1 Ist-Analyse Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensprozesse
Durchführung geplant für 01.07.06
Start 07.06.06
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Ist-Aufnahme
Die Projektinhalte konnten sehr schnell beschrieben werden, da der Bedarf in der Praxis sichtbar war und "nur" die einzelnen Schritte im Warenfluss betrachtet werden mussten. Der Warenfluss ist sehr übersichtlich und einfach strukturiert.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
• Pflege Artikelstammdaten
• Bestellung
• Etikettendruck beim Erzeuger
• Warenvereinnahmung
• Übergang in Bestand
• Verkauf
• Kommissionierung
• Erzeugerzuordnung
• Druck des EAN 128-Etikett
Die Artikelstammdaten wurden mit der Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems Anfang November 2004 vom alten System „ADISS“ in das neue System „Gromas“ übernommen. Die Übernahme erfolgte aber mehr oder weniger ohne eine Prüfung des Datenbestandes.
Der bestehende Datensatz zeigte sich jedoch sehr schnell als nicht ausreichend, da sich die Wünsche der Kunden nach Inhalten und Verpackungen immer mehr diversifizierten. Deshalb war es in der Folgezeit immer wieder notwendig neue Artikel anzulegen. Leider war dieser Prozess nicht genau geregelt, so dass jeder Mitarbeiter im Warengeschäft die Möglichkeit hatte dies zu tun. Das war mit einer erheblichen Fehleranfälligkeit verbunden.
Die Erzeuger melden die zur Ernte stehenden Waren immer montags bis 7.00 Uhr bei der vitfrisch per Fax oder E-Mail an. Diese Daten werden ins System übernommen und als Voranmeldung gepflegt. Auf Basis dieser Daten werden die Bestellungen erstellt. Die Bestellung erfolgt täglich per Fax oder telefonisch bei den Erzeugern. Sie werden dadurch generiert, dass im Vertrieb die Daten eingegeben werden und die Bestellungen dann direkt aus dem Warenwirtschaftssystem gefaxt werden.
Die Bestellungen enthalten Angaben zu: Lieferant, Lieferdatum, Lieferuhrzeit, Artikelnummer, Artikelname, Inhalt, Verpackung und Herkunft.
Bis dato werden bei den Erzeugern Etiketten aus dem Offset-Druck verwendet. Die Bestellung der Etiketten erfolgt zwei- bis dreimal im Jahr mittels einer Etikettenbestellung. Kleinmengen können bei der vitfrisch bestellt werden, wo ein entsprechender Drucker zur Verfügung steht.
Als Belege werden Bestellformulare und entsprechende Lieferscheine genutzt. In der Praxis werden jedoch die Kleinmengen telefonisch bestellt und bei der Warenanlieferung mitgenommen. Als Software wird zum Etikettendruck sowohl MS-Excel, MS-Word oder auch Nice-Label verwendet. Das Belegwesen läuft über das Warenwirtschaftssystem „Gromas“.
Bei der Anlieferung bringen die Erzeuger zu Ihrer gelieferten Ware Lieferscheine mit, die dann sukzessive eingegeben werden. Leider ist die manuelle Eingabe ins System nicht immer zeitnah, so dass die Bestandszahlen nicht immer den aktuellen Beständen entsprechen. Die Eingabe erfolgt im Wareneingang. Da die Eingabe manuell erfolgt ist die Fehlerhäufigkeit zu hoch. Das System sieht vor, dass Bestellungen direkt in Wareneingänge umgewandelt werden können. Allerdings ist dies nicht möglich, wenn Bestellungen in mehreren Teillieferungen angeliefert werden, was relativ häufig vorkommt.
Die Lieferscheine der Erzeuger werden mit einem Barcode versehen und in das digitale Archivierungssystem „Docuware“ übernommen. Weitere Belege werden in der vitfrisch nicht erstellt. Die beteiligte Softwarekomponenten sind auch hier das Warenwirtschaftssystem „Gromas“ und die Software zum Scannen der Lieferscheine.
Sobald die Waren vereinnahmt sind, werden sie dem Bestand gutgeschrieben. Körperlich wird die Ware sofort nach der Kontrolle in die einzelnen Kühlräume gefahren.
Der Verkauf erfolgt auf Basis von Tages-, Wochen- oder Saisonangeboten. Diese werden je nach Kundenwunsch bearbeitet. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf Wochenangeboten, die zum überwiegenden Teil Dienstags und Mittwochs erstellt werden. Auf Basis dieser Angebote werden die Verkäufe getätigt. Die Bestellungen erreichen die Ansprechpartner sowohl telefonisch als auch per Fax oder E-Mail.
Die Verkäufe werden manuell von den zuständigen Personen in das Warenwirtschaftssystem eingegeben. Diese Angaben sind Basis für das Drucken des Kommissionsscheins.
Als Beleg werden die Angebote entweder als Dokument oder als Datei abgelegt. Nachdem eine Bestellung aufgenommen und bearbeitet wurde, wird ein Kommissionsschein gedruckt. Die Bestellfaxe werden zur Rechnungskontrolle abgelegt. Wenn die Ware fertig kommissioniert wurde, wird der Lieferschein gedruckt. Der Kommissionsschein wird dann ebenso wie der bestätigte Lieferschein zur Rechnungskontrolle abgelegt.
Bei der Kommissionierung wird seither ein Ausdruck mit den einzelnen Artikeln auf die Flurförderfahrzeuge gespannt. Der Kommissionierer geht dann von Artikel zu Artikel und holt sich die entsprechenden Mengen. Sind die bestellten Mengen vorhanden, dann hakt er den Artikel ab. Sind sie nicht, oder nur teilweise vorhanden, werden die Fehlmengen in einer separaten Spalte aufgeführt.
Kommt der Kommissionierschein bearbeitet zurück, ist bei einem kompletten Kommissionierschein der Lieferscheindruck auszulösen. Kommt der Kommissionierschein jedoch mit Änderungen zurück, z.B. weil die bestellte Ware nicht komplett vorhanden war oder weil eine Lieferung auf mehrere LKW verladen werden musste, so sind die Änderungen von einem Sachbearbeiter manuell zu erfassen. Es werden nur die Kommissionierscheine in Kombination mit den rückläufigen Lieferscheinen in die Rechnungskontrolle weitergegeben. Dort werden beide eingescannt und digital archiviert.
Eine Zuordnung der einzelnen Erzeuger an die Ware findet bis dato mangels technischer Möglichkeiten nicht durchgeführt.
Eine Kennzeichnung der Paletten mit EAN 128 Transportetiketten erfolgt bisher nicht. Das EAN 128 Transportetikett soll sowohl am Wareneingang, als auch am Warenausgang gedruckt werden. Paletten, die nicht abkommissioniert werden, bleiben ohne eine weitere Kennzeichnung. Paletten, die dagegen abkommissioniert werden, müssen am Warenausgang dagegen mit einem neuen Etikett versehen werden.
