eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung

Durchführung geplant für Juni 2010
Start Mai 2010
Ende Aug 2010

Stand: 31.12.2010
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Ist-Analyse. Erstellung des Pflichtenheftes sowie des Zeit- und Kostenplans

Workshops zur Ist Analyse durchgeführt, Pflichtenheft erstellt, Zeit- und Kostenplan überarbeitet


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.05.2010: Ist-Analyse der Voraussetzungen (technisch, organisatorisch, personell)

Workshops zur Ist-Analyse in den Fachbereichen Einkauf, Fertigung, Montage, Vertrieb, Buchhaltung mit proALPHA Beratern wurden durchgeführt. Dabei wurden unterschiedliche Logiken zwischen Alt-System und proALPHA festgestellt.

30.06.2010: Festlegung der Arbeitsschritte Pflichtenhefterstellung

Für die Erstellung des Pflichtenheftes wurden die notwendigen Informationen von proALPHA und Kollegen im Haus beschafft. Die notwendigen Anlagen wurden in MS Visio erstellt, um die Systemlandschaft im Ist- und im Sollzustand darzustellen. Es gestaltete sich als schwierig, die bestehende Struktur des Projektes, welche durch das proALPHA-Einführungskonzept vordefiniert ist, in die Gliederung des PROZEUS-Projektes zu übersetzen, dies gilt im Übrigen auch für die Modalitäten der monatlichen Statusberichte und Abrechnungsunterlagen. Dies ist auch wohl dadurch bedingt, das für die Einführung von proALPHA in der SAB schon recht detailliert dokumentiert wird.

31.12.2010: Erstellen von Zeit- und Kostenplan

Eine Projektstruktur zur Einführung von proALPHA wurde zusammen mit dem proALPHA-Berater im begleitenden Software-Tool proALPHA goLive! erstellt. Dabei wurden Meilensteinen, Arbeitsschritten und Planvorgaben im goLive! zusammen mit dem proALPHA-Berater festgelegt und zwei Echtstarts definiert: 01.09.2010 für die Buchhaltung und Faktura und 01.12.2010 für den Bereich MaWi und Produktion. Zudem fand ein Einführungsgespräch zu der Umsetzung von eClass in proALPHA statt, dabei festgestellt dass die prinzipielle Möglichkeit der Übernahme der eClass-Merkmale in proALPHA-Merkmalsleisten besteht und der eClass-Code in jedem Fall mitgeführt werden soll, eventuell als "Selektion" oder in einer Basis-Merkmalleiste. Da noch keine konkrete Vorstellung, von der Form des Kataloges besteht, konnten noch keine weiteren Festlegungen getroffen werden, Kauf, Download und Analyse der Struktur war für Juni geplant.

Es fand ein Meeting zum geplanten Echtstart der Realisierungstufe 1 am 01.09.2010 (Faktura/Projektleitung) statt. Dabei wurde erörtert, dass Gewährleistungen und Pönalen über Merkmalsleisten geführt werden und es eventuell Warnungen anhand von Zuständen mit Terminen geben wird. Um im Bereich Einkauf den Überblick über offene Belege zu bekommen, sind Bestellungen nicht nur auf Kostenträger sondern zusätzlich auf Kommission notwendig. Im Dokumentenmanagementsystem soll das Einscannens von Eingangsrechnungen realisiert, sowie eine Prüfung von Möglichkeiten des Barcodescannens durchgeführt werden. Externe Altdaten sollen dabei aus strukturierter Verzeichnisstruktur in das DMS überführt werden. Im Bereich Vertrieb werden im Altsystem nur noch Kostenträger mit minimalistischen Werten für Materialwirtschaft angelegt. Das Anlegen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen soll in proALPHA realisiert werden, dazu müssen jedoch noch Textbausteine und Formulare angepasst werden Der Prozessdurchlauf mit Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen wird noch getestet.

Der Termin- und Strukturplan wurde überarbeitet, da Entscheidungen bezüglich des Echtstartes der Anlagenbuchhaltung, bzw. des Vertriebes gefallen ist. Dabei wurde wiederholt festgestellt, dass der Beginn der Arbeiten am Teilestamm für Kaufartikel fundamental wichtig ist, und unverzüglich alle Vorbereitungen diesbezüglich zu treffen sind.

Es fand eine Absprache zum weiteren Projektverlauf bzgl. der Einführung der Software-Module Einkauf/MaWi sowie Projektmanagement zwischen der Projektleitung und den kfm.GFs statt. Neuer anvisierter voerst realisierbarer Termin für Einkauf/MaWi ist der 01.02.2011 und für das Projektmanagement der 01.08.2011.