Praxisberichte Einführung Produktdatenmanagementsystem, klassifizierte Austauschformate mit eShop- und Portal-Export

Das Unternehmen

Die PROTAURUS Produktion + Logistik GmbH gehört zu den führenden Herstellern für Transportgeräte und Arbeitsplatzsysteme in Deutschland. Alle am Hauptsitz in Solingen gefertigten Produkte zeichnen sich durch höchste Qualität, Funktionalität und Langlebigkeit aus.

In der Produktion werden ausschließlich hochwertige Materialien eingesetzt, die durch erfahrenen Mitarbeiter gewissenhaft verarbeitet werden. Daher können sich die Kunden von PROTAURUS bei allen Produkten auf einen Qualitätsgarantie von 5 Jahren verlassen. Die Transportgeräte werden dabei unter der Marke ROTAURO und die Arbeitsplatzsysteme unter der Marke TAUROTEC zusammengefasst. Neben den Artikeln der eigenen Fertigung wird das Produktprogramm noch um Handelsartikel aus den Bereichen Lager- und Betriebseinrichtung ergänzt, die unter der Handelsmarke TAUROTRADE vermarktet werden.

Ein wesentlicher Schwerpunkt des Unternehmens liegt aber auch in der Entwicklung und Konstruktion von kundenspezifischen Sonderlösungen. Vielfach werden dabei die Standardgeräte auf die individuellen Anforderungen angepasst oder komplette Neukonstruktionen realisiert. Der Vertrieb aller Produkte von PROTAURUS erfolgt ausschließlich über den qualifizierten Fach- und Versandhandel.

Die Ziele

Um den Fach- und Versandhandel optimal dabei zu unterstützten, die Produkte von PROTAURUS zu vermarkten, planen wir die Einführung einer zentralen Produktdatenbank, in der sämtliche Produktinformationen abgelegt und gepflegt werden können.

Alle vorhandenen Produktdaten sollen dabei aufbereitet, bereinigt und nach eCl@ss und proficl@ss klassifiziert werden. Für die Neuanlage von Produktdaten soll ein entsprechender Workflow abgebildet werden, um den wiederkehrenden Arbeitsaufwand zu minimieren.

Ein Hauptziel bei der Aufbereitung und Neuanlage der Produktdaten ist eine Trennung in beschreibenden Text (allgemeine und werbliche Aussagen zum Produkt) und den reinen technischen Daten (Länge, Breite, Höhe, Traglast etc.), um den Erstellungs- und Pflegeaufwand aber vor allem auch den Umfang der Übersetzungen zu minimieren. Derzeit vorhanden ist neben deutschen Produktdaten noch eine holländische Sprachvariante. Zukünftig soll neben Englisch auch Spanisch und Französisch oder bei Bedarf osteuropäische Sprachen realisiert werden.

Eine Hauptnutzung der strukturierten und klassifizierten Produktdaten ist die Erstellung von elektronischen Katalogen vorzugsweise im Format BMEcat. Weiterhin soll ein eigener Online-Shop erstellt werden, der wiederum auch Fachhändlern ohne eigenen Shop zu Verfügung gestellt werden kann (Multishop-System).

Letztendlich sollen den Fachhandelspartnern qualitativ hochwertige, standardisierte und klassifizierte Produktdaten in den entsprechenden Sprachen und den erforderlichen Formaten wie BMEcat, csv, Excel oder kundenspezifisch Formaten übergeben werden.

Das Projekt

Das hier beschriebene Projekt umfasst die Erstellung einer medienneutralen Produktdatenbank bzw. PIM-Systems inklusive aller erforderlichen Schnittstellen und Workflows sowie der Erstellung eines Multishop-Systems. Die Basis dazu liefert das Shop-System Magento.

Führendes System für die Verwaltung der Produktdaten wird die medienneutrale Produktdatenbank in der jeder Artikel eine sogenannte „neutrale Artikel-Nr.“ erhält. In diese Datenbank erfolgt die Erstbefüllung der vorhandenen Daten, die im Vorfeld so weit wie möglich bereinigt und mit technischen Daten und werblichen Texten angereichert werden sollen.

Alle betriebswirtschaftlichen Daten (Lieferkonditionen, Preise etc.) werden im Warenwirtschaftssystem gepflegt. Da auch einige Partnerunternehmen und Auslandsniederlassungen Instanzen bzw. Mandanten der Warenwirtschaft nutzen, existieren in der Warenwirtschaft mehrere Mandanten nebeneinander. Das bedeutet, dass die neutralen Produktdaten über eine entsprechende Schnittstelle in diese Mandanten der Warenwirtschaft exportiert und dabei um die entsprechenden Daten (Mandantenbezogene Art.-Nr. etc.) ergänzt werden müssen. Ebenfalls müssen für die mandantenbezogenen Online-Shops Daten auch zurück in das PIM-System gespielt werden.

Wichtig dabei ist, dass die medienneutrale Datenbank auf einen Webserver läuft und das mit einen entsprechenden Rechte- und Rollensystems gewährleistet werden kann, die Arbeit an den Produktdaten auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Insbesondere für Übersetzungsarbeiten können die Mitarbeiter in den entsprechenden Auslandsniederlassungen mit eingebunden werden.

Für den Im- und Export von Artikeldaten stehen zwei Systeme zur Auswahl für die im Laufe des Projekts die endgültige Entscheidung getroffen werden muss. Diese Tools erleichtern die Aufbereitung von z.B. durch Lieferanten zur Verfügung gestellter Daten (Mapping auf die eigene Datenstruktur) sowie ebenfalls den Export als z.B. BMEcat in der vom Kunden gewünschten Datenstruktur.

Am Ende des Projekts soll auf Basis der Produktdaten ein Online-Shop System erstellt werden, das auch Fachhändlern ohne eigenen Shop zur Verfügung gestellt werden soll. Die Online-Shops sollen in allen bis dahin verfügbaren Sprachen erstellt werden können.

Der Nutzen

Vom Einsatz einer medienneutralen Datenbank bzw. eines PIM-Systems erwartet PROTAURUS eine deutliche Steigerung der Qualität der Produktdaten, da diese nur noch an einer Stelle – unabhängig von Ihrer späteren Verwendung – erstellt bzw. gepflegt werden müssen. Durch die Datenhaltung in einer webbasierten Datenbank ist es sehr leicht möglich, die anfallenden Pflege- oder Übersetzungsarbeiten auf mehrere Mitarbeiter, die ggf. auch z.B. in einer Auslandsniederlassung sitzen, zu verteilen.

Die strukturierte Aufarbeitung aller Produktdaten und die Trennung von technischen Daten (Sachmerkmalen bzw. Attribute) von dem beschreibenden (werblichen) Text vereinfacht den Pflege- und Übersetzungsaufwand erheblich. Produktbeschreibende Texte werden nur nach an einem einer Produktgruppe übergeordneten Artikel erfasst, gepflegt und übersetzt und auf alle darunter liegenden Produkte quasi vererbt.

Durch die Klassifizierung der Produkte nach eC@ss und proficl@ss werden Produktdaten deutlich aufgewertet (viele Fachhändler erwarten klassifizierte Produkte). Damit wird für die nahe Zukunft Wettbewerbsvorteile und langfristig die Sicherung der Marktposition erwartet. Gleiches gilt für die Erstellung von elektronischen Katalogen in den von unseren Kunden geforderten Formaten (BMEcat, csv, Excel, etc.)

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.12.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 5 Monaten.

Die Ausgangslage

PROTAURUS setzt das Warenwirtschaftssystem Timeline ein, in dem sowohl Kunden- als auch Produktdaten gespeichert werden. Auf Basis von verschiedenen Timeline-Instanzen (Mandanten) werden auch die Produkt- und Kundendaten von der PROTAURUS und angeschlossenen Partnern diesem System verwaltet.

Die derzeitige Website von PROTAURUS wird bei einem externen Provider betrieben und besitzt keine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem.

Produktdaten liegen teilweise granuliert in TimeLine vor und werden dort in Sachmerkmalsleisten (in PIMagento Attribut-Sets) und Sachmerkmalen (in PIMagento Attribute) strukturiert. Ein anderer Teil der Produktdaten liegt ausschließlich in den Layout-Dateien für die Printunterlagen vor.

Aktualisierungen der Produktdaten finden manuell in TimeLine statt. Eine zentrale, konsistente und medienneutrale Datenhaltung wird aktuell nicht betrieben. Neue Artikeldaten werden in Excel-Tabellen vorbereitet und in TimeLine importiert. Exporte sind nur im CSV-Format möglich und müssen je nach Verwendung manuell bearbeitet werden.
Die Produktdatenpflege erfolgt derzeit überwiegend durch eine Person. Organisatorisch sollen zukünftig auf Basis eines Rechte- und Rollenkonzeptes weitere Personen in die Produktdatenpflege integriert werden. Entscheidende Voraussetzung dafür ist es, dass diese Personen die Produktdaten nicht direkt in TimeLine oder vorgelagerten Dokumenten bearbeiten, sondern zentral in einer Produktdatenbank.

Die Zielsetzung

Damit die Produktdaten einheitlich verwaltet werden können, ist es notwendig ein System einzuführen, in dem alle Produktdaten zentral abgelegt werden. Dieses System würde nur noch die grundsätzlichen Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem beziehen. Die Anreicherung der Produktdaten würde dann dort erfolgen. Wichtig dabei ist, die Bearbeitung der Produktdaten auf mehrere Mitarbeiter verteilen zu können und ggf. auch Mitarbeiter in Auslandsniederlassungen für Übersetzungsarbeiten einsetzen zu können.

In einer weiteren Ausbaustufe sollten dann auch die Produktinformationen der angeschlossenen Partner aus dem "Forum Betrieb" integriert werden. Dabei besteht die Aufgabe darin Produktdaten von mehreren unterschiedlichen Herstellern in ein gemeinsames Format zu bringen, um diese Daten einheitlich dem Fachhandel zur Verfügung zu stellen.

- Erstellung klassifizierter Austauschformate
Um den Anforderungen des Fachhandels und der Großkunden gerecht zu werden, müssen Produktinformationen als klassifizierte Austauschformate bereitgestellt werden.

Als Klassifikationsstandard wird eCl@ss 6.2.1 und proficl@ss eingesetzt. Als Austauschformat hat PROTAURUS sich für das Format BMEcat entschieden. Diese Vorgaben werden am häufigsten von Fachhändlern an das Unternehmen herangetragen. Dabei muss im Detail auf die Forderungen der Kunden eingegangen werden können bzgl. Umfang der Produktinformationen.

Auch hier ist die Erweiterung der Aktivitäten in Hinsicht Partner "Forum Betrieb" als Ausbaustufe geplant, um auch innerhalb des Verbundes eine einheitliche Basis zu haben.

Das Ergebnis

Im Rahmen des PROZEUS Projektes wurden folgende Themen realisiert:

- Einführung Produktdatenmanagementsystems
Einführung eines Produktdatenmanagementsystems auf Basis von PIMagento, damit die Produktdaten einheitlich verwaltet werden können. Die bisherige Produktdatenpflege erfolgte in einem Warenwirtschaftssystem, welches zahlreiche Restriktionen in der Produktdatenpflege und auch in der Darstellung im Online-Shop mit sich brachte.

In PIMagento werden jetzt nur noch die grundsätzlichen Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem übernommen und dort dann um weitere Informationen ergänzt. Durch die Flexibilität von PIMagento können dort einfacher Massendatenbearbeitungen und individuelle Im- und Exporte vorgenommen werden. Ein weiterer Aspekt ist die Möglichkeit unabhängig vom Warenwirtschaftssystem beliebig viele Warengruppenstrukturen anlegen zu können, um somit für unterschiedliche Anforderungen (z.B. Exporte Datenaustauschformate, Navigationsstrukturen Online-Shop) zu erfüllen. Dies war bisher nicht möglich.

Ein weiterer Aspekt ist der, dass die Bearbeitung der Produktdaten jetzt auf mehrere Personen verteilt werden kann. Durch die Möglichkeit einfach per Browser auf PIMagento zugreifen zu können, ist das dezentrale Produktdatenmanagement nun einfach möglich.

- Erstellung klassifizierter Austauschformate
Um den Anforderungen des Fachhandels und der Großkunden gerecht zu werden, wurden die Produktinformationen als klassifizierte Austauschformate erarbeitet. Aufbauend auf den in PIMagento importierten und angereicherten Produktdaten wurde die Klassifikation vorgenommen.

Nach Diskussion und verschiedenen Tests, welcher Klassifikationsstandard bzw. -version den Anforderungen des Produktsortimentes am besten gerecht wird, wurde der Klassifikationsstandard eCl@ss 7.0 ausgewählt. Vorhergehende Versionen von eCl@ss haben nur unzureichende Möglichkeite geboten den Produkten eine passende Basisklassen-ID zu zuweisen.

- eProcurement-Portale, Online-Shop
Für die Erschließung weiterer Umsatzmöglichkeiten wurde ein Online-Shop realisiert, der direkt aus PIMagento befüllt wird. Über den Shop sollen B2B-Kunden angesprochen werden und vor allem auf Protaurus aufmerksam gemacht werden. Durch die umfangreichen Funktionen des Magento Online-Shops stehen zeitgemäße und vor allem nützliche Funktionen für die Nutzer des Shops zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit ist es die jetzt strukturierten und klassifizierten Produktdaten für spezielle eProcurement-Portale einzusetzen. Aufgrund der bisher fehlenden einheitlichen bzw. standardisierten Daten war dies nur begrenzt möglich.

Die Erfahrungen

Als große Herausforderung im Rahmen des Projektes stellte sich die Aufbereitung der Produktdaten heraus. Die bisher vorliegenden Produktinformationen im Warenwirtschaftssystem wurden überwiegend nur in einem Textfeld gepflegt. Somit standen die einzelnen Ausprägungen des Produktes anhand von Attributen nicht zur Verfügung. Dies führte dazu, dass diese Informationen nachbearbeitet werden müssen, damit die Produktinformationen möglichst granular für die unterschiedlichen Anforderungen zur Verfügung stehen. Generell führte diese Veränderung der Datenpflege auch zu einer Anpassung des Workflows, da nun auf andere Anforderungen eingegangen werden muss.

Durch einen unfallbedingten Ausfall der Projektleiterin bei Protaurus kam das Projekt temporär zum Stillstand, was wiederum zu einem erheblichen zeitlichen Verzug führte.

Im Rahmen des Teilprojektes der Klassifikation nach eCl@ss war zunächst die Unsicherheit, welche eCl@ss Version verwendet werden soll. Dabei ist zu beachten, dass einerseits eine Kompatibilität zu den Kundensystemen sichergestellt ist und andererseits sich die bestehenden Sortimente auch in den Basisklassen abbilden lassen. In Zusammenarbeit mit dem Dienstleister wurden auf Basis von ausgewählten Beispielprodukten verschiedene Versionen getestet, um zu analysieren, in welcher Version welche Möglichkeiten der Klassifikation bestehen.

Die Zukunft

In einer weiteren Ausbaustufe sollen die Produktinformationen der angeschlossenen Partner aus dem "Forum Betrieb" integriert werden und die gesammelten Erfahrungen aus dem Projekt an die Partner weitergegeben werden. Dabei besteht die Aufgabe darin Produktdaten von mehreren unterschiedlichen Herstellern in ein gemeinsames Format zu bringen, um diese Daten einheitlich dem Fachhandel zur Verfügung zu stellen.

Als weitere Alternative steht die Überlegung im Raum die gewonnenen Erkenntnisse nicht nur zu teilen, sondern auch konkrete Produktdatenbearbeitungen von Partnern, Lieferanten, Kunden, etc. zu übernehmen und das aufgebaute Know-how einzubringen.