eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Einführung einer ERP-Komplettlösung auf Basis von nach eCl@ss klassifizierten Produktdaten

Portrait Kretschmar
Stahl- und Anlagenbau Kambachsmühle GmbH

Kambachsmühle, Thüringen
Metall
155 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 11,5 Mio.

www.sab-kbm.de

Portrait Kretschmar
Nico Kretschmar, Projektleiter:

"Ob wir wollen oder nicht, der internationale Markt drängt uns dazu, unsere Abläufe zu standardisieren. Der Klassifizierung nach eCl@ss ist ein erster wichtiger Schritt dorthin."

Das Unternehmen

Die Stahl- und Anlagenbau Kambachsmühle GmbH ist ein mittelständiges Unternehmen mit knapp 250 Mitarbeitern. Das Unternehmen führt vorrangig Planungen, Fertigung, Montage und Inbetriebsetzung von Spezialanlagen im Bereich der Energie- und Umwelttechnik aus. Dabei liegen die Schwerpunkte in den Bereichen Stahl- und Anlagenfertigung, Industrie- und Baumontagen, Anlagenmontagen und Rohrleitungsbau.

Die Ziele

Die SAB Kambachsmühle GmbH braucht eine integrierte Anwendung, welche die sichere Datenverarbeitung, unter Einsatz moderner Technologien gewährleistet. Dazu benötigt das Unternehmen Werkzeuge, um an allen relevanten Stellen des Geschäftsprozesses, verlässliche Aussagen zu aktuellen, historischen und zukünftigen Informationen zuzulassen. Alle Abteilungen, welche mit der Beschaffung, Verarbeitung oder Verwaltung von Material oder Dienstleistung zu tun haben, sollen mit einem Artikelbestand arbeiten können, in dem Buchungen in jeglicher Hinsicht fehlerfrei erfolgen können. Dazu soll der Bestand an Arbeitsmitteln wesentlich genauer klassifiziert, verwaltet und revidiert werden können, als es derzeit möglich ist.

Das Projekt

Um die o.g. Ziele zu erreichen plant das Unternehmen die Einführung einer ERP-Komplettlösung von der Firma proALPHA Software AG, namens proALPHA. Begleitet die SAB Kambachmühle dabei durch die proALPHA Consulting AG Niederlassung Chemnitz. Parallel zu der Softwareumstellung wurde die Notwendigkeit einer Standardisierung im Sinne der Klassifikation von Stammdaten von der Projektleitung beschlossen. Der Standard eCl@ss wurde als der am besten zu unserem Anforderungsprofil passende ausgewählt. Aus diesem Grund wurde beim eCl@ss e.V. eine Einstiegsberatung für Projektleitung und ausgewählter Keyuser bestellt und erfolgreich durchgeführt.

Der Nutzen

Durch die Einführung des ERP-Systems, sowie die einheitliche Klassifikation der Artikel wird sich die Struktur der Abteilungen im Rahmen des Projektes nicht wesentlich ändern. Allerdings wird eine schon länger geplante Neustrukturierung in den Teilbereichen Wareneingang und Lagerverwaltung durchgeführt. Hier sollen Effekte der Kostenreduzierung und der Straffung der organisatorischen Abläufe genutzt werden. Ebenso werden Prozesse der Projektbegleitung bis zur Materiallieferung auf das neue System proALPHA angepasst. Größtenteils sind dafür schon die Rahmenbedingungen im Qualitätsmanagement-Handbuch der SAB definiert worden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.05.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Bis dato wurden im Unternehmen zur Klassifikation von Kauf-Artikeln ausschließlich der Artikelname und die Zuordnung zur Artikelgruppe verwendet. Ausprägungen wurde individuell pro Bestellpostion im Zusatztext beschrieben oder es wurde einfach ein neuer Artikel stammdatenmäßig erfasst. In Bezug auf Verkaufsartikel gibt es überhaupt keinen Standard, da SAB seine Produkte als Einzelfertiger für jeden Auftrag technologisch und textalisch neu beschreiben müssen. Als Standard zum Austausch von Geschäftsprozessen unterstützt das Unternehmen rudimentär GAEB.

Die Zielsetzung

Gegenüber dem Altsystem ist besonders die Fülle an Möglichkeiten der Eingabe und Strukturierung von Informationen hervorzuheben, sei es im Bereich Kunden, Lieferanten, CRM, Projekten oder Artikel. Ebenso wichtig wie die Eingabe ist das Finden der Informationen, hier stehen Schnellsuchfelder, filter- und durchsuchbare Auswahllisten oder Merkmalsleisten zur Verfügung. Ebenso gibt die Einführung von proALPHA dem Unternehmen die Möglichkeit der Überarbeitung des Katalogs der Kaufartikel und der Neudefinition der Verkaufsprodukte, damit dieser nicht nur durch den Einkäufer, sondern schon durch Angebotsbearbeiter im Vertrieb oder dem Projektleiter zur Stücklistengenerierung dienen kann. Auf Basis sauberer Stammdaten lassen sich schließlich auch wieder gesicherte Aussagen zu den Bewegungsdaten zu. Besonders hervorzuheben ist der individuelle Vertragsbestandteil in Form eines Assistenten zur sauberen Anlage von Teilestammdaten auf Basis von Merkmalen. Durch das Einlesen von Katalogen von Lieferanten kann zum einem der Aufwand der Neugestaltung des Teilekataloges minimiert, zum anderen die Möglichkeit des Transfers von Wissen über Produktdatenmanagement ermöglicht werden. Auch die Benutzung von vorher definierten Workflows gestattet es Informationen von mehreren Personen pflegen zu können, beispielsweise Benennung, Lagerzuordnung, Kontierung von Artikeln.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Kommentar:
Projekt gestoppt
Aufgrund von wirtschaftlichen Schwierigkeiten des Unternehmens musste das Projekt im 1. Quartal 2011 gestoppt werden.
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Ist-Analyse. Erstellung des Pflichtenheftes sowie des Zeit- und Kostenplans
Workshops zur Ist Analyse durchgeführt, Pflichtenheft erstellt, Zeit- und Kostenplan überarbeitet mehr Info
31.12.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2010
Start: Mai 2010
Ende: Aug 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Leistungs- und Materialklassifizierung, Stammdatenpflege
Produktbeispiele erfasst, Workshops durchgeführt, Datensätze importiert
Workshop in einem SAB-ähnlichen Betrieb durchgeführt, Mehraufwand bei der Pflege der Merkmalsleisten, Wareneingang muss anders organisiert werden. mehr Info
31.01.2011
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Aug 2010
Start: Mai 2010
Ende:
3 Implementierungsphase:
Installation der Software, Anpassung der Systeme und der Organisation
Software installiert, Anpassungen an Systemen abgeschlossen
Die einzelnen Softwarekomponenten wurden installiert und geupdated, die Systemanpassung wurde abgeschlossen, die Anpassung der Ablauforganisation verzögert sich möglicherweise. mehr Info
31.10.2010
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Okt 2010
Start: Mai 2010
Ende:
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen am System
Workshops und Fachseminare durchgeführt
Umfangreiche Schulungen laufen, Belastung aufgrund von zwei parallel geführten Buchhaltungssystemen zurzeit sehr hoch, Systemtests laufen mehr Info
31.12.2010
in Arbeit Status: in Arbeit
geplant für: Dez. 2010
Start: Mai 2010
Ende:

Projekt gestoppt

Aufgrund von wirtschaftlichen Schwierigkeiten des Unternehmens musste das Projekt im 1. Quartal 2011 gestoppt werden.