eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte CRM, eProcurement

Rathgeber GmbH & Co. KG

Oberhaching, Bayern
Papier, Verlag, Druck
100 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 9,1 Mio.

www.rathgeber-online.de

Andreas Schrägle, Geschäftsführung:

"eBusiness hat uns einen großen Schritt nach vorne gebracht, wenn es um Innovation für unsere Kunden geht. Wir werden das Portal weiterhin ausbauen und zu einem unverzichtbaren Tool für unsere Kunden machen!"

Das Projekt

Geplant war der Einsatz eines CRM-Systems mit Kundenzufriedenheitsanalyse und eines eProcurement-Systems. Zur Produktklassifizierung wurde der Standard eCl@ss eingesetzt.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Rathgeber

Der Aufwand im Projekt war stellenweise sehr hoch und das Unternehmen hatte zudem mit vielen Hemmnissen zu kämpfen, so dass insgesamt die Zielerreichung und der gesamte Projektablauf als akzeptabel bewertet wurden. Das Unternehmen führte parallel zum eBusiness-Projekt auch ein neues ERP-System ein, was zu erheblichen Kapazitätsengpässen führte. Während der Testphasen der verschiedenen Systeme wurden Fehler entdeckt, die durch die parallele Weiterentwicklung des ERP-Systems aufgetreten waren. Das Tagesgeschäft und die verzögerte und komplexe Einführung der ERP-Software belasteten die Kapazitäten zunehmend. Da keine Festpreise mit den IT-Dienstleistern vereinbart worden waren, wurde das geplante Budget überschritten.
Die Informationsbeschaffung sowie die Auswahl des richtigen Standards fiel dem Unternehmen schwer. Die Produkte von Rathgeber waren nur zum Teil in eCl@ss abgebildet und der IT-Dienstleister konnte dem Unternehmen keine Informationen über eBusiness-Standards geben, da er sich selbst erst in das Thema einarbeiten musste. Rathgeber hat durch PROZEUS Verständnis über die Vorteile und Funktionsweisen der eBusiness-Standards erlangt und sich für die zukünftigen Anforderungen des Marktes vorbereitet.

Das Ergebnis

Organisatorisch wurden in dem Unternehmen keine Veränderungen vorgenommen. Entscheidender Vorteil der eBusiness-Lösung: Die Kundenzufriedenheit kann jetzt mit Hilfe des CRM-Moduls wesentlich effektiver erfasst und ausgewertet werden. Da Kunden bereits in der Entwicklungsphase neuer Produkte stark in die Prozesse eingebunden werden, bietet hier die eBusiness-Lösung einen erheblichen Zusatznutzen für Kunden. Die Kundenzufriedenheit ist bereits im ersten Jahr deutlich gestiegen.

Die Zukunft

Rathgeber hat die Komplexität des eBusiness-Projektes unterschätzt. Zukünftig würde das Unternehmen verschiedene Projekte besser koordinieren und miteinander verzahnen, um Doppelarbeit und Fehler durch Kommunikationsschwierigkeiten zu vermeiden.

Fazit: "eBusiness hat uns einen großen Schritt nach vorne gebracht, wenn es um Innovation für unsere Kunden geht. Wir werden das Portal weiterhin ausbauen und zu einem unverzichtbaren Tool für unsere Kunden machen!"

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Rathgeber in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Der Hauptsitz des mittelständischen Unternehmens mit Zentralverwaltung und Vertrieb ist in Oberhaching. Die Fertigung wird von Rathgeber in Mindelheim und von einer Tochtergesellschaft in Tschechien durchgeführt. Eine weitere Tochtergesellschaft übernimmt den Vertrieb in Polen. Der Konzern beschäftigt ca. 140 Mitarbeiter, davon ca. 100 in Deutschland, 35 in Tschechien und 4 in Polen. Vertriebsprozesse werden durch Medienbrüche behindert. Die vielen kundenindividuellen Aufträge mit schriftlichen Skizzen und Farbvorlagen werden manuell korrigiert und geprüft. Zurzeit hat jede Firma der RATHGEBER-Gruppe ihre eigene Systemlandschaft, die jedoch immer auf der gleichen UNIX-basierenden ERP-Software beruht.

Die Zielsetzung

Eine Veränderung der Unternehmensstruktur ist nicht geplant. Prozessbeteiligte sind Kunden und Interessenten, Lieferanten, Vertriebsinnendienst und Einkauf. Mit dem Einsatz von eBusiness wird eine erhebliche Rationalisierung in Auftragsbetreuung, Terminauskunft und Einkauf erwartet. Das Wiederbedarfssystem soll die Nachbestellungen der Kunden erhöhen und damit höhere Umsätze erzeugen.

Profil Rathgeber
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Vorüberlegungen, Auswahl des externen Dienstleisters, Erstellung Pflichtenheft
Pflichtenheft im Zeitplan erstellt
Das Pflichtenheft konnte innerhalb weniger Wochen erstellt werden. Die Wahl des externen Dienstleisters fiel auf das Unternehmen, das zur gleichen Zeit eine neue ERP-Software bei Rathgeber einführt. Erste Vorüberlegungen zur Sicherheit des Netzwerks wurde getroffen. mehr Info
31.05.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Ende: 31.05.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Angebote für Hard- und Software
Hard- und Software aus einer Hand oder von dem altbewährten Lieferanten?
Es stellt sich die Frage, ob bei der Wahl der Hardware auf den bisherigen Lieferanten zurückgegriffen werden soll oder ob die Hardware von dem Softwarelieferanten bezogen wird, um Kompatibilität zu gewährleisten. mehr Info
31.07.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2003
Start: 01.06.203
Zeitverzögerung Ende: 31.07.2003
Meilenstein 1:
Vorüberlegungen, Hard- und Softwareauswahl und Wahl des externen Dienstleisters
Dienstleister ausgewählt, Pflichtenheft erstellt
Das Pflichtenheft konnte innerhalb der geplanten Zeit fertiggestellt werden.
31.05.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.05.2003
Start: 01.04.2003
Ende: 31.05.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Kommentar zu Meilenstein 1:
Budget für Anpassungsprogrammierung schwer kalkulierbar
Nicht alle Anforderungen im Pflichtenheft geplant
Bei einem Software-Review wurden einige Punkte und Feinheiten ergänzt. Diese gelten als Mehraufwand und werden nachberechnet. Dies zeigt, wie wichtig eine gründliche Erstellung des Pflichtenhefts ist. Trotzdem sollten für nicht planbare Eventualitäten im Projektbudget Puffer eingeplant werden. mehr Info
Arbeitspaket 3:
Anpassungsprogrammierung: Verkauf bereits vorhandener Kundenartikel
Verkauf bereits vorhandener Kundenartikel
Im Oktober 2003 konnte die Anpassungsprogrammierung für den Verkauf bereits vorhandener Kundenartikel erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
31.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2003
Arbeitspaket 4:
Anpassungsprogrammierung: Korrekturfreigabe
Korrekturfreigabe angepasst
Im Dezember 2003 konnten die Anpassungsprogrammierungen der Korrekturfreigabe erfolgreich abgeschlossen werden. Tests werden bis zum Echtstart im Frühjahr 2004 laufend durchgeführt. mehr Info
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Arbeitspaket 5:
Anpassungspgrogrammierung: Wiederbedarfssystem
Anpassungen für Wiederbedarfssystem vorgenommen
Die Anpassungsprogrammierung des Wiederbedarfssystems konnte im Oktober 2003 erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
31.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2003
Arbeitspaket 6:
Anpassungsprogrammierung: Miniumfrage
Miniumfrage an Anforderungen von Rathgeber angepasst
Die Programmierung der Miniumfrage konnte im Oktober 2003 erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
31.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2003
Arbeitspaket 7:
Anpassungsprogrammierung: Informationsmanagement
Informationsmanagement geändert
Die Programmierung des Informationsmanagements konnte im Oktober 2003 erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
31.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2003
Arbeitspaket 8:
Anpassungsprogrammierung: Direktlieferungen, Kanban-Lieferungen
Anpassungsprogrammierung abgeschlossen
Im Dezember 2003 konnten die Anpassungsprogrammierungen für Direkt- und Kanbanlieferungen erfolgreich abgeschlossen werden. Tests werden laufend bis zum Echtstart des Commerce-Portals durchgeführt. mehr Info
30.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Arbeitspaket 9:
Installationsarbeiten, Integrationstests, Anpassungen, Echtstartvorbereitungen
Installation abgeschlossen - Echtstart verschoben
Das Commerce-Portal wurde im Dezember 03 installiert und wird nun laufend gestestet. Starttermin wird sich - je nach Start des ERP-Systems - auf das Frühjahr 2004 verschieben. mehr Info
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2003
Start: 24.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Meilenstein 2:
Anpassungsprogrammierung
Anpassungsprogrammierung abgeschlossen
Im Dezember 2003 konnten sämtliche Anpassungsprogrammierungen am Commerce-Portal weitestgehend abgeschlossen werden. Kleinere Änderungen im Rahmen der laufenden Tests im Frühjahr 2004 sind möglich.
31.12.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.11.2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2003
Arbeitspaket 10:
Hardware- und Softwareinstallation
Hardware und Software früher installiert als geplant.
Der Server für das Commerce-Portal wurde zusammen mit der Hardware für das neue ERP-System installiert und angepasst. Die Software (Commerce-Portal) wurde auf dem Commerce-Portal-Server installiert und auf Sicherheit geprüft. mehr Info
30.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2003
Start: 01.09.2003
Ende: 30.09.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 3:
Hardware- und Softwareinstallation
Installation vorgezogen - Echtstart verzögert!
Die Installation der Hard- und Software konnte frühzeitig und problemlos durchgeführt werden. Der Echtstart wird sich durch die verschobene ERP-Einführung ebenfalls um einige Monate verzögern (siehe Kommentar).
30.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.09.2003
Kommentar zu Meilenstein 3:
Einführung eines neue ERP-Systems
ERP-Einführung verzögert Commerce-Portal
Das neue ERP-System läuft noch nicht völlig fehlerfrei, so dass die Einführung weiter verschoben werden muss. Der neue Einführungstermin ist der 01. Dezember 2004. mehr Info
Arbeitspaket 11:
Elektronische Aufarbeitung (Datenbank für Bestellsysteme)
Produktgruppen gebildet und in Datenbank eingebunden
Es wurden nach eCl@ss Produktklassifizierungen vorbereitet und durchgeführt. Sinnvolle Produktgruppen wurden strukturiert in das Commerce-Portal und das ERP-System implementiert. mehr Info
30.11.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2003
Start: 01.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2003
Arbeitspaket 12:
Produktklassifizierung
eCl@ss-Klassifizierung erschwert durch fehlende Gruppen
Die Produktklassifizierung wurde für Ein- und Verkaufsartikel vorgenommen. Da Rathgeber keine Standardprodukte verkauft, konnten nur grobe Gruppenzuordnungen nach eCl@ss vorgenommen werden. mehr Info
30.11.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.11.2003
Ende: 30.11.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 4:
Klassifizierung
Klassifizierung vorgenommen
Die Klassifizierung der Produkte nach eCl@ss wurde soweit wie möglich vorgenommen. Allerdings benötigt Rathgeber durch Spezialprodukte weitere Produktgruppen in eCl@ss.
30.11.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.11.2003
Start: 01.11.2003
Ende: 30.11.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 13:
Schulungen am System
Schulung in mehreren Stufen
Die Schulung von Key-Usern hat sich in der Praxis bewährt. Die Key-User wiederum führen weitere Mitarbeiterschulungen durch. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.12.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 14:
Schnittstellen- und allgemeiner Funktionstest
Tests umfangreich
Die ersten Test haben mit einjähriger Verzögerung begonnen. Die Mitarbeiter sind stark belastet mit der parallelen Einführung von ERP-System und Commerce Portal. Änderungen im ERP-System müssen auch im Commerce Portal vollzogen werden. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2003
Start: 01.10.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Kommentar zu AP 14:
Schwierigkeiten mit Dienstleistern
Schwierigkeiten mit Dienstleistern
Ein großer Dienstleister ist ein zuverlässiger Partner, allerdings hat Qualität seinen Preis. mehr Info
Meilenstein 5:
Tests und Schulungen
Schulungen durchgeführt
Es wurden zwei Key-User geschult, die die weiteren Mitarbeiter schulen werden. Dieses Verfahren hat sich bereits bei der ERP-Einführung bewährt.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.12.2003
Start: 01.12.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 15:
Datenerfassung und Datenübernahme
Datenübernahme erfolgreich
Sämtliche Daten mussten aus dem ERP-System in das neue Commerce Portal übernommen werden. Dieses erforderte zwar mehr Zeit als erwartet, verlief aber ohne Probleme. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2003
Start: 01.12.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 16:
Echtstart und Nachbesserungen
Echtstart abgeschlossen
Die Umstellung vom Testsystem auf das Echtsystem rief unerwartete technische Probleme hervor, die behoben werden mussten. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 01.09.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 6:
Datenerfassung, Nachbesserungen und Echtstart
Nachbesserungen notwendig
Bei der Umstellung vom Testsystem auf das Echtsystem traten mehr technische Probleme auf, als erwartet. Daher sind Nachbesserungen zwingend notwendig. Trotzdem wurde das Commerce Portal mit einjähriger Verspätung freigeschaltet.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.02.2004
Start: 15.12.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: