Praxisberichte Optimierung der Logistikprozesse und effizientere Gestaltung der Lagerverwaltung durch den Einsatz von EPC und RFID

Das Unternehmen

Das Unternehmen Walter Knoll AG & Co. KG gehört zu den international führenden Herstellern wertiger Polstermöbel und anspruchsvoller Objekteinrichtungen.

Die Ziele

Einige Möbel der Walter Knoll AG & Co. KG werden den Kunden nur als Leihgabe zur Verfügung gestellt. Erfolgt kein Abverkauf, kommen die Möbel nach Ablauf eines definierten Zeitraums zurück und werden in einen Pool von Mustermöbeln aufgenommen. War beim Versand der Möbel eine genaue Identifizierung des Möbels über die Beschriftung des Originaltransportbehälters noch möglich, so ist bei der Rückkehr in aller Regel eine Zuordnung nur noch mit erheblichem manuellen Aufwand möglich. Ziel des Projekts ist es daher in erster Linie, die Wirtschaftlichkeit der Mustermöbelabwicklung zu verbessern. Das Mustervolumen und der damit zusammenhängende Verwaltungs- und Logistikaufwand nimmt von Jahr zu Jahr zu, so dass vor etwa 2 Jahren wurde erstmals die Aufgabe formuliert wurde, die Verwaltung und Abwicklung der Mustermöbel mithilfe moderner Technik zu modifizieren.

Das Projekt

Das Projekt "Mustermöbelverwaltung" wird mithilfe innovativer Technik die Logistikprozesse effizienter machen. Durch den Einbau von RFID-Transpondern wird die Prozesskette zwischen Ende Fertigung in Herrenberg und Verladung der Möbel im Aussenlager Gültstein transparent. Die Transponder werden in der Endkontrolle nach der Produktion einer Auftragsposition zugewiesen. Die Informationen auf den RFID-Transpondern beinhalten eine GLN-Nummer, entsprechend den EPC-Standards und sind somit weltweit identifizierbar und offen für die Erweiterung der Supply Chain.

Der Nutzen

Durch die Möglichkeit, die Kunden in den Informationsfluss einzubeziehen erwartet Walter Knoll langfristig eine höhere Bindung der Kunden an den Hersteller. Wenn die Kunden die Information der Möbel (welches Modell, wann geliefert, wann muss Möbel wieder zurück) direkt am Möbel abfragen können, verringern sich auch bei den Kunden die Kosten für den Verwaltungsaufwand. Hier will Walter Knoll als innovativer Hersteller hochwertiger Möbel auch Vorreiter in der Erweiterung der Supply Chain bis ins Möbelhaus sein.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 15.11.2010 und hat eine geplante Laufzeit von dreieinhalb Monaten.

Die Ausgangslage

Die Walter Knoll AG & Co. KG stellt am Standort Herrenberg hochwertige Polstermöbel her. Nach der Produktion und dem Verpacken werden die Möbel in ein Versandlager in Gültstein transportiert und zwischengelagert. Von dort aus werden die Möbel per Spedition an die Kunden verschickt. Einige Möbel werden den Kunden nur als Leihgabe zur Verfügung gestellt. Erfolgt kein Abverkauf, kommen die Möbel nach Ablauf eines definierten Zeitraums zurück und werden in den Pool der Mustermöbel aufgenommen. War beim Versand der Möbel eine genaue Identifizierung des Möbels über die Beschriftung des Originaltransportbehälters noch möglich, so ist bei der Rückkehr in aller Regel eine Zuordnung nur noch mit erheblichem manuellen Aufwand möglich. Das Lager der Mustermöbellager wird chaotisch geführt. Es gibt keine Lagerplatzverwaltung. Der physische und der systemseitige Suchaufwand, um einen Bemusterungsauftrag abzuwickeln zu können, ist enorm.Das zugrunde liegende datenbankbasierte System ist nicht mehr performant und nicht konsistent.

Die Zielsetzung

Durch den Einsatz eines neuen Identifikationssystems der produzierten Möbel von Walter Knoll sollen folgende Aspekte berücksichtigt werden:
a) Verringerung vieler manueller Aufwände und Vereinfachung der Prozessabläufe
b) Schaffung einer Infrastruktur zur Integration der Kunden und Lieferanten in eine gemeinsame Stammdatenpflege
c) Automatische Inventarisierung der Mustermöbel mit einer variablen Zustandsbeschreibung der jeweiligen Möbel

Zu a) Durch die Verwendung von RFID-Etiketten sollen viele Prozess-Schritte, die aktuell manuell durchgeführt werden müssen automatisiert ablaufen. Dies soll eine erhebliche Reduzierung der Aufwände mit sich bringen, aber auch Redundanzen verhindern. Aktuell wird jedes Möbel mit einem Barcode versehen und ein Duplikat dieses Barcodes wird an der Verpackung angebracht, um das Möbel im verpackten Zustand identifizieren zu können. Einzelne Zwischenschritte im Versand werden durch die zusätzliche Markierung mit farbigen Klebepunkten dokumentiert. Das Zusammenstellen von Auslieferungskommissionen wird durch den Abgleich der Lieferscheine mit den Barcodenummern durchgeführt.
Durch die Verwendung von RFID Etiketten, die in die Möbel eingearbeitet werden und somit fest mit dem Möbel verbunden sind, muss der Karton nicht erneut belabelt werden. Zwischenschritte im Versand werden nicht mehr durch farbige Punkte definiert, sondern auf dem RFID Etikett aktualisiert. Der Abgleich der Lieferscheine mit der tatsächlich ausgelieferten Ware wird durch ein RFID Gate, das am Warenausgangslager montiert ist, automatisch durchgeführt. Durch die Erfassung der Möbel innerhalb des Werks bzw. am Warenausgang und beim Warenlager am Warenein- ausgang wird eine hohe Transparenz geschaffen, wo sich ein Möbel befindet oder wann es z.B. das Lager verlassen hat. Dadurch können Suchzeiten nach bestimmten Möbeln dramatisch reduziert werden. Diese Informationen sind aktuell nur teilweise vorhanden.

Zu b) Die eingesetzten Barcodes können nur von Walter Knoll selbst verwendet werden (keine Standardisierung). Dadurch kann weder ein Möbelhaus oder sonstiger Händler die Etiketten von Walter Knoll in deren eigene Abläufe einbinden. Durch die Verwendung von RFID Etiketten, die im ersten Schritt eine standardisierte GLN-Nummer haben, kann jedes Möbelhaus sofort identifizieren, welche Möbel von Walter Knoll gefertigt werden und dies in seinem Warenein- und ausgang verwenden. Im vorliegenden Projekt ist es wichtig, dass hiermit die Basis geschaffen wird, um diese firmenübergreifenden ebusiness Prozesse zu ermöglichen. Die Integration der Lieferanten und Händler ist Bestandteil der Walter Knoll ebusiness-Strategie, jedoch nicht Bestandteil des aktuellen Projektes.

Zu c) Wenn ein Möbel aus dem Möbelhaus wieder zu Walter Knoll zurück gesendet wird, hat dieses Möbel in der Regel seinen Originalbarcode verloren. Dies bedeutet, dass bei der Rücknahme der Möbel ins Mustermöbellager, die Möbel erneut erfasst und mit einem Label versehen werden müssen. In einer manuell erzeugten Liste wird der Zustand des Möbels dokumentiert (neuwertig, leichte Gebrauchspuren, muss überarbeitet werden etc.) und in einem nachgelagerten EDV System namens "Auftrag und Lager" erfasst.
Durch Verwendung von RFID Etiketten, die fest in die Möbel eingebracht werden, kann jedes Möbel automatisch im Mustermöbellager inventarisiert werden. Der aktuelle Zustand der Möbel wird über ein MDE festgehalten und so wird automatisch die Datenbank aktualisiert, die wiederspiegelt, welches Möbel (eindeutige Identifizierung mit RFID) sich in welchem Zustand befindet.

Das Ergebnis

Als Ergebnis des Projekts "Mustermöbelverwaltung" kann festgehalten werden, dass das Projekt zwar abgeschlossen ist, aber sich unzählige neue Möglichkeiten durch den Einsatz der RFID-Technologie bieten. WALTER KNOLL ist überzeugt von der Vielseitigkeit und dem Nutzen der neuen Anwendungen. Dort wo das ERP-System an seine Grenzen kommt, baut die Mustermöbelverwaltung Brücken. So ist nun beispielsweise eine lückenlose Verfolgbarkeit der Möbel durch alle logistischen Stufen nach Beendigung der Produktion möglich. Da die firmeneigene Logistik ab der Produktion an zwei unterschiedlichen Standorten lagert und versendet, ist die Transparenz an dieser Stelle von erheblichem Nutzen. Zudem ist nun möglich eine Historie zu den Möbel abzurufen. Das ist im Bereich der Mustermöbelabwicklung ein weiterer Vorteil. Das sind nur einfache Beispiele für Prozessverbesserungen. Es konnte an einigen Stellen Ratiopotential erschlossen werden, Redundanzen wurden beseitigt und die Ablauforganisation vor allem im Bereich der Mustermöbelabwicklung deutlich verbessert. Die Skepsis, die zu Beginn des Projekts vereinzelt spürbar, ist einem Spieltrieb für neue Anwendungen und Erweiterungen der geschaffenen Basis gewichen. Mehr Auszeichnung und Lob kann man nicht erwarten.

Die Erfahrungen

Ein Projekt in dieser Größenordnung ist für ein mittelständisches Unternehmen eine überwältigende Herausforderung. Die Projektbeteiligten wurden für dieses Projekt nicht freigestellt, sondern hatten die anstehenden Aufgaben zusätzlich zu den täglichen Aufgaben zu bewältigen. Dieser Umstand erforderte von der Projektleitung eine permanente Verschiebung und Jonglage von Aufgaben, Prioritäten und Ressourcen.

Die Projektplanung wurde durch die Anlehnung an das Planungsschema, das vom PROZEUS-Projektmanagement freundlicherweise zur Verfügung gestellt wurde, wesentlich erleichtert. Auch die spätere Dokumentation und die Pflicht fristgerecht Monatsberichte abzugeben, diszipliniert im Projektverlauf. Durch die sorgfältige Planung wurde das Projekt beherrschbar und es konnte jederzeit ein roter Faden erkannt werden. Das ist häufig in Projekten nicht der Fall.

Für das Unternehmen war es wichtig, einen verlässlichen Dienstleister zu finden, der Walter Knoll ab der Planung unterstützt. Die interne und externe Projektleitung mussten sich oft zusammensetzen, um die nächsten Schritte zu koordinieren. Der Projektplan gab zwar die notwendigen großen Meilensteine vor, aber die Feinplanung musste im Dialog immer wieder aktualisiert werden. Nicht alle Eventualitäten sind im Vorfeld beherrschbar. Im Fortgang des Projekts zeigten sich immer wieder Störungen oder Fehleinschätzungen in der Planung. Hier zeigte sich, wie gut ein Projektteam funktioniert.

Nach der Projektdefinition und Findung der geeigneten Technik musste das Unternehmen feststellen, dass Projekte mit RFID-Technologie zum einen sehr selten, zum anderen sehr spezifisch und wenig standardisiert sind. WALTER KNOLL wollte jedoch "best practices" finden und sich mit Unternehmen austauschen, die einen ähnlichen Anwendungsfall hatten. Auf verschiedenen Messen, Foren und Symposien überwog die Theorie, wenig greifbares konnte gezeigt werden. So war dieses Projekt schwer berechenbar, sowohl für das Unternehmen selbst, als auch für den Dienstleister, der zwar Praxiserfahrung mit RFID aufweisen konnte, diese aber in einem anderen Anwendungsumfeld gesammelt hatte.

Die Zukunft

Der Einsatz der RFID-Technologie ebnet der WALTER KNOLL AG & Co. KG den Weg für moderne, durchgängige Logistikprozesse. Mit der Installation von RFID-Gates an unterschiedlichen Stufen der Logistikkette wurde der Grundstein für unzählige neue Anwendungsfelder gelegt. Neuerungen, aber auch Prozessverbesserungen, die einen richtigen Wettbewerbsvorteil bringen können. Es stehen bereits zwei konkrete Folgeprojekte mit hoher Priorität fest:

1) Verladekontrolle für ausgehende Frachten
2) Vereinfachung der Inventuraufnahme im Mustermöbelbereich

In Diskussion befindet sich bereits eine portable Applikation, die bei Installationen von Großprojekten auf der Baustelle des Kunden zum Einsatz kommen soll. Über die Identifizierbarkeit durch Chips in den Möbeln können Zuordnungen zu Auftägen und den damit verknüpften Informationen schnell und sicher hergestellt werden. Da sich die RFID-Technologie weiterentwickelt und vor allem Standards Einzug halten, wird die Möglichkeit der Interaktion mit anderen Unternehmen zur Erweiterung der Supply Chain neue Dimensionen erreichen.