Praxisberichte Zentrales Produktdatenverwaltungssystem mit eCl@ss zum Single-Source-Publishing

Das Unternehmen

Bürkle entwickelt, produziert und vertreibt manuelle Probennahmesysteme, Abfüllgeräte für aggressive Flüssigkeiten und Laborbedarfsartikel.
Die Produkte werden über Handelspartner, über einen Versandkatalog sowie den Onlineshop an Kunden in der Industrie, die vorwiegend in den Bereichen Chemie, Pharma, N&G und Umweltschutz tätig sind, vertrieben. Bürkle ist seit 1950 erfolgreich am Markt tätig und als Marktführer in Europa etabliert.
Der Stil des Unternehmens ist geprägt von einem partnerschaftlichen Miteinander von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsleitung; ein ständiger konstruktiver Kundendialog, um die Produkte weiterhin zu optimieren, ist der Motor des steten Wachstums von Bürkle.

Die Ziele

Bürkle plant die Einführung eines zentralen Datenverwaltungssystems für sämtliche Produktinformationen. In dem Schritt der Produktdatenübernahme werden die Stammdaten aufbereitet, bereinigt und nach eCl@ss klassifiziert. Ziel hierbei soll es sein, Kunden und Partnern standardisierte Daten übergeben zu können, wie diese es teilweise bereits fordern.

Die aktuelle Problematik bei Bürkle ist eine getrennte Produktdatenhaltung für den Printkatalog (hier liegen die Daten nur im Katalogdokument selbst vor) und dem Onlineshop (dort werden die Daten sehr spezifisch aufbereitet). Diese Daten können nicht für andere Zwecke verwendet werden, außerdem erschwert dies die Datenverwaltung und -aktualisierung erheblich.

Außerdem plant die Firma Bürkle Ihren Internetauftritt zukünftig in vier Sprachen und den Produktkatalog in mindestens fünf Sprachen. Gebrauchsanweisungen sollten zumindest in sämtlichen europäischen Sprachen vorhanden sein.

Das Projekt

Automatisierte Datenübertragungen z.B. aus dem ERP System sind zur Zeit nur teilweise und umständlich möglich. Die Konsistenz oder Korrektheit der Daten ist weder gewährleistet, noch kann sie überprüft werden aufgrund fehlender Nachverfolgungsmechanismen, Gültigkeitsüberprüfung oder ähnliches.

Das neu PDM-System soll bidirektionale Schnittstellen zum ERP-System, zu einem Translation Memory System, zum DTP Programm sowie zur Homepage und dem Onlineshop bieten. Das ERP-System soll dabei sowohl als Quelle für Produktdaten dienen, als auch Bestelldaten/Debitoreninformation aus dem Onlineshop direkt übernehmen. Es soll die Verfügbarkeit der Produkte, sowie der Bearbeitungsstatus der Bestellung Online abrufbar sein. Der Onlineshop und die Homepage bzw. das Web-CMS sollen direkt mit dem Datenverwaltungssystem verbunden werden. Der Printkatalog, die Homepage/der Shop und weitere Dokumente werden nach dem Prinzip des Single-Source-Publishings, direkt aus den Informationen der Datenbank erstellt werden.
Das Datenverwaltungssystem soll eine Verwaltung der verschiedenen Sprachversionen der Texte gewährleisten. Ein angebundenes Translation Memory System unterstütz den Übersetzungsprozess. Parallel ist auch ein Relaunch des aktuellen Internetauftrittes und des Onlineshops geplant.

Neben dem Printkatalog ist geplant, das Katalogaustauschformat BMEcat 2005 ausgeben zu können, um sowohl den Kunden eine einfache und effiziente Form der Datenübertragung zu bieten als auch die Daten der Lieferanten direkt ins System einspielen zu können.

Der Nutzen

Von dem Einsatz der Datenbank erwartet Bürkle schnellere Reaktionszeiten bei der Veröffentlichung von neuen Produktdaten im Onlineshop und in den Printmedien, sowie eine höhere Aktualität und Konsistenz der Daten. Es wird möglich sein weitere Sprachversionen sowohl auf der Homepage als auch im Katalog zu verwalten und zu erstellen.

Weiterhin erhofft sich Bürkle eine stärkere Kundenbindung durch die Unterstützung der Händler mit Dokumenten in der jeweiligen Landessprache. Dadurch wird auch den Marktanteil, insbesondere im Ausland, ausgebaut werden können. Eine Imagesteigerung wird der Einsatz modernster Techniken und Systeme mit sich bringen. Durch die Sprachversionen der Homepage und des Kataloges wird der Bekanntheitsgrad von Bürkle auch international steigen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.04.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 11 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Problematik bei Bürkle ist eine getrennte Produktdatenhaltung für den Printkatalog, hier liegen die Daten nur im Katalogdokument selbst vor, und dem Onlineshop, dort werden die Daten sehr spezifisch aufbereitet (z.B. mit HTML-Tags). Diese Daten können nicht für andere Zwecke verwendet werden, außerdem erschwert dies die Datenverwaltung und -aktualisierung erheblich.
Automatisierte Datenübertragungen z.B. aus dem ERP System sind nur teilweise und umständlich möglich. Die Konsistenz oder Korrektheit der Daten ist weder gewährleistet, noch kann sie überprüft werden aufgrund fehlender Nachverfolgungsmechanismen, Gültigkeitsüberprüfung oder ähnliches.

Die Zielsetzung

Die Firma Bürkle selbst plant Ihren Internetauftritt in zukünftig vier Sprachen und den Produktkatalog in mind. fünf Sprachen. Gebrauchsanweisungen sollten zumindest in sämtlichen europäischen Sprachen vorhanden sein.

Das Ergebnis

Das PROZEUS-Projekt fand für die Bürkle GmbH in zwei Phasen statt.
Grundlage war der Aufbau eines zentralen Produktdatenverwaltungssystems zum Single-Source-Publishing mit eCl@ass und BMEcat. Die Daten sollten primär in zwei unterschiedliche Medien ausgegeben werden, in den Onlineshop/Website (Phase 1) und in das DTP-Programm für den Printkatalog/Broschüren (Phase 2).
Der Launch der neuen Website und somit Abschluss Phase 1 fand bereits im Oktober letzten Jahres statt. Mit dem Ergebnis ist Bürkle sehr zufrieden, sowohl die Zugriffszahlen, als auch die Umsätze im Onlineshop bestätigen, dass die bessere Datenqualität und Strukturierung der Informationen unter anderem auch zur besseren Navigation und Verständlichkeit der Produkte im Shop führen. Durch die direkte Übertragung der Bestellungen aus dem Shop in das ERP-System sind diese Aufträge nun einfach und schnell bearbeitbar. Auch Neuprodukte können nun schnell und unkompliziert Online angeboten werden, und die Daten sind somit bereits für den kommenden Katalog hinterlegt.
Phase 2 wurde mit der ersten Erstellung des Produktkataloges im Juni 2010 abgeschlossen. Auch erste Produktbroschüren wurden bereits aus der Datenbank erstellt.

Die Erfahrungen

Der wohl größte Stolperstein während des Projektverlaufes war die Qualität der Produktdaten. Eine Einschätzung darüber war vorab nur schwer Möglich und desto mehr sich das Unternhemen mit dem Thema beschäftigte, desto größere Mängel traten zu Tage. Das eigentliche Problem war, dass die Strukturierung der Daten zu Beginn stattfinden musste und davon einige grundlegende System-Definitionen abhingen. Bürkle war leider gezwungen von einer Definition auszugehen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht mit Daten überprüft und somit bestätigt werden konnten. Die Folge waren einige Nachbesserungen am bereits umgesetzten System.
Ein weiteres Problem war, dass die drei Dienstleister (ERP-Anbindung, Onlineshop, Datenbank) voneinander abhingen. Die Schnittstelle zwischen Datenbank und Shop konnte nur mit bestehender Produktdatendefinition erstellt werden, die Schnittstelle ERP und Shop konnte nur mit bestehendem Shop umgesetzt und getestet werden. Durch die erste Verzögerung bei den Produktdaten wurden leider alle andern Bereiche beeinflusst. Die letzte Konsequenz daraus waren dann Engpässe bei den Dienstleistern, da sich der Projektplan verschoben hatte und diese nun ihre Ressourcen bereits in anderen Projekten verplant hatten.

Dem Projekt an sich wurde bereits von Beginn an hohe Priorität eingeräumt, was auch der Grund für die insgesamt nur geringen Verzögerungen war. Dass es jedoch in solch hohem Maße die Ressourcen binden wurde, war nicht abzusehen. Der Output der Marketingabteilung musste über ein Jahr auf das Nötigste reduziert werden.

Trotz allem kann das Unternehmen bereits erste positive Erfahrungen machen. Unter anderem - wie bereits erwähnt - im Onlineshop, bei der schnellen Erstellung vom Katalog und Broschüren mit konsistenten Daten, sowie bei ersten Übersetzungen z.B. Neuproduktinformationen oder einer Gebrauchsanleitung in 20 Sprachen.

Die Zukunft

Als nächstes wird Bürkle die kompletten Stammdaten zur Übersetzung geben um dann in den nächsten Monaten sowohl die Website als auch den Produktkatalog in diesen Sprachen zur Verfügung zu haben.

Der Katalog 2011 wird einigen Kunden auch als BMEcat bzw. mit der eCl@ass Klassifizierung zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren prüft Bürkle die Einbindung seiner Produkte in Onlineverkaufsportale mit der Datenlieferung per BMEcat.

Im nächsten Schritt ist geplant weitere Dokumente mit der Datenbank zu erstellen, zu übersetzten und zu verwalten, z.B. Gebrauchsanleitungen, Zertifikate etc. und diese dann intern und extern zur Verfügung zu stellen.