Praxisberichte Produktdatenbank mit PIM-Funktionalitäten unter Einsatz von eCl@ss und mit BMEcat-Ausleitung

Das Unternehmen

Die REXIM Werkzeug GmbH wurde 1958 mit den Tätigkeitsschwerpunkten Beratung für zerspanende Bearbeitung sowie dem Service und Vertrieb einer großen Bandbreite qualitativ hochwertiger Zerspanungswerkzeuge gegründet. Heute führt die REXIM Werkzeug GmbH ca. 55.000 Artikel im Sortiment. Der Vertrieb der Produkte erfolgt sowohl direkt an Industriekunden (z.B. Volkswagen, EADS, KSB, MAHLE, etc.) als auch an Händler, die überwiegend regional agieren.

Die Ziele

Für die Weiterentwicklung in bestehenden Branchen und die Erschließung weiterer Branchen ist es unabdingbar, dass sich das Unternehmen in folgenden Bereichen optimiert:
• Produktdatenstruktur
Bisher liegt keine konsistente, sortimentsübergreifende Produktdatenstruktur vor, auf die zugegriffen werden kann, um z.B. Austauschformate zu erstellen.
• Datenaustauschformate
Die Produkte werden sowohl an Industriekunden als auch regionale Händler vertrieben. Daher besteht von beiden Seiten die Forderung nach Austauschformaten, um digitale Daten in deren Systeme übernehmen zu können. Dabei wird der Wunsch nach standardisierten Austauschformaten immer größer. Bisher werden die gewünschten Daten individuell bei Rexim zusammengetragen. Dies ist ein sehr aufwändiger Prozess, der intern viele Kapazitäten bindet und daher dringend der Optimierung bedarf. In Anbetracht der Tatsache, dass immer mehr Anfragen bestehen und die Gefahr der Auslistung besteht, ist dies eine dringliche Anforderung.
• Online-Shop
Der Vertriebsweg über einen Online-Shop wird bisher nicht genutzt. Die Produkte werden ausschließlich über den Außendienst vertrieben.
• Internationalisierung
Durch die Tochtergesellschaft und mögliche Handelsvertreter besteht die Möglichkeit auch im Ausland Produkte von Rexim zu vertreiben. Entscheidend dafür sind jedoch die entsprechend sprachlich aufbereiteten Produktinformationen. Über einen mehrsprachigen Online-Shop und ggf. Teilkataloge könnte ein Einstieg in die einzelnen Märkte und Sprachen geschaffen werden.

Das Projekt

Im Rahmen der Weiterentwicklung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten von Rexim ist die Bereitstellung von digitalen Produktinformationen unabdingbar geworden und eine wesentliche Forderung sowohl von Kundenseite als auch von Handelspartnern.

Derzeit liegen die Produktinformationen in unterschiedlichen Medien, Formaten und Ausprägungen vor, was immer wieder zu Problemen wie redundante Daten, Fehler in der Abstimmung mit Handelspartnern, enorme interne Arbeitsaufwände, umständliche Austauschprozesse u.v.m. führt. Darüber hinaus ist Rexim nicht in der Lage die Kunden mit dem gewünschten Austauschformat BMEcat zu bedienen, sondern muss mühsam die Produktinformationen individuell zusammenstellen.

Grundlage des geplanten Vorhabens ist die Realisierung einer zentralen Datenbank, aus der sowohl ein Online-Shop als auch Austauschformate sowie Print-Kataloge generiert werden können. In diesem System sollen alle Produktinformationen zusammengeführt werden und für die weitere Verwendung zur Verfügung stehen. Durch die entsprechende Aufbereitung und Strukturierung der Daten sollen die Produktinformationen so angelegt werden, dass später durch konfigurierte Exportroutinen die Ausgabe von standardisierten Austauschformaten möglich ist. So kann Rexim zukünftig automatisiert das Gesamtsortiment oder Teilsortimente exportieren und die entsprechenden Daten an die Marktpartner weitergeben.

Daneben spielt der Online-Shop eine wichtige Rolle für Rexim, da sich Rexim international weiterentwickeln will und dies mit den bestehenden Systemen aufgrund technischer Restriktionen nicht möglich ist. Gerade im osteuropäischen Raum ergeben sich hervorragende Geschäftsmöglichkeiten, die derzeit allerdings nicht mit digitalen Produktinformationen bedient werden können. Nur so ist es Rexim als kleinem Unternehmen möglich auf den internationalen Märkten präsent zu sein.

Basis für die Realisierung dieses Konzeptes ist die Open Source Shop-Software Magento, die aufgrund des Funktionsumfangs und der Softwarearchitektur einem sog. PIM-System (Product Information Management) sehr ähnlich ist. Durch die Anpassung des Datenmodells der zugrundeliegenden Datenbank lassen sich die o.a. Marketing- und Vertriebsziele realisieren
und ein hoher Standardisierungsgrad erreichen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es auf Basis des realisierten Projektes und der damit zur Verfügung stehenden strukturierten Produktinformationen die Thematik der automatisierten Katalogproduktion zu erschließen. Die BMEcat Daten, die zukünftig den Marktpartnern zur Verfügung gestellt werden, sollen für die Produktion eigener Unterlagen eingesetzt und über entsprechende Database Publishing Tools automatisiert produziert werden.

Der Nutzen

Qualität, Service und die Zufriedenheit der Kunden sind wichtige Leitbilder der Firmenphilosophie. Um den Kundenerwartungen hinsichtlich des Austausches von Informationen über digitale Technologien gerecht zu werden, setzt Rexim in Zukunft auf die Integration von eBusiness in den Geschäftsprozessen.

Das Unternehmen hofft, dass künftig durch den Einsatz von standardisierten Austauschformaten die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessert wird und gegenüber Wettbewerbern konkurrenzfähig bleibt bzw. differenziert werden kann. Gleichzeitig möchte Rexim versuchen, durch die Anwendung von eBusiness neue Geschäftsfelder zu erschließen, die ohne den Einsatz von eBusiness-Technologien nicht erschlossen werden konnten.

Über den Austausch von standardisierten Datenformaten möchte das Unternehmen seinen Kunden einen einheitlichen und schnelleren Informationsaustausch gewähren und unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Es wird außerdem auf Standards gesetzt, um den Kunden gegenüber flexibler zu werden und damit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.08.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Derzeit ist Rexim nicht in der Lage eBusiness-Standards zu unterstützen. Datenaustausch zwischen Rexim und Kunden (Industrieunternehmen, Handel) erfolgt je Anfrage individuell und wird manuell erarbeitet. Dabei werden aus entsprechenden Unterlagen Informationen zusammen kopiert. Diese werden so gut wie möglich in eine Struktur und Format gebracht, damit die Informationen weiter verwendet werden können. Als häufigstes Format für den Datenaustausch werden Word und Excel Dokumente verwendet.

Die Nachfrage nach entsprechenden Datenaustauschformaten wird immer häufiger und intensiver, wodurch dieses Thema eine zentrale Rolle für das Projekt spielt. Gerade in Hinsicht auf die Markterschließung neuer Branchen und die Unterstützung der bestehenden Kunden ist die Weiterentwicklung sehr wichtig.

Die Zielsetzung

Für das Soll-Konzept der technischen Plattform lassen sich folgende Anforderungen definieren:

Zukünftige System- und Softwarearchitektur
Auf Basis des Open Source Tools Magento sollen die Produktdaten, ähnlich einem PIM-System, organisiert und gepflegt werden. Magento wird auf einem externen Webserver betrieben. Daher entstehen keine neuen Anforderungen an das firmeninterne Netzwerk, da ausschließlich über das Internet auf den Webserver zugegriffen wird.

Datenorganisation
- Aufbereitung der vorhandenen Produktdaten im WW-System und Ergänzung der fehlenden Produktinformationen
- Strukturierung der Daten zur Verwaltung in Magento für den neuen Webshop und spätere medienneutrale Ausleitung
- Entwicklung und Umsetzung einer Bildnamenskonvention für die Kategorisierung und Verstichwortung von Bilddaten
- Ermitteln von Merkmalen und Schlagworten zu den Produkten für die erweiterte Suche und Filternavigation im Webshop, sowie zur Klassifizierung in eCl@ss entsprechend der geforderten Merkmale von eCl@ss
- Anlegen der Merkmale und Ausprägungen in Magento mit Mapping auf eCl@ss
- Klassifizierung der Produkte, Schlagworte, Merkmale und Merkmalsausprägungen nach eCl@ss 5.1.4

Das Ergebnis

Im Rahmen des PROZEUS-Projekts „Realisierung einer zentralen Produktdatenbank mit PIM-Funktionalitäten unter Einsatz von eCl@ss und mit BMEcat Ausleitung“ wurden bei der REXIM Werkzeug GmbH folgende Ziele erfolgreich umgesetzt:

Aufbau einer zentralen Datenbank:
Da Produktdaten in unterschiedlichen Formaten vorlagen, wurden diese zunächst einmal strukturiert. Damit ging der Aufbau einer zentralen Produktdatenbank auf Basis von PIMagento einher. Aus dieser Datenbank können nun unterschiedliche Produktinformationen sowohl für Kunden und Händler als auch für Lieferanten entnommen werden.

Bereitstellung klassifizierter Produktdaten nach ecl@ss und BMEcat Austauschformat:
Um auf Kundenanforderungen reagieren zu können, wurden die strukturierten Produktdaten nach eCl@ss klassifiziert und es besteht jetzt die Möglichkeit die Daten im BMEcat Austauschformat auszugeben.

Katalogkonzept:
Mit Hilfe der zentralen Produktdatenbank sowie eines Database Publishing Tools wurde die Katalogproduktion automatisiert. Auf einfache Weise können nun unterschiedliche Printmedien erstellt werden.

Webseite und Online-Shop:
Außerdem wurde auf Basis von PIMagento ein Online-Shop erstellt und somit ein neuer Vertriebskanal geschaffen. In diesem Zuge wurde auch der Webauftritt überarbeitet und mit einem zeitgemäßen Layout versehen. Mittels TYPO3 kann die Seite jetzt einfach und jederzeit aktualisiert werden.

Die Erfahrungen

Da das Thema eBusiness und eBusiness-Anwendungen neu waren, gelang der erfolgreiche Abschluss des Projekts nur mit Unterstützung von PROZEUS sowie eines externen Dienstleisters (Wehlmann GmbH, Essen). Bereits im Vorfeld des Projekts wurden von PROZEUS gut verständliche und anschauliche Broschüren hinsichtlich des Projektthemas zur Verfügung gestellt, die einen Einstieg in das Thema erleichterten.
Hinsichtlich der Umsetzung und Realisierung der einzelnen Projektteile konnte die REXIM Werkzeug GmbH vor allem von den Erfahrungen des externen Dienstleisters profitieren.

Begonnen wurde das Projekt mit der Aufbereitung der Produktdaten. Hier stellte sich im Laufe des Projekts heraus, dass der Aufwand bezüglich der Strukturierung der Daten deutlich unterschätzt wurde. Ebenso war es schwierig, das Projekt in die alltäglich anfallenden Arbeiten mit einzubinden, daher liefen die Arbeiten am Projekt häufig „nebenher“.

Obwohl in der Projektplanung der personelle Einsatz mit eingeplant wurde, standen die personellen Ressourcen nicht immer wie geplant zur Verfügung. Beispielsweise wurden Urlaubszeiten und Messeaufenthalte zu wenig berücksichtigt.

Die Abstimmung des Klassifizierungsstandards nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Obwohl Kundenanforderungen nach klassifizierten Produktdaten bestanden, war es schwer, von den Kunden die benötigten Informationen bezüglich der eingesetzten Version zu erhalten.

Es stellte sich außerdem als nachteilig heraus, dass seitens der REXIM Werkzeug GmbH keinerlei Erfahrungen bei der Umsetzung eines derartigen Projekts bestanden.

Aufgrund der genannten Punkte konnte der geplante Zeitrahmen des Projekts leider nicht eingehalten werden.

Trotz einiger „Stolpersteine“ war das Projekt jedoch ein großer Fortschritt für die REXIM Werkzeug GmbH. Durch die Schaffung von neuen Vertriebskanälen (Online-Shop) sowie die Überarbeitung alter Strukturen und Konzepte (Produktdaten, Webseite und Katalog) konnte die Servicequalität gegenüber Kunden verbessert werden.

Die Zukunft

Es ist geplant, dass die Lieferanten der REXIM Werkzeug GmbH zunächst die strukturierten Produktdaten übernehmen, da deren Produktdaten bislang nicht in strukturierter Form vorliegen. Die Produktdaten der REXIM Werkzeug GmbH sollen als Vorlage dienen um später von den Lieferanten neue Produktdaten in einer vorgegebenen Form zu erhalten.

Es ist vorgesehen, regional agierenden Händlern anzubieten, einen Online-Shop über PIMagento zu betreiben. In diesem kann das Layout entsprechend angepasst und die Produktdaten der REXIM Werkzeug GmbH übernommen werden. Ziel dabei ist es, das potenzielle Marktvolumen zu steigern.

Außerdem sollen künftig die klassifizierten Austauschformate genutzt werden um eProcurement-Portale zu bestücken und Industriekunden zu beliefern; mit dem Ziel, durch die Bereitstellung von Austauschformaten neue Kundengruppen zu erschließen.