Arbeitspaket 2: Soll-Prozess Festlegung der Soll-Prozesse
Durchführung geplant für Jan 2007
Start Jan 2007
Ende Mrz 2007
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Soll-Prozesse beschrieben
Wie sollen die Prozesse "Artikel anlegen" und "Artikel ändern" in Zukunft abgewickelt werden? Auf Grundlage der IST-Analyse werden Änderungsmaßnahmen in der SOLL-Konzeption vorgestellt.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Es steht nicht mehr die interne Artikelnummer, sondern die weltweit eindeutige EAN-Nummer im Vordergrund. Diese Nummer kann entweder vom Hersteller vorgegeben werden oder sie wird von GreenCare selbst vergeben. Dabei identifiziert die EAN-Nummer die Ausprägung eines Produkts. Somit wird der Prozess der Neuanlage eines Artikels nicht nur durch einen neuen Artikel, sondern auch durch eine neue Rezeptur oder eine neue Gebinde- oder Versandeinheit ausgelöst. In jedem dieser Fälle findet zunächst eine Prüfung statt, ob der Kunde bzw. Händler eine EAN-Nummer für diesen Artikel vorgeben will (z.B. für eine Eigenmarke). Ist dies nicht der Fall, muss GreenCare eine neue EAN vergeben. Auf Basis der EAN wird im Warenwirtschaftssystem dann der Artikel mit Stammdaten, Stückliste und Komponenten gepflegt. Zwar bleibt im Warenwirtschaftssystem die interne Artikelnummer ein Schlüsselfeld, im Prozess allerdings übernimmt die EAN die führende Rolle. Damit wird die Eindeutigkeit in der Kommunikation zwischen Hersteller und Händler gewährleistet.
Als letzter Prozesschritt gilt es die Frage zu klären, ob ein Sicherheitsdatenblatt (SDB) für diesen Artikel notwendig ist. Falls dies der Fall ist, wird der Prozess "SDB anlegen" ausgeführt.
Der SOLL-Prozess ist im Vergleich zur IST-Situation klarer strukturiert und die Komplexität wird im Zuge der Anbindung weiterer Artikel an den Stammdatenpool abnehmen. Mit der EAN kommt ein Schlüsselelement hinzu, wodurch auch in der Kommunikation mit Dritten der Artikel eindeutig identifiziert werden kann. Somit wird die Transparenz im Prozess erheblich verbessert.
Obwohl der Prozess durch die Hinzunahme der Übergabe an einen Stammdatenpool eine zusätzliche Aktivität bekommen hat, wird der Kommunikationsaufwand reduziert. Dies wird zum einen durch klare Verantwortlichkeiten und zum anderen durch die Grundstruktur der EAN als Schlüsselelement (eine EAN pro Gebinde- oder Versandeinheit) erreicht.
Dabei übernimmt wie beim Anlageprozess die EAN-Nummer eine führende Rolle. Bei der Entscheidung, ob eine Neuanlage notwendig ist, kann aufgrund der EAN eine Regel definiert werden: Liegt eine neue EAN, Rezeptur oder abweichende Gebinde- oder Versandeinheit vor, muss ein neuer Artikel angelegt werden. In allen anderen Fällen kann ein bestehender Artikel geändert werden. Ähnlich wie beim IST-Prozess werden dann die Stammdaten, Stücklisten und/oder Komponenten geändert. Bei Artikeln, die im Stammdatenpool verfügbar gemacht worden sind, muss zudem ein Transfer der Änderungen an den Pool stattfinden. Die Übermittlung übernimmt ein externer Dienstleister. Als letzter Prozessschritt gilt es die Frage zu beantworten, ob auch Änderungen am Sicherheitsdatenblatt (SDB) notwendig sind. Ist dies der Fall, muss der betreffende Prozess zur Änderung des Sicherheitsdatenblatts angestoßen werden.
Bei der Betrachtung dieses SOLL-Prozessablaufs fallen auf den ersten Blick keine signifikanten Änderungen zum IST-Prozess auf (außer der Anbindung an den Stammdatenpool). Allerdings bringt die Verwendung der EAN die Verbesserung mit sich, dass eine unternehmensübergreifende Regel zur Unterscheidung zwischen Neuanlage und Änderung existiert. Dies vereinfacht die Handhabung des Prozesses.
Die Anfrage von Daten beim Lieferanten, Prüfung der Komponenten und die Aufbereitung der Daten wurden unverändert vom IST-Prozess übernommen. Die Erstellung der Sicherheitsdatenblätter (SDB) wird jedoch im SOLL-Konzept in einem Sicherheitsdatenblatt-Tool durchgeführt. Auf diesem Weg werden die Merkmale einzeln in einer Datenbank erfasst und das Sicherheitsdatenblatt kann dann auf Basis dieser Daten dynamisch erstellt werden. Dadurch ergibt sich auch die Möglichkeit eines umfassenden Änderungs- und Versionsmanagements. Falscheingaben und uneinheitliche Formulierungen werden durch vordefinierte Werte und Phrasen verhindert. Teilweise werden vom SDB-Tools auch Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, wodurch die Qualität der Daten nachhaltig gesteigert wird. Falls es sich bei dem Artikel um einen relevanten Artikel für den SINFOS-Datenpool handelt, muss der Transfer der Daten durchgeführt werden. Dies wird durch einen externen Dienstleister übernommen.
Die ersten Prozessschritte wurden unverändert aus dem IST-Prozessablauf übernommen. Bei der Durchführung der Änderung wird jedoch wie schon bei der Anlage von Sicherheitsdatenblättern das SDB-Tool genutzt. Die Beauftragung einer Änderung entfällt somit und die Aktualisierung wird direkt in der Datenbank durchgeführt. Zudem wird eine Prüfung durchgeführt, ob das Sicherheitsdatenblatt zu einem Artikel gehört, der im SINFOS-Stammdatenpool abgelegt wurde. In diesem Fall muss ein Transfer an den Datenpool erfolgen, der durch einen externen Dienstleister durchgeführt wird. Die Prüfung, ob die Änderung so signifikant, dass die Kunden pro aktiv informiert werden müssen findet analog zum IST-Prozessablauf statt. Hierbei besteht allerdings die Möglichkeit auf den Datenpool als Quelle für die notwendigen Informationen zu verweisen.
