Praxisberichte Elektronische Bestellung, Lieferavisierung und Rechnung (ORDERS, INVOIC, DESADV)

Das Unternehmen

Die Fa. Franz Tress GmbH & Co. KG ist ein ambitionierter mittelständischer Hersteller von Teigwaren. Vor 35 Jahren gründete Franz Tress sein Unternehmen. Schon damals hatte er ganz klare Vorstellungen über seine Ziele und Produkte. Beste Nudelqualität unserer Zeit nach Tradition der hausgemachten Nudeln, so lautete und lautet noch immer der Anspruch des Unternehmers.

Weitere Expansionen in Richtung Norden und Österreich und der daraus resultierenden Erschließung neuer Absatzgebiete ermöglicht Tress ein stetiges Umsatzwachstum. Daher strebt der Nudelspezialist aus Münsingen in naher Zukunft im Bereich der Premium-Nudeln die deutsche Marktführerschaft an. Die Qualitäts- und Innovationsführerschaft auf dem Nudelmarkt ist somit das oberste Unternehmensziel von Tress.

Die REWE Informations-Systeme GmbH ist der IT-Dienstleister der REWE Handlesgesellschaft. Die Rewe ist eine moderne genossenschaftliche Handelsgruppe. Die selbständigen Einzelhändler bilden hierbei die Basis. Sie führen ihre über 3.000 Märkte unter den Namen "REWE Der Supermarkt" und "REWE Nahkauf" Seit den 70- er Jahren tragen Filialunternehmen wie HL, miniMAL, toom oder Penny zu den guten Ergebnissen der Gruppe bei. Das Geschäftsfeld Rewe Touristik ist ein weiterer Wachstumsträger der Handelsgruppe. Die wirtschaftlich bedeutendsten Unternehmen der Rewe sind die Rewe-Zentral AG und die Rewe-Zentralfinanz eG in Köln.

Die Ziele

Ziel des PROZEUS-Projektes ORDERS, INVOIC und DESADV ist der Ausbau der eBusinesskompetenz der Fa. Franz Tress GmbH & Co. KG durch die Einführung des elektronischen Austauschs von Bestellungen, Rechnungen und Lieferavise auf Basis des EANCOM®-Standards zwischen den Fa. Tress und Rewe.

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Das Projekt

Gegenstand des Projektes waren die Umsetzung der elektronischen Nachrichten ORDERS, INVOIC und DESADV auf Basis des standardisierter Datenaustauschformates EANCOM® zwischen der REWE-Informations-Systeme GmbH und der Franz Tress GmbH & Co. KG.

Die Franz Tress GmbH & Co. KG sendet hierbei die Rechnung und das Lieferavis und die REWE-Informations-Systeme GmbH schickt die Bestellung elektronisch.

Der Nutzen

Durch die Einführung der elektronischen ORDERS und INVOIC wird die Verarbeitung von Bestell- und Rechnungsdaten erheblich beschleunigt. Die Verwaltungs- und Verarbeitungskosten werden durch die Erhöhung der Datenkonsistenz bzw. die Reduktion von manuellen Eingaben gesenkt.

Eine neue Qualitätsstufe bezüglich der Informationsbereitschaft wird durch den Einsatz des DESADV und der möglichen Verknüpfung mit der NVE bei Tress erreicht. Durch diesen Einsatz wird eine schnellere und fehlerfreie logistische Abwicklung auf Seiten des mittelständischen Unternehmens ermöglicht.

Der Zeitrahmen

Das Projekt wurde durch die GS1 Germany begleitet, startete im Juli 2003 und wurde Ende April 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Die Disponenten der jeweiligen REWE-Niederlassungen senden ihre Bestellungen per Fax an die Franz Tress GmbH & Co. KG. Das Bestell-Fax wird von einem Mitarbeiter der Logistik entgegengenommen und in das Warenwirtschaftssystem als Bestellung manuell eingepflegt und einer Liefertour zugeordnet.

Für die gesamte Liefertour werden manuell Kommissionierbelege ausgedruckt und dem Lager übergeben. Das Lager kommissioniert die Ware anhand dieser Belege. Eventuelle Rückstände oder nicht lieferbare Positionen werden auf diesem Beleg per Hand vermerkt.

Der fertige Kommissionierbeleg kommt in das Logistikbüro zurück und wird dort von einem Mitarbeiter manuell als fertiger Kommissionierauftrag bestätigt. Eventuelle Änderungen werden manuell erfasst.

Wenn die gesamte Liefertour durchlaufen ist, werden die Lieferbelege manuell ausgedruckt und der Spedition als Papierbeleg manuell weitergegeben. Momentan besteht noch kein Lieferavis. Die Disponenten der jeweiligen REWE-Niederlassungen geben einen FIX-Termin für die Auslieferungen vor.

Der Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung von Tress fakturiert die Rechnungsdaten im Warenwirtschaftssystem am Liefertag. Durch die manuelle Anwahl des EDV-Fakturierungs-Programms werden die Papierbelege ausgedruckt, die Versendung der Originalrechnungen als Papierbeleg erfolgt über den Postweg an die REWE Zentralfinanz eG in Köln.

Die Zielsetzung

Die Disponenten der jeweiligen REWE-Niederlassungen senden ihre elektronischen Bestellungen (ORDERS) per EDI an die Franz Tress GmbH & Co. KG. Die ORDERS werden vom Konverter automatisch in ein Inhouse-Format konvertiert. Von dort werden die einzelnen Bestellungen automatisch in eine Import-Datei des Warenwirtschaftssystems übertragen.

Ein Mitarbeiter der Logistik ruft jeden Auftrag manuell aus dem Warenwirtschaftssystem auf und ordnet ihn einer Liefertour zu. Gleichzeitig führt der Mitarbeiter Prüfungen durch.

Im Rahmen einer Liefertour werden sämtliche Kommissionierbelege manuell als Papierbeleg ausgedruckt und dem Lager übergeben. Das Lager kommissioniert die Waren anhand dieser Papierbelege. Bei Rückständen oder nicht lieferbaren Positionen kommt ein Handvermerk auf den Beleg.

Nach Beendigung der Kommissionierung wird der Beleg ins Logistikbüro gebracht und dort vom Mitarbeiter manuell als fertiger Kommissionierauftrag bestätigt, gegebenenfalls werden manuell Änderungen erfasst. Wenn die gesamte Liefertour durchlaufen ist, werden die Lieferbelege manuell ausgedruckt und gleichzeitig wird im Inhouse-Format ein Lieferavis (DESADV) konvertiert und automatisch an Rewe versendet.

Nach der Kommissionierung erfolgt am Liefertag der Rechnungslauf. Aus dem Inhouse-Format der Firma Tress wird automatisch eine elektronische Rechnung (INVOIC) erstellt und per EDI an die REWE Zentralfinanz eG in Köln versandt.

Arbeitspakete und Meilensteine	Erfahrungen und Ergebnisse	Status geplant
Meilenstein 6: Projektende	Projektabschluss nach 11 Monaten Das Projekt wurde innerhalb von 11 Monaten abgeschlossen. mehr Info	Status: abgeschlossen Start: 01.04.2004 Ende: 30.04.2004 erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 5: Echtbetrieb	Umschaltung in den Echtbetrieb Zu Beginn des Echtbetriebs wurde eine Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch zwischen beiden Unternehmen unterzeichnet. mehr Info	Start: 22.12.2004 Ende: 23.03.2004 erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 2: Planung & Dokumentation	Planung & Dokumentation der Arbeitsschritte Der Projektleiter analysiert und plant anschließend mit Hilfe unternehmensinterner Experten mehr Info	Start: 02.06.2003 Ende: 31.10.2003 erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 4: Testbetrieb	Prüfung der EANCOM-Nachricht zwischen den Projektpartnern Während des Testbetriebs wurde der elektronische Austausch der EANCOM-Nachrichten zwischen beiden Projektpartnern auf Herz und Nieren geprüft ... mehr Info	Start: 22.12.2003 Ende: 23.03.2004 erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 3: Realisierung	Auswahl des Dienstleisters Zunächst wurden für das PROZEUS-Projekt potenzielle Dienstleister zur Implementierung eines Konverters für den elektronischen Datenaustausch ermittelt. mehr Info	Start: 02.06.2003 Ende: 06.02.2004 erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1: Projektstart	Geschäftsleitung triftt Entscheidung zur Durchführung des Projektes Vor Projektstart trifft die Geschäftsleitung die grundsätzliche Entscheidung, dass der elektronische Datenaustausch eingeführt werden soll und benennt einen Projektleiter, ... mehr Info	Start: 02.06.2003 Ende: erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Das Projekt mit der Franz Tress GmbH & Co. KG hat maßgeblich zur Verbesserung der geschäftlichen Zusammenarbeit beigetragen und verlief unproblematisch, geradezu vorbildlich. Das Projekt begann mit einem konstruktiven Einstiegsgespräch bei der REWE Zentral AG. In diesem stellte die Rewe die Verfahren zur EDI-Auf-schaltung vor. Gemeinsam wurde die Vorgehensweise, ein zeitliches Raster für den Projektrahmen und die weitere Zusammenarbeit festgelegt. Im Focus des Projektes standen die drei elektronischen Nachrichtenarten Bestellungen/Aufträge (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) (ECR-Basis 2). Im Oktober/November 2003 wurden erste Testnachrichten ausgetauscht.

Die Erfahrungen

Durch organisatorisch bedingte Pause von 3 Monaten erklärt sich die zeitliche Lücke zwischen dem Start des Testdatenaustauschs und dem Produktivstart. Insgesamt wurden innerhalb einer überdurchschnittlich kurzen Testphase von vier Wochen kleine organisatorische und inhaltliche Unklarheiten beseitigt sowie Mappingfehler korrigiert, so daß bereits im Januar 2004 alle drei Nachrichten im Produktivbetrieb eingesetzt werden konnten. Seither läuft der Nachrichtenaustausch problemlos und fehlerfrei.

Die Zukunft

Das Projekt soll erfolgreich fortgeführt und gegebenenfalls um weitere EANCOM-Nachrichtenarten ergänzt werden. Darüber hinaus gilt es weitere große und wichtige Handelspartner von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches zu überzeugen und ebenfalls anzubinden.

Neuauflage: ORDERS - DESADV - INVOIC (pdf)

ORDERS, DESADV, INVOIC - Entscheiderbroschüre (pdf)

ORDERS, DESADV, INVOIC - Umsetzerbroschüre (pdf)