eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte CRM, Online-Shop, elektronische Marktplätze

AJ Roboscreen GmbH

Leipzig, Sachsen
Chemie, Pharma
12 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 0,5 Mio.

www.roboscreen.com

Dr. Thomas Köhler, Geschäftsführung:

"Durch das eBusiness-Projekt wurde das Datenmanagement in der Roboscreen GmbH moderner und effektiver gestaltet."

Das Projekt

Geplant war der Einsatz einer CRM-Lösung, die in das bestehende Warenwirtschaftssystem und Controlling integriert werden sollte. Dazu wurden ein Online-Shop sowie eine internationale Plattform für ein Supply-Chain-Management aufgebaut. Die Teilnahme an elektronischen Marktplätzen und Einführung einer Online-Produktschulung ist geplant.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Roboscreen

Der gesamte Projektablauf und die Zielerreichung wird vom Unternehmen als akzeptabel eingestuft, da das Projekt durch sehr großen Aufwand und einige Hemmnisse verzögert wurde. Besondere Schwierigkeiten traten mit der Einführung des Katalogaustauschformates BMEcat auf: Für die Aufbereitung der Daten für Katalogerstellung auf Basis BMEcat musste eine manuelle Überarbeitung der bestehenden Datenbanken durchgeführt werden. Auch für die Programmierung der Schnittstelle für den Produktdatenexport im BMEcat-Format waren individuelle Anpassungen notwendig. Dagegen konnten die Produkte mit Hilfe des Klassifikationsstandards eCl@ss mit dem neuen Release 5.1 besser klassifiziert werden als erwartet. Insgesamt haben sich die Kosten und der zeitliche Aufwand im Projektverlauf erhöht, da zusätzliche Anforderungen während des Projekts entstanden sind.
Die Informationsbeschaffung über eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen leicht gefallen - die Auswahl der geeigneten eBusiness-Standards war akzeptabel. Bei der Informationsbeschaffung nutzte das Unternehmen das Internet, die Informationen des IT-Dienstleisters und Veranstaltungen. Auch wenn der IT-Dienstleister sich zunächst über eBusiness-Standards informieren musste, konnte er das Unternehmen diesbezüglich gut beraten.

Das Ergebnis

Die Einführung der neuen eBusiness-Anwendungen ist durchweg positiv einzuschätzen. Die Roboscreen hat von Ihren Kunden und Geschäftspartnern viel Lob für das Design, die Funktionalität und Informationstransparenz des neuen Webauftritts bekommen. Allerdings werden derzeit die Möglichkeiten, die die Lösung bietet, aus zeitlichen, schulungstechnischen und personellen Gründen erst zum Teil ausgeschöpft. Die Geschäfts- und Kundenkontakte sind zwar komplett ins CRM eingepflegt, aber das Modul ist effektiv noch nicht in Routineeinsatz. Es war noch keine Zeit für die CRM-Basisschulung, da die geschäftlichen Verpflichtungen hierzu in 2004 keinen Spielraum liessen. Die Roboscreen Kunden und Geschäftspartner haben die neuen eBusiness-Anwendungen überwiegend positiv aufgenommen. Bereits im ersten Vierteljahr der Inbetriebnahme wurden knapp 100 Benutzerregistrierungen und rund 20 Kontaktanfragen bearbeitet, was zeigt, dass das System von Kunden und Geschäftspartnern gleichermaßen und sofort angenommen wurde. Zukünftig möchte das Unternehmen auch auf elektronischen Marktplätzen aktiv teilnehmen.

Die Zukunft

Das Unternehmen plant in näherer Zukunft kein neues eBusiness-Projekt. Trotzdem hat es für die Zukunft gelernt: bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Roboscreen seinen Zeitplan für den Projektverlauf großzügiger gestalten und dem realen Arbeitsaufwand des Tagesgeschäftes anpassen. Zudem würde das Unternehmen vermehrt Aufgaben auf IT-Dienstleister übertragen.

Fazit: "Durch das eBusiness-Projekt wurde das Datenmanagement in der Roboscreen GmbH moderner und effektiver gestaltet."

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Roboscreen in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Die Kommunikation zwischen Produktion und Marketing organisatorisch getrennt. Diese Trennung beider Bereiche führt zu hohem Abstimmungsaufwand. Die Arbeitsabläufe sind geprägt durch das Zusammenfließen unterschiedlichster Informationen und Dokumente. Produktdaten werden in diversen Datei-Sammlungen abgelegt, zahlreiche Lieferantenlisten erschweren Beschaffungs- und Versandprozesse und Kontakt- und Kundeninformationen müssen für die Kundenbetreuung mühsam zusammengesucht werden.

Die Zielsetzung

Eine organisatorische Umstrukturierung wird für alle Unternehmensteile eine gemeinsame Datenbasis schaffen. Der Abstimmungsaufwand zwischen den eigenständigen Bereichen Profitcenter, Vertrieb, Marketing und Verwaltung wird dadurch erheblich verringert. Mit der geplanten CRM-Lösung werden zahlreiche Prozesse optimiert. Der Kontakt zu Kunden und Lieferanten wird durch ein einheitliches Adressmanagement erleichtert und durch das umfassende CRM-System unterstützt. Vertrieb, Beschaffung und Controlling greifen auf eine einheitliche Datenbasis im ERP-System zu. So können aus einer einheitlichen Datenbasis der Online-Shop gefüllt, elektronische Produktkataloge erstellt und elektronische Produktschulungen angeboten werden.

Profil Roboscreen Neu
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Konzipierung der eBusiness-Lösung
Pflichtenhefterstellung abgeschlossen
Das Pflichtenheft für das Projekt wurde mit Hilfe einer Erfassung des Ist-Zustandes des Unternehmens in die endgültige Fassung gebracht. mehr Info
31.05.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Ende: 31.05.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Serveraufrüstung und Upgrades (WWS, RW, CRM)
Das Arbeitspaket wurde mit Verzögerung beendet.
Die Arbeiten wurden erfolgreich beendet. Allerdings wurde der Aufwand eines Upgrades unterschätzt. Außerdem gab es Verzögerungen bedingt durch die Urlaubszeit. mehr Info
31.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2003
Start: 01.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2003
Kommentar zum Arbeitspaket 2:
Schwierigkeiten beim Upgrade
Bei der Serveraufrüstung traten Probleme auf
Der bestehende Server konnte eine Zeitlang nicht genutzt werden. Dies hatte Folgen für Roboscreen. mehr Info
Arbeitspaket 3:
Übernahme Altdaten
Altdaten übernommen.
Die Daten aus der ehemaligen Lösung wurden in das neue System übernommen. mehr Info
17.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2003
Start: 11.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.08.2003
Kommentar zu M1:
Änderungen gegenüber dem Pflichtenheft
Gründe für die zeitlichen Verzögerungen
Für Systemumstellungen ist zusätzlicher Zeitbedarf und eine intensive Betreuung durch den Dienstleister notwendig. Dies wird im weiteren Fortgang des Projektes auch für einzelne Arbeitspakete wie die Anpassungs- und Schnittstellenprogrammierung berücksichtigt werden. mehr Info
Meilenstein 1:
Schaffung einer eBusiness-fähigen Plattform im Unternehmen
Abschluß Meilenstein verzögert
Bei der Realisierung des ersten Meilensteins traten verschiedenen Schwierigkeiten auf. mehr Info
30.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.09.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 4:
Implementierung der ERP-Basislösung und Datenübernahme aus DATEV und vorhandenem ERP-System
Umstellung des Rechnungswesens abgeschlossen
Die Zielstellung des Arbeitspaketes wurde mit den angegebenen zeitlichen Verschiebungen, rechnungstechnisch begründet vollständig erfüllt. Der Produktivstart erfolgt wie angegeben 01/2004. mehr Info
15.01.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 17.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 15.01.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 5:
Schulung/Einweisung Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Ersteinweisung CRM
Schulung abgeschlossen.
Fundierte Fachkenntnisse der Anwender im Rechnungswesen ermöglichten eine reibungslose Programmeinführung. mehr Info
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.12.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Arbeitspaket 6:
Vergabe EAN, Klassifizierung nach eCl@ss
eCl@ss-Zuordnung abgeschlossen
Auch für die Klassifizierung nach EAN wurden notwendige Festlegungen zur strukturellen Überarbeitung der Roboscreen Produktgruppen und Artikelbezeichnungen getroffen. mehr Info
30.04.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.04.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 7:
Definition der erforderlichen Informationsstruktur für das CRM, Ergänzungs- und Anpassungsprogrammierung
Vorgaben nach Pflichtenheft erfüllt.
Im Januar/Februar 2004 waren jedoch Nacharbeiten erforderlich. mehr Info
15.02.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 15.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 8:
Folgeschulung CRM
Schulungen durchgeführt
Durch erweiterte Funktionalitäten der Module wurden Schulungen erforderlich. mehr Info
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.12.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Meilenstein 2:
Aufbereitung und Strukturierung von Daten entsprechend der vorgegebenen Standards, Beginn der Schnittstellenprogrammierung
Meilenstein abgeschlossen
Die Bearbeitung der Arbeitspakete des Meilensteins wurden mit leichten Verzögerungen (ca. 4 Wochen) abgeschlossen. Die Klassifizierung nach eCl@ss wurde auf Mai 2004 verschoben. mehr Info
10.12.2003
abgeschlossen Status: in Arbeit
geplant für: November 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 9:
Aufbereitung der Daten für Katalogerstellung auf Basis BMEcat
Datenaufbereitung abgeschlossen.
Besondere Schwierigkeiten traten nicht auf; es wurde versucht, den Zeitverlust auszugleichen. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 23.05.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2003
Arbeitspaket 10:
Programmierung der Schnittstelle für Produktdatenexport im BMEcat-Format
Katalogstrukturen reibungslos erstellt.
Die Datenaufbereitung für die Katalogerstellung auf der Basis BMEcat wurde bis 30.09.2003 zum größten Teil abgeschlossen. Im Februar 2004 waren Nacharbeiten erforderlich. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 15.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 29.02.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 11:
Konzepterstellung zur Überarbeitung der Webpräsenz zur Integration von eBusinessfunktionalitäten
Online-Shop-Konzeption
Benutzerfreundliche Gestaltung, Schaffung automatisierter Abläufe und optionale Erweiterungsmöglichkeiten im Fokus. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 23.05.2003
Ende: 30.11.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 12:
Überarbeitung Webpräsenz, Integration Onlineshop mit CMS-Funktionalitäten
Manuelle Anpassungsarbeiten durchgeführt
Kopplung zur ERP-Lösung unter Verwendung der Schnittstellen BMEcat und Test zur Schnittstelle openTRANS
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 15.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zu M3:
Projekttätigkeit am Jahresende 2003
Jahresabschluss im Dezember 2003
Aufgrund intensiver Tätigkeit im Jahresendgeschäft sowohl der Roboscreen GmbH wie auch des IT-Dienstleisters reduzierte sich die Projekttätigkeit im Berichtszeitraum. Eine wieder verstärkte Bearbeitung des Projektes wird beginnend mit der 2. Hälfte des Januar 2004 erfolgen.
Arbeitspaket 13:
Definition der Schnittstelle Onlineshop/Webpräsenz Warenwirtschaftssystem und Softwaretechnische Realisierung
Integration von Onlineshop und CMS ist erfolgt
Die veranschlagten Tagewerke wurden überschritten. mehr Info
30.11.2004
Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 15.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 14:
Schulung/ Einweisung zum Webshop, seiner Schnittstelle zur Warenwirtschaft und der CMS-Funktionalitäten
Dienstleister übernimmt Schulungen
mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 15.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Arbeitspaket 15:
Definition der Schnittstellen für elektronischen Austausch von Geschäftsbelegen und softwaretechnische Realisierung inkl. Tests
Vielzahl manueller Anpassungsarbeiten durchgeführt
Anpassung zur flexibleren Handhabung bei Updates des ERP-Systems realisiert. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 23.05.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zum Projektverlauf:
Kommentar
Projektabschluss 31.10.2004 wird nicht gehalten
Die Bearbeitung wurde seit Juni stark reduziert. mehr Info
Meilenstein 3:
Überarbeitung und Erweiterung der Web-Präsenz, Einbindung des Webshops, Anpassungsprogrammierung der Schnittstelle zur Warenwirtschaft
Meilenstein abgeschlossen
Das geplante Ziel zur Erstellung einer Schnittstelle für den elektronischen Austausch von Geschäftsbelegen auf Basis openTrans-Standard am Beispiel der Belegart Rechnung wurde erreicht. Nachteilig ist aber, dass z.Zt. keine Geschäftspartner zur Nutzung und Praxistest bereitstehen. mehr Info
31.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 01.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 16:
Schulung/Einweisung zur openTRANS-Schnittstelle
Durchführung der Schulung/Einweisung zur openTRANS-Schnittstelle
Für den elektronischen Austausch der Geschäftsbelege wurde die Schnittstelle programmiert. Schulung wurde weitgehend im Rahmen der Erprobungsphase erledigt. Der Zeitrahmen für die eigentliche Schulung war ausreichend.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 01.07.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 17:
Endtest, Abnahmen, Übergabe sowie Dokumentation möglicher weiterer Entwicklungen
Auch hier leider mehr Aufwand als geplant.
In Anbetracht einer sinnvollen Einordnung in die durchgeführten AP wurden bereits mögliche Testungen, Abnahmen und Übergaben durchgeführt, die eigentlich erst nach Abschluß des Meilensteines erfolgen sollten. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 10.05.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Meilenstein 4:
Abschluß Ergänzungs- und Schnittstellenprogrammierung für BMEcat und openTRANS
Meilenstein abgeschlossen
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 01.05.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 18:
Testphase
Erfolgreiche Tests
In der Testphase galt es, die erstellte Lösung noch einmal umfassend auf Erfüllung der Anforderungen lt. Pflichtenheft, Fehler und Praktikabilität zu prüfen. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2004
Start: 01.10.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Meilenstein 5:
Testphase, Ausblick und Erweiterung
Meilenstein erreicht
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2004
Start: 01.10.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: