eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Online-Shop und CRM

Invitek GmbH

Berlin, Berlin
Biotechnologie
30 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,3 Mio.

www.invitek.de

Dr. Peter Bendzko, Geschäftsführung:

"Mehr Zeit für unsere Kunden durch die Einführung von Standards und e-Business."

Das Projekt

Geplant war die Vereinfachung der Verwaltung von Produkten und deren Beschreibungen mit Hilfe der eBusiness-Standards eCl@ss und BMEcat. Bestehende Datenbanken wurden zusammengeführt und zentral gepflegt. Der Online-Shop und das CRM-System wurden ausgebaut.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Invitek

Auch wenn der Aufwand stellenweise hoch war, werden Zielerreichung und Projektablauf als gut bewertet. Obwohl bei der Planung Urlaubszeiten und krankheitsbedingte Ausfälle nicht beachtet wurden, konnte die zeitliche Planung fast eingehalten werden. Dies war nur durch Verschiebungen innerhalb der Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakete möglich, wodurch der Projektablauf effizienter gestaltet werden konnte. Der Umfang des gesamten Projektes wurde von Invitek unterschätzt, so dass für die einzelnen Mitarbeiter nicht genug Zeit zur Realisierung eingeplant wurde. Ursprünglich war die Realisierung des Projektes vor allem durch den Projektleiter und den externen IT-Dienstleister geplant. Da aber verschiedene Bereiche in das Projekt eingeflossen sind, wurde die Kompetenz der Mitarbeiter dieser Bereiche genutzt und sie wurden aktiv in das Projekt einbezogen.

Größtes Hindernis war die Datenaufbereitung von Produkt- und Kundendaten: Die Datenerfassung und -pflege erfolgte in einem weit höheren Umfang als geplant. Durch die jahrelange Nutzung von zwei Datenbanken in zwei verschiedenen Bereichen des Unternehmens waren Differenzen bei der Datenerfassung nicht zu vermeiden. Um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten und Dubletten zu vermeiden, mussten die einzelnen Datensätze verglichen und abgestimmt werden. Dieser Aufwand war zu Beginn des Projektes nicht absehbar.

Bei der Produktklassifizierung stieß Invitek zu Beginn des Projektes auf Schwierigkeiten: die Produkte konnten in eCl@ss 4.1 nicht zugeordnet werden, da hier noch keine ausreichende Differenzierung der Merkmalleisten vorlag. Nach der Einführung der eCl@ss Version 5.1. sind die Merkmalleisten so differenziert, dass für die Produkte eine genaue Beschreibung möglich ist.
Auch wenn dem Unternehmen die Informationsrecherche nach eBusiness-Standards leicht fiel, behinderten anfangs Verständnisschwierigkeiten die Auswahl des geeigneten Standards. Das Verständnis für eBusiness-Standards war beim IT-Dienstleister viel stärker ausgeprägt als im Unternehmen selbst. Durch Information im Internet, durch PROZEUS-Veranstaltungen und aus Printmedien konnte ein allgemeiner Überblick über eBusiness-Standards geschaffen werden, um dann den für Invitek passenden Standards auszuwählen.

Das Ergebnis

Generell wurden die internen und externen Abläufe effektiver gestaltet. Bei der Bestellabwicklung und internen Kommunikation wurden monatlich ca. 150 Arbeitsstunden eingespart, die zukünftig für Marketingaktivitäten eingesetzt werden.
Die Forderungen nach eBusiness-Standards wird zunehmen, so dass mittelständische Betriebe als Zulieferer für größere Firmen nur noch darüber einen Zugang in das jeweilige Warenwirtschaftssystem bekommen. Der Austausch von elektronischen Katalogen wird auch immer mehr für die Konkurrenzfähigkeit an Bedeutung gewinnen. In 2005 erhielt Invitek Forderungen von drei verschiedenen Kunden (zentrale Besteller) nach einer Klassifizierung der Produkte nach eCl@ss.

Die Zukunft

Die Planung der Ressourcen würde in einem nächsten Projekt großzügiger ausfallen. Außerdem müsste im Vorfeld genauer analysiert werden, welche Aufgaben zur vollständigen Realisierung des Projektes gehören, damit im Projektverlauf keine ungeplanten aber notwendigen Arbeiten hinzukommen. Es würden von Anfang an mehrere Mitarbeiter bei der Planung und Realisierung einbezogen werden. Aus dem abgeschlossenen Projekt haben sich viele weitere Aufgaben entwickelt, so dass in nächster Zeit die Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die mit dem neuen CRM, der Website, dem Onlineshop und deren Verknüpfung geboten werden.

Fazit: "Mehr Zeit für unsere Kunden durch die Einführung von Standards und eBusiness."

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Invitek in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Die Geschäftsprozesse sind klar definiert. Fehlende Schnittstellen verursachen jedoch doppelte Erfassung von Kunden- und Produktdaten in zwei Systemen. Dies erfordert unnötig viel Zeit und kann zu systeminternen Abweichungen. Invitek GmbH setzt ein Firmennetzwerk mit über 30 vernetzten Computern und vielfältiger Software ein. Ein Online-Shop besteht bereits, genügt jedoch nicht den Anforderungen des Unternehmens.

Die Zielsetzung

Bestehende Prozesse werden durch die geplanten eBusiness-Anwendungen optimiert. Die Produkte des Unternehmens werden klassifiziert und in einem standardisierten elektronischen Katalogformat bereitgestellt. Für die geplante Anwendung wird ein Server angeschafft, der geringen Anforderungen genügt. Für den Softwareeinsatz wird auf das LAMP-Konzept zurückgegriffen, das aus kostenfreien Open-Source-Produkten besteht.

Profil Invitek Neu
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Vorüberlegungen, Auswahl externer Berater, Pflichtenhefterstellung
Pflichtenhefterstellung im Zeitplan, Vorüberlegungen abgeschlossen
Die Erstellung des Pflichtenheftes erfolgte in dem vorgesehenen Zeitrahmen und konnten ohne Verzögerungen abgeschlossen werden. Die Vorüberlegungen wurden klar strukturiert und mit dem Dienstleister abgestimmt. mehr Info
10.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Ende: 10.06.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1:
Vorüberlegungen und Pflichtenheft
Pflichtenheft planmäßig abgeschlossen
Das Pflichtenheft konnte mit geringfügigen Überschreitungen des geplanten Zeitrahmens ohne Probleme erstellt werden. In den Vorüberlegungen wurde der Einsatz von Standards und die Wahl des externen Dienstleisters festgelegt.
10.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.05.2003
Start: 01.04.2003
Ende: 10.06.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
eBusiness-System und Ziele definieren
Ziel festgelegt: besserer Kundenservice
Um den Kundenservice zu verbessern und den Verkauf der Produkte auch über das Internet zu ermöglichen, wird ein neuer Webauftritt, ein komfortabler Online-Shop sowie ein ausgereiftes CRM-System implementiert werden. mehr Info
04.07.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.07.2003
Ende: 04.07.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Schnittstellenvorbereitung
Datenanalyse und -export vorbereitet
Für die Vorbereitung der Schnittstellenprogrammierung wurden Daten aus Altsystemen exportiert. Dabei kam es zu kleineren Übertragungsschwierigkeiten, die mit Hilfe spezieller Hilfsprogramme gelöst wurden. mehr Info
08.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 01.07.2003
Ende: 08.08.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4:
Hardware- und Softwareauswahl und Kauf
Hard- und Software: Anschaffung voraussichtlich nicht notwendig
Die gewählte Software besteht aus Open-Source-Produkten, für die keine Kosten anfallen. Es wurde lediglich neue Hardware angeschafft. mehr Info
30.04.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.04.2004
Zeitverzögerung Ende: 30.04.2004
Meilenstein 2:
Hardware-/Softwarekauf und Schnittstellenvorbereitung
Schnittstellenvorbereitung abgeschlossen
Das Arbeitspaket Hard- und Software-Beschaffung wird voraussichtlich entfallen, da durch Open-Source-Produkte keine Anschaffungen notwendig sind.
30.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.09.2003
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5:
Erstellung des CRM-Systems
Das CRM-System wurde frühzeitig erstellt
Durch die Projektfortschritte konnte das CRM-System als Test-Version bereits frühzeitig fertiggestellt werden. Weiter Anpassungen sind weiterhin notwendig (siehe AP 6). mehr Info
31.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 31.08.2003
Ende: 31.10.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 6:
Anpassungsprogrammierung CRM-System
Mitarbeiterakzeptanz anfangs schwierig!
Das neue CRM-System hat viele Funktionen und überfordert damit einige Mitarbeiter. Auch ist die browsergestützte Arbeit für viele Mitarbeiter ungewohnt. Nach diversen graphischen Anpassungen und "learning by doing" haben sich die Mitarbeiter an das neue System gewöhnt. mehr Info
31.08.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 31.01.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 3:
Customer-Relationsship-Management-System
CRM fertiggestellt
Im März konnte das CRM-System lokal installiert werden. Die ersten Mitarbeiter nutzen es bereits intensiv. Allerdings gab es Performance-Probleme durch den Server. Erste Schulungen wurden im Juli begonnen und konnten im November 04 abgeschlossen werden. mehr Info
31.07.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.11.2003
Start: 01.08.2003
Ende: 31.03.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 7:
Anpassungsprogrammierung CMS-System und Online-Shop
Online-Shop fertiggestellt
Im März 2004 wurde der Online-Shop fertiggestellt und für Tests online gestellt. Das anfängliche Problem des Händlerbestandsschutzes konnte erfolgreich gelöst werden. mehr Info
30.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.03.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 4:
Online-Shop
Online-Shop fertiggestellt
Im März 2004 wurde der Online-Shop fertiggestellt und zu Testzwecken online geschaltet. Im November 2004 ist der passwortgeschützte Zugang für Händler eingerichtet worden. Der Meilenstein wurde mit 3-monatiger Verzögerung abgeschlossen. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 29.02.2004
Start: 01.07.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.03.2004
Arbeitspaket 8:
Schnittstellen eCl@ss und BMEcat, allgemeine Funktionstests
eCl@ss-Klassifizierung und BMEcat-Implementierung abgeschlossen
In den Onlineshop wurde eine Schnittstelle zu eCl@ss geschaffen, in dem die eCl@ss Struktur übernommen wurde. BMECat für den elektronischen Austausch von Katalogdaten wurde implementiert. Per Klick können die Daten jetzt für den Austausch vorbereitet werden. Die Funktionstests des Onlineshops wurden mit dem erfolgreichen Update der Preislisten für die verschiedenen weltweit ansässigen Händler abgeschlossen. mehr Info
30.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 10.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2004
Kommentar zu AP 8:
Lieferant fordert eCl@ss-Nummer
eCl@ss bietet echten Wettbewerbsvorteil
Bei der Suche nach den eCl@ss-Nummern der Invitek in Suchmaschinen, werden keine Konkurrenzprodukte gefunden. mehr Info
Arbeitspaket 9:
Datenerfassung
Dynamischer Produktabgleich zwischen allen Systemen möglich
Die Produktdaten wurden bereinigt und um fehlende Felder ergänzt. Der Abgleich zwischen sämtlichen Systemen ist jetzt möglich. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 10.09.2003
Ende: 30.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 10:
Produktklassifizierung
Interne Produkthierarchie entwickelt
Als Basis für den Online-Shop und für die Klassifikation nach eCl@ss wurde ein interner Produktbaum aufgebaut. mehr Info
30.04.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 18.11.2003
Ende: 30.04.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 5:
Klassifizierung
Wettbewerbsvorteil durch Klassifizierung
Der Aufwand für die Klassifizierung nach eCl@ss, insbesondere das Ausfüllen der Merkmalleisten, wurde unterschätzt. Doch der Aufwand hat sich gelohnt, da die Ergebnisse in Suchmaschinen nach eCl@ss-Nummern der Invitekprodukte keine Wettbewerber beinhalten.
31.05.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.05.2004
Start: 10.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Arbeitspaket 11:
Bestellabwicklung, Katalogaktualisierung
Arbeitserleichterung durch Händler-Anmeldung im Shop
Spezifische Preislisten der Händler von Invitek sind nun im Online-Shop hinterlegt. Händler können dort online bestellen, wodurch Fehler bei Preisberechnungen vermieden werden. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2004
Start: 01.04.2004
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Arbeitspaket 12:
Schulungen am System
Erste Schulung des CRM-Systems
Zuerst wurden die Mitarbeiter aus dem Marketingbereich geschult. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2004
Start: 01.07.2004
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Meilenstein 6:
Bestellabwicklung und Schulungen
Schulungen erfolgreich
Auch Händler wurden für den Umgang mit dem neuen Online-Shop geschult. Die Schulungen der Invitek-Mitarbeiter wurde sowohl vom Dienstleister als auch vom Projektleiter durchgeführt.
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2004
Start: 01.04.2004
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: