Praxisberichte Teilnahme an Beschaffungsplattformen und Aufbau eines CRM-Systems

Das Unternehmen

Das 1984 gegründete Unternehmen EP Ehrler Prüftechnik entwickelt Verfahren und Komponenten für das Messen und Prüfen mit gasförmigen Medien. Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst die Konzeption, Planung und Realisation von komplexen Prüfständen (z.B. Entwicklung von Messsystemen zur Untersuchung an Verbrennungsmotoren, Brennstoffzellen und Wasserstoffmotoren für die Automobilindustrie) sowie Dienstleistungen im Kalibrierlabor für Messungen von Gasen, Temperatur, Druck und relativer Feuchte.

Die Ziele

Das Unternehmen plante im eBusiness einzusteigen. Grundlage dafür waren strukturierte Stammdaten. Daher plante das Unternehmen die Einführung eines neuen PPS-/ERP-Systems. Dafür sollten die Stammdaten (Produkte und Dienstleistungen) aufbereitet, strukturiert, ergänzt und klassifiziert werden. Zukünftig können dann Produktdaten für Beschaffungsplattformen von Großkunden einfacher ausgetauscht und bereitgestellt werden. Zusätzlich sollte die Kundenpflege durch ein CRM-System unterstützt werden.

Das Projekt

Für den Aufbau des Stammdatenmanagement wurden Dienstleistungen (Kalibrierung, Engineering, Service- und Wartung etc.), Kaufteile und Verkaufsteile in einer zentralen Datenhaltung eingebunden. Außerdem wurden Lieferantenstammdaten und Kundenstammdaten erfasst. Für das Projektmanagement sollte ein Modul implementiert werden, auf das alle berechtigten Personen zugreifen können, um relevante Informationen zu hinterlegen (Workflow). Eine Datev-Schnittstelle zur leichteren und schnelleren Übermittlung der Buchhaltungsdaten war ebenso wie eine CAD-Schnittstelle zur Verknüpfung der CAD-Daten zu den jeweiligen Stücklisten geplant. Schließlich sollte noch eine Plan-Schnittstelle zur Verknüpfung der Daten zum jeweiligen Projekt eingerichtet werden. Für die Klassifizierung der Stammdaten von Produkten und Dienstleistungen wurde der Klassifikationsstandard eCl@ss eingesetzt.

Der Nutzen

Mit steigender Anzahl der zu bearbeitenden Projekte, insbesondere im Bereich Dienstleistungen bei Ehrler Prüftechnik, war die aktuelle Form der Verwaltung nicht mehr praktikabel. Jede Bestellung musste manuell in das Programm eingeplegt werden, was häufig zu Fehlern bei Bestellungen führte.
Insgesamt sollten die internen Prozesse beschleunigt und um ein Vielfaches transparenter gestaltet werden. Eine effizientere Verwaltung der Projekte schaffte freie Ressourcen, die für die Entwicklung neuer Produkte und eine verstärkte strukturierte Vertriebstätigkeit genutzt werden sollten.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.06 und wurde im September 2007 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Vor dem Projekt wurde als Verwaltungssystem ein auf DOS basierendes Warenwirtschaftssystem mit Zusatzfunktionen in den Bereichen Kundendaten und Projektverwaltung eingesetzt. Daher war es nicht möglich, Lieferantenkonten oder den Workflow innerhalb der Projekte zu verwalten. Ein Stammdatenmanagement war daher ebenfalls nicht durchführbar. Mit steigender Anzahl der zu bearbeitenden Projekte war die aktuelle Form der Verwaltung nicht mehr praktikabel.

Die Zielsetzung

Ziel war es, Ehler Prüftechnik durch die Integration von eCl@ss in das Stammdatenmanagement, eine verbesserte Ausgangsposition im Bereich der Beschaffung und des Vertriebs der eigenen Produkte zu erlangen. Eine Vereinfachung und effizientere Abwicklung von Projekten, dem Beschaffungsmanagement und der Aufgaben der Buchhaltung, des Vertriebes und der Fertigung sollte erreicht werden.

Das Ergebnis

Mit drei Monaten Verzögerung konnte Ehrler Prüftechnik sein Projekt erfolgreich abschließen. Aufgrund der guten Auftragslage mussten die Projektarbeiten besonders in der zweiten Jahreshälfte 2007 dem Tagesgeschäft immer häufiger weichen. Trotzdem konnten alle Projektinhalte erfolgreich umgesetzt werden.

Als Effekt erhofft sich Ehrler Prüftechnik eine verbesserte Darstellung des eigenen Produktspektrums und Dienstleistungsportfolios bei internationalen Großkonzernen und eine Vorreiterstellung im Bereich der Anbieter von Durchflussmesstechnik. Durch die gleichzeitige Einführung des ERP-Systems wird mit einer deutlichen Verringerung des administrativen Aufwandes gerechnet.

Die Erfahrungen

Die dreimonatige Verzögerung des Projektzieles zeigt, dass auch Problemstellungen im Rahmen der Projektarbeit zu lösen waren, die einen enormen Zusatzaufwand bedeuteten. Neben einem unerwartet hohen Erfassungsaufwand waren Lücken in den eCl@ss-Produktmerkmalen und zum Projektende Detailarbeiten im Anwendungsdesign von AvERP zu bewältigen. Speziell im Bereich der Datenerfassung kam es immer wieder zu Konflikten mit dem Tagesgeschäft, da nicht immer ausreichend Personal für das Projekt zu Verfügung stand. Zudem mussten alle Produkte und Dienstleistungen überarbeitet oder erst definiert werden, da im Sonderanlagenbau die Anzahl der Serienprodukte äußerst gering ist.

„Mit dem Projekt haben wir die Grundlage für die elektronische Zukunft geschaffen“, ist sich Oliver Hammel (Projektleiter) sicher. Durch die aktive Mitarbeit im Bereich der Mess- und Regeltechnik bei eCl@ss können die eigenen Produkte und Dienstleistungen zudem immer detaillierter dargestellt werden.

Die Zukunft

In einem nächsten Schritt soll der elektronische Katalog allen Kunden mit einer Lieferantenplattform, die als Datenbasis eCl@ss unterstützt, übermittelt werden. In einem weiteren Schritt soll die automatische Übernahme von Lieferanteninformationen in die Ehrler Datenbank realisiert werden, was eine enorme Vereinfachung bei der Stammdatenpflege bedeutet.

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