eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte EANCOM® und Stammdatenmanagement für die Baubranche – Geschäftsprozesse einfach elektronisch abwickeln

Obilogo 1024
Diephaus Betonwerk GmbH

Vechta, Niedersachsen
Bauen/Wohnen/Garten
140 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 25 Mio.

www.diephaus.de

Obilogo 1024
Partnerunternehmen:

OBI Bau- und Heimwerkermärkte GmbH & Co. Franchise Center KG

www.obi.de

Obilogo 1024
Christian Diephaus, Mitglied der Geschäftsleitung:

"Die Umstellung auf elektronische Prozesse und die Einführung der EANCOM®-Nachrichten ORDERS, INVOIC und DESADV rechnet sich für uns bereits nach einem Jahr. Daneben konnten wir die Fehlerquote bei der Auftragsbearbeitung um 10 % senken, bei ORDERS ist die Fehlerquote sogar auf nahezu 0 % zurückgegangen. Aufträge können heute im Schnitt einen Tag schneller bearbeitet werden als vor der Umstellung."

Die Projektpartner

Die Diephaus Betonwerk GmbH, ein mittelständisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in Vechta, hat sich seit der Gründung im Jahre 1932 zu einem Spezialisten für Betonwerkstein entwickelt. An insgesamt drei Produktionsstandorten wird Betonwerkstein für den Garten- und Landschaftsbau hergestellt. Das Unternehmen ist damit ein starker Ansprechpartner für Terrassenplatten, Pflastersteine sowie Hang- und Wandelemente. Es werden Kunden in Deutschland, Benelux und Skandinavien mit Diephaus-Produkten beliefert.

Unterstützung bekommt Diephaus im Projekt von seinem Kunden OBI Bau- und Heimwerkermärkte GmbH & Co. Franchise Center KG.

Die Ziele

Diephaus hat sich zum Ziel gesetzt, mit dem Einsatz der EDI-Nachrichtenarten DESADV (Lieferavis) und INVOIC (Rechnung) den Gesamtprozess auf elektronische Kommunikation umzustellen. Die eigenen und kundenorientierten Prozesse sollen automatisiert und effizienter gestaltet werden. Hierzu gehört auch die frühzeitige Investition in die elektronische Abwicklung des Stammdatenaustausches über den Datenpool SA2 Worldsync (heute 1Worldsync) und in das GS1-Transportetikett, das eine Feinsteuerung der Versandeinheiten in der Logistik ermöglicht. Gleichzeitig soll dem Kunden ein höchstmöglicher Service in Form elektronisch unterstützter Prozesse geboten werden.

Ziel des Projektes im Einzelnen:

• Die Einführung der EANCOM Nachrichtenart INVOIC zur Rechnungsabwicklung
• Die Einführung der EANCOM Nachrichtenart DESADV zur Lieferavisierung
• Die Einführung des GS1-128 Transporteetiketts zur Etikettierung von Versandeinheiten und Feinsteuerung der Logistik
• Die Prüfung der elektronischen Anbindung von Vorlieferanten und oder Logistik Dienstleistern
• Die Nutzung des Artikelstammdatenpools von SA2 Worldsync (seit 2012 1Worldsync), u. a. zur elektronischen Abwicklung des Stammdatenaustauschs

Das Projekt

Branchenprojekt Bauen/Wohnen/Garten: Elektronische Lieferavise, Rechnungen und Stammdatenmanagement mittels eines Datenpools.

Vorgänge, die bisher manuell und mit vielen potenziellen Fehlerquellen oder an mehreren Stellen im Unternehmen unnötigerweise parallel abgewickelt wurden, sollen durch die Einführung der elektronischen Rechnung und Lieferavisierung im EANCOM®-Format abgelöst werden. Gleichzeitig ist eine elektronische Bereitstellung der Stammdaten für Kunden in einem zentralen Datenpool SA2 vorgesehen. Optional sollen Logistikdienstleister über den elektronischen Transportauftrag IFTMIN eingebunden werden und weitere Lieferanten über elektronische Bestellungen (ORDERS) in den Prozess integriert werden.

Um die Lösung auch auf weitere Kunden und Lieferanten ausweiten zu können, setzt Diephaus auf die eBusiness-Standards GLN/GTIN (EAN-Strichcode) und EANCOM® von GS1 Germany.

Der Nutzen

Mit der Umsetzung der Projektziele erhofft sich Diephaus vor allem durch den Wegfall administrativer Tätigkeiten eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der eigenen Prozesse in den Bereichen Rechnungs- und Bestellwesen, Lieferabwicklung und Stammdatenaustausch.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung INVOIC sind manuelle Buchungen in Zukunft nicht mehr notwendig und der Rechnungsversand per Post entfällt. Durch die elektronische Lieferavisierung DESADV erfolgt ein schneller Austausch der Lieferdaten und der Avisierung (Artikel und Mengen). Die Anbindung an den Stammdatenpool hat den Vorteil, dass nur noch eine Artikelstammdatenbank existiert. Damit einhergehend werden monetäre und zeitliche Einsparungen, sowie Qualitätsverbesserung in der Abwicklung der Prozesse durch eine erhöhte Fehlerfreiheit und Transparenz erreicht.

Die Kunden- und Lieferantenanbindung durch die EDI Standards DESADV und INVOIC ergibt eine schnellere und sichere Abwicklung von Abläufen innerhalb des Hauses Diephaus und mit den externen Partnern. Die elektronische Rechnungsabwicklung und elektronische Lieferavisierung ermöglichen Prozessoptimierungen und Einsparungen beim Kunden und stellen so einen Kundenmehrwert dar. Bedingt durch diese für beide Seiten beschleunigten Prozessabläufe erfolgt eine höhere Kundenbindung gegenüber anderen Mitbewerbern ohne EDI.

Durch die mögliche Einführung der elektronischen Bestellung ORDERS zum Lieferanten wird eine schnelle und sichere Bestellung erreicht. Die Bestelldaten müssen beim Lieferanten nicht mehr manuell erfasst werden, die Fehlerquote wird gesenkt und auch die Kosten. Mit dem Transportauftrag IFTMIN ist ein schnellerer und sicherer Datenaustausch mit dem Logistikdienstleister möglich. Alle relevanten Daten liegen dem Logistiker vor, die Fehlerquote und Kosten werden gesenkt.

Der Zeitrahmen

Das Projekte startete im August 2006 und wurde im Oktober 2007 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Mit dem Beginn des neuen Jahrtausends hat Diephaus tiefgreifende Weichenstellungen getroffen, die zur grundlegenden Neustrukturierung der Geschäftsabläufe geführt haben. Mit der Ablösung der gewachsenen IT Landschaften durch SAP wurde eine Standardsoftware für Unternehmenssteuerung eingeführt. Dies ging mit einer grundsätzlichen Infragestellung und Neustrukturierung der gesamten Prozessabläufe einher. Parallel vollzog sich der Einstieg des Unternehmens in das Baumarktgeschäft. Bisher wurden Handwerker direkt oder über den Baumarktfachhandel und Endkunden beliefert.

Durch das Baumarktgeschäft wurde Diephaus schnell klar, wie wichtig die Umsetzung elektronisch integrierter Prozesse ist. Zum Einen lagen Anforderungen des Großkunden OBI vor, die bilateralen Prozessabläufe auf elektronischen Datenaustausch (EDI) umzustellen. Zum Anderen war die große Menge an Papier, die täglich als Bestellung die Faxgeräte von Diephaus belastete, nicht mehr zu bewältigen. Kurzfristig wurden zwei Mitarbeiter abgestellt, die bereits lange vor der üblichen Geschäftszeit die Bestellungen in der Warenwirtschaft aufnahmen und so die Basis für die weitere Geschäftsabwicklung sicherstellten.

Durch die beschriebene Ablösung der gewachsenen IT Struktur durch SAP als einheitliche Unternehmenssoftware, hat Diephaus bereits im Vorfeld des Projektes elektronisch unterstützte Standardprozesse im Unternehmen umgesetzt. Die Software SAP erlaubt eine einfache Nutzung des elektronischen Datenaustauschs und strukturierte Abwicklungen in der Lagerhaltung und Lieferabwicklung. Durch die Einführung der Nachrichtenart ORDERS war bereits ein Konverter zur Nutzung des elektronischen Datenaustauschs integriert und eine EDI Abwicklung umgesetzt worden.

Die Zielsetzung

Die positiven Erfahrungen mit dem Einsatz der ORDERS und die Forderungen der Baumarktkunden nach weiteren Nachrichtenarten führten bei Diephaus zu dem Wunsch die Potenziale von eBusiness stärker zu nutzen. Weitere Anfragen nach der elektronischen Rechnung (INVOIC), der Lieferavisierung (DESADV) einschließlich GS1-128 TRansportetikett und der elektronischen Stammdatenabwicklung lagen vor. Mit der Einführung dieser Nachrichtenarten will Diephaus den Gesamtprozess auf elektronische Kommunikation umstellen, die eigenen und externen Prozesse optimieren sowie die Kunden- und Lieferantenbeziehungen stärken.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Ausreichend Zeit eingeplant
ebusiness-Projekte nehmen in der Regel mehr Zeit in Anspruch als geplant. Um das Tagesgeschäft nicht vernachlässigen zu müssen und fundierte Analysen durchführen zu können, plant Diephaus viel Zeit für dieses erste Arbeitspaket ein. mehr Info
09.01.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.11.06
Start: 04.08.06
Ende: 18.12.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Soll-Prozess:
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte
Prozessbeschreibung für das erste Quartal 2007 geplant
Projektplan sieht vor, den Soll-Prozess bis März 2007 in allen Einzelheiten zu beschreiben. Konkret wird auf folgende Aspekte eingegangen: mehr Info
27.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.03.2007
Start: 08.01.07
Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Feinplanung:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans
Detailplanung in März/April 2007
Feinplanung der Projektumsetzung mit konkreter Vorgehensweise, Verantwortlichen und Zeitplan mehr Info
27.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.04.2007
Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Dienstleisterauswahl:
Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern und Produkten
Diephaus verlässt sich auf bisherige Dienstleister
Diephaus war bisher sehr zufrieden mit seinen Dienstleistern und sieht daher keine neue Dienstleisterauswahl vor. mehr Info
27.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.08.06
Ende: 30.11.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
5 Mitarbeiterschulung:
Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter in allen relevanten Prozessen und Unternehmensbereichen
Schulungen fand Ende November statt
Eine umfassende Qualifikation und Schulung aller beteiligten Mitarbeiter und Bereiche ist wichtig für einen erfolgreichen Projektverlauf. mehr Info
27.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 2007
Ende: 31.11.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
6 Umsetzung:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Umsetzung bis Januar 2008
... dazu gehören Programmierung, Mapping der elektronischen Nachrichten, Testphase und Echtbetrieb mehr Info
27.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.2007
Ende: 31.01.2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Für Diephaus liegt der Nutzen der vertieften Integration der GS1 Standards in die eigenen Prozesse auf der Hand: schnellere, bessere und schlankere Prozesse bei erhöhter Transparenz und Fehlersicherheit. Darüber hinaus stellen elektronische Kommunikation, die Anwendung des GS1-128 Transportetiketts sowie des Stammdatenpools von 1WorldSync (ehemals SA2 Worldsync) Serviceelemente für den Kunden dar. Wie im Lebensmittel und FMCG (Fast Moving Consumer Goods) Bereich setzen die großen Handelsorganisationen auf elektronisch unterstützte Standardabwicklungen. Wer diese nicht bedienen kann, verursacht im Handel einen Mehraufwand.

Gleichzeitig rechnet sich die Gesamtinvestition für Diephaus: Nach anderthalb bis zwei Jahren hat sich die Gesamtinvestition in die Umsetzung der EDI Nachrichten ORDERS, INVOIC und DESADV sowie die Einführung des Stammdatenaustausch über einen Datenpool und das GS1-128 Transportetikett amortisiert. Dies schließt die Projektarbeitszeit mit ein. Um so mehr Partner von Diephaus die elektronische Kommunikation nutzen, desto schneller rechnet sich die Investition.
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Umsetzung der elektronischen Rechnungsabwicklung mittels der EANCOM Nachricht INVOIC:
Ausgehende Rechnungen werden nicht mehr per Post versendet sondern per EDI Standard Nachricht INVOIC. Die elektronische Rechnung wurde in einem ersten Schritt mit dem Projektpartner OBI umgesetzt und soll auf weitere Kunden im Baumarktbereich ausgeweitet werden.

Umsetzung der elektronischen Lieferavisierung mittels der EANCOM Nachricht DESADV:
Die Lieferavisierung erfolgt zukünftig elektronisch mittels der EANCOM Nachricht DESADV. Die Lieferdaten sind so schnell und elektronisch beim Kunden bearbeitbar.

Integration des elektronischen Artikelstammdatenpools:
Mit der Integration von 1Worldsync (ehemals SA2 Worldsync) in die eigenen und kundenbezogenen Prozesse ist Diephaus nun in der Lage sein gesamtes Sortiment und die hierzu gehörenden Stammdaten allen Kunden jederzeit in einem standardisierten Format zur Verfügung zu stellen. 1Worldsync (ehemals SA2 Worldsync) wird ganz klar als Service für den Kunden gesehen und als strategisches Zukunftsinstrument für den Vertrieb

Integration des GS1-128 Transportetiketts in die Belieferungsprozesse:
Diephaus ist nun in der Lage, das GS1-128 Transportetikett zur Feinsteuerung der Belieferungsprozesse zu verwenden und die Daten in die elektronische Lieferavisierung zu integrieren. Alle ausgehende Paletten können auf Kundenwunsch mit einem GS1-128 Transportetikett versehen werden.

Nach intensiver Prüfung wurde eine Integration des GS1-Transportetiketts in die gesamten Lagerprozesse im ersten Schritt verworfen. Zunächst wurde eine Lösung für den Warenausgang eingerichtet. Hintergrund ist hierbei die sehr gut funktionierende Lagerabwicklung wie sie Diephaus bereits vornimmt. Der GS1-128 wird als reine Serviceleistung begriffen, solange er nicht grundsätzlich in den Abläufen etabliert ist.

Integration von Vorlieferanten und Logistikunternehmen in elektronisch unterstützte Prozesse:
Trotz des Interesses von Diephaus, Vorlieferanten und/oder Logistikunternehmen in elektronisch unterstützte Prozesse zu integrieren konnte kein geeigneter Projektpartner gefunden werden. Hintergrund sind die derzeit bei den genannten Partnern fehlenden Voraussetzungen für die Integration von EDI und anderslautende Prioritäten.

Die Erfahrungen

Auf Grund der bereits harmonisierten und standardisierten Prozesse war die Umsetzung des Projektes und der damit verbundenen technischen und organisatorischen Anforderungen ohne umfangreiche Änderungen der bestehenden Abläufe möglich.

Die Zukunft

Die Umsetzung von EDI (INVOIC, DESADV), multilateralem Stammdatenaustausch über Datenpools und GS1-128 Transportetikett gewinnen in der Branche rasant an Bedeutung. Diephaus hat die Bedeutung standardisierter Prozesse für eigene Geschäftsprozesse und Prozesse mit Partnerunternehmen erkannt und die Basis für weitere Zukunftstechnologien gelegt (u. a. EPC/RFID).

Das Praxisbeispiel soll die Chancen der KMU bei einer sich ändernden Unternehmensumgebung aufzeichnen. Durch das Bestreben, alle Partner des KMU einzubeziehen, kann anderen KMU eine erprobte Lösung vorgelebt werden.


Die Broschüre zum Download

EDI in der Baumarktbranche (pdf)