eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

3 Implementierungsphase Installation der Software, Anpassungs- und Schnittstellenprogrammierung, Anpassung der internen Organisation

Durchführung geplant für Dezember 2006
Start 15.09.2006
Ende 30.11.2007

Stand: 30.11.2007
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

Installation durchgeführt - Anpassung folgt

Die Software wurde installiert. Die notwendigen Anpassungen wurden im November und Dezember 2006 begonnen und sind noch in Arbeit.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
21.06.2007: Installation Software-Tools

Die Grundsoftware wurde mit vierwöchiger Verspätung aufgespielt. Funktionserweiterungen zur Verbesserung der internen Abläufe sind für Mitte November 2006 geplant. Der Stammdatenabgleich ist in Arbeit. Die Grundmodule funktionieren in der vorgegebenen Rechnerumgebung problemlos. Es muss noch ein schnellerer Internetzugang geschaltet werden.
Im November 2006 wurden Funktionserweiterungen der Software installiert. Der Stammdatenabgleich ist in Arbeit. Produktklassifikation und Katalogaufbau sind forciert angegangen. Interne Abläufe, beginnend mit Telefonnotiz bei der Auftragsannahme, befinden sich im Test. Die ersten Kataloge von Gienger, Richter + Frenzel, G-Hoffmann im Datanorm-Format sind integriert. Die Klassifikationsarbeiten ergänzen die Katalogdaten. Kataloge von Delker (Werkzeuge) und Rotert (Arbeitschutz etc.) sind hinterlegt und für beispielhaften Nachrichtendurchlauf im Test.
Der interne Aufwand wurde für Anwenderbetreuung und Erfassung von Anpassungswünschen genutzt. Der erhöhte Aufwand gegenüber dem Plan resultiert aus den Schwierigkeiten der Übernahme der DataNorm-Daten in die BMECat-Struktur des Portals. Hier mussten einige Abstriche gemacht werden. Die auf separaten Bildpreislisten verfügbaren Bilder sind zu speicherintensiv (tiff) und erschweren das Kataloghandling. Auf die Integration von Bilddaten dieser Formate wird daher verzichtet. Technisch ist die Integration von Bilddaten im geeigneten Format kein Problem und kann später nachgerüstet werden.

20.07.2007: Anpassungsprogrammierung

Erste Screenshots der erweiterten Grundfunktionalität für das Portal wurden bereitgestellt (Telefonnotiz, Auftragsannahme, Zugriff auf die Stammdaten, optionale Anbindung externer Adreßverzeichnisse, Wiedervorlagefunktionen, Grundlagen zur Leistungserfassung, Zusammenstellung der Arbeiten und Materiallieferungen für die Zusammenstellung der Abrechnungsdaten). In Funktionstests vor Ort müssen diese Funktionalitäten nach der Installation ausprobiert und ggf. angepasst werden.
Die Zusammenarbeit der beteiligten Entwickler funktionierte reibungslos. Die durchdiskutierten Geschäftsabläufe wurden integriert. Die Formulare wurden auf Basis der übergebenen Papierdokumente erstellt.

Im November und Dezember 2006 erfolgte die Anpassung der Schnittstellen für Katalog-Upload und -Download. Teilweise existieren veraltete Katalogformate der Materiallieferanten. Die Konvertierung nach BMEcat wurde teilweise geleistet. Übernahme in das Portal im Test. Problematisch waren zum Teil Funktionsbeschränkungen der Altsysteme bei Luksch-Service. Hier fehlten teilweise Übergabe-Interfaces, teilweise auch Funktionen. Anpassungen dieser Systeme wäre zu aufwendig, daher wurde der Parallelbetrieb Papier – elektronisch vorgeschlagen. Der Erfahrungsgewinn aus dem Parallelbetrieb sollte sich durch zu integrierende Zusatzfunktionen im Portal kompensieren lassen.
Eine Anpassung des Formulardesigns für das Bestellformular und die Folgeformulare im Bestellkreislauf wurden geprüft. Aufgrund der Speicherproblematik (Zugriffsperformance) von individuellen Formulardesigns wurde dies zurückgestellt. Es wird auf die Standardformulare zurückgegriffen, da sie für den Datenaustausch ausreichend sind. Bei maschineller Verbindung erfolgt die Datenübertragung direkt zu den Systemen und nicht über Web-Formulare. Das angedachte Formularlayout als Abbild der bestehenden Formulare ist zu speicherintensiv - insbesondere für die Beteiligten, die das Web-Interface nutzen und selbst in der Regel systemseitig nicht gut ausgestattet sind.

25.05.2007: Anpassung der Ablauforganisation und der internen Prozesse

Im Rahmen der Beispieldurchläufe von Bestellungen und Abrechnungen für Montageaufträge (kundenseitig) und Materiallieferungen und Montageleistungen (lieferseitig) sind wichtige Erkenntnisse gewonnen worden für die Anpassung der Abläufe. Die angestrebte durchgängig beleglose Arbeitsweise wird im Handwerksbereich allerdings Fiktion bleiben. Analog zum Transportwesen (Lieferschein) muss auch im Dienstleistungssektor immer parallel Papier erzeugt werden können, bspw. für den Montageauftrag vor Ort auf der Baustelle oder den Raparaturbericht/Arbeitsnachweis.

Die versuchsweise Einführung einer durchgängig beleglosen Datenkette hat sich nicht bewährt. Die den Monteuren überlassenen Leihgeräte eines PC-Herstellers (Tabletts mit integriertem Drucker Canon BN750) waren zu empfindlich für den rauen Montagebetrieb und auch preislich unattraktiv.

Auch das Einlesen der Daten von Einbauteilen aus Hersteller- bzw. Händlerkatalogen per Barcode-Scanning ist noch nicht die Lösung. Die Barcodes sind zu schmutzempfindlich, das verringert die Auslesequote. Die erforderlichen Nacharbeiten zehren den Zeitgewinn wieder auf.

Es bleibt vorerst bei der bisherigen Verfahrensweise. Die Auftragszettel und die Reparaturberichte werden bei Luksch-Service in das Portal übertragen.

Aufgrund der geschilderten Hemmnisse im praktischen Betrieb muss dieser Teilschritt verlängert werden. Die Anwenderakzeptanz soll aufgrund längerer Erfahrung im Umgang und Handling der Systeme gesteigert werden. Durch den parallelen Papierdurchlauf sind Befürchtigungen um Datensicherheit und -verfügbarkeit zu zertreuen. Es muss mit einer längeren Versuchsphase gerechnet werden, bis die Erkenntnisse sich in organisatorischen Konsequenzen niederschlagen können.

21.08.2007: Schnittstellenprogrammierung zu externen Systemen

Die Portalschnittstellen sind integriert. Die Interfaces zu Fremdkatalogen und Inhousesystemen (z.B. SAP) der Kataloganbieter sind über OCI-Standard realisiert. Katalogdatenaustausch und -aktualisierungen zu Material- und Leistungslieferanten ist technisch möglich. Teilweise wegen veralteter bzw. proprietärer Katalogformate (Datanorm, Eldanorm, etc.) zu aufwendig. Interface zu Kunden- und Lieferanten-Systemen sind verfügbar (Connectoren im CSV-Format, SAP-Business-Connector).

Fehlende Import- und Export-Schnittstellen der verwendeten Handwerkersysteme machten die Integration in die Inhouselandschaft von Luksch-Service zu aufwendig. Paralleles Arbeiten mit Medienbrüchen wird für eine Übergangszeit in Kauf genommen. Die Daten im Portal werden stufenweise aufgebaut. Ein Übergang auf neue Inhousesysteme bei Luksch-Service in 2008 wird das Problem lösen.