eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Kommentar zu Meilenstein 3 Einführung eines neue ERP-Systems

Stand: 31.10.2004

ERP-Einführung verzögert Commerce-Portal

Das neue ERP-System läuft noch nicht völlig fehlerfrei, so dass die Einführung weiter verschoben werden muss. Der neue Einführungstermin ist der 01. Dezember 2004.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.10.2004: Individualsoftware oder Standardlösung

Speziell im Commerce Portal haben sich diverse kleine Probleme beim Testen herauskristallisiert. Es ist noch viel Vorarbeit zu leisten, um das Portal userfreundlicher zu machen. Insgesamt kann man die Probleme mit dem Satz zusammenfassen: Das Commerce – Portal von Navision ist für Firmen mit Standardprodukten entwickelt und passt nicht so einfach auf eine ausschliessliche Kundenproduktion. Ein Warenkorb z.B. macht kaum Sinn, denn der Kunde kann bei uns nicht konfigurieren oder Lagerartikel bestellen. Hier sind viele Anpassungen notwendig, die wir jedoch durch die Flexibilität des Systems auch oft selbst erledigen können.

30.09.2004: Erste ERP-Euphorie verflogen

Weiterhin nimmt die Anpassung des ERP-Systems die vollen Kapazitäten der Programmierer ein. Im Oktober werden die Tests und Schulungen für das Commerce Portal aufgenommen werden. Der Start am 1.12.04 sollte funktionieren.

Projektfortschritt:
Im ERP-System ist die erste Euphorie verflogen. Die User klagen auch immer wieder über etwas umständliche Arbeitsweise. Die Bearbeitungszeit von einzelnen Prozessen ist um ca. 20 % höher. Dies wird sich erst mit der Integration der anderen Standorte nächstes Jahr verbessern. Wir spannen alle unsere Kapazitäten intern und extern ein, um einen schnellen Fortschritt in diversen ERP-Punkten zu erreichen. Trotz allem muss man festhalten, könne wir jeden Auftrag komplett abwickeln und das ist das Wichtigste.

Probleme:
Wie schon erwähnt, kämpfen wir mit Problemen bei dem ERP-System. Immer wieder kommt es auch mit dem Dienstleister zu Konflikten bezüglich Abrechnungen von Fehlern unsererseits und zusätzlichen Programmierungen von Seiten des Dienstleisters. Etwas überraschend ist der enorme, leicht zu unterschätzende, Aufwand für die organisatorische Abwicklung der Projekte. Kontrolle der Dienstleistungsberichte, Rechnungen, Reklamationen etc. Ich würde sagen, damit beschäftige ich mich in der Woche mindestens 15 Stunden ausschließlich. Hier kann jedem nur geraten werden, diesen zusätzlichen, unproduktiven Aufwand nicht zu unterschätzen.

Die Arbeitsbelastung für alle Mitarbeiter in den beiden Projekten Commerce Portal und ERP ist extrem gross.

31.08.2004: Commerce-Portal: neuer Starttermin 1.12.04

Der 2. Monat mit neuer ERP-Software Microsoft Business Solutions liegt hinter uns. Bezüglich des Commerce Portals haben wir uns nun auf einen Einführungstermin zum 1.12.04 festgelegt.
Wir können bezüglich des ERP-Systems relativ zufrieden sein. Allerdings ist noch keineswegs mit einer Verbesserung des Arbeitsaufkommens zu rechnen, da viel Abläufe doch noch umständlich und komplex laufen. Daran wird nun aber täglich gefeilt. Bis zum Starttermin des Commerce-Portals stehen nun noch umfassende Prüfungen auf dem Programm.

Im August war Urlaubszeit für unsere Programmierer – immer einer durfte Urlaub machen und so waren die Kapazitäten natürlich auch sehr begrenzt, zumal auch bei unserem Dienstleister Urlaub angesagt war. Mitte September werden alle Kapazitäten wieder zur Verfügung stehen.
Ansonsten macht uns das ERP-System noch genügend Probleme. Die Kapazität unserer eigenen Programmierer reicht nicht aus, zum alle Punkte schnell zu erledigen und so müssen wir immer wieder auf unseren teuren Dienstleister zurückgreifen.

Wir werden das Commerce Portal nun zum 1.12. einführen und bis dahin muss natürlich noch einiges in der bisherigen Programmierung wieder angepasst werden, denn seit der letzten Programmierung ist doch schon wieder sehr viel im ERP–System passiert und es muss überprüft werden, ob sich alles noch integrativ verhält.

31.07.2004: Klare Organisation und schrittweise Einführung erfolgreich

Das ERP-System läuft relativ gut, jedoch gibt es jetzt – gerade am Ende des ersten Monats – viele neue Probleme, wenn es um Provisionsabrechnungen und Lohn/ Gehalt geht. Auch die Betriebsdatenerfassung, die zur Nachkalkulation der Aufträge notwendig ist, läuft über Navision. Und auch die bei RATHGEBER sehr komplexe und aussagekräftige Nachkalkulation selbst wird zum ersten Mal abgewickelt.

Das größte Problem im Bezug auf das Commerce-Portal ist die fehlende Kapazität in der internen Programmierung. Es stauen sich viele kleine und mittelgroße Aufgaben im Bezug auf das ERP bei den beiden Programmieren auf, so dass kaum Zeit bleibt, das Testprogramm für das Commerce Portal durchzuführen, das aber natürlich bei solch einem stark integrierten und komplexen System sehr wichtig ist. Rathgeber wird das System nicht einführen, bevor es nicht auf Herz und Nieren getestet wurde.
Alle Aufgaben werden in einer zentral einsehbaren Liste aufgeführt und mit Zuständigkeit, Termin und Prioritäten versehen. Auch die Aufgaben des Dienstleisters stehen in der Liste, so dass jeder einen guten Überblick erhält, was noch zu tun ist. Täglich kommen neue Punkte hinzu.
Weitere Probleme macht die Urlaubszeit der Programmierer (extern und intern) – viele hatten schon über ein halbes Jahr keinen Urlaub mehr und benötigen dringend Erholung. Dadurch geht auch Rathgeber Kapazität verloren.
Es stellt sich heraus, dass man trotz Key-Usern und intensiver Vorbereitung doch nicht auf alle Sonderfälle im täglichen Ablauf gefasst sein kann.

Bis Ende des Jahres muß das Commerce Portal in seiner Gesamtheit stehen, denn Rathgeber hat damit auch einen enormen Effektivitätsvorteil, gerade wenn es um die Korrekturen für die Kunden geht. Diese werden im Moment wieder alle per Post oder Fax geschickt und Rathgeber benötigt schnell wieder ein elektronisches System (früher Intranet, in Zukunft dann das Kundenportal), in dem sich die Kunden über den Stand des Auftrag informieren und die Korrekturen ändern oder freigeben können.
Alle Mitarbeiter an den Rechnern sind immer noch sehr intensiv mit dem neuen ERP-System befasst und kämpfen mit dem völlig neuen System. Eine direkte Einführung des Commerce-Portals mit dem ERP-System wäre mit Sicherheit falsch gewesen.

30.06.2004: ERP-System eingeführt zum 1.7.04

Zum 1.7. wurde das ERP-System Microsoft Business Solutions-Navision in Mindelheim und Oberhaching eingeführt. Das Commerce Portal wurde nicht parallel installiert, da nach Rücksprache mit den Key-Usern in den Abteilungen die User damit überfordert gewesen wären. Die Einführung des Commerce-Portals ist somit auf die nächsten Monate verschoben.
Die Umstellung der ERP-Software hat relativ reibungslos funktioniert. Es hat sich sehr ausgezahlt, dass die Einführung zweimal verschoben wurde, denn so konnte bis ins letzte Detail getestet werden. Vieles läuft natürlich noch holprig, jedoch können fast alle Geschäftsprozesse gut abgedeckt werden. Es hat sich ausgezahlt, dass in allen Abteilungen RATHGEBER Key-User sind, die ihre Kollegen geschult und während der Einführung betreut haben.

30.05.2004: Starttermin für ERP-System bleibt beim 01.07.2004

Der „Abschluss der Echtstartvorbereitungen“ steht kurz bevor. Es wurde nun beschlossen, die ERP-Software zum 1.7.04 in den deutschen Betrieben von Rathgeber einzuführen. ERP hat im Moment klaren Vorrang und wird mit Hochdruck realisiert. Voraussichtlich wird das Commerce Portal nicht zusammen mit dem ERP-System eingeführt, da es ein sehr großer Schulungsaufwand für alle Mitarbeiter wäre. Das ERP-System läuft immer runder und zunehmend werden alle wichtigen Probleme gelöst. Natürlich wird es trotzdem bei der Einführung an manchen Stellen haken, das ist jedoch normal. Die Key-User werden schon im Vorfeld der Umstellung ihre Kollegen schulen und ausbilden, so dass die Umstellung planmäßig verlaufen sollte.

Rathgeber weicht immer mehr vom ursprünglich geplanten Zeitplan ab, jedoch ist eine sichere Umstellung wichtiger, als ein hektischer Wechsel mit vielen Fehlern. Nicht ausreichende Schulungen können dazu führen, dass das System von den Mitarbeitern nicht angenommen wird.

30.04.2004: Neuer Start-Termin1. Juli 04?

Bei den Tests des ERP-Systems werden mehr und mehr Fehler entdeckt. Gemeinsam mit dem Dienstleister wird ein Problem nach dem anderen gelöst, so dass das Projekt langsam vorankommt. Hauptprobleme beim ERP-System sind die Bereiche Betriebsdatenerfassung und Prämienberechnung, sowie diverse Schnittstellen.
Es ist noch keine Entscheidung gefallen, ob das Commerce-Portal zusammen mit dem ERP-System eingeführt werden soll. Das wäre natürlich optimal, aber auch ein großer Schulungs- und Lernaufwand für die Mitarbeiter. Jetzt wird der 1.7.04 als möglicher Start-Termin angestrebt.

31.03.2004: ERP verzögert weiter

Der ERP-Start musste neuerlich um einige Monate verschoben werden, denn es treten nach wie vor zu viele Fehler in Prozessen auf, die tagtäglich benötigt werden. Es stellt sich mehr und mehr heraus, dass der Dienstleister für das ERP- und das Commerce-Portal die Anforderungen von Rathgeber unterschätzt hat. Die beiden internen Programmierer können inzwischen einige Fehler selbst beheben. Sie gewinnen täglich immer mehr Know-How.
Rathgeber denkt nun darüber nach, das Commerce-Portal zusammen mit dem ERP-System einzuführen. Der erste Mai als Starttermin ist wahrscheinlich nicht zu halten und der 1.6. ist Beginn der Pfingstferien – viele Mitarbeiter sind dann im Urlaub. So sucht Rathgeber noch nach dem geeigneten Einführungstermin.

29.02.2004: Commerce-Portal: Einführung geplant für 1. Mai 04

Durch die Verzögerungen der ERP-Einführung, wird sich auch die Einführung des Commerce-Portals erheblich verschieben. Geplant ist als Start-Termin für ERP: 1. April 04 und einen Monat später das Commerce-Portal.

31.12.2003: Commerce-Portal fertig - Einführung verzögert

Die Schulungen und Tests am System wurden im Dezember begonnen. Die Einführung des ERP-Paketes wird sich jedoch bis 1. März 04 oder 1. April 04 hinauszögern und erst danach wird das Commerce-Portal eingeführt. Die Programmierung des Commerce-Portals ist jedoch abgeschlossen – Tests werden nun laufend durchgeführt.

Das ERP-Team von Rathgeber hat noch vor Weihnachten 2003 beschlossen, die Einführung des neuen ERP-Systems zu verschieben. Daher wurden auch die Tests und Schulungen am Commerce-Portal-System, das ja auf dem neuen ERP-System aufbaut, verschoben. Es wurde beschlossen, erst das ERP-System und ca. einen Monat später das Commerce-Portal einzuführen. Alles gleichzeitig wäre für die Entnutzer zuviel Umstellung gewesen.

Trotz erheblicher Anstrengung waren am Stichtag noch zu viele Punkte im ERP-Projekt offen, so dass eine Einführung nur mit erheblichen Turbulenzen und Risiken für die Firma verbunden gewesen wäre. Dieses Risiko musste nicht eingegangen werden, da von der alten ERP-Software keinerlei Termindruck durch Lizenzabläufe etc. vorlag. Auch kostenmäßig stößt Rathgeber an die Grenzen des geplanten Budgets für das ERP-System. Um Reisekosten zu senken, werden die Programmierer von ihrem eigenen Unternehmen aus arbeiten. Zwischen Weihnachten und Neujahr wurde eine intensive Testphase des ERP-Systems mit allen Endusern durchgeführt und alle auftretenden Fehler registriert und nach Priorität geordnet. Dieses Vorgehen fand bei den Anwendern große Zustimmung, da sie nun bereits frühzeitig wussten, mit welchem System und welchen Anforderungen sie zukünftig arbeiten werden. Nun gilt es, den richtigen Einführungstermin zu finden, an dem ein Großteil der Anforderungen erfüllt ist.

09.12.2003: ERP-Einführung verschoben

Die ERP-Einführung wird sich voraussichtlich vom 01. Januar 04 auf den 01. Februar 04 verschieben. Dadurch verschiebt sich auch der Start des Commerce-Portals. Es wurde beschlossen, dass mindestens ein Monat zwischen Start des ERP-Systems und Start des Commerce-Portals liegen sollten, um die Endnutzer nicht zu überfordern. Der Start des Commerce-Portals wird daher wahrscheinlich erst Anfang bis Ende März 2004 erfolgen.