1 Planungsphase Ist-Analyse, Zeit- und Kostenplanung, Pflichtenheft
Durchführung geplant für Aug-Okt 2010
Start Aug 2010
Ende Okt 2010
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Pflichtenheft mit Verzögerungen abgeschlossen
Zuständigkeiten und Artikelauswahl wurden definiert.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Arbeitspaket abgeschlossen
August 2010
Zu Beginn der Projektdurchführung, welche sich zeitlich hinter dem Abschluss des Projekt-Genehmigungsverfahren einreiht, muss ein Situationsabbild (IST-Analyse) erstellt werden. Die Ergebnisse der Analyse werden im Pflichtenheft fixiert, welches zugleich den Leitfaden für die Projektumsetzung darstellen soll.
Um einen möglichst umfangreichen und doch schlüssigen Blick auf die Situation zu Projektbeginn zu erlangen, wird eine Stoffsammlung erstellt, die die notwendigen Informationen zur Pflichtenheft-Erstellung enthält. Als Abgabedatum ist der 30.09.2010 vorgesehen. Dazu wird am 24.08.2010 eine Besprechung abgehalten. Teilnehmer sind Frau Schmeißer, Herr Malz, Herr Thews und Herr Korf. Darin wird neben der formellen Gestaltung des Pflichtenheftes selbst über eine erste Vorauswahl über den Artikelkreis der für die Klassifizierung in Frage kommenden Artikel gesprochen. Aufgrund der Vielzahl der Artikel, welche durch die Zweimarken-Strategie von Geramöbel entsteht, steht gegebenenfalls auch die Selektion nach Artikelgruppen oder Produkt-Serien zur Disposition. Im Ergebnis muss für die Findung einer Lösung zu diesem Fakt eine sorgfältige Artikelprüfung stattfinden. Im Fokus stehen hier der zu erwartende Klassifizierungsaufwand, der mit Hilfe von Herrn Thews zu erwägen ist und die Umschlaghäufigkeit der Artikel. Um diese Informationen zeitnah und korrekt zu erhalten, werden die entsprechenden Projektmitarbeiter von der Geschäftsführung nach Fähigkeit und Erfahrung ausgewählt anschließend und deren Zuständigkeiten während des Projektes definiert. Hierzu zählen neben Herr Rohleder, der die Erkundigungen bei Lieferanten einholen soll auch Frau Bademann, welche sich zu diesem Zeitpunkt mit der Artikelstammbereinigung/-pflege beschäftigt. Ein weiterer externer Dienstleister –prosoft Gera- wird durch Herrn Rohleder kontaktiert und umfassend über die geplanten Vorgänge informiert. Weiter wird in diesem Zuge die Erstellung eines vollständigen Systemabbildes besprochen und auch seitens des externen Dienstleisters eine Darstellung erarbeitet.
Weiter steht der Dokumentationsanteil externer Dienstleister generell für die Fachwissen-Beschaffung zum Gespräch, welche in das Pflichtenheft einfließen. Ein weiterer Punkt ist die Erörterung der Menge an zu hinterlegenden Eigenschaften jeden Artikels. Um hierbei nicht zu viele Eigenschaften anzugeben, sondern die Artikel kundenorientiert zu Pflegen, soll ein Flow-Chart über die Artikelverwendung erstellt werden. Die Auslagerung der Artikel über Excel, für eCl@ss 5.1 soll dabei keinerlei Probleme verursachen.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Problematisch gestaltet sich in den ersten Schritten der Projektumsetzung die richtige Wahl des Artikelkreises und der Anzahl der zu vergebenden Merkmale. Das Schaffen einer falschen Basis kann einen hohen Korrekturaufwand verursachen und den Abschluss des Projektes verschieben oder gar gefährden. Daher sollten unsere Kunden die Richtung weisen. Eine erste eCl@ss-Anfrage durch Herr Rohleder an einige unserer Lieferanten bleibt unbeantwortet. Die Marke High Speed Office (HSO) besteht nahezu vollständig aus hochdrehenden Artikeln unseres Schnellliefersortiments und stellt somit eine besonders attraktives Angebot für unsere Schlüsselkunden dar. Entsprechend der bereits bekannten Präsentation wird von unseren Kunden die Klassifizierung fast aller HSO-Artikel explizit gefordert. Da Geramöbel in dieser Marke alle Bedarf für den Büromöbelbereich abdecken kann, wird hier bereits von einem Vollsortiment gesprochen. Entsprechend umsichtig ist der zu planende der Aufwand zu wählen.
Arbeitspaket abgeschlossen
September 2010
Um eine kundengerechte Auswahl der zu klassifizierenden Artikel treffen zu können, ist es notwendig die Kunden selbst zu befragen. Dazu wird eine Besprechung am 10.09.2010 durchgeführt, die zudem den momentanen Fortschritt der Pflichtenheft-Gestaltung klären soll. Hierbei hatte sich während der Bearbeitung gezeigt, dass die Zeit für die Fertigstellung und Abgabe des Pflichtenheftes zu optimistisch geschätzt wurde. Es kommt zu einer genehmigten Verschiebung des Abgabetermins. Die Wahl des Artikelkreises steht innerhalb der HSO-Marke zwischen bereits gelaufenen Artikeln in 2010 (eingeschränkte Auswahl) oder allen HSO Verkaufsartikeln (sehr umfassend), mit Ergänzung der fehlenden Neuanläufe und ohne Altprogramme(Barcelona, Amsterdam etc.). Da die Datenmenge angesichts der Artikelanzahl für den Projektzeitraum zu groß ist, wird eine Standardanfrage an einige der Schlüsselkunden formuliert, um deren Bedürfnissen entsprechen zu können (siehe Probleme und Lösungen). Die Prüfung der Mitarbeiter zu Eignung und Aufgabe ist abgeschlossen und deren Aufgaben werden von der Geschäftsführung genauer definiert.
Zum 28.09.2010 wird neben dem aktuellen Stand des Fortschrittes der Pflichtenhefterstellung, Herr Kupka in Kenntnis über die angedachte Vorgehensweise der Kundenbedürfnis-Ermittlung gesetzt. Resultierend ergibt sich die Fragestellung, wie sich Kunden erreichen und sensibilisieren lassen, um mit der entsprechenden Ernsthaftigkeit an Fragestellungen heranzutreten. Es gilt einen Weg zu finden, die Denkstrukturen des Kunden zu verstehen, um nicht allein nach den Vorstellungen des Produzenten Geramöbel, die häufig gesuchten Eigenschaften zu definieren. Im Verlauf wird deutlich, dass Kunden ebenso verschiedene Herangehensweisen an ihre Produkte pflegen. So orientiert sich Schäfer Shop eher technisch, Otto Office benötigt eher Daten, an denen sich deren Kunden orientieren. Im Beschluss steht nun die Notwendigkeit eine einheitliche und gemeinsame Vorgehensweise zu finden, unabhängig von Einflüssen jedes Kunden an sich. Bis Ende Oktober soll hier ein Beschluss gefasst werden. Die Wahl des Artikelkreises fällt auf das gesamte HSO Programm, wobei die Priorität bei den hochdrehenden Artikeln und der Sortimentserweiterung liegt. Der entstehende Klassifizierungsaufwand beläuft sich somit auf rund 33.700 zu vergebene Eigenschaften.
Um System seitig entsprechende Kapazitäten zu schaffen, um die Datenmengen der zusätzlichen Stammdaten aufzunehmen, werden von Hr. Thews im Warenwirtschaftssystem zusätzlich drei Datenbanken implementiert. Diese dienen der Erfassung der eCl@ss Merkmale und Leisten, sowie deren Relation zum Artikelstamm. Desweiteren muss die Artikelmaske angepasst werden. Damit wird aus dem Artikelstamm durch Verweise auf die jeweilige Tabelle mit Merkmale verwiesen. Um die für die Klassifizierung notwendigen Auslagerungen erzeugen zu können, Wurden entsprechende Auslagerungsprogramme geschrieben, welche die Ausgabe der Artikel-SMLs im .csv-Format erzeugt.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Wie definieren die Kunden die einzuordnenden Eigenschaften:
1.Definieren von schlüssigen Merkmalen,
2.Sichten Datenblatt Schäfer Shop; Kontaktaufnahme mit Kunden (Bär, Schäfer Shop)
3.Besprechung Hr. Kupka zur Weiteren Einführung und Grundlegung zu E-Class um Kunden souverän ansprechen zu können
Terminlicher Engpass bezüglich der Fertigstellung des Pflichtenheftes:
Beantragung einer Verschiebung des Abgabetermins auf den 29.10.10
Arbeitspaket abgeschlossen
Oktober 2010
Am 13.10.2010 wird das Layout und die Struktur des Pflichtenheftes definiert und verabschiedet. Der Kostenplan ist an die Verschiebung des Termins angepasst, ebenso wie der inhaltliche Aufbau des Pflichtenheftes. Die abgebildeten Prozesse zu den internen Abläufen werden indes weiter verfeinert, um einen schnellen Überblick bei der Sichtung erlangen zu können. Die Abläufe und Schnittstellen zu den externen Dienstleistern (Bereich IT) werden eruiert. Durch die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zustand wird das systemseitige Verbesserungspotenzial und somit den Nutzen der Klassifizierung unterstreichen. Mit dem 15.10.2010 kommt das Pflichtenheft zum Abschluss. Die Informationen für die Soll-Ist-Gegenüberstellung im Bereich der EDV, im Speziellen Technik und Sicherheit liegen vor und sind aufgearbeitet. Dies ermöglicht mit dem 27.10.2010 die Fertigstellung des überarbeiteten Kostenplans. Der Kundenkontakt ist über Hr. Danowski hergestellt und deren Anforderungen bezüglich Eigenschaftsvergabe wird geprüft. Die Betreuung und Entwicklung dieser Kunden bezüglich des Projektes findet ebenfalls über Hr. Danowski statt. Fr. Bademann stellt die zuvor bearbeiteten Stammdaten zum Einpflegen in die Merkmalstabellen bereit. Die Auslagerung der Artikeltabellen über das gesamte HSO Programm beginnt. Dazu werden Selektionsleisten aus dem ERP (EKS) in Form einer Excel-Tabelle ausgelagert und die darin enthaltenen Artikel bearbeitet. Wichtigste Kriterien für die Auswahl der Artikel sind die Umschlaghäufigkeit und die Aktualität des Artikels. Das bedeutet, das geplante Auslaufprogramme aus der Klassifizierung ausgeschlossen werden. Die Selektion aus dem System geschieht nach Marke und Serie, da hier die Artikelbezeichnung das Auslagern größerer Artikelstämme ermöglicht. Die zur Vereinfachung gebildeten Artikelgruppen werden serienunabhängig betrachtet, da über die verschiedenen Serien Artikelgruppen in Variationen wiederholt vorkommen. So besitzen beispielsweise mehrere Serien eigene Tischprogramme. Durch diese Herangehensweise wird während der Klassifizierung zusätzlich die Suchzeit verkürzt und der Überblick verbessert.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
- Eine nochmalige Abstimmung über die Darstellung der Sachverhalte beim Einfügen des Systemabbildes (technischer Stand Geramöbel) ist notwendig – Abhilfe kann durch Einberufen einer Besprechung 13.10.2010 und einigen anschließenden Telefonaten mit Hr. Thews und ProSoft Gera geschaffen werden.
- Auslegung des Pflichtengheftes und dessen äußerer Gestaltung (Corporate Design) – Visuell oder Textlich orientiert – Einigung auf ein visuell ausgerichtetes Pflichtenheft, da Zusammenhänge schneller zu erfassen sind und strukturelle Zusammenhänge besser heraus modelliert werden können.
- Das Auslagern der Artikelstammdaten mit den zuvor hinterlegten SMLs ist ein aufwendiger Prozess bei dem durch den hohen Sortieraufwand darauf geachtet werden muss, dass keine Serie von Artikeln retundant hinterlegt wird und somit Probleme beim Einlesen vermieden werden können
