4 Produktivstart Datenmigration, Produktivstart, Ergebnisdokumentation
Durchführung geplant für Dez 2008
Start Dez 2008
Ende Dez 2008
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Anpassung und Aktualisierung der Dokumentation
Mit dem störungsfreien Betrieb und immer tieferem Verständnis der Mitarbeiter für das ERP-System werden kontinuierlich Veränderungsvorschläge hervortreten.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die Klassifizierung der Artikel kann auf Grund der Bereinigung des Artikelstammes sofort nach dem Produktivstart erfolgen. Es ist möglich, die geometrischen Merkmal der Artikel mit Hilfe einer speziellen Software an Hand der Zeichnungsdaten (CAD) dieser Artikel automatisch zu ermitteln und in einer Datenbank abzulegen. Die wenigen restlichen Merkmale müssen manuell erfasst werden.
Die Klassifizierung der einzelnen Artikel wird nach Abschätzung des Unternehmens mindestens ein halbes Jahr benötigen. Die Strategie ist es, die Artikel, die von den Kunden bestellt werden, falls diese noch nicht klassifiziert sind, zum Zeitpunkt der Bestellung zu klassifizieren. Gleichzeitig werden die „alten“ Artikel systematisch im Rahmen des verfügbaren Zeitfonds klassifiziert. Insbesondere wird zu Beginn der Klassifizierung ein Augenmerk auf Artikel in der Serienfertigung im Bereich der Keramikbearbeitung gelegt.
Wie erwartet müssen neue Handlungsroutinen erst eingeübt und gefestigt werden. Dies bedeutet, momentan muss mehr Zeit für die gleichen Arbeiten mit dem neuen System wie mit dem alten System eingeplant werden.
Support wird während der gesamten Nutzungszeit des Systems notwendig sein. Den Support im Rahmen diese Projektes plant LCP bis Ende März 2009. Das Unternehmen geht davon aus, dass bis zu diesen Zeitpunkt der Routinebetriebszustand erreicht wird. Lobend ist hier die sehr schnelle und unkomplizierte Unterstützung durch das Systemhaus zu erwähnen.
Mit der Anfertigung der monatlichen Berichte für PROZEUS ist eine aussagefähige Dokumentation entstanden, welche die Erfolge und Misserfolge während der Projektdurchführung offen legt. Diese u.a. als Rechtfertigungsgrundlage und Statusanzeige für die Geschäftsführung. Ebenfalls wurden diese Berichte als interne Projektdokumentation ins firmeneigene Intranet gestellt um so für interessierte Mitarbeiter relevante Informationen bereit zu stellen. Zudem wurden dazu sowohl die Planungsgrundlagen für das PROZEUS-Projekt mit abgelegt um ebenfalls einen Soll-Ist-Vergleich anstellen zu können.
Neben den einzelnen Gesprächsprotokollen, welche die Grundlage für die Statusberichte bildeten, sind gleichzeitig für den Umgang und die Handhabung der neuen Softwaretools bzw. die umstrukturierten Prozesse Regeln, Hinweise und Anweisungen in Arbeit. Diese sollen die Komplexität des Gesamtsystems reduzieren und jeweils die richtige Information kurz und präzise für den handelnden Mitarbeiter bereitstellen.
Jegliche Form der Dokumentation erhielt positives Feedback von all denjenigen, die nicht direkt an dem Projekt beteiligt waren, aber dennoch in irgendeiner Form von den Änderungen betroffen sind. Als Hintergrund- bzw. Zusatzinformationen und Argumentationsgrundlage im Hinblick auf getätigte Veränderungen ist diese unerlässlich um alle Mitarbeiter einbinden zu können und eine langfristige Transparenz zu sichern.
Die Dokumentation war wie erwartet sehr zeitaufwändig und stellte für die direkt am Projekt arbeitenden Mitarbeiter einen scheinbar zusätzlich, leicht verzichtbaren Aufwand dar. Zudem ist eine lineare Arbeitsweise bei der Erstellung einer Dokumentation bzw. darin enthaltener Anweisungen nicht möglich, sondern es sind wiederkehrende Konsultationen mit der Zielgruppe notwendig um die Wissens- u. Verständnislücke zwischen den Mitarbeitern schließen zu können. Nicht alle relevanten und notwendigen Informationen können vom Wissensträger allein und selbständig in die Dokumentation einfließen.
Die Dokumentation der Abläufe und Prozesse im Unternehmen wird unter Berücksichtigung des neuen ERP-Systems sowohl als Dokumentation zum Projekt als auch als überarbeiteter Bestandteil des QM-Handbuches Verwendung finden.
Es ist weiter Ziel, in der Dokumentation für einzelne Tätigkeiten Arbeitsanweisungen („Kochbücher“) zu erarbeiten, die die Arbeit mit dem System in einfacher Form pro Geschäftsvorfall bzw. zu bearbeitende Aufgabe darstellen.
