eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Modulare Einführung eines Open Source ERP-Systems unter Berücksichtigung von eCl@ss und BMEcat

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Wolfram Ungermann Systemkälte GmbH & Co. KG

Wetter, Nordrhein-Westfalen
Elektro/Elektronik
15 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 2,3 Mio.

www.ungermann.de

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Jörg Ungermann, Geschäftsleitung:

"Der Einstieg in die professionelle Verwaltung unserer Produktdaten mit einem Open Source System wird uns helfen, unsere internen Prozesse zu verbessern und erlaubt gleichzeitig eine kostengünstige Anpassung an unsere speziellen Anforderungen."

Das Unternehmen

USK Wolfram Ungermann Systemkälte ist ein Anlagenbauer im Bereich gewerblicher Kälteanlagen. Spezialitäten sind Hochleistungsanlagen für Backwareproduzenten sowie Tieftemperatursysteme für Labore und Forschungseinrichtungen. Am Standort Wetter werden Anlagen für den Vertrieb in Deutschland, Österreich und Schweiz sowie für den Export über ausgewählte Partner entwickelt und gebaut.

Ungermann Systemkälte ist als familiengeführtes Unternehmen in der Marktnische der Spezialanlagen für die handwerkliche Bäckerei technologisch führend unter den Mitbewerbern. Trotz der geringen Betriebsgröße konnte Ungermann seine Position in 2005 und 2006 durch Forschung und Entwicklungstätigkeit und Innovationen behaupten.

Ergänzend zum Anlagenbau werden Fertiggeräte sowie Ersatzteile für Anlagen und Geräte gehandelt. Ungermann verfügt zudem über einen eigenen Kundendienst und überregionale Kundendienstpartner.

Die Ziele

Ungermann entwickelt seine Vertriebs- und Servicestruktur stetig weiter. Aufgrund der hohen Artikelzahlen und der Breite des Produktspektrums kommt der Verwaltung der Produkt- und Teilelisten sowie der Erstellung von Katalogen und des Internet Shop auf dieser Basis eine hohe Bedeutung zu.

Ziel des Projektes ist nach Projektabschluß eine einsatzfähige Artikelverwaltung auf Basis eines Open Source ERP-Systems mit eCl@ss-Klassifizierung und BMEcat Import/Exportfunktion zu besitzen. Dabei sollen ausgewählte Artikeldaten bereits an das ePages 5 Shopsystem übergeben und dort automatisiert in einen Online Katalog eingetragen werden.

Das Projekt

USK wird ein Open Source ERP-System verwenden und zunächst die Module Lager, Einkauf, Verkauf und Artikelstamm implementieren. Das auszuwählende Open Source ERP soll in die Lage versetzt werden, den Austausch von Artikelstammdaten in standardisierter Form zu leisten. ERP und Webshop werden voll- oder teilautomatisiert die folgenden Daten austauschen:
- Artikelstamm inkl. Verfügbarkeit und Lieferzeit (Standardformat)
- Artikelzusatzdaten wie Mediendateien (Bilder, PDF etc.)
- Preisinformationen und Rabatte / Staffelpreise
- Rückmeldung von Abverkaufsdaten an das ERP

Der Nutzen

Die Nutzung der neu erworbenen Fähigkeiten zur automatisierten Katalogerstellung sowie die Nutzung des BMEcat Datenaustausch von und zu Geschäftspartnern ist der Hauptnutzenaspekt des Projektes. Darüber hinaus wird es eine Erfolgsmessung für den neu zu erstellenden und mit Artikeldaten zu füllenden Webshop geben.

Als wichtigste Erfolgskriterien werden erwartet:
- Nutzen der zentralen Produktdatenpflege für alle angebundenen Unternehmensbereiche
- Unterstützung der Geschäftsleitung für die Einführung des ERP Katalogdatensystems
- Einbinden der Mitarbeiter in die Erstellung und Qualitätssicherung
- Erreichen eines echten und gelebten Produktivbetriebes
- Erreichen eines gut organisierten Regelbetriebes der Technologie

Ein wichtiges Kuppelprodukt bei diesem Projekt ist der Einstieg in die Verwendung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Anhand der Beispielfunktionalität Katalogdatenverwaltung wird das System installiert. Auf dieser Basis können dann weitere ERP Funktionen evaluiert und eine schrittweise Ablösung der papiergebundenen Prozesse festgelegt werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.12.2007 und hat eine geplante Laufzeit von 13 Monaten.

Die Ausgangslage

USK verfügt zum heutigen Stand über keine betriebswirtschaftliche Standardsoftware. Die Aufgaben der Verwaltung werden mit verschiedenen Werkzeugen erledigt.

Wesentliche Schwächen in dieser Arbeitsweise sind die verteilten und uneinheitlichen Speicherorte für Produktdaten sowie die stark manuelle Preiskalkulation zur Erstellung von Angeboten. Während dies im Bereich Anlagenbau mit einem hohen Anteil an kundenindividuellen Planungen noch vertretbar und teilweise auch notwendig ist, führt diese Arbeitsweise beim Ersatzteilverkauf und bei Handelswaren (steckerfertige Geräte) zu einem vermeidbaren Mehraufwand und deutlichen Verzögerungen in der Bearbeitung.

Die Zielsetzung

USK hat in den Jahren 2005 und 2006 erste Erfahrung mit dem Internet Vertrieb gesammelt. Basierend auf einem Open Source Webshop konnten Geräte und Ersatzteile erfolgreich im Internet verkauft werden. Eine Ausweitung des Internet Marketing sowie der Vertriebstätigkeit im Internet wird angestrebt. Dabei hat sich die Verfügbarkeit von Produktdaten und Bildern sowie ein standardisierter Verkaufsprozess derzeit als größtes Hindernis dargestellt. Die Pflege des Webshop ist nach heutiger Methode mit zu hohem manuellen Aufwand verbunden.

Um diese Situation zu verbessern hat sich USK entschlossen, die Produktdaten und zugehörige Mediendaten in einheitlicher Form aufzubereiten und eine standardisierte elektronische Verwaltung hierfür zu etablieren. Um einen effizienten Austausch der Daten mit Lieferanten und etwaigen eBusiness-Partnern zu vereinfachen soll ein marktgängiges Standardformat wie BMEcat ausgewählt und etabliert werden. In Verbindung mit der Aufbereitung der Katalogdaten soll auch eine Klassifizierung nach eCl@ss erfolgen.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Ressourcenplanung, ERP-Auswahl, Zeit- und Kostenplan, Lastenheft
System OfBiz der Apache Foundation ausgewählt
Die Auswahl der Standards für Produktdaten und Klassifizierung wurden auf BMEcat 2005 und eCl@ss festgelegt. mehr Info
Feb 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2007
Start: Dez 2007
Ende: Jan 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Implementierungsphase:
Produktdatenerfassung, Technische Umsetzung, Schnittstellen, Klassifizierung, Prozessanpassung
Testreihen haben viel Personalzeit gebunden
Abschluss des Release Kandidat 2 und Übergabe in den Echtbetrieb. mehr Info
Nov 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb-Nov 2008
Start: Feb 2008
Zeitverzögerung Ende: Nov 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
3 Produktivphase:
Schulungen, Tests, Nachbesserungen
Hohe Lerneffekte und tief verstandenes System
Open Source ERP zeigt eine sehr hohe Komplexität bei geringem Dokumentationsgrad. mehr Info
Dez 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2008
Start: Dez 2008
Ende: Dez 2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Im Dezember 2007 wurde im Rahmen von PROZEUS im Unternehmen
Wolfram Ungermann Systemkälte GmbH & Co KG mit der Einführung eines Open Source ERP mit dem Ziel der Verbesserung des Produkt- und Katalogdatenmanagement begonnen. Das Unternehmen, ein Hersteller von
gewerblichen Kälteanlagen für die Lebensmittel- und insbesondere die Bäckerei-Branche aus Wetter an der Ruhr hatte sich zum Ziel gesetzt, die in der Vergangenheit benutzten unterschiedlichen Produktdatenquellen und Formate zu vereinheitlichen und unternehmensintern über ein zentrales ERP System zur Verfügung zu stellen.
Im Dezember 2008 wurde das Projekt mit der Inbetriebnahme der erstellten Lösung erfolgreich abgeschlossen.

Die Erfahrungen

Die Projektschritte sowie die inhaltliche Konzeption wurden in einem Pflichtenheft zu Projektbeginn detailliert beschrieben:

1. Festzulegen waren zunächst die Anforderungen an die Produktdatenverwaltung. Hierfür wurde eine Analyse der bislang verwendeten Datenformate durchgeführt und ein Datenmodell für die Produktdaten entwickelt. Das Pflichtenheft hat dann zu dem Datenmodell die Nutzungsszenarien und Funktionen dargestellt, die Mitarbeiter bei der Nutzung des Systems abdecken sollen.

2. In einem sehr abstimmungsintensiven Entwicklungsprozess haben die Entwickler des IT Dienstleister dann begonnen, das OfBiz System anzupassen. Dabei war es immer wieder notwendig, Abstimmungen mit den Endbenutzern durchzuführen. Da die ERP Plattform viele Vorraussetzungen mitbrachte aber auch sehr viele funktionale Festlegungen hatte, gestaltete sich die Benutzerführung als zentraler Diskussionspunkt.

3. Parallel wurden die Produktdaten nach und nach in eine Form gebracht, die ein Einlesen der Bestände in das OfBiz System zulassen würde. Die Verwendung der eCl@ss Kategorien hat schnell gezeigt, dass eCl@ss nur wenige der Ungermann Produkte abdecken konnte. Aufgrund der massiven Zeitaufwände wurde bislang eine interne Kategorisierung (nach eCl@ss-Richtlinien) durchgeführt. Diese werden später zur Standardisierung an eCl@ss weitergegeben werden.

4. Die Einführung wurde für die Endbenutzer bewusst sanft und mit viel Kommunikation, Schulungen und Zwischenstufen in Form von Pilotinstallationen begleitet. Dadurch konnte man früh Benutzer einbeziehen und Widerstände abbauen.

Das ERP System OfBiz hat sich als taugliche Basis erwiesen, dennoch aber sehr hohe Aufwände bei der Anpassung gefordert. Dabei wurde ganz offenbar, dass ERP Systeme viele Festlegungen mitbringen, die man bei einer Neuentwicklung anders gestaltet hätte. Insbesondere die Benutzerführung ist jedoch erfolgskritisch, da sie die Akzeptanz der Anwender beeinflusst.
Die Erfahrungen bei der Anpassung haben gezeigt, dass man viel Zeit für Abstimmung und Programmierung sowie mit Test und Abnahme einplanen muss. Insofern bietet das OpenSource Produkt nur eine scheinbar kostenfreie Plattform. Die Kosten werden durch die Anpassungsarbeiten verursacht und können im Einzelfall die Kostenersparnis gegenüber einem lizenzierten Produkt auffressen.

Die Zukunft

Nach der erfolgreichen Einführung soll nun die Funktion schrittweise ausgebaut werden. Erst wenn die Nutzung sich durchgesetzt hat wird man den Datenaustausch mit externen Partnern sowie mit dem hauseigenen Webshop System wieder in den Fokus rücken. Das eigentliche Ziel, schneller und an seiner Stelle Produktdaten verwalten und abrufen zu können ist aber schon erreicht.

„Das Projekt hat uns den professionellen Umgang mit den Produktdaten und eine Reihe Verbesserungspotentiale in betrieblichen Abläufen gebracht.“ ist sich Wolfram Ungermann, Inhaber des Unternehmen, sicher. „Vor allem die Kundeninformationen in Form von Prospekten und Unterlagen, der Ersatzteilverkauf und der Vertrieb profitieren von den einfach verfügbaren Produktdaten“ sagt Thomas Schotte, Vertriebsberater für Ungermann Kälteanlagen.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: