Praxisberichte Optimierung des Warenein- und –ausgangs für Konditoreiprodukte auf Basis von GS1-Standards
Kühlungsborn, Mecklenburg-Vorpommern
Food-/Nonfood
ca. 60 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR ca. 3 Mio.
Lübecker Marzipan-Fabrik v. Minden & Bruhns GmbH & Co. KG
"Neben der gleichbleibend hohen Qualität der Produkte spielt in der heutigen Zeit die Qualität der Geschäftsprozesse eine immer größere Rolle. Auch in diesem Bereich möchte die Classic Conditorei & Café Röntgen Maßstäbe setzen. Darum werden wir ein durchgängiges System der Rückverfolgbarkeit vom Wareneingang über die Fertigung bis hin zum Warenausgang und unseren Kunden auf Basis der GS1 Standards implementieren."
Das Unternehmen
Die Classic Conditorei Röntgen ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen in der 5. Generation. Heutiger Alleingesellschafter ist Frank Röntgen.
Das Unternehmen produziert handwerklich in Groß- und Kleinserien in Steffenshagen, Mecklenburg-Vorpommern, deutsche und internationale Konditoreiprodukte in Premium Qualität.
Der Vertrieb der Produkte erfolgt gegenwärtig zu 70 % in eigenen Filialen (5) an der Ostseeküste, in der Landeshauptstadt Schwerin und in der Bundeshauptstadt Berlin, sowie zu 30 % an überregionale Kunden. Der überregionale Absatz soll ausgebaut werden.
Ein Exportgeschäft in der 1. Phase nach Finnland und in die VAE (Vereinigten Arabischen Emirate) soll aufgebaut werden. Unter der Marke "Classic Conditorei & Cafe Röntgen" ist es gelungen, seit Anfang der 90er Jahre den, zu DDR-Zeiten enteigneten Betrieb wieder neu aufzubauen und heute zu einem in der Region anerkannten und beispielhaften Unternehmen auszubauen. Ausdruck dafür ist der 2003 an das Unternehmen verliehene bundesweite "Mittelstands Oskar" (heute "Großer Preis des Mittelstandes") und die Anerkennung durch die bundesweite Zeitschrift "Feinschmecker" als eines der besten Conditoreicafe Betriebe der Bundesrepublik Deutschland.
Die Projektpartner
Die Lübecker Marzipan-Fabrik v. Minden & Bruhns GmbH & Co. KG, kurz Lubeca ist ein mittelständisches Unternehmen mit mehr als 100 Jahre alter Tradition und hohem Qualitätsanspruch, das am Markt mit rund 150 Mitarbeitern sehr erfolgreich agiert. Hiermit verbunden ist ein kollegialer Umgangston und Wert auf Ethik im Geschäftsleben.
Das Traditionsunternehmen ist bekannt für die folgenden Qualitätsprodukte in breiter Sortimentsvielfalt sowie in Bio-, Fair Trade- und Diabetikerqualität:
* Marzipan-, Persipan, - und Nussmassen;
* Nussnougat- und Mandelnougatmassen;
* Dunkle - und Vollmilch - Schokoladenkuvertüren sowie weiße Schokoladen;
* Haselnuss- und Mandelpräparate
Das Projekt
Identifikation von Einzelartikeln, Umverpackungen und logistische Einheiten mit den GS1-Standards für die Identifikation. Es werden GTIN für die Artikel vergeben und mit dem EAN 13 Barcode ausgezeichnet. In der Kaufhof Filiale in Berlin wird eine Scannerkasse installiert, um die Produkte über diese zu verkaufen und den Barcode einzuscannen.
Versandverpackungen und Paletten werden mit dem GS1-128-Strichcode ausgezeichent. Hier wird das GS1 Versandetikett verwendet. Auf der Seite der Anlieferung wird ein Wareneingangsscanning installiert. Dieses Scanning wird für die Erfassung der gelieferten Waren in Verbindung mit einer Chargenerfassung für die Rückverfolgbarkeit verwendet. Die Lagerplätze werden über eine GLN identifiziert und die Warenzugänge werden hierauf verbucht.
Der Nutzen
Als Hauptnutzen ist die Verbesserung der Prozessqualität zu nennen. Hier ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit von eingehenden und ausgehenden Warenlieferungen als Voraussetzung zu nennen. Darüber hinaus wird die Transparenz über die Abverkäufe erhöht.
Der Zeitrahmen
15.03.2010 bis 31.12.2010
Ausgangslage
Die Classic Conditorei bezieht aktuell die Artikel von Lubeca über die Bäko Nord-Ost GmbH. Die Artikel und die Lieferungen werden aktuell nicht bzw. mit individuellen Barcodes ausgezeichnet. Die Protokollierung der Warenvereinnahmung hinsichtlich von Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum erfolgt manuell. Der Abverkauf der Waren im Cafe in Berlin erfolgt auf Basis von internen Artikelnummern.
Zielsetzung
Zu Beginn ist jedem Artikel der Classic Conditorei eine GTIN zuzuordnen. Eine Herausforderung wird es sein, die neuen Artikel und deren Verpackungseinheiten und Bestelleinheiten zu definieren.
Der nächste Schritt wird die Auszeichnung der relevanten Artikel mit einem EAN-13 Barcode. Hier gilt es in Abstimmung mit dem Handelspartner die Verwendung des GS1-Databar zu prüfen. Der GS1-Databar ermöglicht es, die Chargennummer und das MHD im Barcode zu verschlüsseln und direkt auf das Produkt mit aufzubringen. Diese Entscheidung bestimmt die Auswahl des Etikettendruckers und die Anbindung an die Warenwirtschaft wg. der Informationen zur Charge und dem MHD.
Für die Auszeichnung der Lieferungen mit einem GS1 Transportetikett, ist im Warenausgang ebenfalls ein Etikettendrucker zu installieren und mit der Warenwirtschaft zu koppeln. Diese Kopplung ist notwendig, um die für die Lieferung notwendigen Informationen zu Empfänger, Artikel, MHD, Charge zu erhalten.
Für das Wareneingangsscanning ist ein MDE zu beschaffen. Mit diesem MDE werden die Artikelnummern, die Charge und das Mindesthaltbarkeitsdatum der gelieferten Artikel eingescannt. Diese Anwendung ist auf dem MDE zu installieren. Danach werden diese Daten an das Warenwirtschaftssystem zur Weiterverarbeitung übertragen.
| Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
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Arbeitspaket 1: Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur |
Aufnahme und Beschreibung bestehender Prozesse und Systeme Zu Beginn steht die Aufnahme des aktuellen Ist-Zustandes des Warenein- und Warenausganges. Um nach Fertigstellung des Projektes eine Nutzenbetrachtung anstellen zu können, ist es notwendig die Ausgangslage vor Beginn des Projektes ausführlich zu dokumentieren. |
Juni 2010 Status: abgeschlossen geplant für: 01.06.2010 Start: 10.05.2010 Ende: 01.06.2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter |
Einweisen der Mitarbeiter in die neuen Abläufe des Warenein- und Ausgangs. Die Schulungen wurden im Anschluss nach der Einrichtung des Systems anhand der erstellten Schulungsunterlage vorgenommen. |
Jan. 2011 Status: abgeschlossen geplant für: 01.12.2010 Start: 10.12.2010 Ende: 18.12.2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 2: Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte |
Soll-Prozessplanung Die Soll-Prozessplanung ist im weiteren Verlauf des Projektes die Ausgangsbasis für die Beauftragung der Dienstleister. mehr Info |
Juli 2010 Status: abgeschlossen geplant für: 15.06.2010 Start: 15.06.2010 Ende: 15.07.2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 3: Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern |
Auswahl der notwendigen Dienstleister für Soft- und Hardware Die ersten Kontaktaufnahmen mit den Dienstleistern gestalteten sich eher schwierig. Erst nach mehrmaliger Kontaktaufnahme kam es zu verwertbaren Informatinslieferungen. |
Okt. 2010 Status: abgeschlossen geplant für: 30.06.2010 Start: 10.06.2010 Ende: 27.09.2010 |
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Arbeitspaket 4: Implementierung der geplanten Systeme |
Implementierung der geplanten Systeme Die Anbindung des Scanners an die Warenwirtschaft ist reibungslos vollzogen worden. Die eigentliche Verzögerung wurde durch die parallele Einführung der neuen Warenwirtschaft hervorgerufen. |
Dez. 2010 Status: abgeschlossen geplant für: 01.10.2010 Start: 01.11.2010 Ende: 31.11.2010 |
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Arbeitspaket 6: Wirtschaftlichkeitsanalyse |
Auswerten der ersten Erfahrungen des Produktivbetriebes Die Wirtschaftlichkeitsanalyse wird erst abgeschlossen sein, wenn die neuen Abläufe bei den Mitarbeitern in Fleisch und Blut über gegangen sind. Danach wird sich herausstellen wie viel Zeit eingespart wurde. Darüber hinaus ist noch die Möglichkeit der Rückverfolgbarkeit der Zutaten zu berücksichtigen und zu bwerten. |
Mai 2011 Status: abgeschlossen geplant für: 31.12.2010 Start: 17.12.2010 Ende: 09.05.2011 erfolgreicher Verlauf |
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes ist die Erkenntnis über die strategische Bedeutung des Projektes noch ausgeprägter als je zuvor. Der Zeitpunkt für die Reorganisation der Abläufe konnte nicht besser gewählt werden. Auch wenn es im Verlauf des Projektes das eine oder andere Hindernis gab, das es zu meisten gab, sprechen die schon bereits erreichten Prozessverbesserungen eine deutliche Sprache. Darüber hinaus wurde jetzt auch erst deutlich, dass eine weitere Expansion des Unternehmens ohne dieses Projekt nicht möglich wäre.
