eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronischer Katalog, Online-Shop

P.F. Freund & Cie GmbH

Wuppertal, Nordrhein-Westfalen
Metallbearbeitung, Metallverarbeitung
17 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 3,25 Mio.

www.freund-cie.com

Hans-Dieter Sanker, Geschäftsführung:

"Der entscheidende innovative Schritt in Richtung FREUNDlicher Kundenservice mit Hilfe eBusiness ist mit sehr positiver Resonanz erfolgt."

Das Projekt

Geplant war die Erstellung eines nach eCl@ss und BMEcat klassifizierten elektronischen Produktkataloges, einer Online-Vertriebslösung (Online-Shop) und eines Internetkommunikationsforums für Vertrieb und Kunden sowie die medienbruchlose Anbindung an das bestehende Warenwirtschaftssystem.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Freund

Der Projektablauf wird vom Unternehmen nur als akzeptabel bewertet, da der Aufwand und die Hemmnisse im Unternehmen hoch waren. Trotzdem ist die Zielerreichung des Gesamtprojekts gut. Das Projekt musste aufgrund der relativ dünnen Personaldecke häufig dem Tagesgeschäft weichen, was insbesondere bei Krankheits- und Urlaubszeiten zu Beeinträchtigungen in der Projektarbeit führte. Der Datenimport aus der bisherigen Katalogdatenbank Filemaker funktionierte nicht. Deshalb mussten alle Katalogtexte, auch die Texte in Englisch und Französisch, überarbeitet werden. Dieser Arbeitsaufwand war nicht einkalkuliert worden und wurde während der Urlaubszeit von einem zusätzlich befristet eingestellten Mitarbeiter durchgeführt. Des Weiteren hatte das Unternehmen Schwierigkeiten mit einem seiner IT-Dienstleister: Es wurden z.B. sämtliche (ca.1.000) Fotos in einer im Internet nicht verwertbaren Auflösung konvertiert, wodurch zwei Wochen Mehraufwand entstanden. Durch Terminverzögerungen des IT-Dienstleisters wurden zudem dringend benötigte Schnittstellen und Shopanpassungen erst mit mehrmonatiger Verzögerung fertig gestellt. Es wurde ein anderer IT-Dienstleister zur Lösung der Probleme in das Projekt eingebunden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen nicht leicht gefallen. Verbände und IT-Dienstleister waren diesbezüglich wenig Hilfe. Als Informationsquelle wurde das Internet erfolgreich genutzt. Es wurde eine EDIFACT-XML Schnittstelle eingerichtet und wieder deaktiviert, da das Unternehmen feststellen musste, dass das XML-Format providerabhängig abweichen kann und somit z.Zt. für den Unternehmenseinsatz nicht zu gebrauchen ist. Der Pflege- und Aktualisierungsaufwand kommender eCl@ss-Versionen kann heute noch nicht abgeschätzt werden

Das Ergebnis

Die gesamte Stammdatenpflege wurde vereinfacht und komfortabler, das Katalogwesen weitgehend automatisiert. Des Weiteren wird durch das neue Kundensystem der Kundendialog nachhaltig erleichtert. Durch die zusätzliche Einbindung unserer Artikelstammdaten- und Bestandsdaten stehen alle relevanten Daten gleichzeitig dem Verkauf und Einkauf zur Verfügung. Das Unternehmen kann dadurch interne Kosten senken und Kunden effizienter betreuen. Die Zugriffszahlen des Online-Shops sind im ersten Jahr bereits gestiegen. Es konnte nach einem Dreivierteljahr eine Umsatzsteigerung festgestellt werden.

Die Zukunft

Bei einem nächsten Projekt würde das Unternehmen die Kosten- und Zeitplanung etwas weiter gestalten. P.F. Freund verfügt jetzt über mehr Erfahrung in der Abwicklung eines entsprechenden Projektes. Des Weiteren würde das Unternehmen für eine konsequentere und permanente Erfolgskontrolle innerhalb der Projektabschnitte sorgen, so dass auch die Arbeiten der IT-Dienstleister stärker kontrolliert werden können.
In näherer Zukunft sind keine neuen eBusiness-Projekte geplant. Trotzdem können zukünftig Kundenanforderungen nach standardisierten Katalogen und elektronischen Produktinformationen sofort erfüllt werden.

Fazit: " Der entscheidende innovative Schritt in Richtung FREUNDlicher Kundenservice mit Hilfe eBusiness ist mit sehr positiver Resonanz erfolgt."

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von P. F. Freund in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Freund produziert 40 Prozent seiner Handwerkzeuge in Eigenfertigung am Standort Wuppertal. Handelswaren werden von deutschen oder internationalen Herstellern zugekauft. Der Verkauf erfolgt über den Groß- und Fachhandel in Deutschland und über Handelsvertreter in Deutschland, Österreich und Dänemark. Die Geschäftsprozesse laufen auf herkömmlichem Wege ab. Das Unternehmen nutzt keine eBusiness-Standards und bearbeitet den Großteil der notwendigen Arbeitsschritte manuell. Die technische Basis bildet ein individuell programmiertes Warenwirtschaftssystem. Es existieren zwei voneinander getrennte Datenbanken, die zu doppelten Erfassungen und hohem Datenpflegeaufwand führen.

Die Zielsetzung

Organisatorische Veränderungen im Unternehmen sind nicht erforderlich. Zur Steigerung der Internet- und eBusiness-Kompetenz werden alle involvierten Mitarbeiter geschult. Zukünftig werden Doppelerfassungen und fehlende Schnittstellen zwischen verschiedenen Datenbanken vermieden, da nur noch eine Datenbank eingesetzt wird. Um weltweit agieren zu können, werden die FREUND-Produkte nach einem Standard klassifiziert und es wird eine standardisierte Schnittstelle zur Übertragung von elektronischen Dokumenten eingerichtet. Die geplanten eBusiness-Anwendungen werden hauptsächlich mit kostenfreien Open-Source-Produkten umgesetzt. Außerdem wird ein neuer Linux-Server angeschafft.

Profil Pf Freund Neu
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Vorüberlegungen und Pflichtenheft
Pflichtenhefterstellung schwierig
Das Pflichtenheft konnte gemeinsam mit externen Dienstleistern erstellt werden. Allerdings stellte sich die Erarbeitung als komplizierter und schwieriger heraus, als erwartet. mehr Info
26.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Zeitverzögerung Ende: 26.06.2003
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 2:
Interne Bestandsaufnahme
Kundenbeziehungen, Arbeitsabläufe und Datenbestände erfasst
Es wurden Kundenbeziehungen, Arbeitsabläufe, einzusetzende Tools und bestehende Datenbestände erfasst, die auf einer gemeinsamen Datenbank zusammengefasst werden sollen. mehr Info
31.05.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 01.04.2003
Ende: 31.05.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Entwicklung Grobkonzept, Festlegung von Lösungen
Fachhandel berücksichtigen!
Bei der Entwicklung eines Grobkonzeptes und der Entscheidung über grundlegende Lösungen, wurde die Fachhandelproblematik deutlich. mehr Info
30.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2003
Start: 15.04.2003
Ende: 30.06.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1:
Vorarbeiten und Pflichtenheft
Vorarbeiten mit vierwöchiger Verzögerung abgeschlossen
Der zeitliche Mehraufwand, der für die Vorarbeiten und die Entwicklung des Grobkonzepts aufgewendet wurden, sollen sich auf die weitere Entwicklung des Projekts positiv auswirken, da hiermit die Basis für das gesamte Projekt geschaffen wurde. mehr Info
30.06.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.05.2003
Start: 01.04.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2003
Arbeitspaket 4:
Ausarbeitung Feinkonzept
Intensive Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Die Ausarbeitung eines Feinkonzeptes gestaltete sich als arbeitsintensiver als erwartet. Es wurden detailliert mögliche Shop-Funktionalitäten, unterschiedliche Programmiersprachen, das Shoplayout und weiter Details diskutiert. mehr Info
15.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 26.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 15.10.2003
Arbeitspaket 5:
Definition der internen eBusiness-Lösung
Wahl der Software für Online-Shop getroffen
Nachdem die interne eBusiness-Lösung definiert wurde, konnte auch die Wahl der Online-Shop-Software getroffen werden. Diese muss entsprechend der firmenspezifischen Anforderungen angepasst werden. mehr Info
15.09.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 15.09.2003
Meilenstein 2:
Feinkonzept
Ausarbeitung des Feinkonzepts und Definition der internen Lösung zeitintensiv
Sowohl die Ausarbeitung des Feinkonzepts als auch die Definition der internen eBusiness-Lösung gestalteten sich in der Realität als zeitaufwändiger als geplant.
15.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.08.2003
Start: 01.06.2003
Zeitverzögerung Ende: 15.10.2003
Arbeitspaket 6:
Realisierung und Design
Unerwartete technische Probleme führen zu Zeitverlusten
Unerwartete Komplikationen bei der Programmierung, Stabilitätsprobleme beim Server und hoher Arbeitsaufwand bei der Bildbearbeitung digitaler Produktfotos verzögerten die bisherige Arbeit der Realisierung. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 7:
Datenintegration und Modelling
Ungenügende Datenpflege der Vergangenheit
Bei der Zusammenführung von Datenbeständen verursachte schlechte Datenpflege der Vergangenheit unerwarteten Arbeitsaufwand. Dagegen konnte das neue CRM-System in kurzer Zeit implementiert und getestet werden. mehr Info
30.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Kommentar AP 7:
Einführung von eCl@ss
Klassifikationsstandard
Die Produktdaten von Freund wurden entsprechend dem Klassifikationsstandard eCl@ss aufbereitet und klassifiziert. mehr Info
Arbeitspaket 8:
Schnittstellenprogrammierung
XML-basiertes Edifact erfordert hohen Implementierungsaufwand
Die Implementierung eines XML-basierten Edifacts erfordert höheren Arbeitsaufwand als zuvor angenommen. Die Effizienz des Standards konnte noch nicht abschließend eruiert werden. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Arbeitspaket 9:
eBusiness Integration und Anbindung
Customizing der Shop-Software abgeschlossen
Das Customizing der Online-Shop-Software wurde durchgeführt. Anpassungen an Layout und Anforderungen von Freund erforderten hohen zeitlichen Aufwand der Dienstleister. Zudem gestaltete sich die Übersetzung der Texte ins Französische als schwierig. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Kommentar zu AP 9:
Apache-Webserver
Anhaltende Stabilitätsprobleme
Anhaltende Performance- und Stabilitätsprobleme des Webservers. Es wurde ein Downgrading auf den Apache 1.3.28 (mit SSL Unterstützung) vorgenommen. mehr Info
Meilenstein 3:
Programmierung und Installation
Zeitverzögerungen konnten nicht aufgeholt werden
Mit Verzögerungen von einem Jahr konnte der Meilenstein endlich abgeschlossen werden. mehr Info
30.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.11.2003
Start: 01.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2004
Kommentar zu M 3:
Zeitverzögerungen
Ursachen für Zeitverzögerungen sind vielfältig
Der Aufwand für die Migration der Datenbestände wurde erheblich unterschätzt - nicht zuletzt durch die bisher mangelhafte Datenpflege. Zusätzlich gestaltete sich die Freischaltung einer DSL-Leitung als problematisch. mehr Info
Arbeitspaket 10:
Produktabnahme, Installation und Einführung
Server installiert
Der Server und die notwendigen Softwareprogramme konnten bereits installiert werden. Die Freischaltung des Echtsystems (Online-Shop und Internetpräsenz) erfolgte mit einjähriger Verspätung. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2003
Start: 30.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 11:
Handbücher und Schulung
Benutzerhandbücher erstellt, Schulungen durchgeführt
Verschiedene Handbücher für Benutzer und Adminstratoren wurden erstellt. Die Systeme wurden in der Praxis getestet und geschult. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2003
Start: 01.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 12:
Tests und Protokolle
Alle Tests abgeschlossen
Bei laufenden Tests zeigte sich umfangreicher Anpassungs- und Änderungsbedarf. mehr Info
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2003
Start: 30.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Meilenstein 4:
Integration, Test und Schulung
Shop freigeschaltet
Bis Ende 2004 wurden alle notwendigen Arbeiten für die Produktivsetzung des Shops für Freund abgeschlossen. Die Schulung der internen Nutzer ist erfolgt. Die erstellten und angepassten Anwendungen wurden in die bestehende Systemlandschaft bei Freund integriert. Der Shop wurde am 30.12.2004 im Internet frei geschaltet.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2003
Start: 01.12.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: