eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Produktdatenmanagement und -austausch im Produktionsverbindungshandel mit eCl@ss, BMEcat und openTRANS

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Befestigungszentrum Reidl e. K.

Hutthurm, Bayern
Produktionsverbindungshandel
14 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 2,4 Mio.

www.reidl.de

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Bernhard Werner, Leiter IT/E-Business:

"Durch die strategische Bedeutung erwarten wir durch den Einsatz von eBusiness-Standards (BMEcat, openTRANS, eCl@ss) den Grundstein für weiteres erfolgreiches Wachstum zu legen und unsere Kompetenz im Bereich eBusiness zu stärken."

Das Unternehmen

Das Unternehmen Befestigungszentrum Reidl e. K. wurde im Jahr 1992 von Richard und Christine Reidl in Niederpretz (Gemeinde Hutthurm) gegründet. Um kein zu großes Risiko zur Geschäftsgründung einzugehen, konnte sich das Unternehmen in einem ehemaligen landwirtschaftlichen Betrieb niederlassen. In den darauf folgenden Jahren, wurden die Räumlichkeiten nachhaltig umgebaut um dem wachsenden Bedarf und Nachfrage gerecht zu werden. Die Arbeiten konnten schließlich im Jahr 1999 abgeschlossen werden. Mit der somit geschaffenen baulichen Grundlage konnte das Unternehmen sich jährlich vergrößern und beschäftigt in 2010 14 Mitarbeiter.
1998 konnte sich das noch junge Unternehmen dem Einkaufsbüro deutscher Eisenwarenhändler (E/D/E) anschließen und erlangte somit Zugriff auf über 40.000 Artikel (z. B. aus den Bereichen Werkzeug, Betriebsausstattung, technischer Handel, Sanitär- und Gartentechnik), welche zum Teil binnen 24 Stunden zu den Kunden geliefert werden können.

Nach der Jahrtausendwende widmet sich das Unternehmen mehr und mehr dem elektronischen Handel. Schon 2001 konnte der erste Webshop für Privat- und Geschäftskunden mit einem Großteil des Befestigungsportfolios veröffentlicht werden, welcher sich seither und nun in der dritten Version steigender Beliebtheit erfreut.

Angespornt durch den Erfolg des elektronischen Handels wurden nach und nach weitere elektronische Systeme entwickelt, welche die Kunden bei deren Beschaffungsprozessen unterstützen. Bedingt durch stetiges Wachstum wurde im Sommer 2009 mit dem Neubau eines großzügigen Büro-, Lager- und Verkaufgebäudes im benachbarten Hutthurm begonnen. Dort werden seit 2010 die Kunden getreu dem Firmenmotto „Zuverlässigkeit verbindet“ beraten und bedient und bieten dem Unternehmen Raum für weiteres Wachstum.

Die Ziele

Durch die Umsetzung eines Produktdatenmanagementsystems soll ein Content Management System für Produktdaten unter Einbeziehung offener Standards geschaffen werden, welches die eigene eBusiness und eProcurementfähigkeiten langfristig prägen und stärken soll.

Gerade als kleines mittelständisches Unternehmen sollen Systeme wie das unten beschriebene die Flexibilität auf immer schneller werdenden Märkten und wechselnde Kundenanforderungen bereitstellen, welche erforderlich ist unter erschwerten Wettbewerbssituationen nachhaltig schlagkräftig sein zu können.

Das Projekt

Das Befestigungszentrum Reidl bezieht Waren und Dienstleistungen von ca. 30 Primärlieferanten, welche im Hinblick auf Katalog- und Transaktionsstandards über unterschiedlichen technischen Kenntnisstand und Fähigkeiten verfügen. Gerade das zunehmende Internetgeschäft der letzten Jahre, sowie die Beteiligung an offenen elektronischen Marktplätzen (Mercateo, Amazon) trug im Unternehmenzu einer erheblichen Sensibilisierung im Bereich des Content Management von Produkt- und Katalogdaten sowie der elektronischen und automatisierten Abwicklung von Geschäftsprozessen bei.

Durch den Umstand, dass die Fähigkeiten des eingesetzten ERP Systems, Produktdaten qualitativ hochwertig pflegen zu können, nicht ausreichen, wuchs der Gedanke ein eigenes Produktdatenmanagementsystem zu entwickeln. Nach Betrachtung einiger kommerzieller Lösungen wurde schnell klar, dass diese Lösungen vom Umfang her sehr mächtig, aber für das kleine Unternehmen nur schwer umfänglich nutzbar wären.

Aus der Not heraus, BMEcat Daten einiger Lieferanten im eigenen Webshop darstellen zu können, erwuchs eine erste Importkomponente, welche Artikeldaten im ERP System anlegen konnte. Hierdurch wurden mittels kürzester Zeit an die 100.000 Artikel in das ERP System eingelesen. Dies führte jedoch im Umkehrschluss dazu, dass sich im ERP innerhalb kürzester Zeit ein Wildwuchs verschiedener Hersteller und deren Artikel wiederfanden, die nur bedingt vernünftig durchsucht werden konnte. Darüber hinaus wird von den vielen 100.000 Artikeln nur ein Bruchteil aktiv gehandelt.

Der Nutzen

Aus der zuvor beschriebenen Historie sowie den stetig wachsenden Kundenforderungen seitens der Onlinemarktplätze, aber auch der Industrie wurden folgende Lasten identifiziert, welche es in einem idealtypischen Produktdatenmanagementsystem wiederzufinden sein müssen:
- Import von Massendaten aus verschiedensten Datenquellen in ein vom ERP in erster Instanz abgekoppeltes System.
- Speicherung von Multimediadaten (auch in Hinblick auf Sicherheits und Verfahrenstechnische Behandlung der Produkte).
- Sichtung und Bewertung der importierten Datenquellen.
- Zusammenstellen mehrerer Artikelquellen zu eigenen Katalogen.
- Medienneutrales Bereitstellen der Kataloge.
- Exportfunktionen und -Schnittstellen zur Erzeugung von einfachen PDF Katalogen.
- Anlehnung des Datenbankmodells an den BMEcat 2005 Standard.
- Bereitstellen einer Datenbasis für Onlinemedien.
- Ablösen des ERP Systems in der Aufgabe als Produktdatenpflegeinstanz.
- Erweitern der Orderschnittstellen, so dass nicht-ERP Artikel zum Bestellzeitpunkt dort angelegt werden und somit die Datenbasis des ERP Systems minimiert werden kann.
- Abbildung der oben beschriebenen Pflegemöglichkeiten im Browser, dadurch Plattformunabhängigkeit.
- Schaffen von Möglichkeiten zur Pflege und Recherche in Klassifikationssystemen
- Bereitstellen der gesammelten Produktdaten in Anwendungen des eBusiness.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.03.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 10 Monaten.

Die Ausgangslage

Das Produktdatenmanagement im Befestigungszentrum Reidl e. K. ist zum aktuellen Zeitpunkt ein eher wenig strukturierter Prozess. In der Regel wird der Bedarf einer Artikelanlage durch die Bedarfsträger im Unternehmen – vor allem dem Einkauf – angemeldet. Meist stehen bereits durch Lieferanten bereitgestellte Katalog- oder Produktdaten bereit. Diese Daten werden der IT Abteilung bereitgestellt, welche die Daten in ein für die Warenwirtschaft geeignetes Format aufbereitet und anschließend die gewünschten Produkte importiert. Darüber hinaus steht es den Mitarbeitern frei, selbst Artikel durch manuelle Eingabe anzulegen. Durch diese Vorgehensweise vergeht abhängig von der Auslastung der Abteilung IT unweigerlich viel Zeit bis neue Produkte in den Handel gebracht werden können.

Durch die Vielzahl von Lieferanten ist in einigen Produktbereichen (z. B. Elektrowerkzeuge) Überschneidungen gegeben. Durch die enorme Bandbreite an Produkten ist es den Mitarbeitern nur nach intensiven Produktschulungen möglich Produkte nach gewünschten Parametern zu identifizieren. Da momentan, bedingt durch die eingesetzte Warenwirtschaft, keine Klassifikationssysteme genutzt werden können, ist der Aufwand für die Produktrecherche mit einem hohen Aufwand verbunden.

Die Zielsetzung

Im Vergleich zum Istzustand werden die Artikelstammdaten im ERP System nur noch in einer reduzierten, für das „In-den-Verkehrbringen“ notwendigen Struktur gehalten. Diese besteht aus einem Artikelrumpf für den Andruck auf Positionsebene sowie den Lieferantenverbindungen zur Unterstützung des Beschaffungswesens. Der Großteil an Detailinformationen ist in das PDM System zu überführen und fortan dort zu pflegen. Gleiches gilt für die angehängten Daten, wie Technische Beschreibungen und Bilder.
Zum Zwecke der Aufbewahrung im PDM System ist eine Migration verschiedenster Artikeldaten auf ein dem BMEcat 2005 angelehntes Datenbankmodell durchzuführen.

Durch das Bereitstellen eines vom ERP System unabhängigem zentralen Artikelstamms wird der schnelle Zugriff und die Recherche in Artikelinformationen möglich. Durch die Artikelvielfalt wird es möglich Kataloge in verschiedenen Ausprägungen (Print, Elektronisch, Shop) auszuleiten. Hierfür werden ebenso an das BMEcat 2005 angelehnte XML Datenstrukturen eingesetzt.

Durch das Bereitstellen von Artikeldaten in Marktplätzen, Onlineshops, etc. ist es erforderlich bei eingehenden Bestellungen zu prüfen ob alle gewünschten Artikel bereits im ERP zum Handeln bereitstehen. Im Falle von openTRANS Bestellungen muss dies automatisch erfolgen. Im Falle von Telefonaufträgen, etc. Ist eine Meta-Auftragsmaske erforderlich, welche die Bestellung in der Warenwirtschaft anlegt und dabei notwendige Artikel zuvor automatisch anlegt.

Reidl Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Festlegung Arbeitsschritte, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan
Ist-Analyse abgeschlossen - Plichtenheft erstellt
Gute Zusammenarbeit mit dem Dienstleister mehr Info
Mai 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2010
Start: Mai 2010
Ende: Mai 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Datenbankmodell und Userinterface:
Datenbankmodell, Userinterface, Datenmigration, Artikelrecherche und -pflege
Integration Klassifikationssysteme vorübergehend abgeschlossen
BMEcat ermöglicht einheitliche Struktur für alle Systeme. mehr Info
Jul 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai/Jul 2010
Start: Mai 2010
Ende: Jul 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Import, Katalogmanagement, Export:
Katalogimport, Katalogexport, Mitarbeiterschulung
Sichtenverwaltung fertiggestellt
Dokumente werden in einer Tabelle im DBMS des Produktdatenmanagementsystems gespeichert. mehr Info
Nov 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Aug/Sep 2010
Start: Aug 2010
Zeitverzögerung Ende: Nov 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Schnittstellen und Integration:
Schnittstelle Warenwirtschaft, Schnittstelle Ordermanagement, Systemlandkarte, Produktivphase
Integrationsschritte mit der Warenwirtschaft abgeschlossen
Manuelle Zuordnung bei Normteilen nicht mehr nötig. mehr Info
Apr 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt/Dez 2010
Start: Okt 2010
Zeitverzögerung Ende: Apr 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Durch die Umsetzung des 11-monatigen PROZEUS Praxisprojekts „Produktdatenmanagement und –austausch im Produktionsverbindungshandel mit eCl@ss, BMEcat und openTRANS sieht sich das Unternehmen in der Lage flexibel mit Produktdaten umzugehen. Sowohl bei der Verarbeitung von Lieferantenkatalogen, als auch bei der Erstellung von kundenspezifischen Kataloglösungen, können auf den mittlerweile über 200.000 Artikel gewachsenen Produktdatenpool zurückgegriffen werden.
Durch die Entwicklung im eigenen Haus konnte eine größtmögliche Flexibilität bei der Anbindung an vorhandene Systeme wie Warenwirtschaft oder Transaktionsstandards geschaffen werden.
Gerade durch die verschiedensten Qualitäten seitens der eingehenden Lieferantenkataloge hat Reidl mit seinem Produktdatenmanagementsystem eine Lösung geschaffen um Daten zu sichten und zu normalisieren. Weiterführend ist die Pflege und Anreicherung der Daten mit ein Hauptaufgabengebiet der Lösung. Jederzeit auf Kundenforderungen reagieren zu können und jederzeit qualitativ hochwertige Produktdaten bereitstellen zu können ist eine Aufgabe der Exportschnittstellen des Produktdatenmanagementsystems.
Zusammengefasst wurden die einleitend genannten Standards in der Lösung abgebildet, bzw. werden als Grundlagentechnologie eingesetzt.

Der vorgegebene Zeit- und Kostenrahmen war knapp kalkuliert und wurde auf Grund der sich noch während der Entwicklung entstehenden oder ändernden Anforderungen um etwa 40 % überschritten.

Die Erfahrungen

Vor allem mittels der hervorragenden, offenen und frei verfügbaren Dokumentationen der Standards BMEcat und openTRANS waren schnelle anfängliche Fortschritte in der Umsetzung möglich. Gerade in kleinen Unternehmen wird es immer wichtiger aber auch schwieriger mit den großen und globalen Entwicklungen im eBusiness Schritt zu halten. Diese Standards haben einen Anteil daran, dass dies möglich wird. Der Aufwand hierfür ist jedoch auch nicht zu unterschätzen.

Sicherlich ist das Maß an Eigenleistung in diesem Projekt eher ungewöhnlich für ein kleines mittelständisches Handelshaus. Es hat sich aber in den vergangenen Jahren immer wieder gezeigt, dass durch die eigene EDV Abteilung auf Kundenforderungen flexibel reagiert werden kann, wo zuvor teils unbestimmbare Dienstleisteraufwendungen den ROI verzögert hätten. Vielerorts konnte auch noch während der Entwicklung auf sich ändernde oder entstehende Benutzeranforderungen reagiert werden.

„Appetit kommt ja bekanntlich beim Essen“ Das war auch mit der Grund dafür, dass sich das Projekt insgesamt etwas verzögert hatte.

Das beständige Fördern und Fordern seitens der PROZEUS hat auch viel zu dem Erfolg des Projektes beigetragen.

Die Zukunft

Für das Unternehmen ist das vorgestellte Projekt eine Grundlagentechnologie für die künftigen Entwicklungen im Bereich eBusiness. Das soll bedeuten, dass in den nächsten Monaten und Jahren immer mehr Systeme des Unternehmens das Produktdatenmanagementsystem nutzen werden.
Wenn man das Thema Funktionalität betrachtet so sind vor allem die Mehrsprachigkeit, ein tiefergreifendes Berechtigungskonzept sowie eine Erweiterung der Datenbank in Hinblick auf die Herkunft und Verwendungsrechte von Text- und Multimediadaten anzustreben. Mit steigender Nutzung und Mitarbeiterzahl will Reidl ebenfalls über die Einführung redaktioneller Prozesse nachdenken.
Für den in 2012 zum Relaunch anstehenden Shop soll das Produktdatenmanagementsystem der Dreh- und Angelpunkt sein. Hierfür sind noch Schnittstellen zur Anbindung zu entwickeln, welche eine zuverlässige und rasche Versorgung des Shopsystems mit Artikeldaten ermöglicht.

Die Weichen für eine künftige positive Geschäftsentwicklung und vor allem die in Richtung „Mehrwert für den Kunden“ sieht Reidl in jedem Fall richtig gestellt. Durch den Grundlagencharacter des Projekts wird das Produktdatenmanagementsystem das Unternehmen auch noch viele Jahre begleiten.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: