eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Produktdatenmanagement mit eCl@ss und UNSPSC

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Wissenschaftliche Gerätebau Dr. Ing. Herbert Knauer GmbH

Berlin, Berlin
Elektro/Elektronik
76 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 12,5 Mio.

www.knauer.net

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Oliver Gültzow, Marketing:

"Elektronische Kataloge vereinfachen den Produktdatenaustausch mit Kunden und Lieferanten. KNAUER möchte vorbereitet sein, neue Absatzkanäle zu nutzen."

Das Unternehmen

KNAUER ist ein erfahrener Hersteller für wissenschaftliche Geräte. Anwendungsgebiete sind Forschung und Entwicklung, Medizin, Umweltanalytik sowie Qualitätskontrolle.
Die Schwerpunkte liegen auf Systemen für die Flüssigkeitschromatographie (analytische HPLC, präparative HPLC, "simulated moving bed"-Chromatographie, HPLC-Trennsäulen und -Zubehör) und Osmometern, die weltweit in über 60 Länder vertrieben werden. Analysegeräte für die Kapillarelektrophorese (CE) und Software zur Steuerung und Datenauswertung der vertriebenen Geräte runden das Lieferprogramm ab. Als OEM-Anbieter hat KNAUER seit Jahren guten Erfolg. Viele namhafte Gerätehersteller setzen KNAUER-Technik ein.
Das Unternehmen wurde im Oktober 1962 in Berlin von Dr. Herbert Knauer und seiner Ehefrau Roswitha gegründet. Dr. Knauer entwickelte, baute und testete seine ersten Messinstrumente noch in der Küche der Familie. Seine Vorführungen bei Universitätsprofessoren brachten schon bald die ersten Verkäufe und ermöglichten die Expansion des Betriebes. Heute entwickelt und produziert KNAUER seine Präzisionsgeräte mit 76 Mitarbeitern als einer der wenigen Industriebetriebe in Berlin-Zehlendorf. Tochter Alexandra Knauer leitet seit 1995 das Unternehmen mit Erfolg.
Die Kunden werden von der HPLC-Systemlösung bis zur Trennsäule optimal betreut und komplett aus einer Hand bedient.

Das Projekt

Einführung eines zentralen Produkdatenmanagements für die Zusammenführung von Insellösungen (Online-Shop, eKatalog, WWS etc.) unter Einsatz von eCl@ss und UNSPSC

Ein zentrales System für das Produktdatenmanagement (PDM) soll eingeführt werden, wobei voraussichtlich auf eine kommerziell erhältliche Lösung zurückgegriffen wird. Mit den vorhandenen Systemen ist das Vorhaben nicht in vertretbarem Aufwand durchzuführen:
- Das existierende Warenwirtschaftssystem kann die Artikel nicht detailliert genug und für unterschiedliche Zielmedien speichern. Klassifizierung wird nicht ausreichend unterstützt.
- Die Produktdaten für den Online-Katalog sind zwar strukturiert und liegen bereits in einer Datenbank vor, für die Pflege der Daten durch normale Anwender müssten jedoch entsprechende Eingabe- und Editier-Tools entwickelt werden, was einen recht großen Aufwand bedeuten würde. Eine Inhouse-Lösung wäre zwar flexibel, aber das Know-How für regelkonformes Generieren eines elektronischen Kataloges oder von Vorlagen für Satzprogramme müsste erworben werden. Beide Datenquellen sollen aber die Basis für das erste Befüllen des PDM sein. Das PDM soll die Erstellung von Print-Katalogen ermöglichen, die Daten für den Web-Katalog vorhalten und die Angebotstexte zurück ins Warenwirtschaftssystem speisen.

Die Ziele

Vorrangiges Ziel ist die Vermeidung von nicht synchronisierten isolierten Datenbeständen innerhalb des Unternehmens, wie sie momentan in den verschiedensten Bereichen noch existieren und jeweils separat gepflegt werden. Dies betrifft folgende Quellen für Artikeldaten

- Warenwirtschaftssystem
- Online-Katalog mit strukturierten Daten
- Elektronische Ersatzteilkatalog-CDs
- Office-Dokumente und Satzdateien für Preislisten und Datenblätter

Der erhoffte Nutzen liegt in einer kontinuierlichen Datenpflege und in einem verringerten Aufwand dafür, vor allem aber auch in einer Qualitätsverbesserung, dadurch, dass die Angaben immer synchron gepflegt werden können. Lücken werden sofort sichtbar, manuelle Abgleiche zwischen den bisherigen Speicherorten entfallen.
Es ist weiterhin der Wunsch vorhanden, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, elektronische Kataloge zu erstellen, die den einfacheren Produktdatenaustausch mit Kunden und Lieferanten ermöglichen, auch wenn dies zwingend noch von keinem der Handelspartner verlangt wurde. KNAUER möchten gerne vorbereitet sein und auch neue Kanäle wie bestimmte Handelsplattformen in Zukunft nutzen können. Die dabei notwendige Klassifizierung der Daten sollte so fein wie möglich sein, um beim evtl. nötigen Konvertieren in andere Formate nur weglassen/vereinen und nicht neu klassifizieren zu müssen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.09.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Zur Zeit werden die Produktdaten über verschiedene Abteilungen (Entwicklung, Produktmanagement, Marketing, Verkauf) und Systeme (Warenwirtschaft, Webkatalog, Broschüren, elektronische Ersatzteilkataloge, Office-Dokumente) hinweg verwaltet und gepflegt. Diese Arbeitsweise beinhaltet viele redundante Schritte und kann aufgrund fehlender Kopplung zu Synchronisationsfehlern und Inkonsistenz führen. Sie ist damit zeit- und letztlich kostenintensiv.

Weiterhin möchte KNAUER für neue Absatzkanäle wie elektronische Marktplätze (z.B. cc-hubwoo) gerüstet sein und elektronische Katalogaustauschformate zur Verfügung stellen können. Eine Übersetzung der Verkaufsdokumente über eine englische Version hinaus ist wegen des hohen Aufwandes bisher nicht verwirklicht. Der Wunsch nach einem effektiven Übersetzungsmanagement
besteht für die fernere Zukunft also ebenfalls.

Als Ausweg aus dieser Situation sieht KNAUER die Einführung eines zentralen Systems zur Verwaltung der Artikelstammdaten.

Die Zielsetzung

Ein zentrales Produktinformationsmanagementsystem (PIM) dient der medienunabhängigen Speicherung der Produktdaten. Das entsprechende Produkt des Dienstleisters trägt den Namen Mediando. Seine Informationsbasis soll dazu genutzt werden für Vertriebszwecke zeitnäher und umfassender informieren zu können. Aus dem System heraus können mittels medien- oder auch kundenspezifischen Vorlagen (Templates) Publikationen für unterschiedlichste Medien erzeugt werden wie beispielsweise Print-Kataloge, elektronische Kataloge, Internet- und Intranetseiten, Preislisten, produktspezifische Informationspakete usw. Eine mächtige Nutzensteigerung für den Verkauf kann sich durch die Möglichkeit ergeben, z.B. Applikationsinformationen (in Form von Infoblöcken) mit Produktinformationen verknüpfen zu können.

Die Arbeitsabläufe zur Produktdatenpflege werden mit dem PIM-System klar geregelt. Es werden Zuständigkeiten definiert. Über ein Nachrichtensystem wird den Zuständigen signalisiert, wenn Daten ausgefüllt werden müssen. Die Software schließt eine Verwaltung von Bildmaterial für die Produkte mit ein.
Das PIM-System erlaubt die Klassifikation der Produkte nach eBusiness-Standards. KNAUER möchte eCl@ss und UNSPSC erfüllen. Mit Hilfe des Zusatzmoduls e-proCat können mit geringem Aufwand regelkonforme elektronische Kataloge für unterschiedliche Formate (z.B. BMEcat) erzeugt werden. Letztere sind Voraussetzung für die Teilnahme an elektronischen Marktplätzen.

Knauer Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Pflichtenheft:
Ist-Soll Analyse, Projektorganisation, Erstellung Pflichtenheft
Gute Zielerreichung mit etwas mehr Zeitaufwand als erwartet
Es wurde ein Teildatenbestand definiert, um alle wichtigen Aspekte der Katalogerstellung, eBusiness-Klassifizierung und Ausgaben zu berühren. mehr Info
31.10.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2006
Start: 09.10.2006
Ende: 31.10.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Einführung Mediando:
Projektstart, Dienstleistungen Mediando, Einrichten von Importen und Exporten
Meilenstein abgeschlossen
Erstellung der Printausgabe des Applikations-Journals aus Inbetween heraus. mehr Info
30.06.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2006
Start: 24.10.2006
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2008
Stolpersteine Stolpersteine
3 Befüllen Internet-Katalog und Ausgabe eBusiness:
Einrichten eBusiness-Formate
Exportdefinition für e-proCAT erstellt
BMEcat Version 1.2 mit Klassifizierung und Merkmalen von HPLC-Säulen nach eCl@ss 5.1.3 mehr Info
31.05.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2007
Start: März 2008
Zeitverzögerung Ende: Mai 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Erzeugen von Print-Katalogen mit InBetween:
Printkonzeption, Installation InBetween, Katalogproduktion
Meilenstein wurde im Dezember 2007 reaktiviert und ist nun abgeschlossen
Das Applikationsjournal wurde erfolgreich mit Hilfe von Mediando und Inbetween erzeugt. mehr Info
30.06.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: 15.01.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2008
Stolpersteine Stolpersteine

Das Ergebnis

Das Projekt konnte im Juli 2008 mit der Print-Publikation eines Applikationsjournals für HPLC-Systeme und einem daraus abgeleiteten elektronischen Katalog im BMEcat-Format für die im Journal eingesetzten HPLC-Trennsäulen abgeschlossen werden. Dabei wurden Klassen und Merkmale nach dem Standard eCl@ss 5.1.3 vergeben. Vereinheitlichte Artikelkurztexte wurden ins Warenwirtschaftssystem übernommen. KNAUER hat damit erfolgreich die Kompetenz erlangt, um aus einer zentralen Datenquelle eine gedruckte Publikation zu erstellen, Produkte zu klassifizieren und elektronische Kataloge unter Einhaltung von eBusiness-Standards zu produzieren.

Die Erfahrungen

Der Gesamtgerätekatalog schien zunächst ein geeignetes, da gefragtes, Produkt für die Druckausgabe zu sein. Wie sich im Laufe des Projektes herausstellte, gab es hier sehr viele Hürden zu überwinden, wie z.B. die Schaffung einer geeigneten „Katalogwunschvorlage“ aus dem Stand, um dem Dienstleister die Anforderungen zu verdeutlichen. Schwierigkeiten beim Import der Produktbeziehungen (Stücklisten) aus dem Warenwirtschaftssystem (WWS) konnten über lange Zeit nicht befriedigend gelöst werden. Bestehende Artikeltexte aus der Hauptdatenquelle WWS waren sehr uneinheitlich. Später abzubildende technische Merkmale waren sehr vielfältig und mussten aufwändig aus verschiedenen Quellen vereinheitlicht werden. Hinzu kamen personelle Engpässe im Produktmanagement, dem naturgemäß eine wichtige Rolle in diesem Projekt zukam. Generell ist der Aufwand für die Datenaufbereitung stark unterschätzt worden, was möglicherweise an dem hohen Zeitdruck lag, unter dem das Pflichtenheft entstanden war.
Um das Projekt nicht zu gefährden entschied man sich zum Jahresende 2007 für eine abgewandelte Produktauswahl, die die Gruppe der Chromatographiesäulen umfasste, deren Produktbeziehungen einfacher sind und deren Datenbestand im WWS zu diesem Zeitpunkt bereits systematisch aufbereitet war. Als Druckprojekt wurde ein sog. Applikationsjournal gewählt, das Anwendungsbeispiele der Säulen beschreibt und für welches eine Vorlage existierte. Auch die Klassifizierung gestaltete sich für diese Produktgruppe leichter, weil der eCl@ss-Standard bereits passende Klassen inklusive Merkmalen für Chromatographiesäulen enthielt.

Mit den genannten Änderungen konnte der Projektabschluss innerhalb von 6 Monaten erreicht werden mit einem über das PIM generierten Applikationsjournal als Druckausgabe und der Erzeugung eines BMEcat inklusive Merkmalen nach eC@ss 5.1.3 für die im Applikationsjournal aufgeführten Produkte.

Die Zukunft

Das Projekt lief nicht komplett wie ursprünglich geplant. Im Rückblick lasst sich sagen, dass die erste Planung zu ehrgeizig war, die Qualität der vorhandenen Daten überschätzt wurde und die Verfügbarkeit des Teams ebenfalls zu optimistisch gesehen wurde. Die Nachplanung lief dagegen sehr erfreulich. „Die wichtigsten Schritte sind getan. Die Arbeit mit dem PIM wurde eingeführt. Die Kompetenz zur Erstellung standardgemäßer elektronischer Austauschformate wurde erlangt, wie wir mit dem BMEcat gezeigt haben“, so Oliver Gültzow, Leiter des Projektes bei KNAUER. „Den Rest der Produktpalette zu bearbeiten und sämtliche Zielmedien zu bedienen wird noch einige Mühe erfordern, aber wir verfolgen das Ziel und sehen es als eine Investition in die Zukunft.“

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: