Praxisberichte Aufbau eines Dienstleistungs-Portals zur Anbindung von Kunden und Lieferanten

Das Unternehmen

Das 7-Mann-Unternehmen aus München ist als Meisterbetrieb im Bereich Bäder, Sanitärinstallationen und Rohrreinigungs-Service tätig. Neben Hausverwaltungs- und Hotelservice werden auch Dienstleistungen für Industrie-, Büro- und Gewerbeimmobilien angeboten.

Die Ziele

Ziel des Projektes war die Integration der am Bau beteiligten Dienstleister (Planer, Baufirmen) der Handwerker der einzelnen Gewerke sowie der Materiallieferanten und die Beseitigung der bisherigen Medienbrüche im Belegaustausch mit Hilfe des M-DIZ Portals.
Hierzu sollten alle Beteiligten stufenweise über alle Phasen des Baugeschehens einbezogen werden können - von der Projektentwicklung über Planung und Bau bis hin zum Betrieb, also der Instandhaltung, der Sanierung, der Umnutzung. Für Immobilien als langlebige Wirtschaftsgüter sollte mit Hilfe des M-DIZ-Portals eine phasenübergreifende Leistungsbündelung mit medienbruchlosem Belegaustausch bei Errichtung und Betrieb von Immobilien ermöglicht werden. Mit Hilfe des M-DIZ-Portals sollte soweit möglich eine Integration des Belegaustauschs in Planung und Ausführung bei Neubau und Sanierung von Immobilien und Anlagen erreicht werden. Dabei wurden im Rahmen des Projektes mit dem M-DIZ-Portal zunächst die ausführenden Gewerke integriert. Im Verlaufe der späteren Nutzung des Portals sollten stufenweise alle am Baugeschehen Beteiligten einbezogen werden können. Und dies über alle Phasen des Baugeschehens: Errichtung, Nutzung, Instandhaltung/Sanierung.

Das Projekt

1. Einrichtung eines Handwerkerportals (M-DIZ-Portal) zur Integration von Leistungsverzeichnissen und Material-Katalogen
2. Leistungsverzeichnisdaten in BMEcat-Struktur gemäß GAEB- und STLB-Klassifikation
3. Artikeldaten in BMEcat-Struktur gemäß eCl@ss/Bauclass-Klassifikation (bei Bedarf Mapping auf ETIM oder proficlass)
4. Belegaustausch über das geplante Handwerker-Portal des M-DIZ mittels openTRANS

Der Nutzen

Mit dem M-DIZ-Portal sollte die Grundlage geschaffen werden, die wachsenden Aufgaben kostengünstiger abzuwickeln. Über die elektronische Anbindung von Kunden sollten langfristige Bindungen aufrechterhalten werden, die auch eine Senkung von Prozesskosten bei den Kunden erreichen sollte. Verständigungsprobleme aus Telefonaten, schlecht lesbare Faxanfragen, falsche Artikelangaben und sonstige Fehler sollten durch elektronischen Nachrichtenaustausch vermieden werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im Dezember 2007 größtenteils abgeschlossen. Die Nacharbeiten durch Schnittstellenprobleme zu Altsystemen werden sich noch bis ins Jahr 2008 erstrecken, bis alle Altsysteme durch neue Systeme ersetzt wurden.

Die Ausgangslage

Die steigenden Kosten der Auftragsbearbeitung, gerade auch bei Kleinaufträgen einerseits und die aufgrund des Wettbewerbsdrucks im Handwerk sinkenden Auftragssummen pro Auftrag andererseits bereiten somit immer mehr Probleme. Analog zum C-Artikel-Management im Güterbereich, wird also besonders bei Verwal-tung und Abwicklung des steigenden Aufkommens von Kleinreparaturen nach Lösungen gesucht. Hier lie-gen demzufolge noch erhebliche Kostensenkungspotentiale – und zwar sowohl in der Abwicklung mit ge-werblichen (B2B) wie mit privaten Kunden (B2C).

Die Zielsetzung

Mit dem geplanten M-DIZ-Portal sollen die innerbetrieblichen Medienbrüche zwischen allen an der Auf-tragsabwicklung im Handwerk beteiligten Systemen und Mitarbeitern überwunden werden. Darüber hinaus soll einerseits der firmenübergreifende Workflow zu Materiallieferanten und andererseits zu den beauftra-genden Kunden und zur Baustelle optimiert werden.

Das Ergebnis

Das Projekt konnte nicht vollständig abgeschlossen werden, da die bestehenden Altsysteme viele benötigten Schnittstellen und Funktionen nicht zur Verfügung stellten. Das neue Portal kann daher erst nach vollständigem Austausch der Altsysteme komplett integriert und final getestet werden.
Dennoch wurden zahlreiche Lieferantenkataloge integriert, Test-Angebote und -Bestellungen durchgeführt und Kunden an das Portal angebunden.

Eine großes Hindernis stellte bei der Integration von Katalogdaten der fehlende Standardeinsatz dar: Die im Handwerk, auch im Sanitärbereich, überwiegend verwendeten Katalogformate erschweren die Katalogdatenaufbereitung. Der BMEcat-Standard ist hier noch zu wenig verbreitet. Auch die Integration von Klassifikationssystemen (eCl@ss) fehlt häufig oder die Pflege von eCl@ss-Nummern ist unvollständig. Eine Integration von bau:class oder ETIM etc. ist überwiegend noch offen. Die fehlenden Standards erschweren die Suche über den Klassifikationsschlüssel für Hersteller- bzw. Anbietervergleiche.

Die Erfahrungen

Die STLB- und GAEB-Strukturen sind für den täglichen Handwerkseinsatz noch wenig geeignet. Sinnvoll sind sie jedoch für die geplante Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen sowie für die eigene Vergabe von Teilleistungen an Subunternehmer.
Im Rahmen der Beispieldurchläufe von Bestellungen und Abrechnungen für Montageaufträge (kundenseitig) und Materiallieferungen und Montageleistungen (lieferseitig) wurden wichtige Erkenntnisse gewonnen: Die angestrebte durchgängig beleglose Arbeitsweise wird im Handwerksbereich (zunächst noch) Fiktion bleiben. Im Dienstleistungssektor muss immer parallel Papier erzeugt werden können, bspw. für den Montageauftrag vor Ort auf der Baustelle oder den Reparaturbericht/Arbeitsnachweis.
Die versuchsweise Einführung einer durchgängig beleglosen Datenkette hat sich nicht bewährt. Die den Monteuren überlassenen Leihgeräte eines PC-Herstellers (Tabletts mit integriertem Drucker) waren zu empfindlich für den rauen Montagebetrieb und auch preislich unattraktiv.

Die Zukunft

Die Gründe für die Projektverzögerungen sind nicht primär technischer Natur – abgesehen von fehlenden Schnittstellen für Datenim- und export der bisher noch bei Luksch-Service verwendeten Inhousesysteme sowie der proprietären Katalogdatenformate. Schwierigkeiten machen eher noch die Unsicherheiten der Beteiligten auf Seiten der Kunden und der Anwender bei Luksch-Service. Der Weg hier vom bisherigen Handling von Papier, trotz der damit verbundenen Belastungen im Tagesgeschäft, zum elektronischen Belegdatenaustausch wird noch einiges an Arbeit erfordern.

Die möglichen Verbesserungen lohnen jedoch auf jeden Fall den Aufwand, auch wenn sich die Arbeiten hierfür über einen längeren Zeitraum hinziehen werden.

Das Potenzial an Einsparmöglichkeiten und Prozessverbesserungen wie auch die verbesserten Marktmöglichkeiten bei größeren Kunden (Rahmenverträge) sind weiterhin attraktiver Anreiz, den begonnenen Weg fortzusetzen. Auch wenn einige der Zusatzarbeiten außerhalb des Projektes abgewickelt werden müssen.

Lesen Sie den vollständigen Schlussbericht (pdf)