Praxisberichte Entwicklung eines eProcurement-Portals zur Kundenanbindung mit BMEcat, openTRANS und eCl@ss

Das Unternehmen

alpha Büro-Organisation GmbH besteht seit 25 Jahren und deckt mit 10 Mitarbeitern als C-Artikel-Lieferant im B2B-Bereich hauptsächlich die Sortimentsbereiche Büroverbrauchsmaterial und Werbeartikel ab.
Als Dienstleister steht nicht der reine Verkaufspreis des Produkts, sondern der Wiederbeschaffungsaufwand im Mittelpunkt aller Überlegungen. Alpha hat sich darauf spezialisiert, die für die niedrigpreisigen C-Artikel oft hohen Beschaffungs-, Verteilungs-, Kontroll- und Buchungsaufwendungen auf ein Minimum zu reduzieren. Daraus ergibt sich, dass Mittelständler und Verwaltungen den Kundenschwerpunkt bilden.

Die Ziele

Die Kunden von alpha sind oft Zulieferer von Großunternehmen oder große Verwaltungen, die von ihren Lieferanten in zunehmender Zahl eine elektronische Abwicklung der Geschäftsprozesse und ein umfassendes eProcurement mit einem
fein abstimmbaren Rollensystem erwarten. Häufig setzen diese Kunden SAP ein. Somit gibt es aktuell immer mehr Kunden, die Anforderungen stellen, die über den bestehenden eShop nicht mehr darstellbar sind und den Einsatz eines
eProcurement-Systems notwendig machen. Zunehmend gefordert wird darüber hinaus auch die Bereitstellung von klassifizierten, standardkonformen Artikeldaten und die Möglichkeit, Geschäftsdokumente elektronisch auszutauschen.

Das Projekt

Die elektronische Anbindung der Kunden soll unter Verwendung von Standards erfolgen, indem Transaktionen (insbesondere der Austausch von Aufträgen und Rechnungen/Gutschriften) über openTRANS abgebildet und klassifizierte Katalogdaten über BMEcat/eCl@ss bereitgestellt werden. Die Anforderungen im Bereich eProcurement sollen erfüllt werden, indem ein an die Warenwirtschaft angebundenes eProcurement-Portal entwickelt wird, das dem Kunden als Plattform für seine Anforderungen im Bereich elektronische Beschaffung zur Verfügung gestellt wird und auch als Drehscheibe für die Bereitstellung von BMEcat-Artikeldaten und den Austausch von openTRANS-Dateien dienen soll.

Der Nutzen

Die Ergänzungen im eBusiness-Bereich (eCl@ss, BMEcat, openTRANS, OCI, eProcurement) versetzen alpha in die Lage, die unterschiedlichen eBusiness-Anforderungen der Kunden mit einer auf Standards basierenden Lösung zu erfüllen. Damit ist die Voraussetzung geschaffen, um im B2B-Bereich des C-Artikel- Segmentes mittelfristig zu überleben. Darüber hinaus führt die so vorgenommene Kundenanbindung auch zu einer stärkeren Kundenbindung und zu Effizienzsteigerungen bei Kunden und alpha. Außerdem wird die Klassifizierung entscheidend dazu beigetragen, über eShop und elektronische Marktplätze neues Kundenpotential zu erschließen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.06.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Der ursprünglich an die Warenwirtschaft angebundene Onlineshop deckt im Wesentlichen die Standardanforderungen an einen Internetshop ab. Da einige Kunden größere Firmen mit weitergehenden Anforderungen insbesondere im Bereich elektronische Beschaffung/Kostenstellenmanagement/eProcurement sind, nutzt alpha um diese Anforderungen zumindest teilweise abdecken zu können, derzeit einen weiteren Shop, der vom Hauptlieferanten bereitgestellt wird. Hier erfolgt allerdings kein Stammdatenaustausch mit dem WWS, die Pflege von Artikel- und Preisdaten (sofern nicht vom Lieferanten vorbelegt) und Kundendaten muss manuell in der Shopadministration bzw. durch Import angepasster txt-Dateien erfolgen. Aufträge aus diesem Shop gehen per E-Mail ein und werden manuell im WWS angelegt. Hier besteht derzeit also ein Bruch und eine Abweichung vom angestrebten Ideal einer weitgehend integrierten Struktur.

Die Zielsetzung

Im Rahmen des Projektes wird die folgende Struktur angestrebt:

Baustein der Zukunft

Mit halbjähriger Verzögerung konnte alpha das Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen.

Das Ergebnis

Mit der Entwicklung des eProcurement-Systems kann alpha seinen Kunden eine B2B-Bestellplattform zur elektronischen Beschaffung von Produkten bereitstellen und wird dabei den umfangreichen Marktanforderung (z.B. Datenschutz, vielfältige Suchfunktion, erweitertes Rechtesystem, Bestellüberwachung, Budgetierung, rechteabhängige Änderungsmöglichkeiten durch den Kunden) in wesentlichem Umfang gerecht.
Die entwickelte SAP/OCI-Anbindung macht es möglich, Kunden mit SAP-Systemen direkt an das eProcurement-System anzubinden.
Mit der Einführung von eCl@ss 6.2 wurden die Artikeldaten im WWS um eCl@ss-Datenfelder (Klassifikation, Merkmale-Werte, Schlagwörter) erweitert und Importfunktionen für eCl@ss-Artikelinformationen geschaffen. Dadurch ist alpha in der Lage, eCl@ss-Artikel-Informationen direkt im Artikelstamm des WWS zu pflegen und Datenrecherchen im Artikelstamm nach eCl@ss-Klassifikationen und Schlagwörten zu starten. Außerdem können eCl@ss-Artikeldaten in das angebundene ePortal übertragen und dort innerhalb von BMEcat-Dateien dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Die Integration der eBusiness-Standards und der neuen eProcurement-Funktionalität in die übrigen Softwareanwendungen (WWS) schafft Zukunftssicherheit und erhöht die betriebliche Effizienz.
Alpha hat aber auch gelernt: kundenspezifische Anforderungsunterschiede und Zusatzwünsche sowie die nun beginnende Bewährung im Praxiseinsatz werden eine ständige Weiterentwicklung nötig machen.

Die Erfahrungen

Die vorgenannten Entwicklungen waren nur in enger Kooperation mit dem Partnerunternehmen, der ascara - Software GmbH, möglich und wurden zwischenzeitlich durch neue oder veränderte Kundenvorgaben zeitlich verzögert. Dabei wurde deutlich: eBusiness-Standards sind zwar in aller Munde, aber es gibt immer noch Firmen, die proprietäre Lösungen bevorzugen (Abkehr des Pilotkunden von der angestrebten SAP-OCI-Schnittstelle).
Die eCl@ssifizierung von Produkten aus dem Büroverbrauchsmaterialbereich steckt noch in den Anfängen. Allerdings will der Marketingverbund, dem alpha angehört, den nächsten Katalog zumindest mit der 4-stufigen Produktklassifikation herausgeben und damit ein Zeichen Richtung eCl@ss-Einführung setzen. Das Unternehmen musste erfahren, dass der Verzicht auf eBusiness-Standards teuer und insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen eine kaum zu überwindende Hürde darstellt, sodass für das Unternehmen der Einsatz von eBusiness-Standards unverzichtbar ist. Mit den umgesetzten, auf Standards basierenden Entwicklungen hofft alpha ein solides Fundament gebaut zu haben.

Die Zukunft

Die schon während der Umsetzungsphase angegangene Neukundengewinnung bei mittelgroßen Kunden zeigt Erfolge, die darauf schließen lassen, dass die für 2010 erwartete Umsatzsteigerung realistisch ist. In der zweiten Jahreshälfte 2010 wird mit dem personellen Ausbau des Vertriebs und der Ausweitung des Vertriebsbereiches auf die angrenzenden PLZ-Gebiete begonnen, mit dem Ziel, die geplante Umsatzsteigerung 2011 zu erreichen.
Mit der Entwicklung einer Website- und Webshop-Präsenz für den aufstrebenden Werbeartikelbereich sollen die personellen Verkaufsanstrengungen unterstützt werden.

Für künftige Anforderungen im Bereich eBusiness sieht sich alpha, wie bereits beschrieben, durch das nun errichtete Fundament besser gerüstet, rechnet aber auch mit der Notwendigkeit zu Nachbesserungen und Ergänzungen. Insbesondere die eProcurement-Umgebung wird sich im Praxiseinsatz bewähren und aktuellen und künftigen Kundenanforderungen gerecht werden müssen.