1 Planungsphase Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Durchführung geplant für August 2006
Start 15.07.2006
Ende 29.08.2006
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Pflichtenheft plangemäßig fertiggestellt
Eine umfangreiche und gut organisierte Ist-Analyse zahlte sich bei der Erstellung des Pflichtenhefts aus.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Das Projekt wurde durch Aufsetzen der konkreten Planung für alle Beteiligten gestartet. Es wurden Kick-Off-Workshops vorbereitet, Tools und Methoden festgelegt, Organisatorisches und personelle Ressourcen geplant.
Die Ausgangssituation wurde im Team geklärt und die Ziele diskutiert. Daraus wurde ein konkreter Projektplan mit Arbeitspositionen, Verantwortlichkeiten und Terminen entwickelt. Der Terminabgleich zwischen dem Projektteam und dem externen IT-Dienstleister gestaltete sich als schwierig.
Für das weitere Vorgehen wurden die Prioritäten festgelegt:
Es musste entschieden werden, ob zuerst die interne Integration von geplantem Portal und vorhandenen Systemen oder der Aufbau der Katalog- und Shopfunktionalitäten umgesetzt werden sollte. Nach längerer Diskussion entschied man sich für die interne Integration zur Verbesserung der bestehenden Arbeitsabläufe. Erst danach soll der Aufbau der Katalogfunktionen erfolgen.
Die vorhandenen Papierformulare, Arbeitsmittel und Anwendungssysteme wurden gesichtet. Gespräche mit Softwareanbietern der vorhandenen Handwerkersysteme und der Buchhaltung wurden vorbereitet.
Es wurden mögliche Partner zur elektronischen Belegabwicklung sowie zum Katalogaufbau angesprochen und gewonnen. Die Möglichkeiten zur Anbindung der vorhandenen Systeme wurden mit den Softwarelieferanten für Handwerkersoftware und dem Lieferanten des Buchhaltungsprogramms geklärt.
Die Terminkoordination war schwierig und kollidierte häufig mit dem Tagesgeschäft. Bei den Mitarbeitern gibt es noch wenig konkrete Vorstellungen über die Inhalte der geplanten Systeme. Die interne und externe Aufklärungsarbeit staltet sich als mühsam. Trotz allem wurde für dieses Arbeitspaket ein Tagewerk weniger verbraucht als geplant.
Die erforderlichen Unterlagen aus der Projektplanung und Arbeitsbesprechungen wurden zusammengestellt und für das Pflichtenheft anhand des Muster-Pflichtenhefts umgesetzt. Die Inhalte wurden abgestimmt: Analyse Ist-Situation, Formulierung der Ziele, Quantifizierung der Ziele, Beschreibung der Wege und Mittel zur Zielerreichung. Die Konkretisierung der Ziele und Abgleich mit den Planzahlen war aufwändig. Bisher existierte keine systematische Geschäftsplanung, nichtplanbares Tagesgeschäft in der Regel überwiegt. Die Formulierung der Zukunftsanforderungen war für einen Handwerksbetrieb als kreativer Akt eine neue Erfahrung.
Aufgrund der guten Vorarbeiten aus der Ist-Analyse konnte mit dem Pflichtenheft früher begonnen werden. Die Pflichtenheftpunkte konnten zügig bearbeitet werden. Die Erstellung des Pflichtenhefts erfolgte termingerecht zum 31.08.2006. Die eingeplanten Nacharbeiten konnten entfallen, das Zeitbudget konnte teilweise zu Gunsten der Umsetzung der Pflichtenheftanforderungen verwendet werden.
Für die Erstellung eines detaillierten Zeit- und Kostenplans wurden die Projektarbeiten zeitlich geplant und wichtige Termine geklärt. Projektbegleitende Tätigkeiten wie Statusreports erstellen und Aufwandserfassung wurden dabei berücksichtigt. Die Verzögerungen bei einzelnen Arbeitspaketen konnten aufgefangen werden. Die Phase der zähen analytischen Arbeiten ist im wesentlichen abgeschlossen. Jetzt geht die Umsetzung in Software und angepasste Abläufe mit diesen Vorarbeiten zügig voran.
Wesentlich für die weitere Entwicklung wird die jetzt auf Mitte November terminierte Installation des Portals sein. Anhand der Funktionstests für die internen Abläufe und die Anbindung der vorhandenen Handwerker-Software sollen wesentliche Prozessverbesserungen erreicht werden.
Damit sind dann die Voraussetzungen geschaffen für die Integration der Partner- und Artikelstammdaten und für das Aufsetzen der Shopfunktionen.
