Praxisberichte Online-Shop und CRM

Das Projekt

Geplant war die Vereinfachung der Verwaltung von Produkten und deren Beschreibungen mit Hilfe der eBusiness-Standards eCl@ss und BMEcat. Bestehende Datenbanken wurden zusammengeführt und zentral gepflegt. Der Online-Shop und das CRM-System wurden ausgebaut.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Auch wenn der Aufwand stellenweise hoch war, werden Zielerreichung und Projektablauf als gut bewertet. Obwohl bei der Planung Urlaubszeiten und krankheitsbedingte Ausfälle nicht beachtet wurden, konnte die zeitliche Planung fast eingehalten werden. Dies war nur durch Verschiebungen innerhalb der Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakete möglich, wodurch der Projektablauf effizienter gestaltet werden konnte. Der Umfang des gesamten Projektes wurde von Invitek unterschätzt, so dass für die einzelnen Mitarbeiter nicht genug Zeit zur Realisierung eingeplant wurde. Ursprünglich war die Realisierung des Projektes vor allem durch den Projektleiter und den externen IT-Dienstleister geplant. Da aber verschiedene Bereiche in das Projekt eingeflossen sind, wurde die Kompetenz der Mitarbeiter dieser Bereiche genutzt und sie wurden aktiv in das Projekt einbezogen.

Größtes Hindernis war die Datenaufbereitung von Produkt- und Kundendaten: Die Datenerfassung und -pflege erfolgte in einem weit höheren Umfang als geplant. Durch die jahrelange Nutzung von zwei Datenbanken in zwei verschiedenen Bereichen des Unternehmens waren Differenzen bei der Datenerfassung nicht zu vermeiden. Um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten und Dubletten zu vermeiden, mussten die einzelnen Datensätze verglichen und abgestimmt werden. Dieser Aufwand war zu Beginn des Projektes nicht absehbar.

Bei der Produktklassifizierung stieß Invitek zu Beginn des Projektes auf Schwierigkeiten: die Produkte konnten in eCl@ss 4.1 nicht zugeordnet werden, da hier noch keine ausreichende Differenzierung der Merkmalleisten vorlag. Nach der Einführung der eCl@ss Version 5.1. sind die Merkmalleisten so differenziert, dass für die Produkte eine genaue Beschreibung möglich ist.
Auch wenn dem Unternehmen die Informationsrecherche nach eBusiness-Standards leicht fiel, behinderten anfangs Verständnisschwierigkeiten die Auswahl des geeigneten Standards. Das Verständnis für eBusiness-Standards war beim IT-Dienstleister viel stärker ausgeprägt als im Unternehmen selbst. Durch Information im Internet, durch PROZEUS-Veranstaltungen und aus Printmedien konnte ein allgemeiner Überblick über eBusiness-Standards geschaffen werden, um dann den für Invitek passenden Standards auszuwählen.

Das Ergebnis

Generell wurden die internen und externen Abläufe effektiver gestaltet. Bei der Bestellabwicklung und internen Kommunikation wurden monatlich ca. 150 Arbeitsstunden eingespart, die zukünftig für Marketingaktivitäten eingesetzt werden.
Die Forderungen nach eBusiness-Standards wird zunehmen, so dass mittelständische Betriebe als Zulieferer für größere Firmen nur noch darüber einen Zugang in das jeweilige Warenwirtschaftssystem bekommen. Der Austausch von elektronischen Katalogen wird auch immer mehr für die Konkurrenzfähigkeit an Bedeutung gewinnen. In 2005 erhielt Invitek Forderungen von drei verschiedenen Kunden (zentrale Besteller) nach einer Klassifizierung der Produkte nach eCl@ss.

Die Zukunft

Die Planung der Ressourcen würde in einem nächsten Projekt großzügiger ausfallen. Außerdem müsste im Vorfeld genauer analysiert werden, welche Aufgaben zur vollständigen Realisierung des Projektes gehören, damit im Projektverlauf keine ungeplanten aber notwendigen Arbeiten hinzukommen. Es würden von Anfang an mehrere Mitarbeiter bei der Planung und Realisierung einbezogen werden. Aus dem abgeschlossenen Projekt haben sich viele weitere Aufgaben entwickelt, so dass in nächster Zeit die Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die mit dem neuen CRM, der Website, dem Onlineshop und deren Verknüpfung geboten werden.

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Invitek in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Die Geschäftsprozesse sind klar definiert. Fehlende Schnittstellen verursachen jedoch doppelte Erfassung von Kunden- und Produktdaten in zwei Systemen. Dies erfordert unnötig viel Zeit und kann zu systeminternen Abweichungen. Invitek GmbH setzt ein Firmennetzwerk mit über 30 vernetzten Computern und vielfältiger Software ein. Ein Online-Shop besteht bereits, genügt jedoch nicht den Anforderungen des Unternehmens.

Die Zielsetzung

Bestehende Prozesse werden durch die geplanten eBusiness-Anwendungen optimiert. Die Produkte des Unternehmens werden klassifiziert und in einem standardisierten elektronischen Katalogformat bereitgestellt. Für die geplante Anwendung wird ein Server angeschafft, der geringen Anforderungen genügt. Für den Softwareeinsatz wird auf das LAMP-Konzept zurückgegriffen, das aus kostenfreien Open-Source-Produkten besteht.