Praxisberichte

Modulare Einführung eines Open Source ERP-Systems unter Berücksichtigung von eCl@ss und BMEcat

	Wolfram Ungermann Systemkälte GmbH & Co. KG Wetter, Nordrhein-Westfalen Elektro/Elektronik 15 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 2,3 Mio. www.ungermann.de		Jörg Ungermann, Geschäftsleitung: "Der Einstieg in die professionelle Verwaltung unserer Produktdaten mit einem Open Source System wird uns helfen, unsere internen Prozesse zu verbessern und erlaubt gleichzeitig eine kostengünstige Anpassung an unsere speziellen Anforderungen."

Im Dezember 2007 wurde im Rahmen von PROZEUS im Unternehmen
Wolfram Ungermann Systemkälte GmbH & Co KG mit der Einführung eines Open Source ERP mit dem Ziel der Verbesserung des Produkt- und Katalogdatenmanagement begonnen. Das Unternehmen, ein Hersteller von
gewerblichen Kälteanlagen für die Lebensmittel- und insbesondere die Bäckerei-Branche aus Wetter an der Ruhr hatte sich zum Ziel gesetzt, die in der Vergangenheit benutzten unterschiedlichen Produktdatenquellen und Formate zu vereinheitlichen und unternehmensintern über ein zentrales ERP System zur Verfügung zu stellen.
Im Dezember 2008 wurde das Projekt mit der Inbetriebnahme der erstellten Lösung erfolgreich abgeschlossen.

Die Projektschritte sowie die inhaltliche Konzeption wurden in einem Pflichtenheft zu Projektbeginn detailliert beschrieben:

1. Festzulegen waren zunächst die Anforderungen an die Produktdatenverwaltung. Hierfür wurde eine Analyse der bislang verwendeten Datenformate durchgeführt und ein Datenmodell für die Produktdaten entwickelt. Das Pflichtenheft hat dann zu dem Datenmodell die Nutzungsszenarien und Funktionen dargestellt, die Mitarbeiter bei der Nutzung des Systems abdecken sollen.

2. In einem sehr abstimmungsintensiven Entwicklungsprozess haben die Entwickler des IT Dienstleister dann begonnen, das OfBiz System anzupassen. Dabei war es immer wieder notwendig, Abstimmungen mit den Endbenutzern durchzuführen. Da die ERP Plattform viele Vorraussetzungen mitbrachte aber auch sehr viele funktionale Festlegungen hatte, gestaltete sich die Benutzerführung als zentraler Diskussionspunkt.

3. Parallel wurden die Produktdaten nach und nach in eine Form gebracht, die ein Einlesen der Bestände in das OfBiz System zulassen würde. Die Verwendung der eCl@ss Kategorien hat schnell gezeigt, dass eCl@ss nur wenige der Ungermann Produkte abdecken konnte. Aufgrund der massiven Zeitaufwände wurde bislang eine interne Kategorisierung (nach eCl@ss-Richtlinien) durchgeführt. Diese werden später zur Standardisierung an eCl@ss weitergegeben werden.

4. Die Einführung wurde für die Endbenutzer bewusst sanft und mit viel Kommunikation, Schulungen und Zwischenstufen in Form von Pilotinstallationen begleitet. Dadurch konnte man früh Benutzer einbeziehen und Widerstände abbauen.

Das ERP System OfBiz hat sich als taugliche Basis erwiesen, dennoch aber sehr hohe Aufwände bei der Anpassung gefordert. Dabei wurde ganz offenbar, dass ERP Systeme viele Festlegungen mitbringen, die man bei einer Neuentwicklung anders gestaltet hätte. Insbesondere die Benutzerführung ist jedoch erfolgskritisch, da sie die Akzeptanz der Anwender beeinflusst.
Die Erfahrungen bei der Anpassung haben gezeigt, dass man viel Zeit für Abstimmung und Programmierung sowie mit Test und Abnahme einplanen muss. Insofern bietet das OpenSource Produkt nur eine scheinbar kostenfreie Plattform. Die Kosten werden durch die Anpassungsarbeiten verursacht und können im Einzelfall die Kostenersparnis gegenüber einem lizenzierten Produkt auffressen.

Nach der erfolgreichen Einführung soll nun die Funktion schrittweise ausgebaut werden. Erst wenn die Nutzung sich durchgesetzt hat wird man den Datenaustausch mit externen Partnern sowie mit dem hauseigenen Webshop System wieder in den Fokus rücken. Das eigentliche Ziel, schneller und an seiner Stelle Produktdaten verwalten und abrufen zu können ist aber schon erreicht.

„Das Projekt hat uns den professionellen Umgang mit den Produktdaten und eine Reihe Verbesserungspotentiale in betrieblichen Abläufen gebracht.“ ist sich Wolfram Ungermann, Inhaber des Unternehmen, sicher. „Vor allem die Kundeninformationen in Form von Prospekten und Unterlagen, der Ersatzteilverkauf und der Vertrieb profitieren von den einfach verfügbaren Produktdaten“ sagt Thomas Schotte, Vertriebsberater für Ungermann Kälteanlagen.