eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Bestellung, Rechnung und Katalogaustausch mit CSA-PRICAT in der Möbelbranche

Alfons Venjakob GmbH & Co. KG

Gütersloh, NRW
Möbel
180 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 46 Mio.

www.venjakob-moebel.de

Partnerunternehmen:

tejo Möbel Management Holding GmbH & Co. KG

www.tejo.de

Ralf Gieshoidt, Leiter EDV:

"In der Branche liegt zu viel brach. Aktu­ell werden überall sehr kostenintensive Lösungen einge­setzt; wir gehören daher zu den Wegbereitern. Durch das Projekt können wir jährlich 100.000 EUR einsparen."

Die Projektpartner

Die Firma Alfons Venjakob GmbH & Co. KG wurde 1935 gegründet und ist ein inhabergeführter Möbelhersteller für den gehobenen Wohn- und Speisezimmerbereich. Am Firmensitz und einzigem Standort in Gütersloh wird eine breite Auswahl an Couchtischen und Speisezimmermöbeln (Stühle, Esstische, Vitrinen, Schränke) produziert und kommissioniert. Ausgeliefert wird über einen eigenen Fuhrpark an den Möbeleinzelhandel.

Die 1999 in Goslar gegründete tejo-Gruppe gehört zu den großen Möbel-Einzelhandelsunternehmen in Norddeutschland. Mit unterschiedlichen Konzepten wie „tejo Wohnwelten“, „tejo’s SB Lagerkauf“ oder den „Einrichtungs-Shopping-Centern“ bietet das Unternehmen in über 20 Betrieben für alle Kundengruppen und Bedürfnisse ein entsprechendes Angebot.

Die Ziele

Zukünftig sollen die Stammdaten von dem Möbelhersteller Alfons Venjakob im CSA-Pricat-Format auf dem Branchenportal FENAnet, Plattform des Dachverbands des europäischen Möbelhandels, vollautomatisiert bereitgestellt werden. Der Möbeleinzelhandel greift über diese Plattform auf die Stammdaten zu und kann sie in die eigene Software übernehmen. Auf dieser Basis können Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung elektronisch abgewickelt werden.

Das Projekt

Venjakob zeigt in diesem Projekt auf, wie manuelle Geschäftsprozesse durch EANCOM-Nachrichten abgelöst werden können. Dabei wird die elektronische Bestellung, Rechnung und der Katalogaustausch mit CSA-PRICAT eingeführt, da die jetzige manuelle Bestellabwicklung bearbeitungsintensiv und fehlerträchtig ist.

Charakteristisch für die Möbelbranche ist eine hohe Variantenanzahl an Artikeln. Daraus resultiert ein hoher Aufwand beim Stammdatenmanagement und bei der Erstellung und Pflege von Produktkatalogen. Hierzu stellt das CSA-Konzept für variantenreiche Artikel einen Lösungsansatz dar, das bereits von einer Vielzahl an Unternehmen in der Möbelbranche genutzt wird. Hierbei werden dem Handel elektronische Kataloge der Produkte gemäß CSA-PRICAT durch die Hersteller zur Verfügung gestellt. Der nächste Schritt in Richtung eines umfassenderen elektronischen Datenaustauschs (EDI) für die Abbildung von variantenreicher Artikel kann über die Anbindung an die Branchenplattform FENAnet erfolgen.

Der Nutzen

Verbesserungen der Prozesse und Steigerung der eBusiness Kompetenz: Bearbeitungszeiten für Geschäftsprozesse werden signifikant gesenkt, Fehler werden verringert und Retouren reduziert.

Verbesserter Servicelevel: die Durchlaufzeit zwischen Bestellung und Bestätigung reduziert sich auf durchschnittlich 24 Stunden und der Servicegrad erhöht sich durch eine einfachere Abwicklung der Geschäftsprozesse. Damit einhergehend steigert sich automatisch die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung wird gefestigt.

Verbesserung der Wirtschaftlichkeit: Erhöhung der Produktivität und der Profitabilität, Kosten der Stammdatenaufbereitung werden gesenkt, Reduzierung des Führens zusätzlicher Statistiken für Kunden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im August 2006 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen.

Broschüre Alfons Venjakob GmbH & Co. KG:" CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der Möbelbranche" (pdf)

Die Ausgangslage

Bislang werden alle Stammdaten in Form von Katalogen/Preislisten in Papierform an den Möbelhandel verteilt. Die Bestellungen kommen per Fax, E-Mail oder Brief herein und die Auftragsbestätigungen werden in gleicher Weise wieder herausgeschickt. Die Rechnungen werden in gedruckter Form direkt an den Möbelhandel oder an den Zentralregulierer weitergeleitet. Im Rahmen der Zentralregulierung werden elektronische Rechnungsdatensätze übergeben. Der erweiterte elektronische Nachrichtenaustausch scheiterte bisher an der Variantenvielfalt der Stammdaten.

Die Zielsetzung

Künftig sollen Artikelstammdaten vollautomatisiert aus dem ERP-System von Venjakob erzeugt und im CSA-PRICAT-Format bereitgestellt werden. Die Geschäftspartner verwenden die Stammdaten, indem sie sie nach Bedarf in ihre Branchensoftware übernehmen. tejo wird auf dieser Basis elektronische Bestellungen (ORDERS) über das FENAnet Clearing Center versenden. Das ERP-System von Venjakob wird angepasst, damit die ORDERS automatisiert eingelesen und in nachfolgende Prozesse integriert werden können. Aus diesem System werden dann ORDRSP (elektronische Bestellantwort) und INVOIC (elektronische Rechnung) generiert und über das FENAnet Clearing Center versendet. Dabei soll die in FENAnet verfügbare Möglichkeit der digitalen Signatur genutzt werden.


Broschüre Alfons Venjakob GmbH & Co. KG:" CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der Möbelbranche" (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1: Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Positiver Verlauf des Arbeitspakets
Bestehende Prozesse zu Stammdatenmanagement, Auftragserfassung, Auftragsbestätigung und Rechnung analysiert. mehr Info
9.5.07
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.9.2006
Start: 24.08.2006
Ende: 21.09.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2: Soll-Prozess:
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte
Notwendige Standards ausgewählt
Festlegung der Projektinhalte mündet in den detaillierten Projektplan mit einzelnen Arbeitsplaninhalten der Umsetzung. mehr Info
09.05.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.09.2006
Start: 22.09.2006
Ende: 30.09.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3: Projekt- und Arbeitsplan:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans
17 Arbeitsschritte für die Umsetzung
Reihenfolge und Zeitplan der einzelnen Arbeitsschritte und deren Inhalte wurden festgelegt. mehr Info
09.05.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.09.2006
Start: 23.08.2006
Ende: 30.09.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl:
Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern
Dienstleister wurde schon im Vorfeld ausgewählt
Zwei Aspekte berücksichtigt: 1) Bertreuung während des Projektes und 2) Betrieb einer Katalogplattform und Anbieten von EDI-Clearing mehr Info
09.05.2007
abgeschlossen Status: gestrichen
geplant für: 31.08.2006
Start: 24.08.2006
Ende: 24.08.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Arbeitspaket nicht separat geplant
Keine speziellen Schulungen. Die Mitarbeiter werden im Rahmen der Umsetzung in die neuen Arbeitsinhalte eingewiesen. mehr Info
09.05.2007
Status: gestrichen
geplant für: fortlaufend
Start: 23.08.2006
Ende: 29.06.2007
Arbeitspaket 6: Umsetzung:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Auftragsbestätigungen werden ausgegeben
Katalog auf FENAnet eingestellt. Verarbeitung elektronischen Bestellungen läuft. Belege für Auftragsbestätigungen sind programmiert.
09.01.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 29.06.2007
Start: 10.10.2006
Ende: 01.08.2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Die elektronischen Nachrichtenarten ORDERS, ORDRSP und INVOICE werden erfolgreich mit den teilnehmenden Handelspartnern umgesetzt. Der elektronische Katalog ist etabliert.

Umsatzsteigerungen sind in den nächsten 2-3 Jahren nicht zu erwarten. Nach dieser Zeitspanne könnte sich die Branchenplattform FENAnet aber so etabliert haben, dass die Kunden auf Lieferanten mit dem besseren Servicelevel ausweichen bzw. sich den erhöhten internen Aufwand extra bezahlen lassen. Mittelfristig ist auf Grund dieses Projektes also durchaus eine Umsatzsteigerung möglich. Die Laufenden Kosten der Geschäftsprozesse werden signifikant gesenkt (Porto-, Fax-, Formular-, Druck-, Papier- und Transaktionskosten). Neben der Kostenreduktion werden auch die Vorgänge effizienter gestaltet und die Produktivität steigert sich erheblich. Es werden jährlich knapp 100.000 Euro messbare Einsparungen erzielt.

Anmahnungen, Doppel- und Falschbestätigungen sowie Bestellfaxe die nicht ankommen, entfallen. Auftragskorrekturen noch während des Produktionsprozesses werden reduziert, Falsch- und Doppelproduktionen werden vermieden. Die Durchlaufzeit zwischen Bestellung und Bestätigung reduziert sich auf durchschnittlich 24 Stunden. Da mit vielen Kunden Konventionalstrafen bei Lieferterminüberschreitungen vereinbart sind, steht hier also 1 Tag mehr zur Verfügung, um diese zu vermeiden. Die Investition in den elektronischen Datenverkehr bei der Firma Venjakob führt damit auch bei den Handelspartnern zu den gewünschten Rationalisierungseffekten.

Der zusätzliche Aufwand in der Stammdatenpflege ist minimal, da hier nur einige wenige Felder zusätzlich zu der normalen Datenanlage gepflegt werden müssen.

Die Erfahrungen

Venjakob ist ein typischer, mittelständischer Hersteller von Möbeln, dessen Vertriebsstruktur ist auf andere Firmen der Branche übertragbar sind. Die Anbindung über die FENAnet-Plattform hat Modellcharakter.

Die Zukunft

Lieber rechtzeitig mitmachen, als hinterherhinken! Eine standardisierte, zukunftssicherer Lösung anstelle vieler individueller mit jedem einzelnen Geschäftspartner.

Mittelständische Unternehmen in der Möbelbranche müssen sich den branchenspezifischen Herausforderungen – wie der typischerweise hohen Variantenvielfalt – stellen. Das CSA-Konzept (CSA = Customer Spezified Article Numbering) stellt einen praktikablen Lösungsansatz dar, um bei hochvariablen Artikeln, die nach Kundenwunsch gefertigt werden, eBusiness-Standards einzusetzen. Dadurch wird auch kleinen und mittleren Unternehmen in der Möbelbranche ermöglicht, von den Vorteilen des eBusiness zu profitieren. Je mehr Handelspartner sich anschließen, desto profitabler wird das System.

Broschüre Alfons Venjakob GmbH & Co. KG:" CSA-PRICAT und EDI – perfektes Zusammenspiel in der Möbelbranche" (pdf)