Praxisberichte Kunden- und Plattformanbindung, Stammdatenaustausch, Produktpräsentation und CRM-Einführung

Das Unternehmen

Von Ludwigsburg aus, dem Stammsitz des Unternehmens, erfolgen die komplette Fertigung und der Vertrieb der Produkte an über 2.500 Kunden in ganz Europa. Nähe zum Kunden gewährleisten Vertretungen in ganz Deutschland sowie in Belgien, den Niederlanden, Slowenien und den tschechischen und slowakischen Republiken.

Produkte von hünersdorff sind überall präsent. Im Blasform- und Spritzgussverfahren produziert hünersdorff über 1.000 Artikel in Serie. Jedes Jahr werden ca. 8 Millionen Teile umgesetzt. Von Sichtboxen, Sortimentskästen und Werkzeugkoffern bis hin zu Messkannen und Trichtersystemen. Und bei Kraftstoff-Kanistern setzt hünersdorff als Europa-Marktführer die Maßstäbe.

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden konzipieren und entwickeln die Spezialisten bei hünersdorff Kunststoffspritz- und Blaswerkzeuge sowie deren Peripherie ­auch für hochkomplexe Formteile. Dazu gehört auch die kompetente Beratung und Betreuung – vom ersten Planungsgespräch bis zum gefertigten Produkt.

Zur Fertigung hochwertiger Kunststoffprodukte, die den hohen Maßstäben von hünersdorff an Qualität und Präzision gerecht werden, steht ein moderner, leistungsstarker Maschinenpark zur Verfügung. Insgesamt 20 Spritzgussmaschinen mit einer Schließkraft von 40 KN bis 5.000 KN und 18 Blasmaschinen mit einer Schließkraft von 60 KN bis 600 KN und einem Blasvolumen von 100 ml bis 120 Liter. Alleine in den letzten drei Jahren hat das Unternehmen in 14 neue Blas- und Spritzgussmaschinen investiert.

Die Ziele

Bedingt durch die Kundenstruktur ist eBusiness in Form von EDIFACT schon länger mit einigen wenigen Kunden ein Thema. Durch Umorganisation der Abteilungen sollen die elektronischen Prozesse nun stark forciert werden um entsprechende Entlastungen in diesen Bereichen zu erreichen. Doch auch die Forderung der Kunden nach elektronischen Katalogen und Stammdatenübermittlung erfordern im Bereich der Teilestammdaten und auch Kundenstammdaten effizientere Prozesse. Diese sollen durch die Einführung eines PIMs sowie elektronische Kataloge und CRM erreicht werden.

Das Projekt

Im Rahmen von PROZEUS sollen verschiedene Aufgabenstellungen erledigt werden:
• EDI Anbindung von Kunden (z.B. Metro und Markant) mit verschiedenen Nachrichtenarten realisiert werden (INVOIC, DESADV). Einführung der neuen Konvertersoftware die auf Basis von XML und mit XLST Stylesheets arbeitet und auch openTRANS verarbeiten kann.
• Damit die Produktdaten effektiv verwaltet und an Kunden weitergegeben werden, sowie einfach im Intranet, Internet oder für Printkataloge verwendet werden können soll ein PIM (Produkt Information Management) System realisiert werden. Dieses dient als Quelle für die BMEcat Daten zur Weitergabe an die Kunden sowie zur Weitergabe an den SA2 Worldsync Datenpool.
• Erstellung einer Produktpräsentation im Internet auf www.huenersdorff.de. Hierbei sollen die Produkte auf Basis einer BMEcat XML Datei dynamisch erzeugt werden. Anzeige der Produktdaten im Intranet auf Basis derselben BMEcat Datei wie sie für das Internet verwendet wird.
• Einführung eines CRM mit Ankopplung an bestehende Systeme - Erstellen der Kopplungen zwischen den Systemen - Erfassung der Stammdaten - Pflege der Ansprechpartner.
• Erweiterung der openTRANS-Schnittstelle zur Anbindung des Einkaufs an die Mercateo-Plattform und aufsetzen eines elektronischen Bestellworkflows.
• Erstellung des Print Kataloges aus BMEcat XML-Daten mit Adobe InDesign.

Der Nutzen

EDI Projekt
• Effizientere Auftragsabwicklung (Auftragsbestätigung / Lieferscheine)
• Geringere Personalkosten für Rechnungslegung
• Geringere Handlingskosten (Porto) für Rechnungslegung

eCl@ss / Website Projekt
• Produktivitätssteigerung bei der Teile Stammdatenpflege und Übermittlung der Daten an den Kunden
• Neukunden durch neue Services / Online Kataloge
• Produktivitätssteigerung beim Verwalten der Internetseite (100% weniger Aufwand bei der Pflege der Produktdaten da diese sich automatisch aus den BMEcat Daten ergeben)

CRM Projekt
• Produktivitätssteigerung bei der Kunden Stammdatenpflege sowie der Auftragsverfolgung
• Schnellere Abwicklung der Aufträge
• Kundenbindung durch CRM und bessere Kundenstammdaten, höhere Kundenzufriedenheit durch persönliche Ansprache und durch kundenspezifische Stammdaten
• Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen da alle Informationen an zentraler Stelle vorliegen

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.12.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 12 Monaten.

Die Ausgangslage

PIM / eCl@ss / Website Projekt
Die Produkt Stammdaten werden in verschiedenen Abteilungen gepflegt. Die daraus resultierenden Daten müssen mit viel Zeitaufwand aufbereitet werden, um diese Kunden zugänglich zu machen oder auf der Internetseite zu veröffentlichen. Der Print Katalog wiederum wird auch aus diesen Stammdaten erstellt, allerdings angereichert mit erweiterten Vertriebsdaten. Diese Daten werden manuell gesammelt und in Form von Excel Tabellen und Word Dokumenten an den Dienstleister übergeben der daraus den Katalog erstellt. Auf der aktuellen Homepage sind überhaupt keine Produktdaten zu erhalten. Hier wird sich über einen „Blätterkatalog“ beholfen. Diese elektronische Kopie des Kataloges hat diverse Nachteile: Nicht aktuell (Printkatalog wird aus Kostengründen ca. alle 2-3 Jahre gedruckt), nicht aktualisierbar (neue Produkte, Produktergänzungen, Varianten), nicht korrigierbar (später entdeckte Fehler).

Die Zielsetzung

• Die Stammdatenpflege intern wird komplett neu gestaltet so dass alle Daten für die BMEcat Erstellung zur Verfügung stehen
• Alle Artikel werden nach eCl@ss 5.1 klassifiziert
• Programmierung einer Inhouse PIM Lösung die die Daten aus dem ERP b2 und allen relevanten Quellen zusammenzieht und für den BMEcat Konverter aufbereitet.
• Erstellung der BMEcat Datei mit der Software „Storeserver Generator“

Das Ergebnis

Durch den Abschluss der PROZEUS Projekte im September 2011 ist hünersdorff nun in der Lage, seine Kunden in der Industrie, wie die im Handel bestmöglich zu betreuen. So ist es im Laufe des 21 monatigen Projektes gelungen, erstmalig konsistente und aussagekräftige Stammdaten aller Artikel in nie da gewesener Qualität zur Verfügung zu stellen. Mit diesen Stammdaten und der neu entwickelten Website, in aktuell 4 Sprachen, ist es nun möglich ganz neue Marktsegmente zu erschließen und den Export auf Länder auszuweiten die bisher nicht erreicht werden konnten. Mit der Anbindung von Partnershops über den „Commerce Connector“ konnte der Fachhandel geschützt und der Vertrieb über das Internet dennoch forciert werden.
Durch die Klassifizierung der Daten nach eCl@ss 5.1 sowie proficl@ss ist es möglich Einkaufsportale großer Unternehmen zu bedienen und Umsatzpotenziale in diesem Bereich zu erschließen.

Die Erfahrungen

Es stellte sich heraus, dass das Unternehmen den Aufwand für verschiedene Subprojekte in dem doch sehr umfangreichen Gesamtprojekt unterschätzt hatte. So erwies sich die Erstellung des Pflichtenheftes als komplexer und zeitaufwändiger als angenommen, da es immer wieder unvorhergesehene Probleme mit den Abhängigkeiten der verschiedenen Teilprojekte gab (Dominoeffekt– eine Änderung zog eine andere nach sich). Dies macht andererseits deutlich, wie sinnvoll die strukturierte Vorgehensweise im Rahmen der PROZEUS-Regularien war, da hierdurch der im Vorfeld unterschätzte Aufwand realistischer eingeschätzt und geplant werden konnte. Auch die Festlegung des Zeitplanes ist durch die Abstimmung und Koordination der Dienstleister eine nicht zu unterschätzende Herausforderung (z.B. personelle Kapazitäten der Dienstleister, sehr optimistische Terminzusagen, um Aufträge zu erhalten, Sicherstellung des Einsatzes der auch zukünftig aktuellen Softwarereleases). Als mittelständische Firma mit einer für die Unternehmensgröße zwar nicht kleinen, aber mit zwei Mitarbeitern absolut gesehen auch nicht großen IT-Abteilung, war der Umfang des gesamten Projektes (Projektleitung, Abstimmung der Dienstleister und internen Mitarbeitern) erheblich. Für das nächste Projekt in dieser Größenordnung wäre es sinnvoll, vorab professionellere Projektmanagementstrukturen zu implementieren. Auch ein großzügiger bemessenes Zeitbudget des Projektleiters unter Berücksichtigung des Tagesgeschäfts und der sonstigen Aufgaben könnten die Effizienz der praktischen Umsetzung der Projektschritte, deutlich erhöhen.

Die Zukunft

Durch das PROZEUS-Projekt wurde das Verständnis für die Verwendung von eBusiness-Standards wie BMEcat und eCl@ss/proficl@ss geweckt, sowie das Bewusstsein für die Wichtigkeit der Qualität von Stammdaten bis in die Fachabteilungen hinein getragen. Dies wird ein wichtiger Grundstein für die Zukunft sein, um weitere Kunden und Marktplätze zu erschließen.

Die Erstellung der BMEcat Dateien soll noch weiter automatisiert werden. Aktuell stehen zwar die Quelldaten für die BMEcat Datei automatisiert zur Verfügung, die Software zur Erstellung der XML Datei muss jedoch von Hand bedient werden. Wenn diese per Kommandozeile zeitgesteuert erstellt werden könnte wäre dies nochmals eine große Zeitersparnis. Mittlerweile müssen durch die verschieden Sprachen ca. 5 BMEcat Dateien manuell erstellt werden.

Durch den neuen EDI Konverter auf XML Basis sollen weitere Kunden kostengünstig per EDI oder openTRANS angebunden werden. Auch die openTRANS INVOICE werden noch umgesetzt.

Den Katalog will hünersdorff bis zum Jahresende 2011 gedruckt haben. Basis hierfür sind nach wie vor die BMEcat-Daten mit den entsprechenden Mediendateien. Man hofft dann in Zukunft auf ein Web basiertes gehostetes PIM System in dem sämtliche PIM Daten gepflegt werden.

Das CRM System wird weiter ausgebaut werden und die schon vorhandenen Workflows zur Machbarkeitsprüfung neuer Produkte und Varianten in Einbeziehung der Abteilungen AV und QS aktiviert werden. Hierfür sind schon weitere Schulungen eingeplant wie auch für die individuellen Angebote aus dem CRM-System und die weiteren Funktionalitäten die momentan noch nicht im vollen Umfang genutzt werden.