eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Aufbau einer zukunftssicheren Produktdatenkommunikation unter Einsatz des Katalogaustauschformats BMEcat

Portrait Elspro Schwerdtner
ELSPRO Elektrotechnik GmbH

Hilden, Nordrhein-Westfalen
Elektrotechnik
77 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 10,5 Mio.

www.elspro.de

Portrait Elspro Schwerdtner
Jörg Schwerdtner, Projektleiter:

"Durch die Einführung einer klassifizierten Produktdatenbank haben wir nicht nur selbst sofort alle Informationen zu einem Produkt, sondern können unseren Kunden diese Informationen auch schnell in einem standardisierten Format übergeben."

Das Unternehmen

Die Gründung der Firma ELSPRO Elektrotechnik GmbH erfolgte 1986 in Hilden und hat die Versorgung der Industrie mit elektrischen Sicherheitsprodukten für die Bereiche Instandhaltung und Instandsetzung zum Ziel. Vom Werk in Hilden wird der europäische Markt mit ELSPRO Qualitätsprodukten versorgt. Die kundennahe Betreuung erfolgt über ein flächendeckendes Netz von Regionalbüros, die durch fachlich qualifizierte Außendienstmitarbeiter besetzt sind. Die ELSPRO Elektrotechnik GmbH setzt ein Warenwirtschaftssystem (InforCom ERP 7.1) ein. In diesem System sind Stammdaten von ca. 32.000 Produkten enthalten. ELSPRO liefert seine Produkte an über 28.000 Kunden, wovon ca. 12.000 Kunden laufend beliefert werden.

Die Ziele

Um die komplexen Anforderungen bei der Produktdatenkommunikation erfolgreich umsetzen zu können, soll eine zukunftssichere IT-Infrastruktur aufgebaut werden. Die Software soll die bisher vorgehaltenen Daten, Dateien und Multimedia Informationen übernehmen und zentral verwalten. Aus einer zentralen Datenbasis sollen verschiedene Ausgabemedien erzeugt werden, die pro Medium Unterschiede im Aufbau, Inhalt und Umfang ermöglichen.
Als erstes Projektziel für Juni 2011 ist das Erstellen eines elektronischen Kataloges im BMECat-Format für einen Hauptkunden geplant. Außerdem sollen Printflyer für einzelne Produkte möglich sein. Mittelfristig sollen sämtliche relevanten Produkte im PIM-System hinterlegt sein.

Das Projekt

Es wird eine separate Produktdatenbank aufgebaut, welche die Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem zyklisch übernimmt und über das Klassifizierungstool des Anbieters (ac.Pointerbasic) veredelt wird. Dabei werden neben den Klassenzuordnungen und den Produktmerkmalen auch Bilder und Dokumente ergänzt. Diese Daten bilden die Grundlage für das Produkt-Informations-System (ac.PIM) um Printkataloge und Produktflyer zu erzeugen.

Der Nutzen

BMEcat Kataloge nach ETIM, eCl@ss sollen schneller erstellt werden. Die Zeiten für die Erstellung soll von mehreren Wochen auf mehrere Tage verkürzt werden. Elektronische Kataloge auch für neue und kleinere Anbieter sollen zeitlich wieder möglich werden. Dadurch soll ein höherer Umsatz mit diesen Kunden erzielt werden. Neue Produkte sollen durch effizientere Arbeitsschritte und mit Hilfe der Software schneller klassifiziert und mit Produktmerkmalen eingepflegt werden. Auch hier soll die Zeit von mehreren Wochen auf mehrere Tage verkürzt werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2011 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Bisher werden elektronische Kataloge manuell in der EDV erstellt. Dazu werden die Artikel und Preise manuell in ein Excelsheet eingetragen und mit einem Tool ins BMECat Format übersetzt. Diese Erstellung dauert zwischen 5 bis 10 Tage, kann in Einzelfällen aber auch länger dauern. Zusätzlicher Zeitaufwand kommt durch die Ermittlung der Preise und die Zuordnung und Erstellung der Produktbilder zustande. Die Erstellung dieser Kataloge führt zu einer hohen zusätzlichen Belastung der EDV, die manuelle Bearbeitung ist zudem fehleranfällig. Kunden der ELSPRO fragen verstärkt nach individuellen elektronischen Katalogen, deren Aufbau von den Kunden festgelegt wird.
Eine den Kundenforderungen entsprechende zeitgemäße Auslieferung ist bisher nicht möglich. Es existiert keine zentrale Stelle wo alle Produktinformationen gesammelt werden. Marketingtexte und Bilder sind nicht strukturiert abgelegt. Printinformationen für Kataloge und Produktflyer werden individuell erstellt und layoutet.

Die Zielsetzung

Nach erfolgreichem Abschluss verfügt die ELSPRO Elektrotechnik GmbH über einen klassifizierten Basiskatalog für einen Kunden und über das Layout und die Produktinfos für die Erstellung eines Produktflyers. Alle Merkmale eines Produktes sollen zentral im PIM-System zu pflegen sein, inklusive Bilder in verschiedenen Formaten und Qualitätsstufen, Marketingtexten und Stammdaten. Die Daten im PIM-System sind über komfortable Suchfunktionen über verschiedene Bereiche schneller zu finden.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
05 Produktivphase:
Schulungen am System
Erste Schulungen wurden durchgeführt
Anwenderschulung für das Klassifizieren der Produkte und für die Print-Erstellung haben stattgefunden mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2011
Start: 01.02.2011
Ende: 31.05.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
04 Testphase:
Funktionstests, Fehlerbehebung und Nachbesserung
Erste Tests durchgeführt
Stammdaten wurden automatisiert exportiert mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2011
Start: 01.05.2011
Ende: 30.06.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
01 Planungsphase:
Ist-Analyse, Erstellung Pflichtenheft sowie Arbeits- und Zeitplan, Auswahl der Hard- und Software
Pflichtenheft erstellt, Dienstleister ausgewählt
Bedarfe wurden in Meetings ermittelt, der Zeit- und Kostenplan wurde gemeinsam mit dem Dienstleister abgestimmt mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2011
Start: 01.01.2011
Ende: 30.06.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
03 Implementierungsphase:
Installation Hardware und Software, Schnittstellenprogrammierung, Stammdaten-Import
Software installiert, Userkonten eingerichtet
Datenbanken, Software und Clients wurden vor Ort installiert, die automatisierte Übernahme aus ERP nach PIM und zurück ist komplexer als gedacht mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2011
Start: 02.02.2011
Ende: 30.06.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
02 Initialphase:
Stammdatenpflege inkl. Merkmalserfassung und Aufbereitung von Bildern und Zeichnungen
Erster Test-Katalog erstellt, ERP-System erweitert
ERP-Stammdaten wurden eingespielt, Ktalog mit 23 Artikeln wurde inkl. ETIM-Merkmalen und Fotos erstellt, Klassifizierung nach eCl@ss hat begonnen mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2011
Start: 01.02.2011
Ende: 31.05.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Die im Pflichtenheft des Projekts beschriebenen Ziele, einen Printflyer sowie ein BMECat zu erzeugen, wurden innerhalb der projektierten Zeit erreicht. Dazu wurden die Stammdaten aller 32.000 Produkte aus dem ERP-System in das PIM-System inklusive der problematischen Langtexte importiert. Es wurden ca. 9.500 Artikel nach eCl@ss und ca. 100 Artikel nach ETIM (inkl. Produktmerkmale) klassifiziert. Bilder für ca. 1000 Artikel wurden zugeordnet.

Die Erfahrungen

Der Start des Projekts wurde über viele Monate immer wieder hinausgeschoben, da die benötigten Mitarbeiterressourcen nicht zur Verfügung standen. Andererseits wurde die durch die Software zu realisierende Entlastung der Mitarbeiter dringend benötigt, denn die Zeit einen BMECat manuell zu erzeugen wurde immer länger. Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters in der EDV, der die Projektleitung übernehme sollte und der Förderung durch ProZeus, wurden die Voraussetzungen für das Projekt gesetzt.

Da das Projektende durch Prozeus begrenzt wurde, verblieben sechs Monate für das komplette Projekt. Wegen des sehr knappe Zeitrahmens und der begrenzten Mitarbeiterverfügbarkeit wurden, mit der Erstellung eines Flyers und eines BMECats, zwei einfache Ziele gewählt in der Hoffnung das folgende Kataloge einfacher und schneller zu machen sind.

Schon die Auswahl des richtigen Anbieters und Dienstleisters gestaltete sich schwierig. Es standen drei Anbieter zur Auswahl die sich in der Zeit vor dem Projektstart präsentiert hatten. In einem Meeting mit allen beteiligten wurde anhand einer gewichteten Tabelle ein Partner als Favorit ausgewählt. Mit diesem wurden Detailgespräche geführt und dann auch das Projekt gestartet.

Als problematisch wurde zum Start der Ex- und Import der Langtexte aus dem ERP-System gesehen, da diese nur in einem RTF-Format vorliegen. Diese Befürchtung sollte sich leider im Laufe des Projektes bewahrheiten. So wurde vom Ziel die Langtexte mit allen Formatierungen übernehmen zu können abgerückt und sich mit einem Import als PlainText mit Zeilenumbrüchen begnügt.

Die Schwierigkeiten mit den Langtexten und krankheitsbedingte Ausfälle führten zu einer Verzögerung der Schnittstellenerstellung. Aktuell werden diese noch manuell gestartet. Eine komplette Automatisierung ist in den nächsten Wochen geplant.

Alle anderen Bereiche, wie das Klassifizieren der Artikel und Erstellen der Print-Layouts, blieben im Zeitplan und wurden zum Teil sogar übertroffen. Schwierig bleibt es den Aufwand für das Klassifizieren von Artikeln abzuschätzen. Die benötigte Zeit schwankt sehr stark, abhängig von der Artikelart und des Klassifizierungsstandards.

Die Zukunft

Das Automatisieren der Im- und Exportschnittstellen muss zeitnah verbessert werden. Der Workflow für die Nutzung des neuen Systems durch die Abteilungen muss getestet und eventuell noch angepasst werden.

Die benötigte Zeit für die Erstellung eines BMECats wird mit jedem weiteren klassifizierten Produkt weiter sinken. Bei der Erstellung von Printflyern kann jetzt auf die gemeinsame Produktdatenbank zugegriffen werden, was nicht nur die Datenqualität erhöht sondern auch Zeit einspart.

Das PROZEUS-Projekt wurde erfolgreich beendet, die Arbeiten an dem
PIM-System gehen aber weiter.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: