eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung

Durchführung geplant für Jun 2010
Start Jun 2010
Ende Aug 2010

Stand: 31.08.2010
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

Erstellung des Pflichtenheftes sowie des Zeit- und Kostenplans

Workshop zur Dienstleisterauswahl hat stattgefunden, Ist-Analyse wurde durchgeführt, Pflichtenheft wird zurzeit erstellt.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.07.2010: Ist-Analyse der Voraussetzungen (technisch, organisatorisch, personell)

In der Vorphase des eBusiness-Projektes wurde Kontakt zu verschiedenen Softwareanbietern und Dienstleitern aufgenommen. Das grundsätzliche Ziel, Business in der Firma DANNEWITZ GmbH & Co einzuführen, und die verschiedenen Möglichkeiten wie dieses möglich bzw. üblich ist wurde in den verschiedenen Telefonaten und Besuchen erörtert. Dabei wurde immer wieder herausgestellt dass die Produktstruktur und die Klassifizierung der Artikel die Schlüssel zu einer Mehrwertlösung sind. Eine sehr große Hilfe war die sehr intensiven Beratung und Unterstützung vor dem offiziellen Projektstart durch die Firma Systemintegration. Aus dieser Vorarbeit wurde das erste Ziel definiert: Die Produktdaten zentral erfassen und nach einem Standard klassifizieren. Mit dieser Vorgabe wurde zu Beginn des Projektes der Dienstleister Systemintegration Gieseking & Grunzig GmbH damit beauftragt eine IST-/SOLL-Analyse der Prozesse und Bedürfnisse der DANNEWITZ GmbH & Co durchzuführen um auf dieser Basis ein Pflichtenheft erstellen zu können. Zu diesem Zweck erhielt die DANNEWITZ GmbH & Co einen umfassenden Fragekatalog. In Zusammenarbeit mit den Bereichsleitern wurden die Punkte Vokabular, Workflow, Datenfluss, Produktstruktur, Datenquellen, Regelbetrieb, Mediendaten und Ausleitung der Daten besprochen und abgearbeitet. Die Ergebnisse wurden regelmäßig mit dem Dienstleiter ausgetauscht und erörtert. Dabei hat sich gezeigt, dass vor allem die Einbindung von Herstellerinformationen eine Herausforderung sein wird, da die Formate und Möglichkeiten dieser Partner sehr unklar sind, bzw. die Hersteller z.T. selbst noch keine eBusiness Technik unterstützen. Hier muss mit einer manuellen Datenerfassung gerechnet werden. Auch müssen Strukturen im Haus klarer erfasst werden, als das bisher in den rein manuellen Prozessen notwendig war. Diese Vorbereitungen sollen in einem gemeinsamen Workshop mit den Bereichsleitern und dem Dienstleiter ausgetauscht werden.

Durch die zeitliche Verzögerung eines vorherigen Softwareprojektes der DANNEWITZ GmbH & Co waren die Kapazitäten der Bereichsleiter und der IT/EDV Abteilung eingeschränkt. Von daher musste der geplante erste Workshop mit dem Dienstleister in den Folgemonat verschoben werden. Für die geplante Produktdatenbank müssen nun alle Handelswarenartikel strukturiert werden. Entgegen der Planung können die vorhandenen Produktstrukturen nicht eins zu eins übernommen werden. Es ist schwierig gewachsene Strukturen zu erkennen, gewohnte Aufteilungen nach Branche, Markt und Lieferant zu durchbrechen und eine Produkthierarchie zu erarbeiten, in die jedes Produkt sachgerecht integriert werden kann. Hier war es notwendig die Produktpyramide nicht von oben nach unten zu erarbeiten sondern umgekehrt. Die Summe aller vorhandenen und potentiellen Artikel bildet das Fundament der Produktstruktur. Produkte mit gleichen Merkmalen werden nun zu Familien zusammengefasst. So kann kein Artikel übersehen werden. Die Erarbeitung der Produktstruktur dauert noch an und wird die entscheidende Grundlage für ein dauerhaft gut funktionierendes System sein. Hier muss mehr Zeit als geplant investiert werden.

Nach der Vorarbeit durch die Abteilungsleiter und Produktmanager, bzw. den Projektleiter konnte am 1.7.2010 ein Workshop mit den Projektbeteiligten von DANNEWITZ und SYSTEMINTEGRATION durchgeführt werden. Im Rahmen dieses Arbeitstages wurden die einzelnen Punkte Vokabular, Workflow, Datenfluss, Produktstruktur, Datenquellen, Regelbetrieb, Mediendaten und Ausleitung der Daten intensiv besprochen. Aus diesem Arbeitstag ergaben sich folgende offenen Schwerpunkte, die einer weiteren Klärung bedurften:

Aufgrund der Komplexität der Produkte aus Industrie- und Medizintechnik ist die Produktdatentrukturierung noch nicht fertig gestellt. Dazu müssen die Produktmanager noch Ihre Bereich aufarbeiten.

Nach der Erstellung der Struktur müssen für alle Knotenpunkte die Attribute definiert werden. Auch hier müssen vor allem die Produktmanager die Informationen liefern.

Um die Synchronisation der Systeme zu ermöglichen und optimieren muss ein Workflow erarbeitet werden, wo die Artikelinformationen initial eingegeben und wie diese an die Umsysteme weitergegeben werden. Im Workshop zeigte sich dieser Punkt als kritisch und entscheidende Grundlage für die weitere Arbeit.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Validierung und Archivierung der in die Produktdatenbank eingegebenen Daten und Werte. Vor allem bei Änderung von technischen Informationen müssen wir die einzelnen Revisionsstände dokumentieren und nachstellen können. Dies stellt sich vor allem mit Sicht auf eine dynamische Webseite als schwierig aber notwendig dar.

Im Laufe des Monats wurde dann mit einzelnen Bereichsleitern der Workflow für die Eingabe uns Weiterleitung der Artikeldaten erarbeitet. Leider stockte dieser Prozess immer wieder aufgrund der Abwesenheit von Mitarbeitern durch die Urlaubszeit. Daher verschob sich das Ergebnis um mehrere Wochen. Allen Beteiligten ist aber bewusst, dass eine saubere Vorarbeit in den offenen Punkten die Umsetzung des Projektes mehr beschleunigt, als eine überhastete Einführung einer Software mit fehlenden Vorgaben. Daher wurde eine Verschiebung der Ziele um sechs Wochen in Kauf genommen.

Die Erarbeitung der Produktstruktur konnte für den Bereich Industrietechnik abgeschlossen werden. Für den Bereich Medizintechnik musste wegen Urlaubszeit die Erarbeitung pausieren.

31.08.2010: Festlegung der Arbeitsschritte Pflichtenhefterstellung

Die unterschiedliche Abwesenheit der einzelnen Verantwortlichen und Bereichsleiter machte über einen längeren Zeitraum einen kontinuierlich Fortschritt im Projekt eBusiness nicht möglich. Vor allem der Zeitmangel der anwesenden Mitarbeiter, die ihre fehlenden Kollegen vertraten wurde unterschätzt. Eine bisher fehlende detaillierte Dokumentationen des Informationsflusses von Artikeldaten zwischen den Systemen und an der Schnittstelle Mensch/Maschine verzögerte die Vorgaben für das Pflichtenheft.

Durch die Ausfälle in der Haupturlaubszeit konnten wichtige Besprechungen erst in der zweiten Hälfte des Monats besprochen werden. Entgegen der vorherigen Erwartungen wird für das Pflichtenheft, welches durch SYSTEMINTEGRATION bereits vorgearbeitet wurde, eine deutliche detailliertere Datenstruktur gefordert. Im Vorfeld des Prozesses war man davon ausgegangen, dass diese Strukturierungarbeit erst NACH Anschaffung und Installation der Software erfolgt. Die nun erforderliche Ausarbeitung kostet weit mehr Zeit, bzw. findet deutlich früher statt. Dazu zählen zwei entscheidende Bereiche. Eine neue Zwischenschicht in der bisherigen Produktstruktur muss vollständig erarbeitet werden. Bisher waren einzelne Artikel nicht zur nächst logischen größeren Gruppe zusammengefasst sonder nur sehr grob in 99 Warengruppen ohne weitere Hierarchie unterteilt. Nun müssen manuell ca. 17.000 Artikel zu gemeinsamen Produkten zusammengefasst werden. Diese Liste der verfügbaren Produkte ist zeitnah auch für die Digitalisierung und Verschlagwortung des Produktarchivs notwendig. Dazu kommt, dass Produkte in der nun neuen nächsten Hierarchiestufe zu Familien zusammengefasst werden, für die dann jeweils gemeinsame Merkmale gepflegt werden müssen. Die Sammlung und Konsolidierung dieser Merkmale ist der zweite große und offene Posten, der nun schnell und vollständig bearbeitet werden muss. Erst danach ist eine Ausschreibung an Software-Anbieter möglichen, bei der die gewünschte Lösung im vollen Umfang dargestellt werden kann.

Bei aufarbeiten der vorhandenen Daten wurde sehr schnell klar, dass diese Arbeit sehr zeitintensiv aber auch sehr nützlich sein wird. Veraltete Artikel können in diesem Zug als solche gezennzeichnet werden, Artikel können endlich in feine und logische Gruppen zusammengefasst werden.