eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Teilnahme an elektronischen Marktplätzen und Austausch elektronischer Geschäftsnachrichten

P.J. Dahlhausen & Co. GmbH

Köln, Nordrhein-Westfalen
Medizintechnik
116 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 30 Mio.

www.dahlhausen.de

Partnerunternehmen:

medicforma.com GmbH (jetzt GHX Europe GmbH) sowie GSG mbH

www.ghxeurope.com

Klaus Schüler, Leiter EDV:

"Mit der Umsetzung dieses eBusiness-Projekts wird Dahlhausen auch zukünftig den veränderten Kundenanforderungen gerecht und kann neue Marktsegmente erschließen."

Das Unternehmen

Die Firma P.J. DAHLHAUSEN ist ein Familienunternehmen, das 1854 in Köln als Unternehmen für die Herstellung und den Vertrieb von chirurgischen Instrumenten gegründet wurde. Mit der heutigen Angebotspalette muss das Unternehmen auf die hohen technischen Anforderungen moderner Medizintechnik, insbesondere im Bereich der Anästhesie und der intensivmedizinischen Einrichtungen reagieren. Dazu gehören neben Skalpellen u.a. Beatmungsbeutel, Handschuhe, Druckinfusionsmanschetten, EKG-Elektroden, Applikationskatheter etc. Das Unternehmen hat zwei Standorte in Köln und Halberstadt.

Die Ziele

Generelles Ziel des Projekts war die Teilnahme am elektronischen Handel im B2B-Umfeld (eCommerce).
Konkrete Ziele waren die Anbindung an zwei Transaktionssysteme im Krankenhaus-Bereich (eProcurement) sowie der Aufbau eines Online-Bestellcenters (B2B) mit OCI-Schnittstelle. Die Realisierung erfolgte unter Verwendung von Standards wie EANCOM 2002, OCI, BMEcat und ecl@ss.

Das Projekt

Geplant war die Teilnahme an elektronischen Marktplätzen insbesondere im Bereich der Krankenhausbeschaffung sowie der Aufbau eines Online-Bestellcenters für weitere Kundengruppen. Außerdem plante das Unternehmen die Erstellung eines elektroníschen Katalogs im BMEcat-Format sowie die Umsetzung von elektronischen Nachrichten im EANCOM-Format (Bestellung, Rechnung, Lieferavis u.a.).

Der Nutzen

Die Realisierung des eBusiness-Projekts ermöglichte zukünftig über die beiden bestehenden Partner-Unternehmen hinaus die Anbindung an standardisierte Transaktions-Plattformen und Marktplätze. Einsparungen im Kostenbereich werden bei der zukünftigen Erstellung des Katalogs auf Basis der Produktdatenbank möglich sein. Die Qualität der verarbeiteten Daten wurde erhöht. Durch automatisierte Rückmeldungen wird der Kunde über den Auftragsstatus informiert und die durchschnittliche Bearbeitungszeit für einen Auftrag wird verkürzt. Durch die automatische Übernahme von Auftragsdaten werden Fehler bei der heute üblichen manuellen Eingabe sowie Übermittlungsfehler weitgehend vermieden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im November 2007 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Aufträge erreichen das Unternehmen per Brief, Telefax, Telefon oder eMail.
Sie werden nach einem Verteilungsplan dem zuständigen Innendienst-Sachbearbeiter zugeleitet und durch diesen im ERP-System manuell erfasst.
Etwaige Unstimmigkeiten bei Übermittlung, Artikelbezeichnung, Preisen oder Lieferfähigkeit werden durch den Sachbearbeiter auftragsbezogen abgeklärt und korrigiert. Die benötigen Daten liegen nur teilweise elektronisch vor - dies jedoch in unterschiedlichen Systemen, so dass Redundanzen häufig vorkommen.

Die Zielsetzung

Die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen soll gefördert werden. Eine zentrale Stelle für die Verwaltung sämtlicher Stammdaten wird dafür eingerichtet. Diese Daten stellen dann die Basis für elektronische und gedruckte Kataloge, die Anbindung an elektronische Marktplätze und den Austausch elektronischer Nachrichten bereit. Erfassungs- und Übertragungsfehler sollen somit zukünftig vermieden werden. Außerdem können Katalogaktualisierungen mit weniger Zeit und Kosten erstellt werden. Die Abwicklung elektronischer Nachrichten wie Bestellungen und Rechnugen wird erhebliche Prozesskosteneinsparungen erwirken.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist- und Soll-Analyse, Auswahl IT-Dienstleister, Pflichtenhefterstellung
Organisatorische Hindernisse erschweren Pflichtenhefterstellung
Die Pflichtenhefterstellung verzögerte sich durch krankheitsbedingte Ausfälle und organisatorische Hindernisse zum Aufbau eines Projektteams. Zusätzlich erschwerte die Terminfindung sämtlicher Projektbeteiligten (auch Partner, Dienstleister) den planmäßigen Ablauf. mehr Info
31.12.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2006
Start: 01.09.2006
Ende: 31.12.2006
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zu Meilenstein 1:
Neuer Mitarbeiter für Projektteam
Projektteam wird aufgestockt
Resultierend aus den ersten Erfahrungen wird die Einstellung einer dritten Projekt-Mitarbeiterin mit Kenntnissen von eCl@ss, GPI sowie Content-Management im Bereich Medizintechnik angestrebt, da sonst der Zeitplan nicht eingehalten werden kann.
2 Initialphase:
Datenerfassung und -bereinigung, Produktklassifizierung, Vorbereitung EDI-Profile, Auswahl Software
Anbindung der EDI-Partner schwierig
Die Übernahme des geplanten EDI-Partners medicforma durch GHX hat zu erheblichen Projektverzögerungen geführt. mehr Info
31.10.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2007
Start: 01.09.2006
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zu Meilenstein 2:
Verzögerungen durch dünne Personaldecke
Personelle Engpässe
Mehrere Mitarbeiter haben das Projektteam verlassen, so dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde, um das verbliebene Team zu unterstützen. Diese personellen Engpässen haben den Projektfortschritt erheblich verzögert. mehr Info
3 Implementierungsphase:
Installation von Hard- und Software sowie Anpassungsprogrammierung
Produktdatenbank installiert
Die Produktdatenbank sowie die Anbindung an das ERP-System wurde vom Dienstleister im November 2006 installiert. mehr Info
30.11.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2006
Start: 29.11.2006
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Erstellung von elektronischen Katalogen, Schulungen, Tests und Umstellung auf Echtbetrieb
Erste Schulung
Nach Installation der Produktdatenbank wurde eine dreitägige Schulung vom IT-Dienstleister durchgeführt. mehr Info
30.11.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2007
Start: 01.12.2006
Ende: 30.11.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Kommentar zu Meilenstein 4:
Mitwirken bei eCl@ss
Stärkeres Engagement bei eCl@ss
Da im Bereich Medizintechnik noch weitere Merkmalleisten in eCl@ss benötigt werden, wird sich Dahlhausen zukünftig noch stärker in eCl@ss engagieren. mehr Info

Das Ergebnis

Trotz zeitlicher Verzögerung konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Seit September 2007 kann Dahlhausen BMEcat-Produktkataloge erstellen und verfügt zudem seit Oktober 2007 über die Möglichkeit, mit seinen Kunden und Lieferanten die komplette Auftrags- und Bestellabwicklung mittels EDI Nachrichten abzuwickeln.

Der elektronische Datenaustausch mit den Geschäftspartnern ist dabei ein wirksames Instrument, um Kosten zu reduzieren. Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Durch den Einsatz des elektronischen Lieferavises entfällt das Anheften des Lieferscheins an einen Auftrag. Dadurch werden pro Jahr 43.956 Euro allein an Arbeitszeit eingespart, die für andere Arbeitsabläufe eingeplant werden konnte. Hinzu kommen Einsparungen beim Papierverbrauch in Höhe von 5.040 Euro.

Die Erfahrungen

Der ursprüngliche Zeitplan basierte auf einer Projektdauer von 10 Monaten. Tatsächlich musste das Projekt jedoch zweimal verlängert werden. Somit wurden aus den ursprünglich angesetzten 10 Monaten sehr lange 22 Monate. Ein Hauptgrund für die Verzögerungen waren die unzureichenden internen Personal-Ressourcen.

Auch wenn sich das gleiche Projekt im Unternehmen nicht wiederholen wird, ist man zu der Erkenntnis gelangt, dass das frühzeitige Bereitstellen von geeignetem und zuverlässigem Personal ein entscheidender Faktor für den Projektverlauf darstellt. Auch die bis vor dem Projekt herrschende Ansicht, dass Projekte dieser Größenordnung von vorhandenen Mitarbeitern zusätzlich zu ihren sonstigen Aufgaben umgesetzt werden können, muss in Frage gestellt werden. Außerdem wurde die Erfahrung gewonnen, dass Umfang und Qualität der aufzubereitenden Daten zu optimistisch eingeschätzt wurden.

Die Zukunft

Mit der Umsetzung des eBusiness-Projekts erfüllt Dahlhausen die wachsenden Anforderungen der Kunden und hat gleichzeitig einen großen Schritt in Sachen Zukunftssicherung getan.

Durch das Projekt ist es inzwischen zu einer intensiven Zusammenarbeit mit der GS1-Organisation, eCl@ss sowie dem Bundesverband Medizintechnologie e.V. gekommen. Für Dahlhausen ein klarer Wettbewerbsvorteil, da das Unternehmen somit in Zukunft wichtige Themen direkt bei der Weiterentwicklung von Standards im eBusiness einbringen kann. So stelt z.B. der seit Mai 2008 vorliegende eCl@ss-Release 6.0 eine hervorragende Grundlage für Medizintechnik dar und wird ständig weiterentwickelt.

Lesen Sie den kompletten Schlussbericht (pdf)

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: