eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

3 Produktion Tests, Schulungen, Konvertierung, Klassifizierung, Automatischer Satz, BMEcat-Ausgabe

Durchführung geplant für Sep-Dez 2008
Start Sep 2008
Ende Dez 2008

Stand: Dez 2008
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Funktionstest durchgeführt

Nachbesserungen sind erfolgt.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Sep 2008: Test I: Schnittstellen- und allg. Funktionstest

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Es wurde ein allgemeiner Funktionstest mit folgenden Schritten durchgeführt:
- Konvertierung von Einzel- in Variantenartikel
- Klassifikation von Variantenartikeln
- Zuordnung des Kataloglayouts für diese Artikel
- Automatischer Satz mehrerer Beispielseiten mit Indesign und Xactuell
- Prüfung des entstandenen Dokuments durch Werbeagentur Kreft

Der allgemeine Schnittstellen- und Funktionstest verlief insgesamt erfolgreich. Bei den einzelnen Schritten gab es folgende Probleme oder Anmerkungen:

1. Konvertierung von Einzel- in Variantenartikel
- Set-Artikel können bislang noch nicht in Variantenartikel konvertiert werden. Die Lösung dieses Problems wurde verschoben, da es nur wenige Set-Artikel mit Varianten im Katalog gibt.
- Es könnte in Zukunft möglich sein, dass die Umwandlung von Variantenartikeln in Einzelartikel notwendig ist. Dieser Weg funktioniert noch nicht.

2. Klassifikation von Variantenartikeln
- Bei fehlenden eCl@ss-Merkmalen wird es nötig sein, Eylert-Merkmale anzulegen. Es wurde nach einer Möglichkeit gesucht, die Anlage von Eylert-Merkmalen in geringem Umfang zu halten. Gelöst wurde das Problem dadurch, dass eine Möglichkeit geschaffen wurde, eCl@ss-Merkmale durch Zusatztexte zu ergänzen (Bsp. Höhe -> Höhe im ausgezogenen Zustand).
- Große Probleme wurden darin gesehen, dass eCl@ss-Merkmale nicht für einen Bereich definiert werden können. Hier wurde die Möglichkeit geschaffen, bei numerischen Merkmalen oder Datumsmerkmalen ein Wertepaar zu erfassen (Bsp. Spannungsmeßbereich von - bis).
- Nicht alle im Katalog vorhandenen Maßeinheiten können in eCl@ss ausgewählt werden. Das führt dazu, dass zum Beispiel Längenangaben, die bei Eylert in Mikro- oder Nanometer angegeben werden, im eCl@ss in Metern einzutragen sind. Für den künftigen Druck entstehen dadurch ungünstige Werte. Es musste eine Möglichkeit gefunden werden, diese Maßeinheiten wie bisher darzustellen. Das Problem soll dadurch gelöst werden, dass ein Faktor eingeführt wird. Dadurch ist es möglich, kurze Ziffernfolgen einzutragen und später auch so im Katalog zu drucken.

3. Zuordnung des Kataloglayouts für die Artikel
- Für Einzelartikel musste eine Möglichkeit geschaffen werden, die Eigenschaften in tabellarischer Form darzustellen.
- Merkmale, Bilder oder Piktogramme, die innerhalb einer Artikelgruppe gleich sind, werden im Papierkatalog oberhalb der Beschreibung der einzelnen Artikel dargestellt. Das soll auch künftig so bleiben. Die Konfiguration des Kataloglayouts soll für diese Objekte automatisch erkannt und eingetragen werden. Eine Lösung muss gefunden werden.
- Es fehlte noch eine Möglichkeit, Bildunterschriften zu verwenden, die nicht einfach nur aus der Artikelnummer bestehen. Diese Bildunterschriften werden nun in der zweiten Zeile des Bildmerkmals erfasst. Befindet sich hier ein Eintrag, wird immer diese Bildunterschrift für das Kataloglayout verwendet.

4. Automatischer Satz mehrerer Beispielseiten mit Indesign und Xactuell
Problematisch ist im Moment noch der Satz von extrem schmalen oder hohen Bildern, vor allem, wenn einem Artikel mehrere Bilder zugeordnet sind.

5. Prüfung des entstandenen Dokuments durch die Werbeagentur
- Es wurde nur geprüft, ob das Dokument durch die Werbeagentur verarbeitet werden kann. Spezielle Probleme im Satz wurden noch nicht getestet.
- Eine Weiterverarbeitung des durch die Werbeagentur veränderten Dokuments bei Werkzeug-Eylert ist bisher noch nicht geprüft worden (Workflow). Dies wird erst in einem späteren Arbeitspaket geschehen.

Sep 2008: Schulungen am System

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Es wurde eine Schulung mit den verantwortlichen Mitarbeitern im Bereich Stammdaten zu folgenden Themen durchgeführt:
- Konvertierung von Einzel- in Variantenartikel
- Klassifikation von Variantenartikeln
- Zuordnung des Kataloglayouts für diese Artikel
Die für diese Vorgänge relevanten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen wurden erarbeitet und besprochen.

Für die Klassifikation der Artikel aus dem Katalog sollen 2 Mitarbeiter eingesetzt werden, die sich nur mit diesem Thema beschäftigen. Sie werden die Merkmale und die Merkmalszuweisungen für alle Katalogartikel in den Stammdaten erfassen. Die Klassifizierer sollen von den Artikelgruppen-Spezialisten fachlich unterstützt werden. Für neue Katalogartikel soll die Klassifikation von der Stammdatenverwaltung sofort bei Artikelanlage ausgeführt werden.
In Vorbereitung der geplanten Schulung wurden eine Verfahrensanweisung und eine Arbeitsanweisung erarbeitet. Anhand dieser Dokumente wurden 2 Klassifizierer und 2 Mitarbeiter aus der Stammdatenverwaltung geschult.
Die Fachspezialisten werden von den Klassifizierern Klassifizierungsvorschläge für gleichartige Artikel in Form von Merkmalstabellen erhalten. Diese Tabellen sollen von ihnen geprüft und gegebenenfalls erweitert werden. Sie sollen den Klassifizierern für fachliche Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Okt 2008: Konvertierung Variantenartikel in Basisartikel und Varianten

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Die tabellarische Darstellung von Artikelvarianten ist die Grundlage des Kataloglayouts. Dazu war die Konvertierung von Einzelartikeln in Basisartikel mit Varianten notwendig.
Die Konvertierung von Einzelartikeln in Variantenartikel wurde durchgeführt. Dabei wurde die Gruppierung der Artikel im Katalog beachtet. Die bisher verwendete Struktur der Artikelnummern erleichterte deren Konvertierung in Variantenartikel. Daher konnten - über die ursprünglich geplante Teilmenge hinaus – im Oktober nahezu alle Artikel des Katalogs umgewandelt werden. Auf eine Konvertierung der wenigen, in Variantenartikel umzuwandelnden Setartikel wurde verzichtet.

Probleme/Lösungen
1. Wie bereits erwähnt, können Setartikel nicht in Variantenartikel umgewandelt werden. Die Darstellung von Merkmalen dieser Artikel im Katalog kann dadurch nicht in Tabellen erfolgen.
2. Die ursprüngliche Vergabe von Artikelnummern führte bei einigen Artikeln zu Problemen, da sie nach der Konvertierung in Variantenartikel die gleiche Basisartikelnummer bekommen hätten – dies ist per Definition verboten.
Bsp:
Schnellspann-Bohrfutter mit Haltering, Artikelnummer 21200, 21205, 21210
Schnellspann-Bohrfutter schlagbohrfest, Artikelnummer 21220, 21225, 21230
Schnellspann-Bohrfutter leichte Ausführung, Artikelnummer 21250,21255,..., 21280
Für alle 3 Artikel würde sich die Basisartikelnummer „212“ anbieten.
Diese und ähnliche Artikel wurden zur Änderung der Artikelnummer vorgeschlagen, damit eine Länge der Basisartikelnummer von 5 Zeichen gewährleistet werden kann.

Okt 2008: Klassifikation und Merkmale zuordnen

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Die Artikel einer Beispielgruppe wurden nach eCl@ss klassifiziert und ihnen wurden anschließend Merkmale zugeordnet. Die Zuordnung von Merkmalen erfolgte nach folgendem Prinzip:
1. Versuch ein passendes Merkmal aus der Ebene 4 der eCl@ss-Produktklassen zu finden.
2. Falls kein passendes eCl@ss-Merkmal gefunden wird, wird ein neues Merkmal mit dem Klassifikationstyp „Eylert“ angelegt und dieses zugewiesen.
Unter dem Klassifikationstyp „Eylert“ wurden grundsätzlich allgemeine Artikelbeschreibungen, Inhaltsangaben, Bilder und Piktogramme zugeordnet.

Folgende Probleme traten bei der Klassifikation und Merkmalszuordnung auf:
1. Merkmale werden nur in einer allgemeineren Ausprägung gefunden
Bsp.: Teleskop-Anlegeleiter, Länge ausgefahren, Länge eingefahren – das eCl@ss-Merkmal „Länge“ könnte verwendet werden. Das Problem wurde gelöst, indem eine Erweiterung der Merkmale eingeführt wurde. Der Identifikator dieser Erweiterung wird zusätzlich zum Merkmalsidentifikator (IDATT) an der Artikelklassifikation gespeichert.
2. Fehlende Bereiche im eCl@ss-System
Da für Bereiche immer ein Wertepaar erforderlich ist, sind entsprechende eCl@ss-Merkmale Textmerkmale. Bei einer Merkmalssuche soll aber z.B. der Maximalwert eines Messbereichs numerisch eingegeben werden.
Lösung: Bereiche werden mit dem Klassifikationstyp „Eylert“ als numerische- oder Datumsmerkmale angelegt. An der Artikelklassifikation wird ein Wertepaar gespeichert.
3. Merkmal hat eine für den Druck ungünstige Größenordnung (z.B. Kapazität in Picofarad)
Lösung: An der Artikelklassifikation wird ein Faktor hinterlegt. Bei der Darstellung des Merkmals wird die Maßeinheit in einer günstigen Skalierung aus einer Tabelle ausgewählt.

Nov 2008: Eigenschaften für den Satz zuordnen

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Die Zuordnung der Eigenschaften für den Satz wurde abgeschlossen. Hier wurde festgelegt, wie ein bestimmter Artikel im Katalog oder im Webshop angezeigt wird. Diese Angaben dienen vor allem einem individuelleren, lebendigen Layout. So ist es z.B. nicht notwendig, bei Gruppen von ähnlichen Artikeln gleiche Bilder wiederholt anzuzeigen.

Folgende Eigenschaften wurden festgelegt:
1. Anzeige von Überschriften
2. Anzeige von Piktogrammen
3. Anzeige von Merkmalen des Basisartikels
4. Anzeige von Bildern, Zeichnungen, Anwendungsbildern
5. Anzeige einer Merkmalstabelle bei Variantenartikeln
Für Variantenartikel wurde eine Merkmalstabelle konfiguriert. Hier wurde der Inhalt der einzelnen Spalten, wie z.B. Variante, Preis, Merkmal etc. und deren Reihenfolge festgelegt.

Probleme und Lösungen
1. Es wurde festgestellt, dass außer der schon implementierten Gruppierung von ähnlichen Artikeln, eine weitere, übergeordnete Gruppierung erforderlich ist. Bsp.:
Übergruppe: Schaftfräser, kurz
Gruppe mit Variantenartikeln
16650 Schlicht-Schaftfräser, TiAIN,
16652 Schlicht-Schaftfräser EYL+,
16654 Schlicht-Schaftfräser,
16662 Schruppschlichtfräser
In der Übergruppe könnten gemeinsame Merkmale und Piktogramme zusammengefasst werden. Dies wäre mit einer erheblichen Platzersparnis verbunden, da die Anzeige dieser Merkmale und Piktogramme bei den Artikeln der Untergruppe entfallen könnte.
2. Bei einigen Merkmalstabellen ist die Anzahl der Spalten zu gering (bisher 14). Sie wird auf 20 erhöht.

Nov 2008: Test II: Probelauf automatischer Satz

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Gemeinsam mit der Werbeagentur Kreft wurde ein Testlauf des automatischen Satzes durchgeführt.
Dabei wurde wie folgt vorgegangen:
1. Auswahl einer Menge von Beispiel-Artikeln aus dem aktuellen Katalog.
2. Bereitstellung aller für den Satz dieser Artikel notwendigen Bilder und Piktogramme.
3. Aufruf des Scripts für den Satz mit der Menge der Beispielartikel – automatischer Satz.
4. Optische Prüfung des Ergebnisses.
5. Prüfung des Ergebnisses (der Satzdatei) durch das Programm (Adobe InDesign).
6. Überarbeitung/Korrektur der Satzdatei durch die Werbeagentur Kreft unter Berücksichtigung der im Dokument gespeicherten Verbindungsdaten zur Datenbank, d.h. automatisch gesetzte Daten können nicht inhaltlich verändert werden.
7. Aktualisierung der überarbeiteten Satzdatei bei Werkzeug-Eylert. Dabei müssen die Änderungen der Werbeagentur – soweit möglich - erhalten bleiben.
8. Wiederholung der Schritte 6 und 7.
Der Test wurde erfolgreich abgeschlossen.

Probleme und Lösungen
1. Die automatische Anordnung mehrerer Bilder zu einem Artikel ist sehr problematisch. Es sollte ein Weg gefunden werden, um Bilder mit ungünstigem Höhen-Breiten-Verhältnis platzsparend anzuordnen. Dazu müssen dem Indesign Plugin Xactuell vor der Platzierung eines Bildes dessen Abmessungen bekannt sein. Mit der Programmierung eines Xactuell-Scripts zur Bildgrößenberechnung von EPS-Dateien wurde begonnen.
2. Die Artikelbilder einer Gruppe ähnlicher Artikel müssen auf gleiche Größe skaliert werden. Dies sollte möglichst vor dem automatischen Satz erfolgen.
3. Der Aufbau von Merkmalstabellen mit vielen Artikeln dauert zu lange. So dauert der Aufbau der Tabelle für die ca. 700 Artikel der Gruppe 11000 bis 11050 ungefähr 3 Minuten. Eine Analyse ergab, dass der größte Teil der Verarbeitungszeit von Xactuell benötigt wird. Da auf die Performance von Xactuell kein Einfluss genommen werden kann, müssen für den automatischen Satz des gesamten Katalogs ungefähr 2 Tage einkalkuliert werden.
4. Für Schriftformatierung, wie Hoch- oder Tiefstellung, fehlt eine Darstellung in der Datenbank des ERP-Systems. Es wurden Kürzel (Tags) vereinbart, die Xactuell durch die entsprechenden Formatierungsbefehle ersetzt. Auch die Definition von Sonderzeichen ist auf diese Weise möglich.
Beispiel:
Tiefstellung: „%SS+%“ und „%SS-%“
Durchmesser: „%DM%“
5. Zwei- oder dreispaltiger Tabellensatz mit ausgeglichenen Spalten (Spalten sind ungefähr gleich lang) ist noch nicht möglich. Sehr schmale, aber lange Tabellen benötigen so sehr viel Platz. Zur Lösung dieses Problems muss schon vor der Platzierung einer Tabelle deren Länge bekannt sein. Diese ist insofern schwer zu berechnen, da im Tabellenkopf bei langen Wörtern ein Umbruch stattfinden kann. Dieser Umbruch kann nicht vorhergesehen werden.
Lösung: Es wurde ein Xactuell-Script programmiert, welches die Länge einer Tabelle näherungsweise berechnet. Für den Tabellenkopf wurde ein Maximalwert angenommen.

Nov 2008: Test III: Probelauf Ausgabe BMEcat-Produktkatalog

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Es wurde ein BMEcat-Produktkatalog Version 1.2 mit einer Menge von Beispielartikeln ausgegeben.
Folgende Daten wurden im Wesentlichen verarbeitet:
1. Absenderdaten (Werkzeug-Eylert)
2. Empfängerdaten – der Empfänger kann konfiguriert werden, dies ist besonders für die Ausgabe von kundenspezifischen Preisen erforderlich
3. Ausgabe einer Katalogstruktur (aus dem ERP-System)
4. Artikeldaten (Kurz- und Langbeschreibung, Preise mit Aktionszeiträumen, Bestelldaten, Lagerdaten, MIME-Daten (Bilder, Prospekte, Datenblätter)
5. Artikelmerkmale nach eClass 5.1.4
6. Zuordnung der Artikel zur Katalogstruktur
Das Dokument wurde mit dem XML-Schema „bmecat_new_catalog_1_2.xsd“ geprüft.

Maßeinheiten werden im BMEcat-Dokument möglichst nach UN/ECE gespeichert. Die Konvertierung der Maßeinheiten aus dem ERP-System erfolgt während der Erstellung des Dokuments. Manche Partner erwarten aber Maßeinheiten ihres eigenen ERP-Systems. Zur Konvertierung dieser Einheiten wurde eine Tabelle mit der Kundennummer des Partners, der Maßeinheit des Eylert ERP-Systems und der Maßeinheit im Zielsystem angelegt.

Dez 2008: Nachbesserungen

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Folgende Ergänzungen und Änderungen wurden geprüft:
Die Funktionalität „Anzeige von Anwendungsbildern und Zeichnungen“ wurde implementiert. Bilder, Anwendungsbilder und Zeichnungen sind in verschiedenen Merkmalen gespeichert und können aus getrennten Verzeichnissen importiert werden.
Aufgabe vom November 2009: Für die Darstellung mehrerer Bilder mit stark abweichenden Höhen/Breiten-Verhältnis wurden verschiedene Vorlagen angelegt. Die Auswahl einer passenden Vorlage erfolgt zur Laufzeit durch Berechnung aller Bildgrößen direkt vor der Platzierung der Vorlage.
Aufgabe vom September 2008: Vom Standard (nur Basisartikelnummer) abweichende Bildunterschriften werden jetzt angezeigt.
Aufgabe teilweise November 2008: Das Programm wurde um das Basislayout „Einzelartikel“ ergänzt – bisher konnten nur Variantenartikel dargestellt werden. Im Basislayout „Einzelartikel“ wird der Preis rechtsbündig in der Überschrift angeordnet. Es gibt keine Merkmalstabelle.

Nach Ablauf des Projekts sind die aktuellen Änderungen zu Prozessen noch in der Verfahrens- und Arbeitsanweisung (VA E61 Klassifizierung von Artikeln nach eCl@ss W, AA E606 Artikelklassifizierung W) zu dokumentieren.
Alle zum Projekt gehörenden Programme, Vorlagen, Konfigurationsdateien usw. wurden in der Versionsverwaltung (Subversion) als Release 0.9 gekennzeichnet.

Abschließend wurde der Stand des Projekts als funktionsfähig eingeschätzt.