2 Initialphase Elektronische Datenerfassung und Datenbereinigung sowie Produktklassifizierung
Durchführung geplant für Februar 2007
Start 01.11.2006
Ende 30.09.2007
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
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Stolpersteine |
Altdaten nicht verwendbar
Die bestehende Datenbasis ist qualitativ nicht geeignet, um in neue Systeme übernommen zu werden. Der Datenstamm muss grundlegend neu erfasst und klassifiziert werden. Zeitliche Engpässe erschweren die Arbeit. Ein externer Dienstleister soll hier unterstützen.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die Konstruktions- und Entwicklungsabteilung hat damit begonnen, erste Produktbeispiele zu erfassen. Dabei wurde allerdings schnell festgestellt, das Ehrler erst eigene Attribute für die Produkte festlegen muss. Als Ergebnis kann die vorläufige Attribute Liste gesehen werden.
Bei Einkaufsartikeln werden die in eCl@ss vorhandenen Merkmalen zur genaueren Bezeichnung hinterlegt. Werden EP eigene Produkte erfasst und klassifiziert, werden evtl. Änderungsanträge an eCl@ss eingereicht. Viele der benötigten Attribute können aus eCl@ss übernommen werden und an die Unternehmensvorgaben angepasst werden.
Durch die Vorbereitungsaufgaben für das Management Review und den Aufbau einer Homepage konnte nicht das geplante Zeitbudget eingesetzt werden. Zudem gestaltete sich die Informationssammlung aus den vorhandenen Systemen als sehr zeitaufwändig. Dies konnte allerdings durch einen neuen Mitarbeiter sehr gut kompensiert werden.
Besonders bei der Dateneingabe wurde der Aufwand zur Bereinigung der vorhandenen Daten unterschätzt. Dies wurde durch den Einsatz von Aushilfskräften bei der Datenerfassung ausgeglichen.
Im März 2007 wurde die Erfassung von Produktbeispielen erfolgreich abgeschlossen. Die Erfassung sämtlicher Einkaufs- und Verkaufsteile - soweit bei eCl@ss vorhanden - mit eCl@ss-Zuordnung. Für die Ausgabe der Verkaufsartikel in einem elektronischen Katalog wird die Attributeliste überarbeitet, um ein einheitliches technisches Datenblatt zu schaffen.
Schwierigkeit: die vorhandene Datenstruktur der Produktgruppen musste in die eCl@ss-Struktur übertragen werden. Diese Entscheidung wurde nicht von allen Mitarbeitern akzeptiert.
Nach Rücksprache mit der eCl@ss-Geschäftsstelle wurden im Juni 07 die Verkaufsartikel neu klassifiziert und werden nun nach und nach erfasst.
Bis zum Jahresende 2006 wird durch den IT-Dienstleister ein Konverter-Programm entwickelt, das die Übernahme der kompletten eCl@ss-Struktur in das ERP-System AvERP ermöglicht. Danach erfolgt parallel die Erfassung der Daten (Artikel, Kunden usw.). Allerdings wurde festgestellt, dass entgegen der ursprünglichen Planung die Anpassungsprogrammierungen schwieriger zu realisieren sind, als zuerst vermutet.
Es wurde eine Liste mit Attributen erstellt, mit der alle Verkaufsprodukte beschrieben werden können. Diese muss noch mit den eCl@ss-Merkmalen abgeglichen werden, so dass eine korrekte Zuordnung in der eCl@ss-Struktur möglich ist. Es ist abzusehen, dass Ehrler einige Vorschläge zur Aufnahme neuer Produkte in eCl@ss erstellen wird, da im Bereich der Durchflussmesstechnik die vorhandene eCl@ss-Struktur nicht ausreicht.
Im Dezember 2006 musste festgestellt werden, dass die vorhandene Datenbasis nicht zur Übernahme in eCl@ss geeignet ist. Es muss eine komplette Erfassung und Klassifizierung aller Daten erfolgen.
Vorhandene Daten aus Excel-Tabellen wurden eingelesen und werden klassifiziert. Alle Lieferantenartikel sind vorhanden und werden fortlaufend erfasst und klassifiziert. Mitarbeiter des Vertriebs arbeiten parallel an der Erstelllung einer Liste für alle Verkaufsartikel.
Das Konverter Programm wurde im Februar 07 installiert und ermöglicht nun die Klassifizierung des Artikelstammes im ERP-System (AvERP) inklusive der Vergabe der Merkmale per Pull-Down Menü. Es wurden während der Testphase nach der Installation noch einige kleinere Mängel behoben und Verbesserungen in der Bedienung vorgenommen.
Im März 2007 wurden die Einkaufsartikel in Zusammenarbeit mit den Lieferanten klassifiziert. Die eCl@ss-Nummern sind bei vielen Lieferanten bereits hinterlegt.
Durch die längere Programmierungsphase und das Auscheiden eines Mitarbeiters verzögert sich der Beginn der Erfassung von Daten in 2007.
Im Februar 07 stellte sich heraus, dass eine elektronische Aufbereitung der Daten durch deren schlechten Strukturierung nicht möglich ist. Es ist keine übernahmefähige Struktur vorhanden. Kunden- und Lieferantenadressen sowie einige Artikelstammdaten sind bereits angelegt und klassifiziert.
Das Unternehmen wird gemeinsam mit dem IT-Dienstleister eine erste Schulungsreihe für die Mitarbeiter durchführen, unterteilt nach Abteilungen. Dabei werden die angelegten Musterprozesse diskutiert und eventuelle Änderungen aufgenommen und nach Prüfung realisiert.
Durch die vorhandene schlechte Datenstruktur erhöht sich der Aufwand in allen Bereichen.
Im März 2007 konnten durch die Mitarbeit der Lieferanten Fortschritte erzielt werden. Unternehmensintern führte die bisherige große Entscheidungsfreiheit der einzelnen Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen bei der Dateiablage und Organisation zu Verständnisschwierigkeiten.
Durch die projektbezogene Arbeit sind nicht alle Informationen den Verkaufsartikeln eindeutig zuzuordnen. Da alle Prüfsysteme kundenindividuell kalkuliert werden, muss nun ein Standardartikel festgelegt werden, der sauber zu erfassen ist, um so eine Grundlage für alle weiteren Kalkulationen zu erhalten. Allerdings ist bei den Mitarbeitern das Verständnis für die Notwendigkeit der Definition von Standards nun vorhanden, da selbst langjährige Mitarbeiter nicht mehr alle Infos den einzelnen Projekten zuordnen können. Dies resultiert aus der Zunahme der Anzahl der bearbeiteten Projekten.
Sobald die Änderungsprogrammierungen erledigt sind, wird das neue Release des ERP-Systems bei Ehrler installiert. Die betroffenen Mitarbeiter werden anschließend geschult. Parallel dazu wird die Suche nach einem passenden CRM-Modul fortgesetzt.
Im ersten Schritt werden auf die vorhandenen CRM Möglichkeiten von AvERP zurückgeriffen, sollten diese nicht ausreichen, wird ein schon an AvERP angepasstes Programm angegliedert.
Ein Konverter Programm wurde installiert, welches eine automatische Übernahme der vom Unternehmen benötigten eCl@ss Klassen ermöglicht. Dies konnte allerdings nicht im geplanten Zeitrahmen durchgeführt werden. Das Konverter Programm funktioniert bis auf kleine Fehler tadellos. Diese konnten schnell behoben werden.
