufgaben erarbeitet.
Die Computertechnik ist veraltet und erlaubt es nicht, neue Software mit erforderlicher Leistungsfähigkeit zu installieren.
Das Pflichtenheft wurde vorab in einem Format und einer Form Stichpunktartig erstellt. Diese Darstellung wurde verworfen und komplett neu überarbeitet. In einem ersten Workshop wurde die Struktur und der Inhalt entsprechend der zertifizierten Betriebsabläufe abgeglichen.
In einem zweiten und zweitägigen Workshop mit dem IT- Berater wurde das überarbeitete Pflichtenheft mit den Festlegungen der Inhaltsschwerpunke des Termin – und Ressourcenplanes verteidigt. Ergebnis: Erstellung eines von PROZEUS anerkannten Pflichtenheftes.
Der IT Dienstleister besteht auf die Einführung von Navision 4.0. Der IT Berater ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht bereit, einen Vertrag zur vollen inhaltlichen Umsetzung des Pflichtenheftes zu unterzeichnen.
Kontakt wurde zu einem Hamburger IT Dienstleister aufgenommen. Dieser wurde in aktuellen Presseberichten als sehr Leistungsstark dargestellt. Ein weiterer Lösungsweg zur Umsetzung des Pflichtenheftes wird in der Zusammenarbeit mit einem Hauptkunden verfolgt. Dieser Hauptkunde hat seinen IT Dienstleister empfohlen um in der weiteren Bearbeitung des Themas den gewünschten Erfolg zu erzielen.
Im zweiten nächsten Workshop wurden Abläufe anhand von Daten und Datenstrukturen sowie die weitere Verarbeitung mit der Software systematisch dargestellt. Dieses erfolgte mit der Software und anhand eines Diaprojektors für alle Beteiligten.
Anhand der vorgegebenen Pflichtenheftstruktur durch PROZEUS wurde die Umsetzung mit den nötigen Schritten erläutert. Das grundsätzliche Einverständnis des IT Beraters wurde noch mal bekräftigt. Der IT-Techniker vertrat den Standpunkt, einen weiteren Web-Spezialisten mit einzubeziehen. Dieser IT Dienstleister verfügt über keine Erfahrungen aus anderen Projekten. Die Akzeptanz zur transparenten Darstellung des Projektes wird in den nächsten Arbeitsschritten verbessert.
Die Geschäftsleitung ist in den Projektablauf integriert auch wenn der Aufwand sehr hoch ist und weitere Projekthemmnisse überwunden werden. Die betrieblichen Personalressourcen sind sehr gering.
Die Arbeitsplanung findet ständig neben den akuten betrieblichen Abläufen statt. Der Zeitplan wurde überschritten. Insgesamt wird aber die Realisierung zum Ende des ersten Halbjahres 2007 als machbar einschätzt.
Nach der Vorauswahl des IT Dienstleisters der über die nötigen Referenzen zu dem Vorhaben verfügte, konnte sofort mit der fachlichen Inhaltsarbeit eCl@ss und BMEcat Anforderungen begonnen werden. Das Pflichtenheft wurde anforderungsgerecht und entsprechend des vorhandenen Leistungsvermögens erstellt. Die Zielsetzung die Anforderung des Großkunden zu erfüllen, eine Plattform für BMEcat zu erstellen, wurde dabei Rechnung getragen.
Bei der Auswahl des IT Dienstleisters sind erhebliche Zeitverzögerungen aufgetreten. Die Liste der Infrage kommenden ist sehr umfangreich und bindet in der Auswahlphase erhebliches Zeitvolumen. Durch die einzelnen Gespräche und Variantenbetrachtungen sowie Kostenvergleiche hat das Unternehmen aber mit seinen Kunden die Entscheidung auf Basis der Vorgaben entschieden. Das zu Verfügung stehende Zeitvolumen ist insgesamt zu gering. Die Erfahrungen anderer Prozess-Teilnehmer sollte in einer sehr frühen Projektphase sehr intensiv genutzt werden.
Durch die Zeitverzögerungen auf Grund der offenen IT Dienstleisterauswahl befindet sich das Unternehmen jetzt in einem neuen Zeitfenster. Der neue Kostenplan ist entsprechend eingehalten und durch Rechnungslegung belegt. Die vorgenannten Abweichungen sind durch die zwei fache Überarbeitung des Pflichtenheftes und durch den Wechsel des IT Beraters entstanden.
