eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Schritte ins eBusiness

Erfolgreich einsteigen und Projekte professionell meistern

Gerade kleine Unternehmen haben häufig wenig Erfahrung mit komplexen eBusiness-Projekten. Die naturgemäß eingeschränkten personellen Kapazitäten bieten wenig Spielraum für zusätzliche Projekte. Daher gilt in der Regel: Projektarbeit läuft neben dem Tagesgeschäft und muss daher um so besser organisiert sein.

Bedarf ermitteln, bevor Sie ins eBusiness starten

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Bevor Sie mit dem Einstieg ins eBusiness starten, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf ermitteln. Was sind Ihre Ziele? Was wollen Sie mit eBusiness erreichen? Möchten Sie neue Kunden oder Lieferanten finden? Zwingen Sie Wettbewerber oder Kunden zu diesem Schritt?

Schritt 2: Team zusammenstellen

eBusiness ist nicht nur ein Thema für die EDV-Abteilung oder die Geschäftsführung, sondern soll dem ganzen Unternehmen Arbeitserleichterung und Prozessvereinfachung bringen. Binden Sie daher frühzeitig Ihre Mitarbeiter ein – am besten aus jedem Unternehmensbereich einen Mitarbeiter. Nur so finden Sie Unterstützung bei Ihrem ganzen Team und vermeiden Widerstände oder gar Existenzängste.

Schritt 3: eBusiness-Standards auswählen

Egal, was Sie im Internet planen – nur wenn eBusiness-Standards eingesetzt werden, können Sie weltweit fehlerfrei kommunizieren. Informieren Sie sich also frühzeitig über den Einsatz der geeigneten und zukunftssicheren eBusiness-Standards. Nutzen Sie dafür auch die Kompetenz von IT-Dienstleistern.

Mehr über eBusiness-Standards

Kosten und Nutzen des eBusiness-Projekts abwägen

Schritt 4: Kosten-Nutzen abwägen

Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen ist eine der schwierigsten Aufgaben im Vorfeld eines eBusiness-Projekts. Die Kosten für Hard- und Software sind relativ leicht zu kalkulieren – wobei große Preisunterschiede je nach Anforderung festzustellen sind. Häufig vernachlässigt werden Kosten für interne Arbeitsaufwände: auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die während der Projektlauftzeit Überstunden leisten, verursachen Kosten. Schließlich fallen Kosten für die Beratung und Unterstützung Ihres IT-Dienstleisters an sowie in der Zukunft Wartungskosten.
Nichtsdestotrotz stehen dem erhebliche Nutzenvorteile gegenüber: seien es neue Kunden, die Sie gewinnen oder alte Kunden, die Stammkunden werden, Umsatzsteigerungen oder sogar die Teilnahme an neuen Märkten. Wenn zum Beispiel Ihre Prozesse optimiert und Ihre neuesten Artikel stets aktuell im Internet präsent sind, Ihre Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht und Produktkataloge nicht mehr per Post verschickt werden – dann hat sich die Mühe gelohnt.

Schritt 5: Dienstleister wählen

Bei eBusiness-Projekten empfiehlt es sich, externe Spezialisten einzubeziehen, die professionell unterstützen können und bereits Projekterfahrung im eBusiness haben. Die Erfahrung bei PROZEUS hat gezeigt, dass kleine und mittlere Unternehmen selten in der Lage sind, eBusiness Projekte ohne Unterstützung umzusetzen. Es ist daher ratsam, die eBusiness-Strategie mit der Unterstützung eines Experten festzulegen. Hilfestellung gibt hier das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr mit einer kostenfreien Erstberatung. Spätestens bei der Umsetzung der eBusiness-Anwendung sollte in jedem Fall auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen werden.

Mehr über die Auswahl von IT-Dienstleistern

Leitfaden "IT-Dienstleister finden!"

Wichtige Vertragsgrundlage: das Pflichtenheft für das eBusiness-Vorhaben

Schritt 6: Pflichtenheft erstellen

Das Pflichtenheft ist wichtig, da es Vertragsgrundlage für die Vereinbarung mit Ihrem IT-Dienstleister ist. Anforderungen, die nicht im Pflichtenheft stehen, sind nicht Vertragsbestandteil und können somit nachträglich berechnet werden. Die Ergebnisse einer Bedarfsanalyse sollten im Pflichtenheft festgehalten werden. Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Projekts ist ein gut ausgearbeiteter Arbeits- und Zeitplan. Dafür sollten Meilensteine und Arbeitspakete definiert werden, um die eigenen sowie die Fortschritte des externen Dienstleisters kontrollieren zu können. Eine realistische Ressourcenplanung sollte auch Urlaubszeiten, Termine wie Messen und zeitliche Puffer für mögliche Ausfallzeiten beinhalten.

Musterpflichtenheft für eBusiness-Projekte

Tipps zur Umsetzung

Erfahrungen der Praxis zeigen: die Geschäftsführung muss das Projekt unterstützen. Nur wenn klare Prioritäten gesetzt werden, kann ein Projekt innerhalb der geplanten Zeit abgewickelt werden. Halten Sie gesetzte Termine ein, da sonst die Gefahr besteht, dass das Projekt in der Prioritätenliste immer weiter nach hinten fällt und in zwei Jahren noch immer nicht abgeschlossen ist. Ein Tipp der PROZEUS-Unternehmen: planen Sie einen wöchentlichen festen Projekttermin ein. Den müssen dann alle Mitglieder des Projektteams freihalten – ein einfaches, aber wirksames Mittel.

Mehr über die Referenzprojekte

PROZEUS LERNMODULE
PROZEUS Learnmodule
INTERNETLINKS

PROZEUS Musterpflichtenheft

Am Anfang steht die Planung: Im Pflichtenheft werden die wichtigen Elemente eines eBusiness-Projektes umfassend und genau festgelegt. Dadurch entsteht für Sie Planungs- und Investitionssicherheit.

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