eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Standardisierte Dokumentenlenkung und -transaktion im Handwerk unter Einsatz von DATANORM und eCl@ss

Portrait Lauber Kurt
Gruber Innenausbau-Holzbau GmbH

Rötz, Bayern
Baunebengewerbe
141 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 13,3 Mio.

www.gruber-bernried.de

Portrait Lauber Kurt
Kurt Lauber, Stellung:

"Mit Hilfe unseres eBusiness-Projektes werden die Informationswege von der und zur Baustelle schneller und effizienter. Zudem stehen unseren verantwortlichen Mitarbeitern zu jeder Zeit und allen Ortes die wichtigsten Baustellendaten zur Verfügung."

Das Unternehmen

Die Firma Gruber Innenausbau-Holzbau GmbH ist ein aus einem Holzbaubetrieb
gewachsenes Baudienstleistungs- und Handwerksunternehmen mit 141 Mitarbeitern. Das Unternehmen wird von dem geschäftsführenden Gesellschafter, Dipl.-Ing. (FH) Gerhard Gruber geleitet. Mit den Leistungsbereichen Estrich, Trockenbau, Bodenbeläge und Baumanagement ist das Unternehmen breit aufgestellt und deckt mit eigenen Mitarbeitern und Subunternehmern die ganze Palette von Innenausbauarbeiten ab.

Die Ziele

Durch die überregional verteilten Aufträge und die für einen handwerklichen Ausbaubetrieb doch stattliche Anzahl von Mitarbeitern ist die Fülle von zu verarbeitender und zur Verfügung zu stellender Information sehr groß. Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass bisherige Informationen und Daten im Büro in digitaler Form vorliegen, Informationen und Daten für und von der Baustelle allerdings in Papierform verwaltet werden. Dieser Medienbruch verursacht insbesondere Fehl- und Falsch- sowie verspätete Informationen und erheblichen Mehraufwand für die Verwaltung und (meistens doppelte) Erfassung von Daten. Die aufgeführten Probleme sind Ursachen für erhebliche Produktivitätsverluste im Unternehmen und erfordern geeignete Maßnahmen, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern und zu steigern.

Das Projekt

Aus diesem Grund widmet sich das PROZEUS-Projekt der Gruber Innenausbau-Holzbau GmbH den beiden zur Verbesserung der Unternehmenssituation bedeutenden Bereichen "digitale Baustellendokumentation" sowie "Datentransfer zwischen den Baustellen und den Büros sowie zu extern Beteiligten (Architekten, Ingenieurbüros, Handwerksfirmen etc.)".

Der Nutzen

Grundsätzlich soll durch die Einführung einer standardisierten Informations- und
Dokumentenlenkung und -transaktion Medienbrüche verhindert und die Fehlerquote und Produktivität im Unternehmen erheblich verbessert werden. Damit einher geht die Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und die Professionalität der Mitarbeiter.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.08.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Durch die überregional verteilten Aufträge und die für einen handwerklichen Ausbaubetrieb doch stattliche Anzahl von Mitarbeitern ist die Fülle von zu verarbeitender und zur Verfügung zu stellender Information sehr groß. Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass bisherige Informationen und Daten im Büro in digitaler Form vorliegen, Informationen und Daten für und von der Baustelle allerdings in Papierform verwaltet werden. Dieser Medienbruch verursacht insbesondere Fehl- und Falsch- sowie verspätete Informationen und erheblichen Mehraufwand für die Verwaltung und (meistens doppelte) Erfassung von Daten.

Die Zielsetzung

Grundsätzlich soll im Vergleich zum Ist-Zustand der Daten- und Informationsaustausch in Papierform reduziert und in digitaler Form erhöht werden. Dabei ist zu erwähnen, dass der Wechsel des Daten- und Informationsaustausches von Papierform auf digitale Form nicht im gleichen Volumen vollzogen werden soll. Aufgrund der einfacheren Handhabung von digitalen Daten und Informationen wird nach Einführung der mobilen Datenerfassungs- und –transfermöglichkeiten das Volumen von erfassten und transferierten Daten und Informationen digital erheblich höher sein als in Papierform. Durch die im Rahmen des Projektes erstellte, systematische Struktur von Informationen und Dokumenten wird der Import zudem um den ecl@ss Standard erweitert.

Grafik Gruber Innen Auz
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
03 Implementierungphase:
Installation von Hard- und Software sowie Anpassung der technischen Systeme
Anpassung der internen Abläufe
Software installiert, Handys bespielt, iPad in Voerbereitung, Prozesse werden unter Erstellung von Prozessbeschreibungen abgeändert, Schnittstellen müssen z.T. noch programmiert werden mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2011
Start: 01.02.2011
Ende: 31.05.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
04 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Erste Schulung durchgeführt
Software WinWorker sowie Handy-Funktionen erläutert mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2011
Start: 01.04.2011
Ende: 31.05.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
02 Initialphase:
Leistungs- und Materialklassifizierung, Stammdatenpflege
Baustellendokumente werden elektronisch erstellt bzw. aufbereitet
Erfassung der Leistung-/Materialbeispielen wurde diskutiert, Hardware ausgewählt, benötigte Baustellendokumente werden erstellt mehr Info
30.04.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Nov 2010
Start: 01.11.2010
Ende: 30.04.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Ausgangslage erörtert, Arbeitsschritte festgelegt, Zeit- und Kostenplan wird erstellt
Die Ausgangslage im Unternehmen wurde ausführlich erörtert, das Pflichtenheft sowie der Zeit- und Kostenplan wurden erstellt mehr Info
30.11.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Sep. 2010
Start: 01.08.2010
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Die im Rahmen des PROZEUS-Pflichtenheftes angedachten und beschriebenen Innovationen und Umsetzungswünsche wurden erfolgreich umgesetzt.
Beispielsweise sind dies:

  • Artikel- und Leistungsstammdaten sowie Leistungsspezifische Standard-Arbeitspakete in digitaler Form
  • Leistungsspezifische Stammdaten-Sets (Kombinationen von Haupt- und Unterpositionen) mit kundenorientierten Hauptpositionstexten
  • Mobile, digitale Stundenmitschreibung auf der Baustelle
  • Mobile, digitale Informationserfassung und Datentransfer zwischen Büro und Baustelle
  • Störungsmeldungen und Verbesserungsvorschläge, unterstützt durch mobile, digitale Foto- und Sprachnotizerfassung auf der Baustelle
  • Online-Statusabfragen über die auswärtigen Mitarbeiter sowie über deren Projektleistungen und Fertigstellungsgrade auf Grund der digitalen Vororterfassung

Erforderlich war neben der Erfassung sämtlicher Leistungspositionen u. a. auch die Hinterlegung der einzelnen Vorgabe- / Sollzeiten hierfür. Im Anschluss wurden diese in das Kalkulationstool der für das Projekt neu gewählten Software "WinWorker" eingearbeitet, um sich die Kalkulation in diesem Programm Stück für Stück aufzubauen.

Mit Hilfe der "Aktivitätsübersicht" in WinWorker lassen sich tagesgenau die mitgeschriebenen Zeiten der definierten und vorgegebenen Arbeitspakete der gewerblichen Mitarbeiter im Soll-Ist-Vergleich feststellen. Rasche Ableitungen hieraus werden per Meldung an die Kalkulation zur Neufestlegung bzw. Korrektur gegeben.

Die Erfahrungen

Größter und zeitintensivster "Meilenstein" des Projektes waren die in der Initialphase beschriebenen beiden Arbeitspakete "Elektronische Aufbereitung" sowie die "Datenerfassung und -bereinigung".

Hier wurde insbesondere daran gearbeitet, die für den Datentransfer von der Baustelle ins Büro (und umgekehrt) gewünschten und benötigten Baustellendokumente elektronisch zu erstellen bzw. (falls bereits vorhanden) aufzubereiten. Des Weiteren erfolgte hierbei die Überarbeitung der einzelnen Leistungspositionen und Arbeitspakete des Bereiches Fußboden als Pilotbereich sowie die Vorbereitung für die Implementierungsphase in WinWorker.
Betrachtet man das bereits umgesetzte "Teilprojekt" digitale Arbeitszeitmitschrift im "Pilot"-Fachbereich Fußboden-Parkett, kann man das Engagement und die Bereitschaft aller am Prozess Beteiligter nicht groß genug schätzen.

Nachdem bereits Mitte April zwei Test-Kolonnen mit der digitalen Mitschrift per Handy das "neue Zeitalter einläuteten", zogen Anfang Mai sämtliche Kolonnen des Fachbereiches Fußboden-Parkett nach.

Der Mai wurde noch für diverse Schulungsmaßnahmen sowie Einzelschulungen am neuen System verwendet. Zudem wurden hier noch zahlreiche Schnittstellen- und allgemeine Funktionstests durchgeführt, die daraus resultierenden Anregungen und Nachbesserungsvorschläge aufgenommen, und wenn als sinnvoll erachtet, umgesetzt.

Wichtig und unbedingt erwähnenswert auch:
Eine professionelle und fachgerechte Unterstützung durch einen externen Berater (bei der Gruber Innenausbau-Holzbau GmbH war dies Herr Michael Heil, Managementberatung im Handwerk, Leibnizstraße 42, 67663 Kaiserslautern) ist nicht nur hilfreich und wertvoll, sondern fast schon unabdingar.

Die Zukunft

Péu a péu werden sukszessive die noch nicht verwirklichten und umgesetzten digitalen Prozesse in Angriff genommen. Klar definiertes Ziel ist es beispielsweise, kurz- bis mittelfristig sämtliche Bau- und Projektleiter sowie mittelfristig den Großteil der Poliere und Vorarbeiter mit Tablet-PCs auszustatten. Durch die dadurch entstehenden Möglichkeiten sollen dem Bau- und Projektleiter z. B. diverse Fahrten zu den Baustellen dadurch erspart werden, dass zwischen Bau- und Projektleiter im Büro und der gewerblichen Führungskraft auf der Baustelle, mit Hilfe der vorhandenen Technik bei Problemen "Web-Konferenzen" abgehalten werden.

Des Weiteren wird aktuell und auch weiterhin daran gearbeitet, geeignete Berichte zu generieren, welche wertvolle Auswertungen und Analysen unserer Leistungspositionen und Arbeitspakete im "Soll-Ist-Vergleich" zulassen.

Sowie sämtliche relevanten und vorgenommenen Prozesse im Fachbereich Fußboden-Parkett erfolgreich umgesetzt sind, wird versucht, die im Projekt PROZEUS beschriebenen Innovationen und Vorhaben im Fachbereich Estrich umzusetzen.
Sprich: Auch im „Schwester“-Fachbereich Estrich

  • sollen beispielsweise die Arbeitszeiten der gewerblichen Mitarbeiter digital erfasst werden,
  • sollen daraus resultierende Analysen und Auswertungen gestartet werden,
  • sollen diverse Baustellendokumente nicht mehr in Papierform, sondern digital erfasst und abgearbeitet werden usw.

Bei der Fa. Gruber ist man sich absolut sicher, sich auf dem "richtigen Weg" zu befinden und mit Hilfe der im Projekt PROZEUS definierten Zielsetzungen ein ganzes Stück effektiver und effizienter zu werden.

Lesen Sie den kompletten Schlussbericht (pdf)

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: