eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Lieferavisierung (DESADV)

Metro MGE
H. & J. Brüggen KG, Metro MGE

Lübeck, Schleswig-Holstein
Konsumgüteriwrtschaft - Cerealien
350 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 55 Mio.

www.brueggen.com

Metro MGE
Partnerunternehmen:

METRO MGE

www.metro.de

Metro MGE
Gabi Veldmann, Projektmanagerin IT&CO Brüggen:

"Das System konnte schon auf mehrere Kunden übertragen werden. Die Versendung von Lieferavisen ist bereits heute Voraussetzung für die Geschäftsbeziehungen zu bestimmten Kunden, somit trägt das Projekt direkt zur Kundenbindung und Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit bei. "

Das Unternehmen

Die H. & J. Brüggen KG ist ein mittelständischer Hersteller von Nahrungsmitteln. Gegründet vor 135 Jahren ist Brüggen inzwischen ein internationaler Anbieter von Haferflocken, Müslis, Müsli-Riegeln, Cornflakes und Cerealien.

Die METRO AG, eines der weltweit größten Handelskonzerne, entstand 1996 aus der Verschmelzung mehrerer bedeutender Handelsunternehmen. Heute steht die METRO Group an der Spitze eines kapitalmarktorientierten, leistungsstarken Handelskonzerns mit internationalem Profil. An mehr als 2.200 Standorten in 26 Ländern stellt die METRO Group seine Handelskompetenz unter Beweis. Die Vertriebslinien sind in den vier Geschäftsfeldern Cash & Carry, Lebensmitteleinzelhandel, Nonfood-Fachmärkte und Warenhäuser tätig. Zu ihren Kunden gehören Gewerbetreibende ebenso wie Endverbraucher.

Die Ziele

Ziel des PROZEUS-Teilprojektes DESADV ist der Ausbau der eBusiness-Kompetenz der Fa. Brüggen durch die Einführung des elektronischen Austauschs von Lieferinformationen auf Basis des EANCOM®-Standards zwischen Brüggen und Metro.

Das Projekt

Die Fa. Brüggen wird im Projektverlauf das Lieferavis (DESADV) im EANCOM®-Standard (Release D.96A) implementieren. Dieses wird neben den wesentlichen Lieferinformationen eindeutige Packstückinformationen auf Basis der Nummer der Versandeinheit (NVE) beinhalten. Der elektronische Datenaustausch findet direkt zwischen den beteiligten Partnern statt, wobei die jeweilige Anpassung und Konvertierung der Daten von den Unternehmen bzw. unter Einbeziehung eines Dienstleisters durchgeführt wird.

Der Nutzen

Die Informationsbereitschaft wird durch den Einsatz des DESADV in Verknüpfung mit der NVE bei Brüggen weiter erhöht. Nachdem das Unternehmen bereits mit anderen Partnern Informationen elektronisch austauscht (z. B. Bestellungen), wird durch den Einsatz des DESADV eine neue Qualitätsstufe bezüglich der Informationsbereitschaft erreicht.

Eingeordnet in den vorgelagerten elektronischen Bestellprozess (ORDERS) führen diese über IT-Systeme automatisiert ablaufenden Prozeduren aufgrund des geringen manuellen Eingriffs zu einer Fehlerreduzierung, einer Verbesserung der Datenqualität und damit letztlich zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades der betriebswirtschaftlichen und logistischen Prozesse können signifikante Einsparungen im Unternehmen erzielt werden.

Durch den Einsatz des DESADV in Verbindung mit der NVE wird eine schnellere und fehlerfreiere logistische Abwicklung auf Seiten des kleinen und mittleren Unternehmens ermöglicht. Das Zusammenspiel von DESADV und NVE ermöglicht die Abbildung unterschiedlicher Hierarchiestufen einer Sendung, wodurch ein sogenanntes Tracking & Tracing auf Packstückebene ermöglicht wird. Insofern wird die Fa. Brüggen schon frühzeitig in die Lage versetzt, die zum 01.01.2005 in Kraft tretende EU-Verordnung 178/2002 zur geforderten Rückverfolgbarkeit von Lebens- und Futtermitteln über alle Prozessstufen hinweg umzusetzen.

Brüggen setzt damit als Vorreiter ein wichtiges Signal für den Mittelstand, ähnliche Systeme zu implementieren, um neben einer verbesserten Wirtschaftlichkeit und optimierten logistischen Abwicklungen auch gesetzliche Vorschriften frühzeitig zu erfüllen.

Der Zeitrahmen

Die Projektlaufzeit betrugt 20KW. Das Projekt wurde durch die GS1 Germany begleitet und Ende Januar 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Vor Projektstart erfolgte die Auftragsabwicklung nach einem standardisierten Prozess. Die Aufträge wurden teilweise per EDI-ORDERS-, per Fax, telefonisch oder per Post empfangen. Dabei wurden ORDERS im EANCOM-Format automatisch in das Inhouse-System überspielt, und dort von einem Vertriebsmitarbeiter geprüft und freigegeben. Die weiteren Aufträge werden nach Prüfung manuell erfasst.

Ca. 2 Tage vor der Verladung wurde die Lieferung durch den Versender angelegt und die Verladung eingeplant. Dabei wurde nochmals manuell überprüft, ob die gewünschte Ware zum Verladetermin zur Verfügung steht. Mehrere Lieferungen wurden zu Touren zusammengefasst. Für diese Sammeltouren wurden Transportbelege erstellt und an das Versandlager übermittelt. Beim Eintreffen des LKW wurde die Ware aus dem Lager entnommen und die Verladung bestätigt (Quittierung). Danach wurden die Lieferpapiere erstellt und die Ware verließ das Werk.

Nach der Verladung erfolgte die Warenausgangsbuchung der verladenen Menge. Auf Basis der Warenausgangsbuchungen fanden täglich ein Fakturalauf und ein Rechnungslistenlauf statt. Die Belege wurden je nach Kundenvereinbarung ausgedruckt und versandt bzw. per EDI-INVOIC übertragen.

Die Zielsetzung

Ziel des PROZEUS-Teilprojektes DESADV war die Einführung des elektronische Austausches von Lieferinformationen auf Basis des EANCOM-Standards zwischen der H. & J. Brüggen KG (KMU) und der Metro AG, um die eBusiness-Kompetenz bei H. & J. Brüggen KG auszubauen. Dabei sendet die H. & J. Brüggen KG ein Lieferavis (DESADV), welches neben den wesentlichen Lieferinformationen eindeutige Packstückinformationen auf Basis der Nummer der Versandeinheit (NVE) beinhaltet, wodurch die Metro AG in die Lage versetzt wird ihren Wareneingang zu optimieren. Der elektronische Datenaustausch findet direkt zwischen den beteiligten Partnern statt, wobei die jeweilige Anpassung und Konvertierung der Daten von den Unternehmen bzw. unter Einbeziehung eines Dienstleisters durchgeführt wird. Durch den Einsatz des DESADV in Verbindung mit der NVE wird eine schnellere und fehlerfreiere logistische Abwicklung auf Seiten des KMUs ermöglicht. Mit der Einführung des Lieferavis mit NVE wird die H. & J. Brüggen KG schon frühzeitig in die Lage versetzt die zum 01.01.2005 in Kraft tretende EU-Verordnung 178/2002 zur geforderten Rückverfolgbarkeit von Lebens- und Futtermitteln über alle Prozessstufen hinweg umzusetzen.

Schema Brüggen
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Meilenstein 1:
Projektstart
Einführung des elektronischen Lieferavis
Nach ersten sehr positiven Erfahrungen mit dem elektronischen Datenaustausch (EDI), z. B. Austausch von Bestellungen (ORDERS) ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 3:
Realisierung
Realsierung des Projektes erfolgt in sieben Schritten
Die Realisierung erfolgt unter Inanspruchnahme eines erfahrenen IT-Dienstleister. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 6:
Projektende
Projektabschluss in 12 Monaten
Das Projekt wurde Innerhalb von 12 Monaten abgeschlossen. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 2:
Planung & Dokumentation
Zwei Bereiche der Planung
- Analyse der betroffenen Geschäftsabläufe (Ist-Prozesse) - Aufstellung einer Soll-Analyse (Soll-Prozesse) mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 4:
Testbetrieb
Test des elektronischen Lieferavis
Der Austausch des DESADV beginnt, wie bei EDI üblich, mit einer Testphase bzw. Testbetrieb ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 5:
Echtbetrieb
Problemloser Echtbetrieb
Der Echtbetrieb verlief aufgrund der ausgiebigen Testphase problemlos ... mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:

Das Ergebnis

Die Arbeitsabläufe im Unternehmen haben sich durch PROZEUS nicht fundamental verändert. Allerdings haben sich vor allem die IT-unterstützen Prozesse erheblich verbessert. Die Transparenz der Prozesse hat sich durch die erfolgreiche Einführung des DESADV deutlich verbessert. Die Kooperation im Rahmen des Problemlösungsverhaltens und das gegenseitige Vertrauen konnten qualitativ auf ein höheres Niveau gehoben werden. Ein strukturierter interner Wissenstransfer wurde vollständig umgesetzt und die erworbenen Informationen und Kenntnisse werden nun systematisch festgehalten, weitergegeben und umgesetzt.

Die Erfahrungen

Im Projektverlauf kam es zu einigen, wenigen Verzögerungen des Zeitplans, beispielsweise weil im Dezember und Januar urlaubsbedingt keine Testnachrichten ausgetauscht werden konnten. Bei Überprüfung der ersten Testnachrichten stellte sich heraus, dass die NVE nicht übertragen wurde. Daraufhin mussten Anpassungen von Mercoline im SAP-System vorgenommen werden. Dies bedeutete eine weitere 2-wöchige Verzögerung. Entsprechende Anpassungen wurden schließlich im Mapping vorgenommen. Aufgrund der ausführlichen Testphase wurde festgestellt, dass die Datenstruktur noch einmal abgeändert werden musste. Dies betraf sowohl das SAP-, als auch EDI-Mapping. Insgesamt gilt es also vor Projektaufnahme mittels einer großzügigen Zeitplanung ausreichend Pufferzeit einzuplanen.

Die Zukunft

Das Projekt soll erfolgreich fortgeführt und gegebenenfalls um weitere EANCOM-Nachrichtenarten ergänzt werden. Darüber hinaus gilt es weitere große und wichtige Handelspartner von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches und insbesondere des Lieferavisierung zu überzeugen und ebenfalls anzubinden.

DESADV - Entscheiderbroschüre (pdf)

DESADV - Umsetzerbroschüre (pdf)