eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte eMarktplätze, Online-Shop, INVOIC, ORDERS

Gebrüder Colsman GmbH & Co.

Essen, Nordrhein-Westfalen
Textilindustrie
120 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 25 Mio.

www.gebrueder-colsman.de

Partnerunternehmen:

Karstadt Warenhaus AG

www.karstadt.de

Peter Hütter, Leiter IT:

"Das Katalogsystem und der Shop sind mit Handelsvertretern und Kunden erfolgreich in Betrieb genommen worden. Ein weiterer Ausbau ist in Vorbereitung."

Das Unternehmen

Das Familien-Unternehmen Gebrüder Colsman ist ein Unternehmen der Textilbranche. Es wurde 1750 gegründet. Am einzigen Standort in Essen-Kupferdreh produzieren ca. 90 Webmaschinen rund 10 Millionen Meter Stoff jährlich. Der Maschinenpark umfasst Taft-, Schaft- und Jacquardmaschinen auf Basis der Luft- und der Greifertechnologie. Die Ware wird als Rohgewebe für Oberstoffe und technische Textilien oder nach Veredlung durch Auftragsfärber oder Drucker als Oberstoff für die Damenoberbekleidung und als Futterstoff für die Damen- und Herrenoberbekleidung verkauft. Der Kundenkreis besteht im In- und Ausland aus der Konfektion, dem Meterwarengroß- und -einzelhandel sowie Färbereien und Druckereien mit eigener Kollektionserstellung.

Das Partnerunternehmen

Die Karstadt Warenhaus AG betreibt Warenhäuser, die in unterschiedliche Geschäftstypen größen- und lageabhängig eingeteilt sind. Sie ist ein Hauptkunde der Firma Gebrüder Colsman GmbH & Co.
in deren eigenen Sortiment.

Die Ziele

Gebr. Colsman möchte seine Bestandskunden mit Hilfe der geplanten eBusiness-Anwendungen und einen besseren Service stärker an das Unternehmen binden. Des Weiteren werden sich durch die Fähigkeit über digitale Kataloge zu verfügen Alleinstellungsmerkmale und Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten ergeben. Durch die Nutzung des neuen Vertriebsweges über elektronische Marktplätze wird das Unternehmen neue Kunden erschließen.

Das Projekt

Teil 1:
Das Unternehmen möchte unter Berücksichtigung von Standards wie BMEcat, eCl@ss, UNSPSC an elektronischen Marktplätzen teilnehmen. Des Weiteren sollen Schnittstellen zum eigenen, hausinternen ERP-System auf XML-Basis geschaffen werden, da das Unternehmen seine externen Unternehmensprozesse optimieren möchte. Das erste Ziel liegt im Aufbau und der Bereitstellung eines digitalen Kataloges mit integrierter Bestellmöglichkeit für Bestandskunden bzw. selbst akquirierten Neukunden. Das zweite Ziel ist, neue Märkte zu erschließen, die bislang verschlossen waren, bzw. bei denen eine Präsenz vor Ort bislang zu aufwendig war. Mit der Teilnahme an regionalen bzw. internationalen eShops und Marktplätzen soll dies zukünftig erreicht werden. Dabei müssen vertikale und horizontale Anbindungen geschaffen werden. Über die Produktpräsentation hinaus soll den Kunden die Möglichkeit geboten werden, über diese Lösung Bestellvorgänge auszulösen, Warenabruf zu tätigen bzw. Verfügbarkeitsanfragen durchzuführen.

Teil 2:
Für die Realisierung des elektronischen Austauschs von Rechnungs- und Bestelldaten auf Basis von EANCOM® zwischen der Fa. Colsman und dem Partnerunternehmen wird im Hause Colsman ein EDI-Konverter installiert und eine entsprechende Schnittstelle zwischen ERP-System und Konverter eingerichtet. Zukünftig wird das Unternehmen die Rechnung elektronisch senden, die Bestellung elektronisch empfangen und die Daten ohne weiteren manuellen Aufwand verarbeiten können. Die Automatisierung des Informationsflusses ermöglicht eine Beschleunigung der Verarbeitung der Bestellungen und Rechnungen für beide Geschäftspartner und eine Steigerung der Datenqualität durch die fehlerfreie Übermittlung und Weiterverarbeitung der Informationen.

Der Nutzen

Die Einführung der o.g. eBusiness-Anwendungen wird der Fa. Colsman die Senkung von Prozesskosten ermöglichen, so dass das Unternehmen damit seine Wirtschaftlichkeit verbessern kann. Durch den Aus- bzw. Aufbau der vorhandenen eBusiness-Kompetenzen in Bezug auf neue Vertriebslösungen, wird das Unternehmen neue Absatzmärkte erschließen und somit wesentliche Umsatzsteigerungen erzielen können.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Mai 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Die Abwicklung von Kundenaufträgen erfolgt bislang bei Gebrüder Colsman auf klassischem Wege. Viele Arbeitsgänge werden manuell ausgeführt und nur wenige Informationen liegen elektronisch vor. Dabei werden keine eBusiness-Standards eingesetzt. Die Hardwareausstattung im Firmennetzwerk der Gebrüder Colsman umfasst ca. 70 PC-Arbeitsplätze. Eingesetzte Softwaresysteme werden durch eine Vielzahl von proprietären Schnittstellen miteinander verknüpft.

Die Zielsetzung

Die Organisation wird sich nicht verändern. Für die Umsetzung der geplanten Anwendungen wird ein Projektteam aus verschiedenen Bereichen zusammengestellt, das die Schulung der restlichen Mitarbeiter übernehmen wird. Bestehende Prozesse und Schnittstellen werden zukünftig durch den Einsatz von Standards optimiert, so dass doppelte Pflege von Stammdaten vermieden wird. Neue Anschaffung von Hardware ist bis auf einen Server nicht notwendig. Für die elektronische Katalogerstellung wird eine entsprechende Software angeschafft. Mit einem Pilotkunden wird eine vierwöchige Testphase durchgeführt.

Profil Colsman Neu Ii
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Teilprojekt:
elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten
Einführung von elektronischen Bestellungen, Rechnungen und Lieferavisen
Meilenstein 1:
Projektstart
Projektfreigabe erfolgt durch die Geschäftsführung
Vor Projektstart trifft die Geschäftsleitung die grundsätzliche Entscheidung, dass der elektronische Datenaustausch eingeführt werden soll und benennt einen Projektleiter ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 19.05.2003
Ende: 15.01.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 2:
Planung & Dokumentation
Planung der Aktivitäten durch den Projektleiter
Der Projektleiter analysiert und plant anschließend mit Hilfe unternehmensinterner Experten, z. B. des IT-Verantwortlichen, die ersten Aktivitäten ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 19.05.2003
Ende: 16.08.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 3:
Realisierung
Ermittlung potenzieller Dienstleister
Zunächst wurden für das PROZEUS-Projekt potenzielle Dienstleister zur Implementierung eines Konverters für den elektronischen Datenaustausch ermittelt ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 14.05.2003
Ende: 04.10.2004
Meilenstein 4:
Testbetrieb
Test des elektronischen Datenaustausch
Während des Testbetriebs wird der elektronische Austausch der EANCOM-Nachrichten zwischen beiden Projektpartnern geprüft ... mehr Info

in Arbeit Status: in Arbeit
Start: 15.10.2004
Ende:
Teilprojekt:
Teilnahme an eMarktplätzen und Aufbau Online-Shop
Aufbau eines elektronischen Katalogs als Basis für Online-Shop und eMarktplätze
Arbeitspaket 1:
Organisatorische Vorbereitung/Erarbeitung Anforderungsprofil
Erarbeitung Pflichtenheft für Katalogmanager und Shopsystem
Im ersten Schritt wurde ein Projektteam sowie ein Lenkungsausschuss zusammengestellt und das Pflichtenheft entwickelt. mehr Info
31.07.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2003
Start: 01.05.2003
Ende: 18.07.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Fragebogen zur Vorauswahl von Anbietern
Anbieter von Katalogsystemen und Online-Shops
Um die Angebote verschiedener Anbieter vergleichen zu können, wurde ein Fragebogen sowie ein Bewertungsschema entwickelt. mehr Info
31.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2003
Start: 01.07.2003
Ende: 31.08.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Produktpräsentation ausgewählter Anbieter
Entscheidungsfindung nicht einfach
Nach gründlicher Marktrecherche und Ausarbeitung eines Fragebogens zur Anbieterauswahl standen zwei Anbieter zur Auswahl. Um die richtige Entscheidung treffen zu können, wurden die zukünftigen Anwender in den Entscheidungsprozess mit eingebunden. mehr Info
17.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: September 2003
Start: 29.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.09.2003
Arbeitspaket 4:
Auswahl des Dienstleisters
Einbindung der Anwender wichtig für Entscheidungsfindung
Die Entscheidung zwischen zwei Anbietern konnte durch die Unterstützung der zukünftigen Anwender getroffen werden. mehr Info
27.10.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2003
Start: 16.09.2003
Ende: 17.10.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1:
Marktrecherche
Anbieter ausgewählt und Auftrag vergeben
Zur Entscheidungsfindung wurde ein Fragebogen entwickelt, der dem Angebotsvergleich diente. Da die Angebotsumfänge zweier alternativer Anbieter vergleichbar waren, entschieden letztlich die zukünftigen Anwender, welcher Anbieter ausgewählt werden sollte.
20.11.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 20.11.2003
Arbeitspaket 5:
Anpassung Software-Lösung
Hoher Zeitdruck durch Schnittstellenproblematik
Die Anpassungsprogrammierung des Shops konnte von dem Projektpartner für Webdesign nur unter hohem Zeitdruck fertiggestellt werden, da zahlreiche Schwierigkeiten der Schnittstellenentwicklung zu erheblichen Verzögerungen führten. mehr Info
29.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 01.06.2004
Zeitverzögerung Ende: 29.10.2004
Arbeitspaket 6:
Schnittstellenentwicklung
Unerwartete Komplikationen
Bei der Entwicklung der Schnittstellen zwischen Shop, Katalogmanager und Warenwirtschaftssystem mussten erhebliche Schwierigkeiten gelöst werden. mehr Info
21.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 20.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 21.09.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 2:
Anpassung Software und Schnittstellenentwicklung
Schnittstellenentwicklung problematisch
Die Entwicklung der Schnittstellen zwischen Shopsystem, Katalogmanager und Warenwirtschaftssystem stellte sich als wesentlich komplexer heraus als ursprünglich angenommen. mehr Info
29.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 20.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 29.10.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 7:
Installation und Inbetriebnahme der Schnittstellen
Schnittstellen installiert und in Betrieb genommen
Es sind umfangreiche Testläufe notwendig, da zahlreiche Anpassungen vorgenommen werde müssen. mehr Info
12.07.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 12.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 12.07.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 8:
Test und Abnahme der Software und Schnittstellen
Tests abgeschlossen
Nach mehrmonatiger Verzögerung konnten die Tests erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
29.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 07.06.2004
Zeitverzögerung Ende: 29.10.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Meilenstein 3:
Inbetriebnahme und interner Test der Softwarelösung
Erhebliche Zeitverzögerungen
Die eigentliche Installation und Inbetriebnahme der Lösung war unproblematisch. Allerdings warf die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem erhebliche unerwartete Schwierigkeiten auf. mehr Info
05.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 12.10.2003
Zeitverzögerung Ende: 05.11.2004
Arbeitspaket 9:
Schulungen und Workshops
Aufbau von Administratorwissen und eBusiness-Know-how
Umfangreiches Wissen konnte erworben werden. Administratoren wurden direkt am System geschult. mehr Info
05.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2004
Start: 19.01.2004
Zeitverzögerung Ende: 05.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 10:
Auswahl der exemplarischen Artikel
Definition des exemplarischen Kataloges
Auswahl der für den Shop relevanten und für den Shop umzusetzenden bzw. anzureichernden Artikel. Hier wurde die aktuelle Farbkarte des Artikels "Venezia" ausgewählt. Weiterhin wurde die Verteilung der Datenerfassung organisiert.
28.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 01.09.2004
Zeitverzögerung Ende: 28.09.2004
Arbeitspaket 11:
Definition der Kataloge, Klassifizierungen und Merkmale
BMEcat und eCl@ss erfolgreich implementiert
BMEcat 1.2 sowie eCl@ss 4.0 wurden erfolgreich eingesetzt. Für 2005 sind BMEcat 2.0 sowie eCl@ss 5.1 geplant. mehr Info
05.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 01.06.2004
Ende: 05.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 12:
Durchführung der Datenanreicherung
Datenanreicherung abgeschlossen
Für die TopSeller wurden exemplar alle relevanten Daten eingepflegt. mehr Info
15.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 30.09.2004
Zeitverzögerung Ende: 15.10.2004
Meilenstein 4:
Datenerfassung
eCl@ss im Textilbereich nicht ausgebaut
Da die erforderliche Klassifikationsstruktur in eCl@ss für die Textilbranche noch nicht vorhanden ist, hat Gebrüder Colsman einen Änderungsvorschlag erarbeitet. mehr Info
05.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 01.09.2004
Zeitverzögerung Ende: 04.11.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 13:
Durchführung abschließender interner Tests
Abschluss Shopentwicklung
Nur wenige Fehler traten bei der Fertigstellung des Shops auf, die innerhalb kürzester Zeit behoben werden konnten. mehr Info
04.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 03.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 04.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 14:
Integration der ersten Pilotkunden, Testphase
Pilotkunde bewertet Shop positiv
Einige Testbestellungen mit einem Pilotkunden stießen auf positive Resonanz. mehr Info
08.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 08.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 5:
Test-/Pilotphase
Pilotkunde ist begeistert
Die Test- und Pilotphase verlief sehr erfolgreich. Der Pilotkunde möchte zukünftig den Online-Shop der Gebrüder Colsman für seine Bestellungen nutzen. mehr Info
08.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 08.11.2004
Arbeitspaket 15:
Offizielle Inbetriebnahme der Lösung
Inbetriebnahme nach einer Woche Testbetrieb
Nach einer Woche Testbetrieb mit dem Pilotkunden wurde der Shop von Gebrüder Colsman offiziell in Betrieb genommen.
15.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 07.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 15.11.2004
Meilenstein 6:
Inbetriebnahme
Shop offiziell online
Im Rahmen eines kurzen Meetings wurde über den Projektverlauf reflektiert und anschließend das Shop-System offiziell in Betrieb genommen. Ein Mitarbeiter wurde beauftragt, die weitere Kundenakquisition für das Shop-System vorzunehmen.
15.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2004
Start: 15.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 15.11.2004

Das Projekt

Geplant waren der Aufbau einer Internetpräsenz, eines Online-Shops und die Teilnahme an elektronischen Marktplätzen. Es werden zur Produktklassifikation eCl@ss und UNSPSC eingesetzt. Der Produktkatalog wird nach BMEcat aufgebaut. Rechnungs- und Bestelldaten werden auf Basis von EANCOM® zwischen Vorlieferant und Konsumgüterhersteller ausgetauscht.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Mai 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Colsman

Hoher Aufwand und große Hemmnisse haben den gesamten Projektverlauf verzögert. Als Basis für die Umsetzung der zu realisierenden Schnittstellen musste das Warenwirtschaftssystem auf das aktuelle Release gebracht werden. Hierdurch bedingt entstand Mehraufwand, der in dieser Größenordung nicht eingeplant war. Problematisch war insbesondere die EAN-Tauglichkeit des Warenwirtschaftssystems. Des Weiteren war die Schnittstellendefinition für die Anbindung des Katalog- und Shopsystems nicht präzise genug formuliert. Es wurden zwar die Dateninhalte exakt beschrieben, aber die Meldungsabfolge wurde nicht dokumentiert. Hierdurch war die Funktionalität der Schnittstellen stark beeinträchtigt und notwendige Tests mussten häufig wiederholt werden.
Besser als geplant verlieft die Marktrecherche für die geeignete Software.. Durch qualifizierte Unterstützung des IT-Dienstleisters konnten die Anforderungen in Form eines Fragenkataloges definiert werden. Hierfür wurde ein Bewertungsschema entwickelt, mit dem zwei Anbieter schnell als geeignet herausgefiltert werden konnten.
Im Unternehmen lagen die Artikeldaten in gut strukturierter Form vor. Zusätzlich konnten eine Reihe von Merkmalen direkt im Katalogsystem definiert werden. Die Durchführung des Katalogexports im BMEcat-Format konnte nach der Datenanreicherung direkt durchgeführt werden. Das System war hierfür seitens des IT-Dienstleisters gut und gezielt auf die Anforderungen parametrisiert worden.

Der Nutzen

Das Katalogsystem und der Shop sind mit Handelsvertretern und Kunden erfolgreich in Betrieb genommen worden. Ein weiterer Ausbau ist in Vorbereitung. Weitere Anforderungen seitens Kunden bzgl. des Stammdatenaustausches liegen vor. Außendienst und Handelsvertreter können bereits mit dem System Kundenbestellungen erfassen, was die internen Prozesse bereits entlastet. Zukünftig wird vor allem Nutzen in der Kundenbindung und Neukundengewinnung erzielt werden. Darüber hinaus laufen die internen Prozesse wirtschaftlicher ab.

Die Zukunft

Das Unternehmen plant bereits den Ausbau der bestehenden Lösung. Die Kosten- und Zeitplanung würde großzügiger geplant werden und Schnittstellen würden noch genauer definiert werden. Die (teilweise) Freistellung von Projektmitarbeitern für das Projekt wäre sehr hilfreich für eine zügige Umsetzung.

Fazit: "Das Katalogsystem und der Shop sind mit Handelsvertretern und Kunden erfolgreich in Betrieb genommen worden. Ein weiterer Ausbau ist in Vorbereitung."

"Zwei auf einen Streich - Mit eBusiness-Standards Konsumgüterwirtschaft und Industrie verbinden"

In dieser Broschüre werden die beiden PROZEUS Dual-Pilotprojekte (Gebrüder Colsman und Rössler Papier) vorgestellt, die sowohl Industrie- als auch Handelskunden beliefern und vor der genannten Problematik standen. Im Rahmen von PROZEUS haben die Unternehmen unterschiedliche eBusiness-Anwendungen umgesetzt, um den Wünschen und Anforderungen sowohl der Handels- als auch der Industriekunden gerecht werden zu können.

Mehr zur Broschüre

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: