Arbeitspaket 2: Soll-Prozess Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte

Durchführung geplant für 30.09.2006
Start 22.09.2006
Ende 30.09.2006

Stand: 09.05.2007

	abgeschlossen
	erfolgreicher Verlauf

Notwendige Standards ausgewählt

Festlegung der Projektinhalte mündet in den detaillierten Projektplan mit einzelnen Arbeitsplaninhalten der Umsetzung.

Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:

Das Arbeitspaket weist folgende Struktur auf

Organisation: Organisationsstruktur, Prozessveränderungen
Personal: Prozessbeteiligte, Verantwortlichkeiten
Technik: Hard- und Software
Schnittstellen
Datenmanagement

Nachfolgend wird neue Prozess für die Auftragserfassung, Auftragsbestätigung und Rechnung dargestellt. Wichtig ist, dass der Aufbau und die Übermittlung des elektronischen Artikelkatalogs im CSA-PRICAT-Format eine zentrale Rolle für die nachfolgenden Prozesse spielt. Es wird weiterhin die in der Ist-Analyse erläuterten manuelle Prozesse geben, der Anteil der elektronischen Abwicklung wird mittelfristig (2-3 Jahre) mit einem Anteil von 70% eingeschätzt.

Abwicklung Stammdaten

Die Artikelstammdaten werden im CSA-PRICAT-Format regelmäßig nach Aktualisierungen auf die Fenanet-Plattform neu hochgeladen (durch EDV-Operating). So kann der Handelspartner sich den elektronischen Katalog in sein System herunterladen oder über seine Warenwirtschaft direkt auf die FENA-Plattform und die dort hinterlegten Kataloge zugreifen.

Abwicklung Auftragerfassung/Auftragsbestätigung

1. Schritt: Auftragserfassung
Die neuen Aufträge werden 2 x täglich von der Fenanet-Plattform per Download abgeholt. Anschließend werden sie mittels der neuen Schnittstellensoftware direkt in den EDV-Auftragsbestand übernommen.
Die anschließende Terminierung und Materialreservierung wird mit den herkömmlichen Verarbeitungsprogrammen durchgeführt. Die neue Schnittstellensoftware erzeugt dann direkt die neuen ORDRSP-Datensätze, die dann wieder auf die Fenanet-Plattform upgeloaded werden (ebenfalls 2 x täglich).
Der Prozess kann direkt von dem EDV-Operating in den 3 Einzelschritten (Download, Verarbeitung, Upload) hinter-einander ausgeführt werden. Dies kann für ca. 95 % der ORDERS so durchgeführt werden.

2. Schritt
(nur noch bei ca. 5 % aller Aufträge erforderlich)
Bei ca. 5 % aller Aufträge kann der gewünschte Kundentermin nicht gehalten werden.
Hier geht eine Liste zum zuständigen Materialdisponenten, der dann einen neuen Termin setzen kann. Der Auftrag geht dann mit einem korrigierten Termin mit dem nächsten Upload raus. Entspricht der Termin nicht dem Kundenwunsch, wird der Verkaufssachbearbeiter zusätzlich informiert. Details hierzu sind noch abzustimmen.

Abwicklung Rechnung

Der Rechnungssatz wird vom EDV-Operating als INVOIC-Satz erzeugt und auf die Fenanet-Plattform upgeloaded. Die Authentifizierung/Signatur erfolgt mit Unterstützung der Fenanet. Intern wird dann nur noch ein Protokoll gedruckt, das der Buchhaltung zusammen mit der alten Datensatzübergabe übergeben wird.