Arbeitspaket 4 Umsetzung der Projektinhalte
Durchführung geplant für 26.03.2010
Start 26.03.2010
Ende 02.07.2010
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Umsetzung der Projektinhalte
Projektziele in der Umsetzung ist die Implementierung der folgenden EANCOM-Nachrichten.
PRICAT (Stammdaten), ORDERS (Bestellungen), ORDRSP (Bestellbestätigung), INVOIC (Rechnung) und die Retourenankündigung (RETANN).
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die im Projektverlauf umgesetzten elektronischen Nachrichten optimieren die gewohnten Prozessabläufe dahingehend, dass Mitarbeiter des Voggenreiter Verlages durch die per EDI ankommenden Bestellungen (ORDERS) nichts mehr manuell erfassen müssen – der Automatisierungsgrad steigt und spart Zeit.
Der EDI Konverter interpretiert dabei alle ankommenden Nachrichten und überträgt diese nach einer Fehlerprüfung direkt in die eigene Warenwirtschaft. Arbeitsintensive Medienbrüche werden auf diese Weise vermieden.
Bei der Übergabe der Bestelldaten an das Lager, in dem die wegoptimierten Packlisten erstellt werden, wird automatisch eine Bestellbestätigung (ORDRSP) an den Kunden versendet und über den Lieferstatus informiert. Zwar können dadurch keine direkten Kosten gespart, jedoch der Servicegrad stark erhöht werden. Dies wirkt sich in der Kundenbeziehung äußerst positiv aus.
Letzte aber effektivste Anpassung im neuen Prozessablauf ist die automatisierte Rechnungserstellung (INVOIC) und Versendung zum Kunden. Aus einer Studie der GS1 Germany aus dem Jahr 2009 konnte ein Mittelwert erhoben werden, dass rund 16 Euro Einsparpotenzial in jeder Rechnung stecken, wenn sie statt klassisch papierbasiert auf elektronischem Wege verarbeitet wird.
Basis dieses hohen Einsparpotenzials sind die vielen manuellen Einzelschritte sowie Fehleingaben, die vermieden werden können. Aber auch Archivierungs- und Lagerkosten sind neben den Personalkosten bereits in der Einsparsumme einkalkuliert.
Stammdaten werden nun per EANCOM® Nachricht PRICAT zwischen dem Kunden und Voggenreiter ausgetauscht. Das hat den Vorteil, dass manuelle Erfassungen und Stammdatenanpassungen voll automatisch und immer aktuell zwischen den Warenwirtschaften ausgetauscht werden können. Auf Basis dieser Daten werden seit Abschluss des Projekts alle Artikel bestellt und abgerechnet. Viele wertvolle Arbeitsstunden werden auf diese Weise effizient eingespart.
Die RETANN (Retourenankündigung) ist eine noch selten eingesetzte, jedoch hoch effiziente Nachricht, die den Voggenreiter Verlag bereits vor der Retourenanlieferung darüber informiert, welche Produkte in welchen Mengen geliefert werden. Voggenreiter kann auf diese Weise bereits im Voraus Lagerkapazitäten und Geldströme für die Retouren einplanen und zuteilen. Diese Nachricht verhilft dem Voggenreiter Verlag noch besser vorbereitet mit Lieferungen umzugehen und dadurch die eigene Effizienz zu steigern. Manuelle Erfassungen und Buchungen einzelner Posten fallen so weg.
