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Arbeitspaket 7 Anpassungsprogrammierung CMS-System und Online-Shop

Durchführung geplant für Februar 2004
Start 01.07.2003
Ende 31.03.2004

	abgeschlossen
	Zeitverzögerung
	Stolpersteine

Online-Shop fertiggestellt

Im März 2004 wurde der Online-Shop fertiggestellt und für Tests online gestellt. Das anfängliche Problem des Händlerbestandsschutzes konnte erfolgreich gelöst werden.

Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:

Es wurden für die verschiedenen weltweit ansässigen Händler Passwörter eingerichtet, mit denen sie auf Ihre individuellen Preis zugreifen können und auch spezielle verkaufsunterstützende Informationen abrufen können, die für den „normalen Shopbesucher“ nicht sichtbar sind.
Bei der Händlerschulung wurde durch fast alle Händler gefordert, eine Möglichkeit zu suchen, wie im Ausland die Invitek Listenpreise für Deutschland (im Shop dargestellt) unterdrückt werden können. Es ist für die Händler sehr schwer auf dem jeweiligen Markt Invitek Produkte zu verkaufen, wenn die Kunden die Preise direkt vom Hersteller kennen. Es wurde eine Software gefunden (IP2Location), die zur Zeit getestet wird und bei zufriedenstellender Lösung des Problems dann eingesetzt wird.

Am 22.09. – 24.09. findet eine Händlerschulung statt, in der den Händlern das Online-Bestellungs- und Informationssystem erklärt wird. Dieses wird danach auch sofort zum Einsatz kommen.
Die erste Marketingaktion mit dem neuen CRM System musste aufgrund von Krankheitsfällen im Unternehmen auf Anfang September verschoben werden.

Der Shop und die Webseite wurden um einen gesetzeskonformen Newsletter erweitert. Nach der Anmeldung beim Newsletter, können diese Daten auch direkt aus dem CRM abgerufen werden. Sofern es sich um einen Bestandskunden handeln sollte, wird dieser der Gruppe „Newsletter Kunden“ zugeordnet. Wenn es sich bei dem Newsletterabonent um keinen Kunden handelt, wird ein neuer Datensatz angelegt. Die Kunden, die der Gruppe Newsletter zugeordnet sind, können dann aus dem CRM mit Mails kontaktiert werden. Dies hat auch den Vorteil, dass der Versand der Mails auch direkt in der Korrespondenz hinterlegt ist.
Die Produkte aus dem Shop wurden auch weiter klassifiziert.
Außerdem wurden der Shop und die Webseite auch in die englische Sprache übersetzt. Dazu wurden mit dem Grafiker in Abstimmung auch die einzelnen Grafiken in denen Text enthalten ist übersetzt.
Einzig die Informationen zu den einzelnen Produkten müssen noch ins Englische übersetzt werden, damit der Shop und die Webseite für die englische Sprache freigegeben werden kann.

Der Online-Shop ist fertig und online gestellt und wird zurzeit getestet. Er ist aber noch nicht öffentlich zugänglich, da Produktdaten von der Buchhaltung noch aktualisiert werden müssen. Zusätzlich wird der Shop noch intern getestet. Alle Funktionalitäten des Shops aus dem Pflichtenheft sind abgedeckt und der Shop ist funktionsfähig. Bei der genaueren Analyse der übernommenen Daten aus SageKHK in den Shop und in das CRM sind einige Probleme aufgetreten, die gerade durch die Buchhaltung gelöst werden.
So gab es in SageKHK bei den Mitarbeitern keine klare Definition, wie Produkte einzutragen sind. Daher sind Angaben zu den Produkten teils in verschiedenen Feldern vorgenommen worden. Diese Eingabe wurde jetzt in Absprache mit der Buchhaltung vereinheitlicht. Außerdem einigte man sich auf eine einheitliche Bezeichnung der Produkte und deren Einheiten (abgekürzt oder ausgeschrieben).
Ein weiteres Problem bestand darin, dass nicht alle Produkte in den Shop importiert werden sollen. Einige Produkte sind Einzelkomponenten, die speziell für einzelne Kunden angefertigt wurden. Diese sollen nicht im Shop erscheinen. Diese Produkte sollen aber wiederum in das CRM importiert werden, damit zum Kunden bei den Aufträgen trotzdem ersichtlich ist, welche Produkte er gekauft hat.
Dazu wurde in SageKHK ein weiteres Feld definiert, welches den Import regelt.
So kann ein Produkt folgendermaßen importiert werden:
a) Shop und CRM
b) Nur in das CRM
c) Weder Shop noch CRM

Der Online-Shop sollte für eine wichtige Messe vorab als Testversion online verfügbar sein. Abstimmungsschwierigkeiten zwischen zwei Dienstleistern führte jedoch unerwartet zu zeitlichen Verzögerungen.
Aufgrund diverser Probleme mit dem Grafiker kann das endgültige Design des Shops und der Webseite noch nicht fertig gestellt werden. Daher verzögert sich auch das Einbinden der CMS-Funktionalitäten auf der Webseite.
Auch gibt es Probleme im Shop, da dieser ohne das fertige Layout zwar schon getestet werden kann, aber zu externen Testzwecken und Anregungen noch nicht freigeschaltet werden soll.
Ein weiteres Problem stellt das Update von SageKHK dar. Dazu wird ein Extra-Server im Unternehmen installiert auf dem dann die Lösung laufen wird. Leider ist es bei der Lieferung des Servers auch zu Verzögerungen gekommen, womit auch SageKHK nicht geupdatet werden kann.
Da die neue Variante von SageKHK auch noch nicht installiert ist, kann der Abgleich zwischen SageKHK, dem Shop und dem CRM auch noch nicht 100% getestet werden.
Die Installation und Einrichtung wird im März geschehen.

Nach dem ersten Import wurden mehr Produktdaten im Shop angezeigt, als derzeit tatsächlich verkauft werden. Daher müssen Produkte, die nicht mehr bzw. nur an bestimmte Kunden verkauft werden, besonders gekennzeichnet werden. Es muss gewährleistet sein, dass der spätere dynamische Produktabgleich nur die relevanten Produkte online stellt. Durch diese dynamische Generierung der Daten aus dem Contentmanagementsystem wird der Shop grafisch nicht den Bedürfnissen der Invitek gerecht. Es wurden Möglichkeiten gesucht, in denen ein besseres Layout erreicht werden kann, ohne dass so anspruchsvolle Grafik eingesetzt wird.

Das Shop-Layout wurde fertig- und onlinegestellt. Produkte wurden testweise in den Shop importiert. Da die lokale Lösung zur Verwaltung der Kundendaten noch nicht vollständig läuft, wurde übergangsweise eine Verwaltung des Bestellstatus in den Online-Shop eingebaut. Damit können Bestellungen des Kunden verfolgt werden. So wurden verschiedene Status festgelegt, die einen Schritt des Bestellvorgangs kennzeichnen (Bestellung erhalten, Bestellung wird vorbereitet, Bestellung wurde verschickt, Bestellung verzögert sich, Bestellung storniert). Bei Änderung des Bestellstatus wird automatisch eine eMail an den Kunden geschickt, der darüber informiert wird.
Da die Produkte noch nicht vollständig in den Shop importiert sind, kann noch keine endgültige Aussage über ihre Darstellung getroffen werden. Dazu soll nach dem Import erst das Handling getestet werden bevor das Design für die komplette Detailbeschreibung der Produkte erfolgt. Es wurde zwar eine Darstellung ausgewählt, diese kann aber noch unter Umständen geändert werden.

Das Design des Shops wurde besprochen und für den ersten Schritt akzeptiert.
Da die lokale SageKHK-Lösung durch ein Update ersetzt werden soll, wird der Abgleich der Bestellungen mit dem lokalen CRM erst später vollständig realisiert und der Bestellstatus im Shop verwaltet.

Da das Design für den Online-Shop immer noch nicht fertig ist, wird der Prototyp des Shops zwar weiter entwickelt, jedoch mit der Voraussetzung, dass das verwendete Layout einfach auf das neue Layout übernommen werden kann.
Aufgrund des Testens sind neue Anforderungen an den Shop entstanden. So sollen die besten verkauften Produkte und Neuigkeiten separat angezeigt werden.
Außerdem wurde die Problematik von Bestellungen aus dem Ausland aufgegriffen. (Händlerbestandsschutz) Offen ist die Frage, wie Bestellungen aus dem Ausland gehandhabt werden.

Der Prototyp des implementierten Onlineshops wurde auf seine Funktionalität geprüft. Eine möglichen Limitierung durch die Gestaltung des Shops wurde diskutiert.
Da der Shop später allein von den Mitarbeitern der Marketingabteilung administriert und aktualisiert werden soll, ist es notwendig die Möglichkeit zu schaffen, neue Produkte, Produktgruppen einfach anzulegen, keine Grafiken zu benutzen an Stellen, die zukünftig eventuell einmal umbenannt werden könnten und alle Informationen als reinen Text einpflegbar zu machen.
Die grafische Gestaltung wurde in einer ersten Version von dem neuen Dienstleister zur Verfügung gestellt, was allerdings nur in gewissen Umfang mit den Programmierarbeiten von Prof4net in Einklang steht.
Es gestaltet sich auch als recht schwierig, die beiden Dienstleister zusammen zu bringen, da der Grafiker das endgültige Layout in Absprache festlegt und zur Verfügung stellt und die schon vorhandene Variante des Shops angepasst werden soll.
Da der Grafiker einen großen Auftrag von einer anderen Firma arbeitet, ist für ihn der Onlineshop zweitrangig und es ist daher schwer Kontakt zwischen den beiden Dienstleistern herzustellen und das Projekt voranzutreiben. Die vorgezogene Arbeit am Onlineshop innerhalb des Zeitplanes ist aus diesem Grunde länger als gedacht und unser Ziel, eine funktionsfähigen informativen Shop Ende Oktober 2003 für unsere Kunden ins Netz zu stellen, können wir somit nicht realisieren.

Der bisherige Online Shop ist aus dem Jahr 2000 und eine im Providerpaket enthaltene kostenlose Variante deren Layout und auch die Funktionalitäten vorgegeben waren. Der neue Shop soll dem Onlineauftritt angepasst sein, er ist zeitgemäßer, aktueller, und mit diesem Layout dynamisch anpassbar. Die graphische Gestaltung des Online-Shops kann nicht durch den bisherigen Dienstleister durchgeführt werden. Es wird daher ein weiterer Dienstleister beauftragt, mit dem bereits Erfahrungen für die Gestaltung eines vorangegangenen Shoplayouts gemacht wurden.

Die Schnittstelle zwischen dem neuen CRM-System und der vorhandenen Kundendatenbank Act 4.0 wurde fertiggestellt.

Der derzeitige Shop auf der Invitek Webseite ist nicht funktionsfähig. Da aber Anfang Oktober die Biotechnica, eine für Biotechnologiefirmen sehr wichtige und große Messe, stattfindet und in deren Anschluss die auf der Messe kontaktierten potenziellen Kunden die Möglichkeit haben sollten online zu bestellen, werden wir wahrscheinlich einen neuen Shop durch unseren Dienstleister programmieren lassen und einrichten. Das war laut Zeitplan erst später vorgesehen und wird vorerst als Insellösung, losgelöst von der komplexen eCommerce-Lösung (CRM - Website mit Shop - KHK) eingerichtet, aber angepasst an das Design der zukünftigen Website programmiert und später in die Gesamtlösung integriert.

• Vergleich der Funktionalitäten
  
• Vergleich der Informationen auf den einzelnen Startseiten
  
• Prüfung, inwieweit Shopfunktionen in die Websiten integriert sind bzw. ein separater Shop existiert.

• Benutzer können sich registrieren und spezielle Rabatte bekommen
  
• Shop ist mehrsprachig
  
• Shop ist mandantenfähig und labelbar (individuelles Design für jeden Partner)
  
• Verprovisionierung der Produktverkäufe
  
• Anbindung an das CRM-System
  
• Mehrere Währungen verwaltbar
  
• Verschiedene Versandarten (z.B. Rechnung erst ab 3ter Bestellung)
  
• Anzeige von neuen Produkten
  
• Warenkorb mit SSL Verschlüsselung
  
• Möglichkeit Kunden automatisch Status der Bestellung weiterzugeben (verschickt, Geldeingang?)
  
• Möglichkeit speziellen Kunden Rabatte zu geben

• Wissenschaftler an den Universitäten
  
• Forschungseinrichtungen
  
• Kliniken und deren zentrale Einkäufer
  
• Schülerlabore
  
• Biotechologiefirmen
  
• und die Händler in den verschiedenen Ländern