eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Stammdatenmanagement: Verbesserung der Kundenbeziehungen

Rhein-Main-Erodier-Center Schneider Präzisionswerkzeug- und Vorrichtungsbau GmbH

Oberursel /Ts., Hessen
Maschinenbau, Anlagenbau
52 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 5,00 Mio.

www.rmec-schneider.de

Le Minh Truong, Assistent des Geschäftsführers:

"Bei RMEC werden zukünftig Produktinformationen klassifiziert in Form eines elektron. Produktkataloges eingelesen und sowohl für die Bestellung als auch die Erstellung von Fertigungsaufträgen zur Verfügung stehen."

Das Unternehmen

Die Firma RMEC Schneider mit Sitz in Oberursel ist ein klassisches mittelständisches Unternehmen des Werkzeug- und Vorrichtungsbaus mit insgesamt 52 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von ca. EURO 5 Mio. Die Hauptkundensegmente sind der nationale Automobilbau sowie die Elektroindustrie. Neben der Fertigung von Werkzeugen und Vorrichtungen unterhält RMEC Schneider eine eigene Konstruktionsabteilung, arbeitet aber ebenfalls mit externen Konstrukteuren zusammen. Zur Konstruktion ihrer Werkzeuge und Vorrichtungen werden Zukaufteile / Normteile sowie selbst zu verarbeitende Rohstoffe eingesetzt. Somit besteht das Hauptgeschäft von RMEC Schneider in der Eigenfertigung von Werkzeugen, wobei ein erheblicher Anteil an Zukaufteilen eingesetzt werden muss.

Das Projekt

Optimierung der Angebots- und Auftragsbearbeitung durch den Einsatz der Klassifikation eCl@ss und dem Katalogaustauschformat BMEcat.

Es soll durch den Einsatz von eBusiness Standards für die Produktbeschreibung und den Austausch von Produktkatalogen der heute primär papiergebundene Prozess der Angebotsbearbeitung automatisiert und elektronisch abgebildet werden. Dadurch können die heute üblichen vielfachen manuellen Dateneingaben und die damit verbundenen Fehler vermieden und der Prozess extrem beschleunigt werden.
Ferner sollen Produktinformationen in Form von Artikel oder Materialstammdaten, die nicht oder nur sehr eingeschränkt vorliegen, eingeführt und dauerhaft im Prozess der Auftragsbearbeitung verankert werden. Im Rahmen der Einführung der eBusiness-Technologien sollen die Unternehmensprozesse angepasst und optimiert werden. Exakte Materialstammdaten sind die Grundlage für nahezu alle Prozessfunktionen innerhalb der Angebotsbearbeitung sowie für nahezu alle zu erstellenden Belege.

Die Ziele

Die primäre Zielsetzung der Firma RMEC Schneider im Rahmen des Projektes ist die Optimierung der Angebots- und Auftragsbearbeitung durch den Einsatz von eBusiness-Technologien wie elektronische Produktklassifikationen (z.B. eCl@ss) und Produktkataloge (wie BMEcat). Um die genannten Anforderungen der Serienproduzenten an den Werkzeugbau noch besser erfüllen zu können, sollen Produktinformationen klassifiziert in Form eines elektronischen Produktkataloges in das einzuführende ERP-System eingelesen und somit sowohl für die rechnergestützte Bestellung als auch die Erstellung von Fertigungsaufträgen zur Verfügung stehen. Durch diese technologische Schnittstelle sollen Rationalisierungspotenziale genutzt und existierende Fehlerquellen reduziert werden. Die Basis für die Umsetzung der eBusiness Technologien bildet ein ERP-System, welches die Prozesse des Werkzeugbaus optimal unterstützt. Auf Basis dieses System werden Lieferanten der Firma RMEC Schneider ausgewählt, die obige Normteile liefern und in der Lage sind, elektronische Produktdaten bereitzustellen. Diese elektronischen Produktdaten können bei der Angebotserstellung direkt als Zukaufteile aus dem Artikelstamm in Angebote übernommen werden oder aber in die Planung eines Fertigungsauftrags einfließen. Beide Aufgabenbereiche werden durch das ERP-System abgedeckt. Die Durchführung und die Überwachung der Beschaffung von produktionsrelevanten Materialien wird durch das ERP-System auf Basis genormter Artikeldaten ermöglicht. Dadurch ist eine Erhöhung der Liefertreue zu erwarten, da verspäteten Warenlieferungen reduziert bzw. frühzeitig erkannt werden und eine Änderung der Fertigungsplanung vorgenommen werden kann.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.10.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Firma RMEC Schneider möchte zur Optimierung ihrer Angebots- und Auftragsbearbeitung ein ERP-System einführen, welches die Prozesse des Werkzeugbaus optimal unterstützt und somit den oben genannten Anforderungen nach kurzen Durchlaufzeiten und effizienter Angebotserstellung Rechnung trägt. Aktuell wird die Angebots- und Auftragsbearbeitung auf Basis verschiedener Softwaresysteme durchgeführt, wobei insbesondere Office Systeme sowie die papierbasierte Bearbeitung eine wichtige Rolle spielen.

Da die Zulieferung der Zukaufteile einen entscheidenden Einfluss auf die Termingestaltung eines Fertigungsauftrages sowie einen großen Einfluss auf die Preisgestaltung und den Gewinn bei RMEC Schneider hat, muss der Beschaffung dieser Zukaufteile sowie die Übernahme von Produktdaten für diese Zukaufteile in Fertigungsaufträge besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Momentan werden Zukaufteile auf Basis vorliegender Papierkataloge sowie CD-ROMs der Zulieferer sowie nach telefonischer Absprache bestellt. Dabei ist die Überwachung des termingerechten Wareneingangs ein Problem, welches sich auf die Liefertreue von RMEC Schneider auswirkt.

RMEC Ausgangslage

Die Zielsetzung

Die primäre Zielsetzung der Firma RMEC Schneider im Rahmen des Projektes PROZEUS ist die Optimierung der Angebots- und Auftragsbearbeitung durch den Einsatz von E-Business-Technologien wie elektronische Produktklassifikationen (z.B. eCl@ss) und Produktkataloge (wie BMEcat). Um die genannten Anforderungen der Serienproduzenten an den Werkzeugbau noch besser erfüllen zu können, sollen Produktinformationen klassifiziert in Form eines elektronischen Produktkataloges in das einzuführende ERP-System eingelesen und somit sowohl für die rechnergestützte Bestellung als auch die Erstellung von Fertigungsaufträgen zur Verfügung stehen. Durch diese technologische Schnittstelle sollen Rationalisierungspotenziale genutzt und existierende Fehlerquellen reduziert werden.

RMEC Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan
Soll-Prozesse wurden definiert
Die Prozesse für die Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung auf Basis der klassifizierten Artikelstämme innerhalb des einzuführenden ERP-Systems wurden überarbeitet. mehr Info
30.11.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2006
Start: 01.10.2006
Ende: 30.11.2006
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Datenerfassung, Produktklassifizierung, Datenaufbereitung
Grundlagen für saubere Stammdaten gelegt
Das ERP-System wurde soweit angepasst, dass die aktuelle eCl@ss Version für Artikelstammdaten hinterlegt ist. mehr Info
30.06.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2007
Start: 01.01.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Implementierungsphase:
Installation, Systemanpassungen, Prozessoptimierung
Konfiguration nimmt mehr Zeit in Anspruch
Alle benötigten Softwaretools wurden auf Basis des ERP-Systems installiert und konfiguriert. mehr Info
30.06.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2007
Start: 01.02.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests, Nachbesserungen
Nachbesserungen führten zu Verzögerungen
Es wurden Probleme in der Software entdeckt, die gelöst wurden aber Zeit kosteten. mehr Info
31.10.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2007
Start: 20.02.2007
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine

Das Ergebnis

Im Oktober 2006 wurde im Rahmen des öffentlich geförderten Projektes PROZEUS bei RMEC + Schneider begonnen, die Produktstammdaten auf die Beschreibung durch eCl@ss umzustellen. Eine einheitliche unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Produktbeschreibung zu erhalten, war die Zielsetzung. Durch diese Vereinheitlichung sollte einerseits eine geeignete technische Basis für den überbetrieblichen Geschäftsverkehr gelegt werden und andererseits diese Beschreibung zur Optimierung der Auftrags- und Angebotsbearbeitung herangezogen werden.

Dieses Vorhaben wurde im Oktober 2007 erfolgreich abgeschlossen. Dabei wurde die Auftragsbearbeitung dahingehend optimiert, dass nun bei einer Kundenanfrage nicht nur auf Basis der nach eCl@ss klassifizierten Produktdaten schneller Kundenanfragen beantwortet werden können, sondern insbesondere auch Angebote und Aufträge mit den benötigten Stücklisten und Arbeitsplänen schneller erstellt werden können. Der Austausch von Artikelinformationen, die nach dem BMEcat klassifiziert nach eCl@ss von Lieferanten geliefert werden, können automatisch in das neue System integriert werden.

Die Erfahrungen

Zum Erreichen der angestrebten Ziele wurde in einem ersten Schritt das speziell für Einzelfertiger zugeschnittenes ERP-System ALL-YOU-NEED 2005 durch die GfIM mbH bei RMEC + Schneider eingeführt. Dieses ERP-System stellt die Möglichkeit zur normierten Artikelbeschreibung nach eCl@ss bereit. Um die angestrebten Optimierungspotenziale zu erreichen, wurden die am meisten verbauten Produktgruppen nach eCl@ss beschrieben und stellen die Basis für eine optimierte Angebots- und Auftragsbearbeitung dar. Die bereitgestellte BMEcat-Schnittstelle ermöglicht das Ein- und Auslesen nach eCl@ss normierter Artikeldaten. Neben diesen technischen Änderungen wurde die Organisation des Stammdatenmanagements geändert, da nun ausschließlich Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung und der IT Änderungen an Stammdaten vornehmen dürfen. Diese organisatorische Maßnahme war notwendig, um dauerhaft normierte Artikeldaten sicherzustellen und die bisher getätigten Investitionen im Bereich Stammdatenmanagement zu schützen.

Durch die technischen und organisatorischen Maßnahmen konnten der Angebots- und Auftragsprozess erheblich beschleunigt und vereinfacht werden. Eine Preisfindung für ein Angebot ist wesentlich schneller möglich, als dies in der Vergangenheit der Fall gewesen ist. Erst durch die Einführung normierter Artikeldaten konnte die Basis gelegt werden für die schnelle Erstellung von Kunden- sowie Fertigungsaufträgen. Der Vorteil normierter Artikeldaten durch eCl@ss zeigt sich dabei insbesondere bei der Auswahl der notwendigen Materialien sowie deren Kalkulation und der darauf aufbauenden Kalkulation des Gesamtangebots. Auf Basis der bisher gesammelten Erfahrungen ist mit einer Zeiteinsparung bei der Angebotserstellung von ca. 30% zu rechnen.

Ferner konnten durch den Einsatz von eCl@ss eine bessere
Übersicht über die heute eingesetzten Artikel und deren Lieferanten erreicht werden, was den Ausgangspunkt für ein effizientes Lieferantenmanagement darstellt. Neben diesen fertigungsorientierten Aspekten können Ersatzteile für Werkzeuge allen Kunden in Form eines elektronischen Katalogs bereitgestellt werden, der die Basis für den weiteren Ausbau der E-Business Aktivitäten bei RMEC + Schneider darstellt. Berücksichtigt man die Tendenzen innerhalb der Automobilindustrie in Richtung elektronischem Geschäftsverkehr, so stellt dies einen Wettbewerbsvorteil für RMEC + Schneider dar, der nur bei wenigen Werkzeugbauern dieser Größenordnung zu finden ist.

Die Zukunft

Durch die beschriebenen Maßnahmen und Erfolge ist RMEC + Schneider überzeugt, den Grundstein für weitere darauf aufbauende Schritte gelegt zu haben. Dies sind insbesondere der Ausbau des elektronischen Datenaustauschs mit Lieferanten für genormte Artikeldaten sowie mit den Kunden für deren Versorgung mit Ersatzteilen.

Während der Datenaustausch mit den Lieferanten primär der Vereinfachung des Stammdatenmanagements bei RMEC + Schneider dient, kann durch den elektronischen Datenaustausch mit Kunden eine schnelle Versorgung mit Ersatzteilen sichergestellt werden und Wartungs- sowie damit verbundene Stillstandzeiten beim Kunden vermieden werden, was die Servicequalität sowie die Kundenbindung erhöht. Da die technologischen Rahmenbedingungen vorliegen, soll in einem weiteren Schritt ein Ersatzteilshop eingerichtet werden, über den Kunden dann auch direkt elektronisch ihre Ersatzteile bestellen können. Durch diese Maßnahme soll einerseits eine höhere Verfügbarkeit für Bestellungen auch außerhalb der Geschäftszeiten erreicht werden und andererseits der Prozess der Ersatzteilbeschaffung oder Fertigung bei RMEC + Schneider weiter optimiert werden.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: