Praxisberichte Einstieg in den elektronischen Datenaustausch (EDI) mittels standardisierter Nachrichten

Das Unternehmen

Die Mußler GmbH ist ein inhabergeführter Parfümeriefilialist mit Sitz in Stuttgart. Neben den gängigen Produkten und Marken der Beauty-Industrie, bietet Mußler seinen Kunden in fünf Filialen ein Exklusiv-Sortiment an klassischer und natürlicher Kosmetik an und baut das Angebot von in Deutschland nur selten erhältlichen Accessoires weiter aus. Derzeit beschäftigt Mußler ca. 30 Mitarbeiter und generiert einen Jahresumsatz von etwa 3,8 Mio. EURO.

Der Projektpartner

Coty Inc. ist einer der weltweit führenden Kosmetikkonzerne mit Sitz in New York und beschäftigt über 8.500 Mitarbeiter. Coty Deutschland mit Sitz in Mainz ist als Vertriebsorganisation für den deutschsprachigen Markt tätig. Grundsätzlich differenziert sich das Produktportfolio in Coty Prestige und Coty Beauty. Im Bereich Prestige werden höherwertige Produkte (wie z.B. Jill Sander, Marc Jacobs und Lancaster) vertrieben, während die Sparte Beauty eher den Massenmarkt im Fokus hat. Typische Marken in diesem Segment sind adidas, Esprit und Astor.

Das Projekt

In dem geplanten PROZEUS-Projekt sollen unternehmensübergreifende Prozesse mit Hilfe des elektronischen Datenaustausches (EDI) effizienter als bisher ablaufen. Insbesondere ist beabsichtigt den Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozess auf Basis standardisierter Nachrichtentypen zu automatisieren. Für diesen Zweck werden die jeweiligen Informationen im EANCOM®-Format (Version D.01B) zwischen Mußler und Coty ausgetauscht. Darüber hinaus wird eine Umgestaltung der Lagerlogistik angestrebt, um u. a. Wareneingänge zu optimieren und Out of Stock Situationen in den Filialen zu vermeiden.

Der Nutzen

Die jährlichen Bearbeitungskosten der Vorgänge lag vor Einführung des elektronsichen Datenaustausches bei 25.125 €. Nach Umsetzung des Projektes konnten diese um 50% reduziert werden. Unter Einbeziehung getätigter Investitionen (vor allem Softwareanpassungen in dem Warenwirtschaftssystem K.I.S.S.) und der durch die veränderten Prozesse reduzierten Out of Stock Situationen in den Filialen ergibt sich eine Amortisationszeit von 13 Monaten.

Der Zeitrahmen

Das Projekt lief von Mai 2009 – März 2010

Broschüre Mußler GmbH: "Schönheit auf Knopfdruck - EDI im Parfümeriefachhandel" (pdf)

Die Ausgangslage

Der derzeitige Bestellprozess wird durch Mußler in der Regel am Dienstag ausgelöst, mit dem Ziel die Ware am Ende der Bestellwoche zu erhalten. Die Bestellung erfolgt in der Regel per Fax, wobei bei wichtigen Aufträgen eine Bestellbestätigung eingefordert werden kann. Auf dem Bestellfax werden häufig handschriftliche Anmerkungen vorgenommen, welche zu Nachfragen und Missverständnissen führen können. Die generierten Faxe werden manuell in eine offene Bestellliste überführt und nach der Warenvereinnahmung „gestrichen“.

Derzeit erfolgt keine Warenavisierung durch Coty, womit nicht gewünschte Effekte quasi vorprogrammiert sind. Da die Anzahl der zu erwartenden Versandeinheiten im Wareneingang nicht bekannt sind, ist auch kein flexibler Personaleinsatz möglich. Im Wareneingang wird durch ein Übernahmeprotokoll die vereinnahmte Ware quittiert.

Der Rechnung wird derzeit per Briefpost abgewickelt, falls die Rechnung nicht bei der Ware liegt. Die eingehenden Rechnungen werden mit den Bestellungen abgeglichen und manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben.

Die Zielsetzung

• Einstieg in den elektronischen Datenaustausch (EDI) mittels standardisierter Nachrichten und Ausweitung auf weitere Kundenkreise. Mußler strebt dabei eine Vorreiterrolle im Bereich eBusiness für den Parfümeriefachhandel an.
• Steigerung der Kundenzufriedenheit und Verbesserung der Beziehung zum Geschäftspartner Coty. Derzeit läuft der Bestellprozess vollständig manuell ab. Desgleichen die nachgelagerten Prozesse wie beispielsweise die Rechnungserstellung (siehe Ausgangslage).
• Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch beschleunigte Verarbeitung des
• Produktiverer Einsatz von Mitarbeitern durch Zeiteinsparungen (Vermeidung manueller Eingabetätigkeiten in die Systeme)
• Kostenreduzierung (durch mögliche Verringerung der Lagerbestände im Zentrallager)
• Fehlerfreie Übermittlung und Weiterverarbeitung der ausgetauschten Daten. Nachfragen und Reklamationen werden signifikant sinken.

Broschüre Mußler GmbH: "Schönheit auf Knopfdruck - EDI im Parfümeriefachhandel" (pdf)

Für die Parfümerie Mußler ist das erfolgreich abgeschlossene Projekt ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft: Auf der Basis von EANCOM hat das Unternehmen seine gesamte auftragsbezogene Kommunikation optimiert und seine logistischen Prozesse effizienter gestaltet. Das Projekt ist aufgrund seiner Wichtigkeit und Ausstrahlung für die gesamte Branche mit dem 3. Platz des PROZEUS Unternehmerpreis 2010 ausgezeichnet worden.

Broschüre Mussler GmbH: "Schönheit auf Knopfdruck - EDI im Parfümeriefachhandel" (pdf)