eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 1: Ist-Analyse Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur

Durchführung geplant für Jan 2007
Start Nov 2006
Ende Jan 2007

Stand: 23.02.2008
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Ist-Analyse

Bei der IST-Analyse der Unternehmensstruktur werden vier Dimensionen betrachtet: Organisation, Prozesse, Daten und Technologie. Dadurch wird eine umfassende Analyse gewährleistet, die für eine effiziente Betrachtung der notwendigen Änderungen im Rahmen der SOLL-Prozessdefinition notwendig ist.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Anlage eines Artikels: 

Für jeden neuen Artikel wird eine Artikelnummer vergeben. Auf der Basis dieser Nummer werden dann im System die Stammdaten erfasst. Dazu gehört auch die Pflege einer Stückliste mit den darin enthaltenen Komponenten. Als letzten Schritt innerhalb der Artikelneuanlage werden die Gebinde- und die Versandeinheiten definiert.

Nachdem der Artikel im Warenwirtschaftssystem erfasst wurde, stellt sich die Frage, ob die Pflege eines Sicherheitsdatenblatts notwendig wird. Falls dies notwendig ist, wird der Prozess zur Anlage eines Sicherheitsdatenblatts (SDB) angestoßen.

Bei der Betrachtung des Prozesses fällt auf, dass die interne Artikelnummer als führend im Prozess angesehen wird. Der Prozess ist ebenfalls stark segmentiert, was auch durch die Verantwortlichkeiten bedingt wird.

Änderung eines Artikels: 

Der Prozess ist im IST-Zustand klar formuliert und weist wenig Handlungsbedarf auf. Ähnlich wie bei der Neuanlage von Artikeln ist allerdings zu bemängeln, dass die EAN nicht als führendes Element zur Artikelidentifikation verwendet wird. Ein weiterer Punkt ist, dass bei der Entscheidung über Neuanlage oder Änderung nicht immer klare Regeln existieren bzw. eine klare Regelung als wünschenswert erachtet wird.

Anlage eines Sicherheitsdatenblattes: 

Mit der Einführung eines neuen Produkts und der Feststellung der Relevanz als Gefahrgut bzw. Gefahrstoff müssen die für das SDB notwendigen Daten bei den Zulieferern angefragt werden. Die einzelnen Komponenten des Artikels werden geprüft und die Daten entsprechend aufbereitet. Diese Informationen bilden dann die Basis für das Sicherheitsdatenblatt, dessen Erstellung zunächst beauftragt wird, bevor ein Word-Dokument erstellt wird.

Die Arbeitsschritte im Prozess sind klar gegliedert. Allerdings ist die Aufbereitung der Daten teilweise schwierig, da unterschiedliche Quellen abweichende Formulierungen verwenden. Zudem werden die Sicherheitsdatenblättern im Word-Format bearbeitet. Dadurch wird eine Änderungs- und Versionsverwaltung nur sehr schwer realisierbar. Die Beauftragung der Erstellung des Sicherheitsdatenblatts und die Durchführung in einem separaten Prozessschritt stellen einen Bruch im Prozess dar, der zu einem erhöhtem Aufwand führt, da bei technischen Unklarheiten häufig Rückfragen notwendig werden.

Änderung eines Sicherheitsdatenblattes: 

Nach dem Erhalt eines Sicherheitsdatenblattes vom Zulieferer muss geprüft werden, ob sich signifikante Änderungen ergeben haben, die eine Änderung des Sicherheitsdatenblattes bei GreenCare erforderlich machen. Sollte eine Änderung notwendig werden, müssen die Daten aufbereitet und eine Änderung in Auftrag gegeben werden. Nach der Durchführung der Änderung muss geprüft werden, ob die Änderung so signifikant ist, dass eine Information an die Kunden erforderlich wird. Die relevanten Kunden werden dann anhand der offenen Aufträge oder der in der nahen Vergangenheit gelieferten Mengen aktiv informiert (inklusive Versand des Sicherheitsdatenblattes).

Ähnlich wie bei der Analyse des IST-Prozesses "Anlage eines Sicherheitsdatenblattes" zeigt sich auch hier ein Bruch im Prozess. Die Änderung des Sicherheitsdatenblattes muss zunächst in Auftrag gegeben werden, bevor es dann in einem zweiten Arbeitsschritt tatsächlich geändert wird.