Praxisberichte eHealth, Geschäftsprozessoptimierung durch EDI auf Basis der GS1 Standards

Das Unternehmen

Die Bären-Apotheke Hamburg ist seit über 20 Jahren mit der Versorgung von Kliniken vertraut. Die versorgten Kliniken werden durch unser Konzept des pharmako-ökonomischen Managements ganzheitlich betreut.
Die Apotheke bietet das komplette Spektrum pharmazeutischer Betreuung. Neben der üblichen Versorgung mit Arzneimitteln, hat man sich konsequent auf die Belieferung von Krankenhäusern spezialisiert.
Des Weiteren werden in modernsten Räumen parenterale Zubereitungen ( ZytoService ) angefertigt. Alle Unternehmensteile haben eine eigene Zertifizierung nach ISO.

Die Ziele

Ziel ist es zwischen den Projektpartnern eine elektronische Kommunikation für alle Geschäftsvorfälle auf zu bauen, um die Geschäftsprozesse in dem bestehenden Handelsverhältnis exemplarisch zu optimieren. Dabei soll es der Bären-Apotheke möglich sein elektronische Produktdaten von der GSG Plattform ab zu rufen und in dem eigenen ERP System als Stammdaten zu speichern, Bestellungen elektronisch, den elektronischen Lagerbestandsbericht über die GSG Plattform an den Geschäftspartner B.Braun Melsungen zu übermitteln und elektronische Geschäftsdokumente wie den elektronischen Lieferschein und die elektronische Rechnung in dem eigenen Warenwirtschaftssystem zu empfangen und zu verarbeiten. Die Lösung wird so konzipiert, dass nach Abschluss des Projektes weitere Lieferanten und Hersteller, die an die Bären-Apotheke Waren liefern, diese Technologie ebenfalls nutzen können.
Für die Identifikation der Geschäftspartner, der Artikel, der Versandeinheiten werden die GS1 Standards eingesetzt. Für den Austausch der Bewegungsdaten wird EANCOM® als Übertragungsformat verwendet.

Der Nutzen

Auf der Seite der Bären-Apotheke werden die folgenden Einsparungen (Kosten) erwartet:

1. Durch den elektronischen Datenaustausch lassen sich mit den Lieferanten zusammen die Logistikkosten reduzieren.

2. Mögliche Einsparungen ergeben sich durch ein zentralisiertes Stammdatenmanagement.

3. Kosten für Bestellabwicklung über Fax, Telefon werden reduziert.

4. Die Bearbeitungszeit einer Bestellung wird reduziert entsprechend wird eine schnellere Belieferung erwartet.

Auf der Seite von B.Braun werden die folgenden Einsparungen (Kosten) erwartet:

1. Die Bestellungen per Fax fallen weg, die Bestelldaten liegen elektronisch vor und müssen nicht mehr eingegeben werden.

2. Rechnungen werden nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet.

3. Die Qualität der Daten im gesamten Prozess erhöht sich.

Der Zeitraum

Das Projekt wird bis Ende 2008 abgeschlossen.

Broschüre Bären-Apotheke: "Bestens versorgt in die Zukunft - effiziente Geschäftsprozesse durch EDI" (pdf)

Die Ausgangslage

Die bisherige Geschäftsbeziehung kann als einfache Lieferanten-Käufer-Beziehung bezeichnet werden, bei der weder elektronische Dokumente vorhanden sind noch eine elektronische Kommunikation stattfindet. Die Waren werden per Fax bestellt und auf normalem Wege über Dienstleistungsunternehmen der Transportlogistik distribuiert. Warenbegleitpapiere sind der Sendung entsprechend beigefügt. Die Rechnungsbelege werden nach erfolgtem Warenversand per Briefpost an die Bären-Apotheke geschickt.

Derzeit ist keine elektronische Kommunikation der Geschäftsdokumente etabliert.

Die Zielsetzung

Die Bären-Apotheke reagiert auf die Anforderungen der Kunden notwendige Geschäftsdaten elektronisch aus zu tauschen. Für den Projektablauf wird die in EANCOM® vorgegebene Struktur als Leitlinie herangezogen.
Die Nachrichten werden im Release D.96A versendet.

1. Bestellungen werden mit der EANCOM® Nachricht ORDERS übermittelt.

2. Auf die Bestellung antwortet B.Braun mit einer Auftragsbestätigung in Form der ORDRSP.

3. Die Lieferung wird über die Nachricht DESADV avisiert.

4. Die Abrechnung erfolgt durch den Nachrichtentyp INVOIC.

Abgrenzung:
Die Stammdaten werden elektronisch ausgetauscht. Im ersten Schritt wird hier für ein CSV-Format verwendet. In einem nächsten Schritt könnte dies über das EANCOM PRICAT-Format oder GS1 XML ausgetauscht werden

Broschüre Bären-Apotheke: "Bestens versorgt in die Zukunft - effiziente Geschäftsprozesse durch EDI" (pdf)

Das Ergebnis

Die EANCOM-Schnittstelle ist für die eingesetzte Warenwirtschaft von mawesoft angepasst worden. Die Bären-Apotheke ist nun in der Lage Bestellungen (ORDERS) an den Geschäftspartner B.Braun aus Melsungen zu versenden. Der Geschäftspartner antwortet auf die Bestellungen mit einer Bestellbestätigung (ORDRSP). Wenn die bestellten Waren versendet werden, wird ein Lieferavis (DESADV) geschickt. Nach der Auslieferung der bestellten Waren wird eine elektronische Rechnung (INVOIC) an die Bären-Apotheke versendet. Die Rechnung wird in die Warenwirtschaft geladen und kann dort mit den Bestelldaten abgeglichen werden, um dann freigegeben zu werden.
Der gesamte Bestellprozess für B.Braun wird nun elektronisch abgewickelt.

Die Erfahrungen

Da die Umsetzung parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden musste, kam es zu einer zu niedrigen Priorisierung des Projektes. Die eingeplanten Mitarbeiter konnten nicht mit der erforderlichen Zeit an die Aufgaben herantreten. Nachdem die Ressourcen zur Verfügung gestellt wurden, konnten die Arbeitspakte zügig abgearbeitet werden.
Die Bearbeitungszeit einer Bestellung reduziert sich, entsprechend ist eine schnellere Belieferung durch den Lieferanten möglich. Die Rechnungsdaten werden nicht mehr manuell per Hand erfasst; dies führt zu einer schnelleren Rechnungsverarbeitung mit einer integrierten Rechnungsprüfung anhand des elektronischen Lieferavis.

Die Zukunft

Das Projekt soll erfolgreich fortgeführt werden. Jetzt gilt es weitere große und wichtige Handelspartner von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches zu überzeugen und ebenfalls anzubinden.

Broschüre Bären-Apotheke: "Bestens versorgt in die Zukunft - effiziente Geschäftsprozesse durch EDI" (pdf)