Praxisberichte Aufbau einer standardbasierten medienneutralen Datenbank und Prozessoptimierung durch Angebotskonfigurator, CRM und Portal

Das Unternehmen

Bei jedem Produkt und jeder Dienstleistung steht bei Martin Elektrotechnik der Mensch im Mittelpunkt. Das Unternehmen hat sich auf Technik spezialisiert, die im Pflegebereich eingesetzt wird. Schon seit einigen Jahren stellt die Firma ein Dementenschutzsystem, das Dieter Martin, Geschäftsführer der Firma Martin entwickelt hat. Dieses Produkt dient den Menschen, insbesondere Demenzkranken, indem es Lebensprozesse im Alter unterstützt und ein Leben zu Hause, oder ein sicheres Leben in Einrichtungen vereinfacht.

Die Ziele

Zur Verwaltung der produktspezifischen Daten und Informationen möchte Martin Elektronik eine medienneutrale Datenbank aufbauen und als Basis für die Erzeugung verschiedener Medien benutzen. Grundlegend geschieht die Produktanlage im ERP System, dieses gilt auch für die Klassenzuweisung nach eCl@ss. Die Auswahl des ERP Systems ist bereits erfolgt, mit der Einführung wurde bereits begonnen.

Die medienneutrale Datenbank bietet die folgenden grundlegenden Eigenschaften:
• Produktstrukturierung und -klassifizierung (auch mehrfach)
• Beschreibung durch standardisierte und eigene Merkmale
• Verwaltung von zusätzlichen Daten wie Bildern, Zeichnungen, etc.
• Aufbau von Relationen zwischen Produkten
• einfache Pflege der Produktdaten über Excel

Das Projekt

Aus der medienneutralen Datenbank werden die folgenden Medien erstellt:
• Aufbau eines Online Kataloges (Ausbau zu einem Online Shop mit Bestellmöglichkeit, Anbindung an das ERP System zur Übergabe von Anfragen aus dem Online Katalog an das ERP System)
• Erstellung eines elektronischen Kataloges (Katalogaustauschformat: BMEcat 1.2 sowie 2005, Klassifikationsstandard: eCl@ss 6.x)
• Erzeugung von pdf Datenblättern
• Bereitstellung der Daten sowie des Beziehungswissens für den Anfragekonfigurator
• spätere Erzeugung des Printkataloges

Der Nutzen

Martin Elektronik bewirbt seine Produkte über unterschiedliche Medien. Kunden können sich dabei über einen Online Produktkatalog mit Shop, der in ein Content Management System (CMS) integriert ist, über Produkte informieren und einzelne Produkte direkt bestellen. Aktuelle Produkte stehen hier auch kurzfristig zur Verfügung. Weiterhin können Kunden elektronische Produktdatenkataloge anfordern, und so einfach die benötigten Daten in ihre Systeme übernehmen.
Zusätzlich können Kunden mit Hilfe des Angebotkonfigurators Ihre Anforderungen eigenständig ermitteln. Händler werden besser integriert und können den Angebotskonfigurator mit ihren Konditionen sowie Angeboten in ihrem Layout nutzen. Durch die Fremdintegration kann der Konfigurator auch bei anderen Unternehmen als „eigene“ Lösung eingesetzt werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im November 2010 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Das Unternehmen Martin Elektronik GmbH bewirbt seine Produkte durch einen Internetauftritt der auf dem Open Source Content Management System Joomla 1.5 basiert. Die Martin Elektronik GmbH bietet hauptsächlich Systemlösungen für Haushalte und Pflegeeinrichtungen und keine Einzelprodukte an. Es gibt einen einfachen Online Katalog der die Systemlösungen beschreibt und einen Online Shop für einige wenige Einzelprodukte. Ein automatisierter Anfrageprozess ist bisher noch nicht vorhanden, die Angebote werden mühsam von Hand auf Basis einer Excel Vorlage er-stellt.
Papierkataloge entstehen auf Excel Basis und PDF Datenblätter werden ebenfalls von Hand erzeugt. Anfragen bezüglich elektronischer Kataloge und klassifizierte Daten können zur Zeit noch nicht beantwortet werden.
Das vorhandene ERP System ist unzureichend in seinem Funktionsumfang. Eine Anpassung ist sehr kostenintensiv. Aktuell wird auf ein neues ERP-System AvERP umgestellt. Hierbei handelt es sich um eine Open Source Lösung welche flexibler ist und eine Vielzahl von Erweiterungsmöglichkeiten bietet.

Die Zielsetzung

In der medienneutrale Datenbank werden die Daten für alle Ausgabemedien gehalten. Grundlage für die Pflege dieser Daten bietet die Software Class.Room. Dieses bietet erhebliche Vorteile bei der Pflege der Daten, gerade im Bereich des Katalogmanagements und Klassifikationsdaten.
Neben dem Standard eCl@ss bietet das PIM System die Möglichkeit eigene Klassifikationen und Sichten (auch auf Standards) zu definieren.
Durch die Anbindung an das ERP System müssen Daten nur an einer Stelle gepflegt werden, nämlich dort, wo sie entstehen.

Der Online Katalog dient dem Kunden als Informations- und Bestellmedium. Er wird mit Daten aus der medienneutralen Datenbank gefüttert. Die Grundlage des Katalogs bietet das Modul Class.View aus der Software Class.Room.
Preise und Lieferzeiten (auch händlerspezifisch) die im Katalog / Shop angezeigt werden, kommen aus dem ERP System und werden somit ebenfalls nur an der Quelle gepflegt / erfasst.

Die medienneutrale Datenbank dient auch der Bereitstellung von Daten für die PDF Datenblätter. Aus dem PIM System lassen sich für die einzelnen Produkt Datenblätter generieren. Ebenso ist es möglich das der Benutzer im Onlinekatlog live Datenblätter zu den Produkten generieren kann.
Mit Hilfe von Class.Room können BMEcat Kataloge generiert werden. Es stehen die Versionen 1.2 und 2005 zur Verfügung.
Class.Room bietet ebenfalls die Datenbasis für die Erzeugung von Printkatalogen. Dieses Thema wird jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt betrachtet.

Das Ergebnis

Etwa 9 Monate nach Beginn des Projektes "Prozessoptimierung durch die Einführung eines Produktdatenmanagements" ist das Unternehmen Martin Elektronik einen großen Schritt vorangekommen. Waren eBusiness, Produktdatenmanagement und Angebotskonfigurator vorher eher "Fremdworte", so stehen jetzt ausgezeichnete Lösungen zur Verfügung, die sich einerseits sehen lassen können, und zudem einen klaren Wettbewerbsvorteil bieten.

Das eingeführte PIM-System Class.Room (Class.Ing) verwaltet nun alle relevanten Produktdaten und bietet eine einheitliche Basis auch für den Angebotskonfigurator (s.u.). Durch die Kopplung zum ERP System werden Stamm- und Produktdaten nur einmal gepflegt und zwar bei ihrer Entstehung. Die Arbeitsweisen wurden über einfache Workflows abgebildet. Das PIM-System stellt jetzt auch die Verwaltungssoftware von Bildmaterial etc. dar.

Die Produkte von Martin Elektronik werden nicht als Einzel-Artikel, sondern in unterschiedlichen Lösungspaketen angeboten. Der Online-Katalog bietet dem Anwender die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick über die Lösungen zu verschaffen, und die Lösungen auch anzufragen bzw. zu bestellen. Dieses gilt auch für Ersatzteile oder Produkte, die monatliche Kosten verursachen. Die Pflege geschieht mittels flexibler Strukturen und kann durch Martin Elektronik selbst angepasst werden. Zu einzelnen Artikeln kann eine Detailseite angezeigt und gedruckt werden.

Auch Anfragen nach elektronischen Katalogen kann nun positiv entgegnet werden. Aus Class.Room können BMEcat Kataloge mit individuellen Preisen und Bildern in den Versionen v1.2 und 2005 bereitgestellt werden. Dazu wird die im ERP System gepflegte Klassifizierung nach eCl@ss 6.2 verwendet, die im PIM-System mit den entsprechenden Klassifizierungsdaten angereichert wird. Die Erzeugung des BMEcat erfolgt schnell und unkompliziert.

Das Highlight der eBusiness Lösung stellt jedoch der Angebotskonfigurator dar. Über ein im PIM-System flexibel pflegbares Regelwerk können die Bedürfnisse des Anwenders einfach abgefragt werden. Als Ergebnis stehen aber nicht nur die beantworteten Fragen zur Verfügung sondern auch die mit den Antworten verknüpften Produkte und das Ganze in 3 Ausführungen: Über die Angebotskonfiguration werden automatisiert 3 Angebote unterschiedlicher Komplexität erzeugt. Eine integrierte Angebotsverwaltung ermöglicht die Verwaltung der Angebote sowie auch deren Erweiterung bzw. Anpassung im Rahmen der Prüfung. Der Angebotskonfigurator kann auch Händlern individuell zur Verfügung gestellt werden. Für die nachfolgende Bearbeitung wurde ebenfalls ein Prozess erstellt.

Die Erfahrungen

Der Blickwinkel auf das eigene Produktangebot hat sich verändert. Während man sich früher als Produktanbieter verstand, sieht man sich nun eher als Lösungsanbieter. Dieses schlägt sich auch auf die erstellten eBusiness Applikationen nieder: Der Online Katalog stellt Lösungen zur Verfügung und nicht nur einzelne Artikel, und über den Angebotskonfigurator werden vom Anfragenden Informationen zu seiner Lösung abverlangt. Bei der Betrachtung des Leistungsportfolios war Class.Ing ein guter Partner, mit dem alle aufkommenden Fragen zielgerichtet diskutiert werden konnten.

Die Einführung des PIM-Systems, des Online Kataloges und auch des elektronischen Kataloges wurden zeitgrecht und problemlos durchgeführt. Da parallel auch ein neues ERP-System eingeführt wurde, kam es an verschiedenen Stellen zu Problemen. Letztendlich wurden diese jedoch in der Kommunikation und auch in der Umsetzung gelöst. In der Nachbetrachtung war die Einführung beider Systeme eine sehr große Herausforderung, die nicht nur Zeit und Nerven gekostet hat.

Eine große Herausforderung war die Abbildung des Regelwissens für den Angebotskonfigurator in einem Regelwerk. Es war nicht einfach, das "Kopfwissen" in geeignete Strukturen zu gießen, und diese dann auch geeignet in einer Regelstruktur abzubilden. Trotz intensiver Planung mussten hier während des Projektes Anpassungen am Regelwerk und auch an der Applikation durchgeführt werden, um bestimmte Fragestellungen überhaupt abbilden zu können.

Insgesamt hat das Projekt einen großen Mehrwert für das Unternehmen erzielt. Durch die Analyse verschiedener Prozesse konnten auch intern einige Arbeitsweisen optimiert werden. Denn obwohl es sich augenscheinlich um ein Softwareprojekt handelte, gab es sehr viele Einflüsse auf das Unternehmen selbst.

Die Zukunft

Zunächst wird Martin Elektronik erst einmal Erfahrungen mit dem System sammeln und beobachten wie dieses System am Markt ankommt. Bisher wurden die verschiedenen eBusiness Komponenten intern und mit ausgewählten Anwendern begutachtet.

Speziell der Angebotskonfigurator stellt ein "lebendes System" dar, welches sich ständig weiter entwickeln wird. Hier wird das Regelwissen sukzessive erweitert, um so zu einem optimalen System zu kommen.

Bereits konzipiert wurde der Vernetzungsansatz: Die Produkte von Martin Elektronik werden auch von Händlern vertrieben, und die Montage geschieht durch entsprechende Installationsbetriebe. In einem nächsten Schritt sollen die regionalen und leistungsorientierten Beziehungen analysiert und in einem ergänzenden System abgebildet werden. Dieses Vorgehen ermöglicht Martin Elektronik ebenfalls eine starke Prozessverbesserung der internen Arbeit, denn beispielsweise das Finden geeigneter Installateure beruht heute auf "Kopfwissen" und ist sehr aufwendig.

Insgesamt blickt Martin Elektronik, hinsichtlich eBusiness, sehr positv in die Zukunft, da man für die nächsten Jahre sehr gut vorbereitet ist und etliche Mitbewerbsvorteile besitzt.