eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Rechnung mit digitaler Signatur

Ilert GmbH

Horn - Bad Meinberg, Nordrhein Westfalen
Möbel
36 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR Mio.

www.ilert-tische.de

Partnerunternehmen:

Porta IT Service GmbH & Co. KG

www.porta.de

Malte Ilert, Mitglied der Geschäftsführung:

"Mit der digitalen Signatur konnten wir die Anzahl der Rechnungs-Transaktionen nahezu halbieren. Dies spart jährlich 18.000 Euro"

Die Projektpartner

Die Ilert GmbH ist als Großhändler in der Möbelbranche Handelspartner des deutschen und europäischen Discount- und Mitnahme-Möbelhandels und liefert diesem ausschließlich Couchtische. Ilert designed und entwickelt eigenständige Modelle und kauft auf den weltweiten Beschaffungsmärkten Möbelkomponenten und Halbfertigteile. Diese werden am Zentrallager Horn und bei diversen Konfektionsbetrieben zu fertigen Couchtischen komplettiert, verpackt und gelagert.

Partner im Projekt ist das Unternehmen porta Möbel. Mit über 20 Porta-Einrichtungshäusern und noch mal über 70 Verkaufshäusern des Discounters Möbel Boss gehört Porta zu Deutschlands größten Einrichtungsunternehmen.

Die Ziele

Steigerung der eBusiness-Kompetenz: Mit der Einführung digital signierter Rechnungen erhöht die Ilert Couchtisch GmbH sowohl die eigenen als auch kundenseitig die eBusiness Kompetenz und schafft so Voraussetzungen für die Nutzung weitere Einsparpotenziale.

Erhöhung der Einsparpotenziale, da der Möbelhandel dem elektronischen Datenaustausch ohne digitale Signatur sehr reserviert gegenübersteht und EDI mit digitaler Signatur noch nicht praktiziert wird.

Das Projekt

EDI Nachrichten werden gesetzeskonform digital signiert und beim Kunden verifiziert und archiviert. Dadurch entfällt die Rechnungssammelliste auf Papier und Prozesse werden deutlich verschlankt.

Gründe für das Projekt

- Rechtssicherheit
- Innovation
- Prozessverschlankung
- Kostensenkung

Der Nutzen

Verbesserung der Wirtschaftlichkeit:

Einsparungen (Kosten, Personal): Da sich über digital signierte Rechnungen mehr Handelspartner als bislang (Rechtssicherheit) diesem Thema zuwenden werden ist mit einer deutlichen Reduzierung der Kosten zu rechnen. Verringerung der laufenden Kosten pro Jahr: Einsparung von Bearbeitungszeit, Fax-, Porto-, Material- und Telefonkosten. Zeitgewinnung bei der Rechungsprüfung verbunden mit immer seltener auftretenden Problemfällen. Der Einsatz der Signatur erlaubt den vollständigen Verzicht auf Papierbelege.

Strategischer Nutzen/Verbesserung von Betriebsbedingungen:

- Größere Kundenzufriedenheit, stärkere Kundenbindung,
- Verbesserung der Beziehung mit den Geschäftspartnern,
- Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern durch besseres Serviceangebot

Zeitrahmen

Das Projekt startete im Januar 2007 und wurde im Juni 2007 abgeschlossen.

Broschüre Ilert GmbH: " eInvoicing - Mit der digitalen Signatur fit für die Zukunft" (pdf)

Ausgangslage

Zwischen Ilert und Porta werden Bestellprozesse schon über elektronischen Datenaustausch abgewickelt. Ilert kann auch Rechnungen bereits heute im EANCOM-Format versenden. Das Verfahren mit Sammelabrechnungslisten ist aber in der Branche nicht beliebt. Aus diesem Grund hat Ilert im Bereich Rechnungsdatenaustausch auch erst wenige Partner gefunden, obwohl die Warenwirtschaftssysteme dazu in der Lage sind. Hoher manueller Aufwand in der Prüfung und vor allem in der Korrektur von Abweichungen führten dazu, dass entsprechende Projekte eingestellt wurden.

Zielsetzung

Elektronische Rechnungslisten und elektronische Einzelrechnungen müssen inhaltlich und wertmäßig mit den Angaben auf der so genannten Sammelabrechnungsliste (steuerrechtlicher Begriff: „zusammenfassende Rechnung“) übereinstimmen. Die Sammelabrechnungsliste in Papierform ist gesetzlich nach dem Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben und muss zusätzlich zu elektronischen Rechnungsdaten per Standard-Telefax oder Postweg übermittelt werden. Seit 01.01.2002 kann auf diese Sammelabrechnungsliste verzichtet werden, sofern die elektronischen Rechnungsdaten mit einer digitalen Signatur versehen wären. Dieses Verfahren will Ilert im Projekt einführen.


Ilert Zielsetzung

Broschüre Ilert GmbH: " eInvoicing - Mit der digitalen Signatur fit für die Zukunft" (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1: Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Projektverlauf
Das Projekt startete Ende Dezember 2006 mit der Entscheidung das Projekt im Rahmen von PROZEUS mit den oben erwähnten beteiligten Unternehmen durchzuführen. Nach dem Kick-off-Meeting wurden die Ist-Prozesse sorgfältig über fast zwei Monate hinweg analysiert, und gegen Ende der Analyse dann ein Soll-Konzept erarbeitet. Nahezu zeitgleich wurde die genaue Produktplanentwicklung verbunden mit der entsprechenden Dokumentation und die Auswahl der Technologiepartner ausgeführt. Im Anschluss daran wurden die Mitarbeiter geschult. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2007
Start: 01.01.2007
Ende: 28.02.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2: Soll-Prozess:
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte
Soll-Prozess
Ziel war die Festlegung und Konkretisierung der PROZEUS-Projektinhalte, um damit einen Soll-Zustand für jede einzelne Projektaktivität zu definieren. Dies ist die Bedingung für einen jederzeit möglichen Soll-Ist-Abgleich. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2007
Start: 01.02.2007
Ende: 28.02.2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3: Projekt- und Arbeitsplan:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans
Projektplanung
Das Arbeitspaket „detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplanes“ legt den zeitlichen Rahmen für die Erstellung des PROZEUS-Projekt- und Arbeitsplanes fest. Parallel zur Erstellung des Projekt- und Arbeitsplanes wird das PROZEUS-Projekthandbuch zur Planung der einzelnen Arbeitspakete des PROZEUS-Projektes erstellt. Die Synchronisation aller Beteiligten erfolgt an dieser Stelle. Die Umsetzung ist ein fortwährender Prozess. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2007
Start: 01.01.2007
Ende: 30.04.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl:
Auswahl von Dienstleister, Hard- und Software
Dienstleisterauswahl
Im Rahmen dieses Arbeitspaketes wurde definiert warum Dienstleister zur Umsetzung des PROZEUS-Projektes notwendig sind, und nach welchen Kriterien eine Auswahl der passenden Dienstleister getroffen wurde. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2007
Start: 28.02.2007
Ende: 30.04.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Mitarbeiterschulung
Die Mitarbeiter sollten durch die Schulungsmaßnahmen in die Lage versetzt werden, die Projektinhalte zu realisieren. Die Qualifikation der Mitarbeiter stellte damit einen zentralen Punkt zur Realisation der Projektinhalte und der damit verbundenen zentralen Zielsetzung „Förderung der eBusiness-Kompetenz“ dar. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: 01.05.2007
Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 6: Umsetzung:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte, Testlauf, Go live
Umsetzung
Der elektronische Austausch von Rechnungsdaten mit digitaler Signatur zwischen den Unternehmen Ilert und Porta ist auf Basis von EANCOM® implementiert worden. Die PROZEUS-Arbeitsplaninhalte sind damit vollständig realisiert. mehr Info
07.02.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: 01.03.2007
Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Die Projektziele wurden durch die Integration der qualifizierten digitalen Signatur in den elektronischen Rechnungsdatenaustausch erreicht. Durch den Wegfall der papierbasierten Sammelabrechnung konnten Einsparungen von Prozesskosten erzielt werden. Der Live Betrieb läuft seit dem 22.05.2007.

Von den erzielten Projektergebnissen können letztlich alle Beteiligten profitieren und besonders für das KMU Ilert ist die Chance auf Basis der digitalen, signierten Rechnungsabwicklungsmöglichkeit zukünftig weitere Kundenanbindungen zu generieren und sich somit einen strategischen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Durch die erfolgreiche Implementierung der digitalen Signatur in die Rechnungsprozesse bei allen Projektbeteiligten konnte der im Rahmen von PROZEUS angestrebte Know-how-Aufbau bei Ilert erreicht werden.

Die notwendigen einmaligen Investitionen lassen sich in Umstellungs- und Softwarekosten unterteilen. Hardwareinvestitionen, z. B. durch Anschaffung eines Signaturservers wurden hier nicht benötigt, da ein externer Servicedienstleister dies für Ilert übernommen hat.

Zu den Umstellungskosten sind vor allem interne und externe Personalkosten zu zählen, die während der Umsetzung der Arbeitspakte entstanden sind. Die Softwarekosten setzen sich durch die Anschaffung eines zusätzlichen ERP-Moduls für das Warenwirtschaftssystem, Einrichtungskosten sowie Lizenzgebühren zusammen.

Die Erfahrungen

Die Einarbeitung in die Dokumentationsstruktur und die Dokumentation in der PROZEUS-Form waren für alle Projektbeteiligte aufwändiger als erwartet. Die übersichtliche Struktur des Handbuches erlaubte einen schnellen Überblick über den Stand der einzelnen Projekt-Aktivitäten. Dies stellte eine große Hilfe bei der Planung und Umsetzung der jeweiligen Arbeitspakete dar.

Ilert Projektbewertung

Die Zukunft

Dieses Projekt soll Signalwirkung für die gesamte Branche haben. Bereits für 2007 ist geplant, dass weitere Handelsunternehmen ihre EDI-Strategie dahingehend ändern, zukünftig elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur empfangen zu können.

Broschüre Ilert GmbH: " eInvoicing - Mit der digitalen Signatur fit für die Zukunft" (pdf)