eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

2 Initialphase Produktklassifizierung, Datenerfassung und -bereinigung, elektronische Aufbreitung

Durchführung geplant für Feb 2011
Start Sep 2010
Ende Jun 2011

Stand: 30.06.2011
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

Klassifizierung nach eCl@ss 7.0 läuft

Lieferanten-Produktinformationen ins DMS-System eingespielt, 95% der Artikel wurden strukturiert und klassifiziert, Lastenheft wurde an Dienstleister ausgegeben


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.03.2011: Produktklassifizierung

Die Teilnahme am PROZEUS Kongress Mitte Februar hat einen guten Schub gegeben. Dannewitz hat gesehen, dass kleinere Firmen mit einfachem Aufwand wichtige Punkte umsetzen konnten und so in Absprache mit der Geschäftsleitung erstmal ein kleines Ziel im Gesamtprojekt gesetzt. Anstelle zu versuchen auf eine Schlag ein großes E-Business Projekt zu entwickeln hat sich das Unternehmen für die nächsten drei Monate ein "kleines" Ziel gesteckt: Ein eigenes Produkt-Datenblatt automatisch zu erzeugen. Daran wird sowohl die Funktionalität der ausgewählten Software-Produkte, als auch der Daten und der Abläufe bei gemessen. Dabei sollen auch nicht alle Daten auf einmal ins System gespielt werden oder versucht werden alle Datenblätter auf einmal zu erstellen. Stattdessen wird man sich erst einmal auf eine Produktfamilie und ein Datenblattlayout konzentrieren. Dafür wurde jetzt begonnen für eine der zehn Haupt-Produktgruppen die Artikel zu strukturieren (erweiterte Warengruppenstruktur) und parallel auch nach eCl@ss 7.0 zu klassifizieren. Um sich über einzelnen Produkte vor der Strukturierung und Klassifizierung zu informieren ist nun das ALFRESCO eine große Hilfe. Von den betroffenen 4.300 Artikeln sind nun ca. 95% strukturiert und klassifiziert. Die Recherche auf der eCl@ss Webseite ist gut aber nicht optimal. Gerade wenn man die verschiedenen Artikelklassen miteinander vergleichen will ist der Weg beschwerlich. Eine Anfrage bei eCl@ss, ob dort Verbesserungen zu erwarten sind, oder man dort auch mitwirken könnte ist bisher unbeantwortet geblieben. Es war wichtig aber auch sehr blockierend das gesamte E-Business Konzept für die Firma zu entwickeln. Diese Gesamtvision erlaubt verschiedene kleine Schritte zu gehen, die uns gezielt in diese Richtung bringen bzw. auch erlauben Lösungen zu testen, ohne dass das Gesamtprojekt daran scheitern muss. Es hat nun doch ein Jahr gedauert, bis zum einen das Gesamtbild gefestigt ist und zum anderen auch die ersten Schritte entschiedene werden konnten. Nun ist mit einem deutlich schnelleren Progress zu rechnen.

31.05.2011: Elektronische Aufbereitung, Datenerfassung und –bereinigung der Artikel-/Produktstammdaten

Im letzten Quartal 2010 gab es keine nennenswerten Fortschritte im Projekt. Bedingt durch die gestiegene Anzahl an Kundenanfragen und der Vorbereitung einer Messeteilnahme konnte keine Zeit durch die Mitarbeiter in das Projekt investiert werden. Auch der Projektleiter war intensiv an der Vorbereitung der Messe sowie anderen Aufgaben zum Jahresende eingebunden. An wenigen Stellen wurde weiter an der Klassifizierung der vorhandenen Artikel-Stammdaten gearbeitet. In verschiedenen Meetings wurde immer wieder die Bedeutung und die Auswirkung des Projekts erklärt und verdeutlicht. Besonders positiv erwies sie das Info-Video von PROZEUS zum Thema 'eBusiness – was ist das eigentlich'. Zum Jahresende konnte Dannewitz die Digitalisierung der vorhandenen Lieferanten-Produktinformationen, die nur in Papierform vorliegen, in Auftrag geben. Über 110 Leitz-Ordner werden durch einen externen Partner digitalisiert und als PDF mit Metadaten wieder zur Verfügung gestellt. Diese Dokumente werden in ein DMS-System eingespielt, wo nach verschiedenen Kriterien, u.A. Volltextsuche, nach den Dokumenten gesucht werden kann. Diese Digitalisierung ist eine wichtige Grundlage für die Referenzierung der technischen Daten im PIM System und eine große Hilfe bei der Suche nach Informationen während der elektronischen Aufbereitung der Alt-Daten. Dazu wurde in mehreren Sitzungen das Datenmodel für das DMS System besprochen und mit Hilfe eines Dienstleister entwickelt.

Die zu erwartenden Vorteile dieses Projektes sind für die Mitarbeiter im Betrieb nur schwer zu erfassen. Sie sehen vor allem zusätzliche Arbeit, bzw. noch mehr Systeme die es zu pflegen gilt. Durch die tägliche Arbeit sehen sich viele Kollegen nicht in der Lage das Projekt aktiv zu unterstützen. Die Erarbeitung des Pflichtenheftes ist komplexer als gedacht. Hier müssen Workflows beschrieben werden, die es im Rahmen von digitalen Hilfssysteme vorher nicht gegeben hat. Man muss die Balance finden zwischen einfach und vollständig. Auch die Aufarbeitung der alten Stammdaten ist mühsam, da es keine Unterscheidung zwischen alten/obsoleten und aktiven Artikel gibt. Eine weitere Hürde bei diesem Projekt war die unklare Abgrenzung zwischen MUSS und KANN Anforderungen. Auf der einen Seite soll so viel Funktionalität so schnell wie möglich umgesetzt werde, auf der anderen Seite erlauben Kapazität und Erfahrungsschatz der Mitarbeiter nur ein begrenztes Projekt. Hier muss man erst lernen klare Grenzen zu stecken und sich durch das verkleinerte Ziel nicht entmutigen zu lassen.

In verschiedenen Telefonaten und Besuchen beim Dienstleister konnten alle Fragen zu den Dokumenten bezüglich Dokumenttrennung, Dokumentarten und weiteren Attributen geklärt werden. Innerhalb dieser Zeit wurden insgesamt ca. 40.000 Seiten gescant, analysiert und zu 15.000 Dokumenten in Form von ein- uns mehrseitigen PDF-Dokumenten zusammengefasst. Zu jedem Dokument wurden zwei zusätzliche Dateien geliefert: Eine XML Datei mit Metadaten zu dem Dokument und ein Zertifikat, dass das einwandfreie Abbild der Papiervorlage bestätigt. Damit liegen nun alle Quelldokumenten für das PIM System in elektronischer Form vor und können nun in einem DMS System zur Verfügung gestellt werden. Sehr unterschiedliche Dokumentausführungen haben die Klassifizierung und die Erfassung der Metadaten erschwert. Der Dienstleister musste hier deutlich mehr Zeit investieren, als er am Anfang geplant hat.

Die eingegangenen Dokumente und die zugehörigen XML Dateien wurden durch die eigene IT-Abteilung mit dafür programmierte Scripte automatisch geprüft und abgeglichen. Dabei wurde einige Fehler in den XML Dateien gefunden, die der Dienstleister alle beheben konnte. Nach mehreren Datenübertragungen waren die Quelldaten vollständig. Die Dokumente wurden dann mittels Import-Script über Nacht in das DMS gespielt. Dabei wurden die Metadaten in den XML Dateien ausgelesen und automatisch dem Dokument hinzugefügt.
Die Quelldokumente stehen nun als Quelldokument im DMS zur Verfügung und können über eine URL eindeutig referenziert werden. Bei der Abstimmung der Formatierung der XML Datei wurde der für das DMS notwendige Zeichensatz UTF-8 nicht beachtet. Daher enthielten die XML Dateien mit den Metadaten ungültige Zeichen, durch die der automatische Import nicht möglich war. Alle XML Dateien mussten daher wieder mit einem dafür selbst geschriebenem Script umformatiert und die falschen Zeichen ersetzt werden. Danach war der automatische Import möglich.

Weiterhin wurde an dem DMS System für die Lieferanten-Produkt-Dokumente gearbeitet.
Soweit es messebedingt möglich war, wurde weiter an der Klassifikation und Struktur der Daten gearbeitet.

Es wurde daran gearbeitet die bereits angelegten Artikel in der Warenwirtschaft in einer externen Liste zu strukturieren, zu klassifizieren und soweit erkennbar bereits Mermale in separaten Spalten zu erfassen.

30.06.2011: Angebote und Auswahl Software-Tools

Für die Auswahl der Software wurde nun endlich das fertige Lastenheft, das das Gesamtprojekt beschreibt mit den Anforderungen für den ersten Meilenstein "Ein Datenblatt automatisch erzeugen" an die Anbieter ausgegeben, im April ist hier mit einem belastbarem Angebot und einer Entscheidung zu rechnen.

Durch die Teilnahme an der Messe in Hamburg und die Feiertage/Ferienzeit waren die Arbeiten an dem Projekt nur im geringen Umfang möglich. Mit dem fertigen Pflichtenheft wurde auch noch ein zweiter PIM Anbieter angeschrieben und ein Termin für Mai vereinbart.

Nach weiteren Gesprächen und Präsentationen mit PIM Anbietern lagen nun zwei gute und belastbare Angebote im gewünschten Funktions- und Preisrahmen vor. In dieser Phase hat sich das Unternehmen gegen eine sofortige Einführung einer komplexen und aufwändig zu programmierenden PDF Ausgabe entschieden. Die erste Umsetzung der Erstellung von Datenblättern/Katalogen erfolgt mittels eines einfachen XSL-FO Protokolls mit bewussten Abstrichen an den Automatisations- und Gestaltungsmöglichkeiten. Mitte des Monates wurde dann nach den letzten Vertragsverhandlungen der Auftrag an die Firma Systemintegration vergeben. Zu dem Projektumfang gehört zum einen die Lieferung und Installation der Software, die Integration von Alfresco als Mediendatenbank als auch die Unterstützung bei der Atomisierung der Metadaten und Strukturierung der Artikel. Da Dannewitz bis auf die Anbindung von Alfresco nur auf Standardfunktionen der Software zurückgreift, ist ein großer Teil der Dienstleistung die Unterstützung bei der Aufarbeitung der eigenen Daten. Daher konnte auf ein Pflichtenheft seitens des Dienstleisters verzichtet werden. Grundlage ist und bleibt das Lastenheft.

Anfang Juni wurden weiter die Daten in Daten-Tabellen aufbereitet. Dabei wurde begonnen, einfache Attribute wie Farbe oder Größe in separaten Spalten zu pflegen. Hilfreich war dabei die Werteauswahl der vorgegebenen eCl@ss Attribute der entsprechenden Klassifikation.
Im Juni wurde nun der Kickoff-Workshop mit dem PIM Lieferanten und den Verantwortlichen von DANNEWITZ durchgeführt. Dabei wurden sowohl die Produktstrukturen, die Produktattribute als auch die Ausgabe in Datenblätter bzw. Kataloge abhängig von der Abteilung Industrie- oder Medizintechnik besprochen und festgelegt. Reale Daten aus beiden Abteilungen, die bereits als Tabellen-Dokument vorliegen wurden erfolgreich in ein Beispiel-PIM-System importiert. Direkt im Anschluss wurde die Software durch den Anbieter geliefert und im Haus DANNEWITZ installiert bzw. in die Softwareumgebung eingebunden. In den nächsten Tagen wurde die Software durch die Mitarbeiter ausgiebig getestet, Fragen und Probleme wurden an den Anbieter reportet und Erfahrungen wurden gesammelt. Bereits zu diesem Zeitpunkt zeigt sich wie stark wir als Anwender die Software an unsere Bedürfnisse anpassen können ohne in die Programmierung eingreifen zu müssen. Produktattribute, Strukturen, Benutzer-Rechte und Suchmasken können individuell angepasst werden.
In dem darauf folgenden Anwender-Workshop wurde im kleinen Kreis (Projektleiter DANNEWITZ und Projektleiter SYSTEMINTEGRATION) die Software aus der Sicht des Users im Detail gezeigt und alle Funktionen für den User beschrieben und vorgeführt. Die Schulung fand in den IT Räumen von DANNEWIT statt. Dabei war die Nähe zu den Kollegen der IT Abteilung von großem Vorteil, da während der Schulung Fehlfunktionen und Einstellungen durch kleinere Anpassungen der Datenbank bzw. der Server-Konfiguration behoben werden konnten. Im Laufe der Testphase und der Anwender-Schulung wurden bereits 2.500 Produkte importiert. Dadurch wird der Import grundsätzlich aber auch die neue Produktstruktur und die Attribute getestet bzw. analysiert. Da nun strukturierte Produktdaten vorliegen können ab sofort auch XML-Dateien erzeugt werden um die automatische Umsetzung der Daten in ein Datenblatt zu entwickeln bzw. zu testen. Das wird der nächste Meilenstein in dem Projekt sein. Etwas Mühe bereitet die Anbindung der neuen PIM-Software an das vorhandene LDAP-System um die Benutzerverwaltung zentral zu steuern. Hier scheint Entwicklung und Fehlersuche auf beiden Seiten notwendig zu sein.